Secara sederhana pengertian komunikasi organisasi adalah proses penyampaian pesan yang terjadi di dalam sebuah organisasi. Golddhaber (1993) memberikan definisi komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Oleh karena itu komunikasi sangat diperlukan untuk kelangsungan sebuah organisasi agar bisa berkembang dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Selain pendapat Golddhaber, Marcos Omeno dalam bukunya “ Managing Corporate Brands: A New Approach to Corporate Communication” , juga mengatakan bahwa komunikasi dalam organisasi merupakan sebuah proses transmisi mengirimkan pesan, bertujuan untuk mendapatkan sebuah respon, melibatkan target sasaran yang diinginkan dan memenuhi tujuan organisasi.
“Communication in organisations is generally understood to be the goal-oriented transmission of a message aimed at eliciting cognitive, affective or behavioural responses from a target audience. A brief review of this conceptualisation allows for a number of key observations. Communication in organisations implies the transmission of a message, (2) explicitly attempts to elicit some kind of response, (3) involves the existence of an identified target audience, and (4) satisfies organisational goals”. (Omeno, 2007)
Bisa dilihat dari kedua pendapat di atas, bahwa komunikasi merupakan unsur yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintahan.
Sedangkan menurut West and Turner (2010), organizational communication pertains to communication within and among large, extended environments . Yang membedakan antara komunikasi organisasi dengan small group communication adalah di dalam organisasi terdapat sistem hierarki.
Griffin (2003) menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
-
Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan musuh dari inovasi. Organisasi sebagai kehidupan organis harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan ( free-flowing ) dan komunikasi interaktif.
Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses yaitu penentuan( enachment ), seleksi( selection ), penyimpanan ( retention ).
-
Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan.
-
Seleksi , proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi.
-
Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.
Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Dengan kata lain di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.
Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan).
-
Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz , ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
-
Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.
Selain itu di dalam suatu organisasi, terdapat dua arus komunikasi yaitu komunikasi horizontal dan komunikasi vertikal. Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi pada orang yang memiliki posisi setara. Komunikasi yang dilakukan lebih terbuka dan efektif karena memiliki posisi yang sama dan cenderung informal tetapi dapat meningkatkan kemungkinan adanya distorsi pesan karena tidak adanya mekanisme verifikasi.
“Horizontal communication is often necessary to save time and facilitate coordination. In some cases, such lateral relationships are formally sanctioned. More often, they are informally created to short-circuit the vertical hierarchy and expedite action” (Robbins & Judge, 2010).
Komunikasi horizontal memperkenalkan fleksibilitas dalam struktur organisasi. Komunikasi horizontal dapat memudahkan pemecahan masalah, pembagian informasi lintas kelompok kerja yang berbeda, dan koordinasi tugas antara departemen atau tim proyek.
“Horizontal communication introduces flexibility in organizational structure. It facilitates problem solving, information sharing across different work groups, and task coordination between departments or project teams” (Daniels, Spiker & Papa, 1997).
Komunikasi vertikal terdiri dari downward communication dan upward communication. Downward communication lebih sering terjadi di dalam sebuah organisasi formal karena sifat komunikasinya yang berasal dari seseorang yang memiliki posisi lebih tinggi kepada pegawai yang ada dibawahnya atau dari atasan ke bawahan.
“ Downward communication involves the transmission of messages from upper levels to lower levels of the organization hierarchy ” (Daniels, Spiker & Papa, 1997).
Biasanya komunikasi ini dilakukan ketika seorang atasan memberikan tugas dan informasi mengenai pekerjaan kepada bawahannya. Menurut Katz and Kahn dalam Daniels (1997) mengidentifikasi lima tipe pesan yang biasanya tercermin dalam downward communication , yaitu:
-
Job instructions ; meliputi tugas-tugas yang harus dikerjakan dan arahan untuk melaksanakan tugas tersebut.
-
Job rationales ; menjelaskan tujuan dari tugas atau pekerjaan dan hubungannya dengan aktivitas atau sasaran organisasi yang lain.
-
Procedures and practices information ; menyinggung kebijakan- kebijakan organisasi, aturan dan manfaat.
-
Feedback ; memberikan bawahan atau pegawai penghargaan atas prestasi mereka.
-
Indoctrination of organizational ideology ; mencoba mengembangkan komitmen dari anggota organisasi terhadap nilai- nilai, tujuan dan sasaran organisasi.
Masalah yang sering terjadi adalah dalam downward communication , atasan jarang meminta pendapat bawahannya. Seharusnya seorang komunikator yang baik bisa menjelaskan alasan dibalik perintahnya tetapi juga meminta pendapat bawahannya atas perintah yang ia berikan.
“ Another problem in downward communication is its one-way nature; generally, managers inform employees but rarely solicit their advice or opinions. The best communicators are those who explain the reasons behind their downward communication, but also solicit upward communication from the employees they supervise” (Robbins & Jugde, 2010).
Sedangkan upward communication adalah komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasannya. “Upward communication involves transmission of messages from lower to higher levels of the organization namely, communication initiated by subordinates with their superiors” (Daniels, 1997). Biasanya dilakukan seorang bawahan ketika menyampaikan laporan pekerjaan atau informasi penting kepada atasannya. Hal ini disampaikan oleh Robbins & Judge (2010),
“It‟s used to provide feedback to higher-ups, inform them of progress toward goals, and relay current problems”
Katz and Kahn dikutip dari Daniels (1997) menjelaskan bahwa komunikasi ke atas memberikan atasan informasi mengenai hal-hal berikut ini:
-
Pelaksanaan akan tugas dan masalah-masalah yang berhubungan dengan tugas yang ada.
-
Berteman dengan bawahan dan masalah-masalah mereka.
-
Persepsi bawahan atau karyawan atas kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek organisasi.
-
Tugas dan prosedur untuk mencapainya.
Akan tetapi bentuk upward communication cenderung lebih formal dibandingkan downward communication . Hal ini bisa terjadi karena seorang atasan memiliki kekuasaan yang lebih dibandingkan bawahannya (Rogers & Agarwala, 1976). Namun seharusnya, upward communication merupakan alat bagi para atasan untuk mengetahui apa yang dirasakan para pegawainya atas pekerjaan, kolega dan organisasi itu sendiri. Sehingga apabila ada hal-hal yang memang menjadi masalah dalam suatu organisasi, maka dengan adanya upward communication , masalah tersebut bisa diatasi.
“Upward communication keeps managers aware of how employees feel about their jobs, coworkers, and the organization in general. Managers also rely on upward communication for ideas on how things can be improved” (Robbins & Judge, 2010).