Apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi (organizational communication) ?

Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi (organizational communication) ?

Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari, karena sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui prinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi, baik organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasi-organisasi sosial seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan.

Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa Latin communis atau common dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita sedang berusaha untuk mencapai kesamaan makna, ‘commonness’. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita sering kali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama

Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss dalam buku Human Communication menguraikan adanya 3 model dalam komunikasi.

  • Pertama, model komunikasi linier, yaitu pandangan komunikasi satu arah (one-way view of communication). Dalam model ini, komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respons atau tanggapan yang diharapkan, tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi.

    Contoh dalam model komunikasi linier ini adalah teori jarum suntik (hypodermic needle theory). “Jika saya ingin mempersuasi Anda, maka saya menyuntikkan satu dosis persuasi kepada Anda, sehingga Anda akin ‘Iekas sembuh’ dan melakukan apa yang saya inginkan”, dernikian pandangan dari teori jarum suntik tersebut.

  • Kedua, model komunikasi interaksional yang merupakan kelanjutan dari Pendekatan linier-"’ Pada model komunikasi interaksional, diperkenalkan gagasan tentang umpan balik (Feedback).

    Dalam model ini, penerima (receiver) melakukan seleksi, interpretasi dan memberikan respons terhadap pesan dari pengirim (sender). Komunikasi dalam model ini, dipertimbangkan sebagai proses dua arah (two-way) ataupun cyclical process, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai sender, namun pada waktu yang lain berlaku sebagai receiver, penerima pesan.

Ketiga, model komunikasi transaksional. Dalam pandangan transaksional, komunikasi hanya dapat dipahami dalarn konteks hubungan (relationship) di antara dua orang atau lebih. pandangan ini nieneLnkan bahwa semua perilaku adalah komunikatif, tidak ada satu pun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Organisasi

Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan (an organization is a collection, or system, of individuals who commonly, through a hierarchy and division of labor, seek to achieve a predetermined goal).

Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa di dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.

Di samping itu, dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun social, memiliki satu biding pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Komunikasi Organisasi

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi.

Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages Within network of interdependent relationships). - Goldhaber -

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.

Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut.

  • Pertama adalah downward communication. Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

    1. pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction);
    2. penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale);
    3. penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices);
    4. pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
  • Sedangkan upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

    1. penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan;
    2. penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan;
    3. penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan;
    4. penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
  • Arus komunikasi berikutnya adalah horizontal communication. Tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah:

    1. memperbaiki koordinasi tugas;
    2. upaya pemecahan masalah;
    3. Saling berbagi informasi;
    4. upaya memecahkan konflik;
    5. membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: fungsi informatif, regulatif, persuasif dan integratif. Kita akan membahas fungsi-fungsi di atas secara terperinci.

  1. Fungsi Informatif
    Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing systems). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

    Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi kontlik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

  2. Fungsi Regulatif
    Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini.

    Pertama, atasan atau orang¬orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

    Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalarn struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah¬perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

    1. keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah,
    2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi,
    3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi,
    4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

    Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

  3. Fungsi Persuasif
    Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan wring memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

  4. Fungsi Integratif
    Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan balk. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olah raga ataupun kegiatan darmawisata.

    Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Sumber : S. Djuarsa Sendjaja, Ph, D., Drs. Tandiyo Pradekso, M. A., Dr. Turnomo Rahardjo, “Teori Komunikasi”

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu[1]. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.[2]

Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi[3].Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal.[4].

image

Jenis Komunikasi Organisasi

Menurut Pace and Fules, terdapat beberapa jenis komunikasi terarah dalam komunikasi organisasi, sebagai berikut[1].

  • Komunikasi Atasan ke Bawahan (Downward communication)
    Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

    • Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
    • Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)
    • Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
    • Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): Metode Penulisan, Metode Lisan, Metode Tulisan diikuti Lisan, dan Metode Lisan diikuti Tulisan.

  • Komunikasi Bawahan ke Atasan (Upward Communication)
    Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

    Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

    1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
    2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
    3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
    4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai
  • Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication)
    Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik, dan upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.

  • Komunikasi Lintas Saluran (Interline Communication)
    Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

    Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

    • Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
    • Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Referensi :
[1] Pace, R. Wayne; Faules, Don F. (1993-12-01). Organizational Communication. Prentice Hall. ISBN 9780136438007. p.184
[2] Jihadi, Komunikasi Organisasi
[3] Teori-teori komunikasi|pusat penerbitan universitas terbuka
[4] Sendjaja, S Djuarsa.1994, Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.

Sumber :
Wikipedia

Komunikasi organisasi menurut Wiryanto adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.

  • Komunikasi formal adalah komunikasi yang di setujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus di lakukan dalam organisasi.
  • Komunikasi informal adalah komunikasi yang di setujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi juga dapat di definisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah – ubah.

S. Djuarsa dalam bukunya “Teori komunikasi” mengemukakan bahwa komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi.

Oleh karena itu, ketika organisasi dianggap sekedar sekumpulan orang yang berinteraksi, maka komunikasi organisasi akan berpusat pada simbol – simbol yang akan memungkinkan kehidupan suatu organisasi, baik berupa kata – kata atau gagasan – gagasan yang mendorong, mengesahkan mengkoordinasikan dan mewujudkan aktivitas yang terorganisir dalam situasi – situasi tertentu.

Referensi :

  • Khomsahrial Romli, Komunikasi Organisasi Lengkap, (Jakarta : Grasindo, 2011), hlm. 2
  • Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta : Bumi Aksara, 2009), hlm. 67
  • S. Djuarsa Senjaya, Teori Komunikasi, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1994)

Komunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi antar individu dalam suatu wadah kelompok dimana terjadi proses kerjasama diantara anggotanya dalam memanfaatkan sumber daya agar mampu mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Pace & Faules (2002) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai derajat seberapa jauh suatu informasi diciptakan, ditampilkan dan disebarkan kepada seluruh bagian dalam organisasi.

Komunikasi organisasi juga dapat diartikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan secara formal maupun informal oleh individu di dalam organisasi. Proses ini dapat dilaksanakan dengan sesama internal organisasi maupun eksternal organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi. Sehingga komunikasi organisasi ini penting untuk kita pelajari karena kaitannya dengan pencapaian tujuan dari organisasi itu sendiri.

Komunikasi organisasi mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian.

  1. Proses
    Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis, menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya, karena gejala menciptakan dan menukar informasi yang berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

  2. Pesan
    Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang di hasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya.

    Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirim atau diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Simbol – simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan nonverbal.

  3. Jaringan
    Organisasi terdiri dari beberapa orang yang tiap – tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang – orang ini sesamanya terjadi melalui suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.

  4. Keadaan Saling Tergantung
    Konsep kunci dari komunikasi organisasi yang ke empat adalah keadaan yang saling tergantung antara satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.

  5. Hubungan
    Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau diadik sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok kecil maupun besar dalam organiasi.

  6. Lingkungan
    Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal.

  7. Ketidakpastian
    Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas – tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi.

Selain itu, terdapat beberapa macam media komunikasi dalam organisasi. Media adalah alat atau sarana yang di gunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada komunikan (khalayak). Media komunikasi yang digunakan dalam organisasi antara lain adalah :

  • Media Antar Pribadi
    Media komunikasi antar pribadi salah satunya adalah telepon. Sejak di temukannyna teknologi selular, penggunaan telepon genggam (handphone) semakin marak di kalangan anggota masyarakat.

    Ini pertanda bahwa telepon selular tidak lagi di maksudkan sebagai simbol prestise, melainkan lebih banyak di gunakan untuk kepentingan bisnis, kantor, organisasi dan urusan keluarga.

  • Media Kelompok
    Dalam aktivitas komunikasi yang melibatkan khalayak lebih dari 15 orang, maka media komunikasi yang lebih banyak di gunakan media kelompok. Misalnya rapat, seminar dan konferensi. Rapat biasanya di gunakan untuk membicarakan hal – hal penting yang di hadapi oleh suatu organisasi.

Referensi :

  • Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, (Jakarta: Rajawali Pers, 2009)
  • Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2009)

Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi (Organizational Communication) adalah komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi, terjadi jaringan pesan satu sama lain yang bergantung satu sama lain.

Menurut Wiryanto (2005), Komunikasi Organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.

Menurut Pace & Feules, ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimana komunikasi organisasi didefinisikan, yakni Perspektif Objektif dan Perspektif Subjektif.

1. Komunikasi Organisasi: Perspektif Objektif

Perspektif Objektif menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima, menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa komunikasi organisasi.
Komunikasi dipandang sebagai alat untuk merekayasa atau mengkonstruksi organisasi yang memungkinkan individu (anggota organisasi) beradaptasi dengan lingkungan organisasi.

2. Komunikasi Organisasi: Perspektif Subjektif

Perspektif Subjektif mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi diantara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi.

Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi bertransaksi dan kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang terjadi.Dalam arti lain, bagaimana anggota organisasi berperilaku akan bergantung kepada makna informasi itu bagi mereka.
Dengan demikian, definisi atau pengertian komunikasi organisasi baik dilihat dari perspektif objektif maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran informasi diantara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi secara keseluruhan.

Dalam konteks demikian, komunikasi organisasi dipandang sebagai proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi di antara unit-unit organisasi yang memungkinkan sistem komunikasi organisasi berfungsi secara efektif.

Definisi Komunikasi Organisasi

Pace & Feules : Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai penunjukan dan penafsiran suatu pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.

Devito: komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi.

Wiryanto : Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.
Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Goldhaber: komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian.

Katz & Kahn: komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam ;suatu organisasi.

Referensi :

  • Komunikasi Organisasi karya Arni Muhammad (Bumi Aksara, 2007);
  • R. Wayne Pace, Don F. Faules (Rosdalarya, 2001);
  • H. Rochajat Harun, Ir., M.Ed., Ph.D., (Mandarmaju, 2008), Komunikasi dalam Organisasi karya Gunawan Jiwanto (Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakarta 1985).

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/ tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program. Redding dan Sanborn

Sedangkan menurut Goldhaber (1986) komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Defenisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.

Arti penting komunikasi organisasi


Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi ditunjang oleh pernyataan Robbins dan Jones yang mengungkapkan bahwa organisasi modern adalah suatu struktur yang kompleks dari berbagai ragam kegiatan yang hanya dengan komunikasi, kegiatan-kegiatan tersebut dapat diatur dan dipersatukan untuk mencapai suatu tujuan. (Soemirat. 1999)

Dari paparan tersebut dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi seperti dalam hal penyusunan rencana kerja, pembagian tugas bagi orang-orang yang terlibat di dalamnya melalui pola pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan , media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat dan sebagainya.

William V. Hanney dalam bukunya Communication and Organizational Behavior, menyatakan organisasi terdiri atas sejumlah orang; ia melibatkan keadaaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Oleh karena itu kata William V. Hanney, komunikasi adalah suatu sine qua non bagi organisasi. (Onong. 2005)

Dari beberapa pendapat diatas, maka jelas bahwa komunikasi merupakan jantung dari suatu organisasi, kegiatan organisasi tidak akan berj alan tanpa adanya komunikasi. Melalui komunikasi yang efektif, kerjasama yang harmonis dapat ditumbuhkan, dipelihara dan dikembangkan untuk pencapaian tujuan organisasi.

Ruang Lingkup Komunikasi Organisasi


Dalam kaitanya dengan kegiatan suatu perusahaan selalu berkaitan dengan komunikasi internal dan eksternal. Rosenblatt, et,all (Neni. 2007) menyatakan bahwa komunikasi organisasi dalam kegiatannya selalu meliputi dua ruang lingkup diantaranya : internal communication dan eksternal communication. Komunikasi internal Yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang berada di dalam suatu perusahaan. Sedangkan komunikasi eksternal yaitu komunikasi yang terjadi antara organisasi disatu pihak dengan pihak-pihak yang berada diluar organisasi.

Dengan demikian pola transformasi informasi komunikasi organisasi dalam aktivitasnya dapat berbentuk :

  1. Komunikasi Internal

    • Alur komunikasi vertikal dari atas kebawah (downward communication)

    • Alur komunikasi vertikal dari bawah ke atas (upward communication)

    • Alur komunikasi horizontal atau komunikasi kesamping (horizontal communication or lateral communication)

  2. Komunikasi Eksternal

    Komunikasi merupakan suatu bagian yang sangat penting dalam manajemen organisasi, yang pada hakekatnya adalah untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain. Oleh karena itu komunikasi yang efektif penting dalam kegiatan organisasi. Dan komunikasi eksternal hanya dilakukan dengan orang yang berada di luar organisasi. Kegiatan komunikasi eksternal dapat dilakukan dalam bentuk misalnya :

    • untuk publik umum
    • untuk publik pers
    • untuk publik dibidang pendidikan
    • untuk publik pelanggan
    • penginformasian kebijakan perusahaan melalui media massa.

Pendekatan Dalam Komunikasi Organisasi


Griffin (Em, Griffin 2003) menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah pendekatan sistem, pendekatan budaya, dan pendekatan kritik.

  • Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hierarki, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan musuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, pimpinan harus bertumpu pada komunikasi pada aturan-aturan.

  • Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.

  • Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.

Aliran Komunikasi Formal dalam Organisasi


Aliran komunikasi dalam organisasi merupakan pedoman ke mana seseorang dapat berkomunikasi. Aliran komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan horizontal

  • Komunikasi dari atas ke bawah (upward communication)

    Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki organisasi. Bentuk aliran komunikasi dari atas ke bawah berupa prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi, dan lain sebagainya. Salah satu kelemahan komunikasi dari atas ke bawah adalah ketidak- akuratan informasi karena harus melewati beberapa tingkatan. Pesan yang disampaikan dengan suatu bahasa yang tepat untuk suatu tingkat, tetapi tidak tepat untuk tingkat paling bawah yang menjadi sasaran dari informasi tersebut

  • Komunikasi dari bawah ke atas (downward communication)

    Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya, praktik serta kebijakan organisasi. Komunikasi dari bawah ke atas dapat berbentuk laporan tertulis maupun lisan, kotak saran, pertemuan kelompok dan lain sebagainya.

    Permasalahan utama yang terjadi dalam komunikasi dari bawah ke atas adalah bias dan penyaringan atas informasi yang disampaikan oleh bawahan. Komunikasi dari bawah ke atas digunakan untuk memonitor prestasi organisasi. Bawahan seringkali memberikan informasi yang kurang benar kepada atasannya, terutama untuk informasi yang tidak mengenakkan. Akibatnya, komunikasi dari bawah ke atas seringkali dikatakan sebagai penyampaian informasi yang menyenangkan atasan dan bukan informasi yang perlu diketahui oleh atasan

  • Komunikasi horizontal

    Komunikasi horizontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hierarki yang sama dalam suatu organisasi, misalnya komunikasi yang terjadi antara manajer bagian pemasaran dengan manajer bagian produksi atau antara karyawan bagian produksi dengan karyawan bagian keuangan.

Jaringan Komunikasi Organisasi


Jaringan komunikasi atau struktur komunikasi dalam suatu organisasi dapat dirancang dalam berbagai bentuk dan cara. Berikut ini adalah beberapa bentuk baku yang dapat dipilih, yaitu:

Jaringan Komunikasi Organisasi

Jaringan Y dan bintang adalah sangat tersentralisasi dengan C pada posisi sentral, tetapi jaringan lingkaran dan rantai terdesentralisasi, tanpa satupun anggota lainnya. Jaringan yang tersentralisasi bekerja lebih cepat dan lebih akurat dari pada jaringan yang terdesentralisasi adalah lebih cepat dan lebih akurat. Kepuasan anggota kelompok lebih tinggi daripada jaringan terdesentralisasi dikarenakan para anggota jaringan dapat berperan serta dalam menemukan pemecahan masalah. Satu- satunya anggota yang sangat puas dalam jaringan yang tersentralisasi adalah pada posisi C pada jaringan bintang dimana dia memainkan peran kepemimpinan yang aktif.

Secara sederhana pengertian komunikasi organisasi adalah proses penyampaian pesan yang terjadi di dalam sebuah organisasi. Golddhaber (1993) memberikan definisi komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Oleh karena itu komunikasi sangat diperlukan untuk kelangsungan sebuah organisasi agar bisa berkembang dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Selain pendapat Golddhaber, Marcos Omeno dalam bukunya “ Managing Corporate Brands: A New Approach to Corporate Communication” , juga mengatakan bahwa komunikasi dalam organisasi merupakan sebuah proses transmisi mengirimkan pesan, bertujuan untuk mendapatkan sebuah respon, melibatkan target sasaran yang diinginkan dan memenuhi tujuan organisasi.

“Communication in organisations is generally understood to be the goal-oriented transmission of a message aimed at eliciting cognitive, affective or behavioural responses from a target audience. A brief review of this conceptualisation allows for a number of key observations. Communication in organisations implies the transmission of a message, (2) explicitly attempts to elicit some kind of response, (3) involves the existence of an identified target audience, and (4) satisfies organisational goals”. (Omeno, 2007:33)

Bisa dilihat dari kedua pendapat di atas, bahwa komunikasi merupakan unsur yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintahan.

Sedangkan menurut West and Turner (2010), organizational communication pertains to communication within and among large, extended environments . Yang membedakan antara komunikasi organisasi dengan small group communication adalah di dalam organisasi terdapat sistem hierarki.

Griffin (2003) menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:

  • Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan musuh dari inovasi. Organisasi sebagai kehidupan organis harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan ( free-flowing ) dan komunikasi interaktif.

    Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses yaitu penentuan( enachment ), seleksi( selection ), penyimpanan ( retention ).

    • Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan.

    • Seleksi , proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi.

    • Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.

    Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Dengan kata lain di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.

    Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan).

  • Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz , ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.

    Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.

  • Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.

Selain itu di dalam suatu organisasi, terdapat dua arus komunikasi yaitu komunikasi horizontal dan komunikasi vertikal. Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi pada orang yang memiliki posisi setara. Komunikasi yang dilakukan lebih terbuka dan efektif karena memiliki posisi yang sama dan cenderung informal tetapi dapat meningkatkan kemungkinan adanya distorsi pesan karena tidak adanya mekanisme verifikasi.

“Horizontal communication is often necessary to save time and facilitate coordination. In some cases, such lateral relationships are formally sanctioned. More often, they are informally created to short-circuit the vertical hierarchy and expedite action” (Robbins & Judge, 2010).

Komunikasi horizontal memperkenalkan fleksibilitas dalam struktur organisasi. Komunikasi horizontal dapat memudahkan pemecahan masalah, pembagian informasi lintas kelompok kerja yang berbeda, dan koordinasi tugas antara departemen atau tim proyek.

“Horizontal communication introduces flexibility in organizational structure. It facilitates problem solving, information sharing across different work groups, and task coordination between departments or project teams” (Daniels, Spiker & Papa, 1997).

Komunikasi vertikal terdiri dari downward communication dan upward communication. Downward communication lebih sering terjadi di dalam sebuah organisasi formal karena sifat komunikasinya yang berasal dari seseorang yang memiliki posisi lebih tinggi kepada pegawai yang ada dibawahnya atau dari atasan ke bawahan.

Downward communication involves the transmission of messages from upper levels to lower levels of the organization hierarchy ” (Daniels, Spiker & Papa, 1997).

Biasanya komunikasi ini dilakukan ketika seorang atasan memberikan tugas dan informasi mengenai pekerjaan kepada bawahannya. Menurut Katz and Kahn dalam Daniels (1997) mengidentifikasi lima tipe pesan yang biasanya tercermin dalam downward communication , yaitu:

  • Job instructions ; meliputi tugas-tugas yang harus dikerjakan dan arahan untuk melaksanakan tugas tersebut.

  • Job rationales ; menjelaskan tujuan dari tugas atau pekerjaan dan hubungannya dengan aktivitas atau sasaran organisasi yang lain.

  • Procedures and practices information ; menyinggung kebijakan- kebijakan organisasi, aturan dan manfaat.

  • Feedback ; memberikan bawahan atau pegawai penghargaan atas prestasi mereka.

  • Indoctrination of organizational ideology ; mencoba mengembangkan komitmen dari anggota organisasi terhadap nilai- nilai, tujuan dan sasaran organisasi.

Masalah yang sering terjadi adalah dalam downward communication , atasan jarang meminta pendapat bawahannya. Seharusnya seorang komunikator yang baik bisa menjelaskan alasan dibalik perintahnya tetapi juga meminta pendapat bawahannya atas perintah yang ia berikan.

Another problem in downward communication is its one-way nature; generally, managers inform employees but rarely solicit their advice or opinions. The best communicators are those who explain the reasons behind their downward communication, but also solicit upward communication from the employees they supervise” (Robbins & Jugde, 2010: 169).

Sedangkan upward communication adalah komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasannya. “Upward communication involves transmission of messages from lower to higher levels of the organization namely, communication initiated by subordinates with their superiors” (Daniels, 1997). Biasanya dilakukan seorang bawahan ketika menyampaikan laporan pekerjaan atau informasi penting kepada atasannya. Hal ini disampaikan oleh Robbins & Judge (2010),

“It‟s used to provide feedback to higher-ups, inform them of progress toward goals, and relay current problems”

Katz and Kahn dikutip dari Daniels (1997) menjelaskan bahwa komunikasi ke atas memberikan atasan informasi mengenai hal-hal berikut ini:

  • Pelaksanaan akan tugas dan masalah-masalah yang berhubungan dengan tugas yang ada.

  • Berteman dengan bawahan dan masalah-masalah mereka.

  • Persepsi bawahan atau karyawan atas kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek organisasi.

  • Tugas dan prosedur untuk mencapainya.

Akan tetapi bentuk upward communication cenderung lebih formal dibandingkan downward communication . Hal ini bisa terjadi karena seorang atasan memiliki kekuasaan yang lebih dibandingkan bawahannya (Rogers & Agarwala, 1976). Namun seharusnya, upward communication merupakan alat bagi para atasan untuk mengetahui apa yang dirasakan para pegawainya atas pekerjaan, kolega dan organisasi itu sendiri. Sehingga apabila ada hal-hal yang memang menjadi masalah dalam suatu organisasi, maka dengan adanya upward communication , masalah tersebut bisa diatasi.

“Upward communication keeps managers aware of how employees feel about their jobs, coworkers, and the organization in general. Managers also rely on upward communication for ideas on how things can be improved” (Robbins & Judge, 2010).