© Dictio 2017 - 2019, Inc. All Rights Reserved. Terms of Use | About Us | Privacy Policy


Pendekatan-pendekatan apa saja yang ada dalam komunikasi organisasi?

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.

Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.

Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Slenajutnya, pendekatan-pendekatan apa saja yang ada dalam komunikasi organisasi ?

Sosiolog Amitai Etzioni mengatakan bahwa masyarakat kita adalah masyarakat organisasi. Kita dilahirkan dalam organisasi dan dididik dalam suatu organisasi pula serta sebagian benar dari kita menghabiskan mayoritas hidupnya dengan bekerja untuk organisasi.
Terdapat beberapa pendekatan yang berhubungan dengan pelaksanaan komunikasi dalam suatu organisasi. Pendekatan-pendekatan tersebut meliputi

  • struktur dan fungsi organisasi;
  • hubungan manusiawi (human relations);
  • komunikasi sebagai proses pengorganisasian
  • pendekatan organisasi sebagai kultur.

A. PENDEKATAN STRUKTUR DAN FUNGSI ORGANISASI

Teori pertama yang memiliki keterkaitan dengan pendekatan ini adalah teori birokrasi yang diperkenalkan oleh Max Weber, seorang teoritisi terkenal sepanjang zaman. la mendefinisikan organisasi sebagai sistem dari suatu aktivitas tertentu yang bertujuan dan berkesinambungan.

Intl dari teori Weber mengenai birokrasi adalah konsep mengenai kekuasaan, wewenang dan legitimasi. Menurut Weber, kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial guna mempengaruhi orang lain. la juga mengemukakan adanya tiga jenis kewenangan (otoritas), yaitu otoritas tradisional, otoritas birokratik (rasional-legal) dan otoritas karismatik.

  • Kewenangan tradisional terjadi ketika perintah atasan dirasakan sebagai sesuatu yang sudah pantas atau sudah benar menurut ukuran tradisi.
  • Kewenangan birokratik merupakan bentuk yang paling relevan dalam birokrasi, karena kekuasaan diperoleh dari aturan-aturan birokrasi yang disepakati oleh seluruh anggota organisasi.
  • Kewenangan karismatik merupakan kekuasaan yang diperoleh karena karisma dari kepribadian seseorang.

Selain itu, Weber juga mengemukakan pandangannya mengenai enam prinsip birokrasi yang terdiri dari:

  1. birokrasi didasarkan pads aturan-aturan yang memungkinkan diselesaikannya suave persoalan;
  2. birokrasi mengenai pembagian secara sistematis terhadap tenaga kerja. Setiap tenaga kerja memiliki hak dan kekuasaan yang terdefinisikan secara jelas;
  3. esensi dari birokrasi adalah adanya penjenjangan (hierarki);
  4. pimpinan diangkat berdasarkan kemampuan dan pendidikan mereka;
  5. birokrasi harus memiliki kebebasan untuk mengalokasikan sumber-sumber yang ada dalam lingkup pengaruhnya;
  6. birokrasi mensyaratkan pengelolaan arsip yang rapi.

Teori lain yang berhubungan dengan pendekatan struktur dan fungsi organisasi adalah Teori Sistem. Salah satu teoritisinya adalah Chester Barnard yang merupakan Presiders dari Bell Telephone Company di New Jersey, Amerika Serikat. Barnard mengungkapkan sebuah tesis, bahwa organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerja sama antar manusia, dan bahwa kerja sama adalah sarana di mana kemampuan individu dipadukan guna mencapai tujuan bersama atau tujuan yang lebih tinggi.

Selain itu, kita juga dapat menyimak karya Daniel Katz dan Robert Kahn yang mengatakan bahwa sebagai suatu sistem sosial, organisasi memiliki keunikan di dalam kebutuhannya guna memelihara berbagai masukan untuk menjaga agar perilaku manusia di dalam organisasi tersebut tetap dalam keadaan terkendali. Dengan perkataan lain, sistem memiliki tujuan-tujuan bersama yang mengharuskannya menomor-duakan kebutuhan individu-individu.

B. PENDEKATAN HUBUNGAN MANUSIAWI (HUMAN RELATIONS)

Dalam banyak hal, pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas, sedangkan faktor manusia dipandang sebagai variabel dalam suatu pengertian yang lebih luas.

Menurut Chris Agrys, praktik organisasi yang demikian dipandang tidak manusiawi, karena penyelesaian suatu pekerjaan telah mengalahkan perkembangan individu dan keadaan ini berlangsung secara berulang-ulang. Atau dalam bahasa Agrys, ketika kompetensi teknis tinggi, maka kompetensi antarpribadi dikurangi.

Oleh karena itu, munculnya pendekatan human relations ini merupakan kritik terhadap perspektif struktural fungsional.

Ada beberapa anggapan dasar dari pendekatan human relations, yaitu:

  1. produktivitas ditentukan oleh norma sosial, bukan faktor psikologis;
  2. seluruh imbalan yang bersifat non-ekonomis, sangat penting dalam mernotivasi para karyawan;
  3. karyawan biasanya memberikan reaksi terhadap suatu persoalan, lebih sebagai anggota kelompok daripada individu;
  4. kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dan mencakup aspek-aspek formal dan informal;
  5. penganut aliran human relations menganggap komunikasi sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan.

Teori mengenai human relations lebih terperinci, dikemukakan oleh Rensis Likert dan dikenal dengan Hama Empat Sistem Likert, yaitu sistem exploitative authoritative; sistem benevolent-authoritative; sistem consultative dan sistem participative management.

  • Exploitative authoritative, pimpinan menggunakan kekuasaan dengan Langan besi. Keputusan yang dibuat oleh pimpinan tidak memanfaatkan atau memperhatikan umpan balik dari para bawahannya.
  • Benevolent authoritative, hampir sama dengan sistem yang pertama. Perbedaannya, pada sistem yang kedua, pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para karyawan.
  • Consultative, pimpinan masih memegang kendali, namun mereka juga mencari masukan-masukan dari bawah.
  • Participative management, mernberi kesempatan kepada para karyawan untuk berpartisipasi penuh dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini mengarahkan para bawahan untuk meningkatkan rasa tanggung jawab dan motivasi bekerja yang lebih baik.

C. PENDEKATAN KOMUNIKASI SEBAGAI SUATU PROSES PENGORGANISASIAN

Salah satu gagasan paling penting dalam referensi tentang komunikasi organisasi adalah, bahwa komunikasi bukan semata-mata sesuatu yang dilakukan oleh para anggota organisasi, bukan pula merupakan alai untuk menyelesaikan suatu persoalan. Namun, komunikasi itu sendiri lebih dipandang sebagai suatu proses pengorganisasian.

Dalam bahasan ini, kita akan menyimak dua teori yang dikemukakan oleh Carl Weick dan Marshall Scott Poole mengenai Teori Pengorganisasian, Beserta Teori Strukturasi dalam Organisasi yang merupakan hasil pemikiran Robert D. McPhee.

Teori pengorganisasian

Teori pengorganisasian memandang organisasi bukan sebagai struktur atau kesatuan, tetapi suatu aktivitas. Oleh karena itu, lebih sesuai untuk disebut sebagai ‘pengorganisasian’ dari organisasi, sebab organisasi adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang terus-menerus dilaksanakan. Jadi ketika sekelompok orang melakukan apa yang mereka lakukan, dalam arti aktivitas mereka menciptakan organisasi, maka pengorganisasian dilakukan secara berkesinambungan.

Esensi dari setiap organisasi adalah bahwa orang bertindak atau beraksi dalam suatu Cara tertentu, sehingga perilaku mereka saling terkait. Dalam deskripsi yang konkret, perilaku seseorang bergantung pada perilaku orang lain. Ukuran dasar dari perilaku yang saling terkait tersebut adalah, bahwa komunikasi inernainkan peran di antara orang-orang dalam organisasi.

Jadi aktivitas pengorganisasian terdiri dari interaksi ganda’, yaitu suatu tindakan yang diikuti oleh suatu respons dan kemudian tindakan penyesuaian oleh orang pertama.

Contoh: seorang pimpinan meminta sekretarisnya untuk melakukan sesuatu (aksi). Karena belum paham, sekretaris meminta penjelasan kepada pimpinannya (interaksi), dan pimpinan tersebut menjelaskan kembali perintahnya tersebut (interaksi ganda). Weick sangat meyakini bahwa seluruh aktivitas pengorganisasian adalah interaksi ganda, karena dari aktivitas seperti yang dicontohkan di atas, suatu organisasi dibangun.

Teori Strukturasi dalam Organisasi

Pemikiran strukturasi dalam organisasi yang dikemukakan Poole dan McPhee, dijelaskan bahwa struktur organisasi diciptakan ketika sekelompok orang saling berkomunikasi melalui saluran tertentu. Komunikasi tersebut terjadi dalam tiga tempat atau pusat-pusat dari strukturasi, yaitu konsepsi, implementasi dan penerimaan (reception).

  • Pertama adalah tempat dari `konsepsi’ yang meliputi seluruh bagian dari kehidupan organisasi di many orang-orang membuat berbagai keputusan dan pilihan.

    Contoh: ketika sebuah panitia yang dibentuk oleh pimpinan universitas memutuskan untuk mendirikan sebuah jurusan baru di lingkungan universitas tersebut, maka alur komunikasi selanjutnya dalam fakultas tersebut akan ‘distrukturkan’ oleh keputusan yang telah dibuat tersebut.

  • Tempat yang kedua dari strukturasi organisasi adalah ‘implementasi’, yaitu kodifikasi formal dan pemberitahuan mengenai berbagai keputusan dan pilihan.

    Contoh: sekali keputusan telah diambil untuk mendirikan jurusan baru, maka pimpinan universitas akan mengeluarkan memorandum resmi kepada fakultas yang memberitahukan adanya perubahan. Pemberitahuan resmi itu sendiri akan berguna untuk mempertegas struktur organisasi tersebut di masa mendatang.

  • Strukturasi yang ketiga terjadi di tempat penerimaan (reception), yaitu ketika para anggota kelompok bertindak dengan menyesuaikan diri kepada keputusan-keputusan organisasi. Dalam uraian yang lebih konkret, setelah diambil keputusan untuk mendirikan jurusan baru, maka akan diangkat seorang ketua jurusan dan karenanya alur komunikasi dalam fakultas akan mengalami perubahan.

Meskipun setiap orang dalam suatu organisasi dapat berpartisipasi pada setiap atau keseluruhan dari ketiga tempat tersebut, namun strukturasi cenderung untuk dikhususkan. Artinya, manajemen tingkat tinggi biasanya terlibat dalam komunikasi konseptual, personal staf melaksanakan pekerjaan implementasi dan karyawan pada umumnya berpartisipasi dalam penerimaan atau reception.

D. PENDEKATAN ORGANISASI SEBAGAI KULTUR

Ketiga pendekatan yang telah diuraikan di atas, memandang organisasi sebagai struktur togas, dalam arti bahwa organisasi selalu berkaitan dengan upaya pencapaian tujuan. Pada bahasan terakhir kita akan melihat suatu pandangan yang agak berbeda, yaitu organisasi sebagai kultur, dalam arti bahwa organisasi juga merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya.

Secara khusus kita akan mempelajari teori kultur organisasi sebagai suatu penampilan (performance) sebagaimana dikemukakan oleh Michael Pacanowsky dan Nick O’Donnell-Trujillo. Menurut Pacanowsky dan Trujillo, ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu ritual, hasrat (passion), sosialitas, politik organisasi dan enkulturasi.

Ritual merupakan suatu penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktivitas yang dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin. Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting, karena secara tetap akan memperbarui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan.

Bentuk penampilan lainnya adalah `sosialitas’. Bentuk penampilan ini akan memperkuat suatu pengertian bersarna mengenai kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi, seperti tata susila dan sopan santun. Aspek lain dari sosialitas ini adalah privacy, yaitu penampilan sosialitas yang dikomunikasikan dengan penuh perasaan dan bersifat sangat pribadi. Pengakuan, memberi nasihat dan penyampaian kritik merupakan wujud dari privacy tersebut.

Politik organisasi merupakan bentuk penampilan lainnya. Bentuk penampilan tersebut menciptakan dan memperkuat minas terhadap kekuasaan dan pengaruh, seperti memperlihatkan kekuatan diri, kekuatan untuk mengadakan proses tawar-menawar (bargaining power) dan sebagainya.

Enkulturasi’ atau proses mengajarkan budaya kepada Para anggota organisasi. Contoh bentuk penampilan ini adalah learning the ropes yang terdiri dari urut-urutan penampilan ketika orang mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengerjakan sesuatu, Meskipun hal tersebut dapat dilakukan melalui instruksi secara langsung, namun sering kali jenis belajar semacam ini terjadi ketika orang berbicara mengenai sesuatu yang terjadi, dalam upaya untuk membantu orang lain belajar mengartikan suatu kejadian tertentu.

Sumber : S. Djuarsa Sendjaja, Ph, D., Drs. Tandiyo Pradekso, M. A., Dr. Turnomo Rahardjo, “Teori Komunikasi”

Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi, Romli memaparkan tiga jenis pendekatan, yaitu: (Romli, 2014 )

1. Pendekatan makro.

Dalam pendekatan ini, organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam interaksi ini, organisasi melakukan aktivitas seperti:

  • Memproses informasi dan lingkungan. Maksud dari memproses informasi adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan dalam organisasi yang kemudian merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut.

  • Identifikasi. Suatu organisasi akan menggunakan informasi yang telah diproses yang kemudian melakukan proses penyesuaian diri (identifikasi) agar respons dari organisasi sejalan dengan lingkungan.

  • Integrasi dengan organisasi lain. Setiap organisasi akan dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Memonitor apakah ada aktivitas dari organisasi lain yang dapat mempengaruhi organisasi sendiri.

  • Penentuan tujuan. Pada beberapa organisasi, biasanya pemimpin akan merumuskan tujuan dari organisasi dan bawahan hanya menjalankan kebijakannya saja. Namun, ada juga yang melibatkan seluruh pihak dalam organisasi untuk merumuskan tujuannya, sehingga sangat diperlukan komunikasi untuk saling bertukar ide dan informasi demi tujuan yang baik.

2. Pendekatan mikro.

Pendekatan ini berfokus pada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi dalam pendekatan ini terjadi dalam kelompok sosial pada organisasi. Komunikasi tersebut antara lain:

  • Orientasi dan latihan
  • Keterlibatan anggota
  • Penentuan iklim organisasi
  • Supervisi dan pengarahan
  • Kepuasan kerja

3. Pendekatan individual.

Pendekatan ini berfokus pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Bentuk-bentuk dari komunikasi individual ini seperti:

  • Berbicara pada kelompok kerja
  • Mengadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
  • Menulis
  • Berdebat untuk suatu usulan