Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu.
Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.
Apa saja hambatan-hambatan yang ada didalam komunikasi organisasi ?
Pada saat organisasi terus berkembang dan mengalami perubahan, akan semakin banyak unit-unit dan orang-orang yang terlibat didalam organiasasi tersebut. Dengan berkembangnya organisasi juga mengakibatkan setiap orang berhak memberikan pendapatnya untuk membawa suatu perubahan positif bagi perusahaan atau organisasi. Akan tetapi, dalam pelaksanaanya justru pendapat atau komunikasi antara yang satu dengan lainnya dapat menimbulkan sebuah permasalahan.
Menurut Harrington masalah komunikasi memiliki skala 9 dari 10 di sebuah organisasi. Ini menunjukkan betapa sensitifnya komunikasi sehingga bisa mengakibatkan masalah yang cukup berarti dalam sebuah organisasi bahkan akan berdampak pada perkembangan organisasi tersebut.
Beberapa hambatan yang terjadi didalam komunikasi organisasi antara lain :
Hambatan Teknis
Disini yang termasuk dalam hambatan teknis adalah keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dilihat dari sisi teknologi, maka hambatan ini akan semakin berkurang seiring dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat di andalkan dan efisien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personal Management (1976), jenis hambatan teknis dari komunikasi meliputi :
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Faktor pemahaman bahasa dan istilah tertentu serta kata- kata yang dipergunakan dalam komunikasi terkadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.
Misalnya adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional maupun internasional) serta adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang – bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran dan lain sebagainya.
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, perspesi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat – alat panca indera seseorang dan lain sebagainya.
Dalam setiap kali berkomunikasi, tentu akan ditemukan berbagai macam hambatan yang menghalangi jalannya komunikasi. Hambatan ini dapat menyebabkan salah penafsiran makna dari suatu informasi, sehingga akan berdampak langsung terhadap organisasi.
Plunkett dan Atner memaparkan lima hambatan yang kerap muncul dalam komunikasi organisasi pada tabel berikut.
Dalam organisasi, terdapat peringkat manajemen yaitu top, upper, middle, dan lower management dan dalam tingkatan manajemen tersebut, dapat saja terjadi penyampaian pesan/informasi yang tidak sepenuhnya berlangsung dengan lancar, baik ditinjau dari arah atau aliran informasi atau pola komunikasi, baik secara top down maupun bottom up.
Jika staf atau karyawan yang langsung di bawah pengawasan seorang pimpinan kurang dari 12 orang, maka komunikasi mengenai bidang tugas atau pekerjaannya akan lebih lancar. Sebaliknya, apabila jumlah staf yang di bawah pengawasan lebih dari 12 orang, maka komunikasi akan cenderung terhambat.
Jika jenjang kepangkatan, jabatan, dan status atau kedudukan di dalam organisasi terlalu jauh, maka komunikasi yang terjadi kurang lancar dan akan lebih kaku.
Perubahan atau pergantian manager atau perubahan sikap dari manager dapat mengakibatkan perubahan dalam pola komunikasi dari atasan ke bawahan.
Masing-masing manager memiliki pola pikir, cara menafsirkan dan pola berhubungan yang berbeda terhadap para karyaawannya. Misalnya, ada manager yang suka terhaadap karyawan walaupun pekerjaannya kurang baik asalkan karyawan tersebut pandai bersikap.
Tetapi ada juga manager yang suka terhadap sikap karyawan yang cuek tetapi hasil kerjanya bagus dan memuaskan.
Sutrisna Dewi juga memaparkan beberapa hambatan dalam komunikasi organisasi, yaitu: (dalam Dewi, 2007)
Kelebihan beban informasi dan pesan bersaing. Pesan dari berbagai sumber dalam suatu organisasi telah membanjiri dan saling bersaing untuk memperoleh perhatianlebih awal. Hal ini bisa berakibat pada adanya pesan yang dianggap tidak penting, pesan yang tidak ditanggapi, atau pemberian respons yang tidak akurat.
Penyaringan yang tidak tepat. Tidak memungkinkan bahwa dalam suatu organisasi akan terjadi pesan berantai. Pesan berantai ini terjadi penyaringan di mana pesan akan dipotong atau disingkat. Hal ini dapat membuat beberapa inti pesan hilang dan maksud sebenarnya dari pesan tersebut tidak tersampaikan.
Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai. Pertukaran informasi yang bebas dan terbuka merupakan ciri dari komunikasi yang efektif. Iklim komunikasi sangat terkait dengan gaya manajemen. Gaya manajemen yang tertutup akan menghambat pertukaran informasi.
Cara mengatasi hambatan komunikasi organisasi menurut Bovee & Thill yaitu: (dalam Dewi, 2007)
Memelihara iklim komunikasi terbuka
Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi
Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya
Menggunakan pendekatan komunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperoleh dan membagi informasi
Menciptakan dan memproses pesan ecara efektif dan efisien. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
Menurut Roger Neugebauer dalam artikelnyayang berjudul “Communication: A two-way Street” mengungkapkan beberapa kendala dan hambatan yang sering dialami oleh sebuah organisasi dalam berkomunikasi dua arah, yaitu :
1. Protectiveness (Perlindungan).
Pimpinan seringkali tidak memberitahukan informasi tertentu pada karyawannya atau timnya karena takut akan menyakiti hati karyawan. Alasan lain adalah bahwa pimpinan menganggap bahwa informasi tersebut harus dilindungi, dan bukan untuk konsumsi pegawai karena pegawai tidak akan mungkin mengerti apa yang akan disampaikan.
Demikian pula dengan pegawai. Mereka sering tidak menyampaikan informasi tertentu kepada pimpinan untuk melindungi dirinya dari tindakan pemecatan atau peringatan. Mereka takut jika informasi disampaikan maka pimpinan akan marah, lalu mendiskreditkan mereka, memberikan penilaian yang negatif terhadap mereka (sehingga berdampak pada kenaikan gaji yang kecil), atau bahkan yang paling ekstrim adalah memecat mereka ?
2. Defensiveness (Pertahanan).
Selain menahan informasi, seseorang juga bisa saja tidak mau menerima informasi (menolak untuk mendengar informasi yang disampaikan). Hal ini terjadi jika mereka sudah membentuk emosi negatif terhadap orang yang memberi informasi, mungkin karena orang tersebut telah merendahkan dengan kata-kata yang menyakitkan.
3. Tendency to evaluate (kecenderungan untuk menghakimi).
Jika mendapat informasi dari seseorang mengenai keburukan orang lain, komunikator cenderung mengambil sikap yang mengevaluasi tanpa mengumpulkan data yang lengkap sebelum berkomunikasi dengan orang yang dibicarakan tersebut.
4. Narrow perspectives (Perspektif yang sempit).
Karena jarang meninjau pekerjaan orang lain, atau keluar dari lingkungan pekerjaan sendiri, seseorang seringkali dibatasi pada cara pandangnya sendiri. Ia tidak Mencoba melihat dari sudut pandang orang lain. Para karyawan seringkali hanya melihat suatu masalah dari sudut pandangnya sendiri (kepentingan individunya semata, tanpa mencoba memahami sebuah situasi dan sudut pandang yang berbeda). Sempitnya perspektif inilah yang sering menyebabkan konflik. (tiap orang hanya melihat dan sudut pandang sendiri, dan tidak mencoba memahami orang lain).
5. Mismatched expectations (harapan yang tidak sesuai).
Pikiran manusia seringkali hanya membatasi informasi yang cocok dengan ekspektasinya. Jika ternyata informasi yang disampaikan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, maka orang tersebut cenderung tidak termotivasi untuk mendengarkan informasi yang disampaikan. Misalnya: jika dalam rapat-rapat ternyata seringkali tanggapannya tidak diperhatikan, maka pegawai cenderung enggan menyatakan pendapat, karena ia beranggapan percuma saja menyampaikan pendapat, karena biasanya juga tidak ada followup-nya.
6. Insufficient time (waktu yang terbatas).
Alasan lain adalah keterbatasan waktu untuk menyampaikan informasi secara menyeluruh. Karena kegiatan rutin yang harus diselesaikan dengan segera, seringkali waktu berkomunikasi dilupakan, atau komunikasi dilakukan dengan tergesa. Akibatnya, informasi yang disampaikan kepada orang lain pun tidak lengkap sehingga ada kemungkinan informasi tersebut salah dipahami.
Sejumlah hambatan dapat mengganggu dan memperlambat komunikasi yang efektif didalam sebuah organisasi. Hambatan-hambatan komunikasi efektif yang terjadi antara lain :
Penyaringan mengacu ke pengirim yang memanipulasi informasi sedemikian rupa sehingga akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima. Contohnya segala laporan dari manajer kepada atasannya yang memberitahu apa yang dia rasa ingin didengar atasannya, berarti dia sedang melakukan penyaringan informasi.
Faktor penentu utama dari penyaringan adalah jumkah level dalam struktur organisasi. Semakin vertical level dalam hierarki organisasi maka semakin banyak peluang terjadinya penyaringan informasi. Faktor-faktor seperti ketakutan untuk menyampaikan kabar buruk dan keinginan untuk menyenangkan atasan sering menyebabkan karyawan memberi informasi apa yang mereka pikir ingin didengar oleh atasan mereka. Kondisi seperti ini mendistorsi komunikasi ke atas.
Setiap orang memiliki kapasitas terbatas dalam mengelola komunikasi. Apabila informasi yang harus kita gunakan dalam bekerja melebihi kemampuan pengolahan data kita, maka terjadilah informasi berlebih. Individu yang mengalami kelebihan informasi cenderung untuk menyeleksi, mengabaikan, melewati, atau melupakan informasi. Atau mereka menghentikan pengolahan data sampai situasi informasi berlebih itu lewat, tidak peduli apakah akibatnya adalah kehilangan informasi dan komunikasi yang efektif.
Perasaan pada saat menerima informasi akan sangat berpengaruh pada cara dia menginterpretasikannya. Pesan serupa yang diterima ketika sedang marah atau kesal sering di interprestasikan berbeda dibanding dalam keadaan senang. Emosi yang ekstrim seperti depresi ataupun sorak kegirangan paling mungkin menghambat komunikasi efektif. Saat itulah dapat dikatakan keadaan yang paling rentan untuk tidak menghiraukan proses pemikiran yang rasional dan objektif serta menggantikannya dengan penilaian emosional.
Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda pula. Usia, pendidikan dan latar belakang budaya merupakan variable-variabel yang sangat mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang ia berikan ke kata-kata itu.
Jika kita tahu cara masing-masing dari kita memodifikasi bahasa tersebut, maka kesulitan komunikasi dapat diminimalkan. Masalahnya anggota organisasi biasanya tidak tahu bagaimana orang yang ia ajak berinteraksi telah memodifikasi bahasa tersebut. Para pengirim cenderung berasumsi bahwa kata-kata dan istilah-istilah yang mereka gunakan berarti sama bagi penerima dan bagi mereka sendiri. Tentu saja ini seringkali tidak benar dan menciptakan kesulitan komunikasi.
Berikut adalah infografis dari hambatan-hambatan komunikasi didalam organisasi
Komunikasi tidak selamanya berjalan lancar seperti yang diharapkan. Banyak faktor yang dapat menjadi penghambat atau penghalang dalam komunikasi. Hal ini dapat pula terjadi pada komunikasi yang bersifat kompleks seperti dalam organisasi. Menurut Wursanto, bahwa hambatan dalam komunikasi dapat dibedakan menjadi enam macam, yaitu :
Rintangan yang bersifat Teknis, antara lain;
Rintangan Perilaku, seperti;
Rintangan Bahasa
Yang dimaksud bahasa disini adalah semua bentuk yang dipergunakan dalam penyampaian berita, yaitu bahasa lisan, bahasa tertulis, gerak-gerik dan sebagainya. Bahasa yang dipergunakan menunjukkan tingkat intelektualitas seseorang, sehingga orang cenderung menggunakan bahasa yang tinggi, tanpa menhiraukan kemampuan orang yang diajak berbicara, sehingga menimbulkan salah pengertian (miscommunication)
Rintangan Struktur
Rintangan struktur dapat disebut juga rintangan organisasi, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan pekerjaan atau tugas dalam suatu organisasi. Kadang-kadang seorang bawahan merasa takut, atau merasa malu apabila berinteraksi dengan pimpinannya bila pimpinan yang bersangkutan adalah seorang yang berwibawa dan disegani. Karena adanya rasa malu, maka komunikasi antara bawahan dengan atasan tidak dapat berjalan seperti yang diharapkan.
Rintangan Jarak
Rintangan jarak disebut juga rintangan geografis. Dari segi jarak atau geografis, komunikasi akan lebih mudah berlangsung apabila antara kedua belah pihak yang sedang mengadakan interaksi itu berada disuatu tempat yang tidak berjauhan. Akan tetapi, tidak selamanya para karyawan/pegawai itu berada disuatu tempat tertentu. Apabila suatu organisasi mempunyai cabang-cabang yang tersebar diberbagai tempat atau wilayah komunikasi dalam organisasi itu mengalami kesulitan apabila tidak ditunjang dengan peralatan komunikasi yang memadai. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan berita yang disampaikan.
Rintangan Latar Belakang
Setiap orang mempunyai latar belakang yang berbeda-beda. Perbedaan latar belakang dapat menimbulkan suatu rintangan dalam proses komunikasi ringtangan latar belakang dapat diibedakan menjadi;