Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.
Teori Integratif merupakan teori yang dikemukakan oleh Richard Farace, Peter Monge, dan Hamish Russel, dimana teori ini menunjukkan suatu pandangan umum yang sangat menarik mengenai konsep-konsep sistem dari organisasi.
Karya mereka merupakan integrasi dari berbagai gagasan terbaik ke dalam suatu bentuk yang secara internal telah memberikan suatu sintesis mengenai pandangan sistem. Sebagai tambahan, karya mereka juga menyatukan sejumlah besar pemikiran yang didasarkan atas penelitian, dan terakhir mereka menempatkan komunikasi sebagai pusat dari struktur organisasi.
Mereka mendefinisikan suatu organisasi sebagai suatu sistem yang setidaknya terdiri dari dua orang (atau lebih), ada saling ketergantungan, input, proses dan output. Kelompok ini berkomunikasi dan bekerja sama untuk menghasilkan suatu hasil akhir dengan menggunakan energi, informasi, dan bahan-bahan lain dari lingkungan.
Salah satu sumber daya penting dalam organisasi adalah informasi. Dengan menggunakan teori informasi sebagai dasar, Farace dan rekannya mendefinisikan informasi dalam pengertian untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika orang mampu untuk memperkirakan pola-pola terjadi dalam aliran tugas yang terjadi dalam aliran tugas dan hubungan-hubungannya, maka ketidakpastian dapat dikurangi dan informasi berhasil diperoleh.
Komunikasi sendiri, sebagian merupakan pengurangan ketidakpastian melalui informasi, pendayagunaan ‘bentuk-bentuk simbolis’ umum karena komunikasi mencakup segala hal yang saling dimengerti oleh para partisipannya.
Dalam teorinya mereka mengemukakan dua bentuk komunikasi-komunikasi yang mengemukakan dengan dua bentuk informasi.
Pertama adalah ‘informasi absolut’ yang terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan-pengetahuan yang ada dalam sistem. Jadi keseluruhan informasi yang dikomunikasikan dalam suatu organisasi adalah komunikasi absolut. Sebaliknya informasi yang didistribusikan adalah informasi yang telah disebarkan melalui organisasi.
Kenyataan bahwa informasi ada dalam suatu organisasi tidak menjamin bahwa informasi tersebut cukup dikomunikasikan di dalam sistem. Pertanyaan mengenai informasi absolute berkaitan dengan apa Yang diketahui sedangkan pertanyaan mengenai distribusi berkenaan dengan siapa yang mengetahuinya.
Implikasi praktis dari perbedaan teoritis ini adalah bahwa kegagalan dalam kebijakan distribusi informasi disebabkan oleh kegagalan manajer untuk mengenali kelompok mana yang perlu mengetahui suatu hal tertentu atau kesalahan untuk mengarahkan di mana seharusnya kelompok-kelompok tersebut dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan.
Kerangka structural fungsional bagi komunikasi organisasi terletak pada tiga dimensi analisis.
Pertama adalah `system level’ yang terdiri atas empat sublevel: individual, dyadic, kelompok, dan organisasional, dalam suatu prinsip hierarki sistem.
Komunikasi diadik disebut juga (two way communication) adalah proses komunikasi yang terjadi secara dua arah antara satu orang dengan satu atau dua orang lainnya yang saling berhadapan langsung (face to face).
Individu berkomunikasi satu dengan yang yang lain dalam dyad; beberapa dyad berkerumun bersama-sama ke dalam berkelompok. Organisasi sebagai suatu keseluruhan adalah suatu sistem dari kelompok kelompok yang saling berhubungan dan membentuk suatu jaringan kerja makro.
Pada setiap level analisis, kita dapat mengamati fungsi-fungsi komunikasi yang sekaligus juga merupakan dimensi analisis yang kedua. Di antara berbagai fungsi komunikasi yang ada, Farace menekankan pada tiga fungsi, yaitu produksi, inovasi, dan pemeliharaan.
Dimensi ketika adalah struktur. Jika fungsi berkaitan dengan isi pesan, maka struktur berkaitan dengan tumbuhnya pola-pola atau aturan-aturan dalam penyampaian pesan. Pada setiap level organisasi (individual, dyadic, kelompok, dan organisasional) kita dapat meneliti cara-cara bagaimana komunikasi dapat berfungsi dan distrukturkan.
Selanjutnya, Farace mengemukakan secara terperinci masing-masing dari keempat level pengorganisasian. Tetapi, pada bagian berikut kita hanya akan membahas level individu, dyad, dan kelompok secara ringkas, sekedar untuk memperoleh gambaran umum sebagai latar belakang. Oleh karna fokus perhatian Farace lebih kepada jaringan kerja makro, sebagai kontribusi terpenting teori ini, maka kita akan lebih banyak memusatkan perhatian pada masalah tersebut.
Konsep kunci yang berhubungan dengan komunikasi individual dalam organisasi adalah ‘beban’ (load). Beban/muatan komunikasi adalah tingkatan dan kompleksitas dari masukan informasi terhadap seseorang. Tingkatan adalah kuantitas dari masukan seperti pesan-pesan atau permintaan¬permintaan, sedangkan kompleksitas adalah jumlah faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam memproses informasi.
Ada dua lingkup persoalan berkaitan dengan muatan tersebut, yaitu underload dan overload.
Sementara pengertian mengenai load, underload, dan overload berhubungan secara optimal dengan komunikasi yang diterima oleh individu tunggal, sehingga konsep ini juga dapat diterapkan pada seluruh level lainnya, termasuk dyadic, kelompok, dan organisasional. Jadi, ada kemungkinan suatu keseluruhan organisasi dapat menjadi underloaded atau overloaded.
Konsep kunci yang dapat diterapkan pada level dyad adalah aturan-aturan (rules). Para anggota dyad saling berhubungan sesuai dengan pola¬pola harapan/tuntutan, di camping aturah-aturan eksplisit, maupiin iffiplis’it untuk berkomunikasi. Aturan-aturan ini secara eksplisit dan implicit menunjukkan kebijakan komunikasi dari organisasi. Isinya mengajarkan pada anggota organisasi bagaimana harus berkomunikasi, kapan harus berkomunikasi, kepada siapa harus berkomunikasi, dan hal-hal yang harus dikomunikasikan.
Beberapa topik umum mengenai aturan-aturan tersebut antara lain meliputi siapa yang berinisiatif untuk berinteraksi, bagaimana memperlakukan penundaan, topik-topik apa yang dibicarakan dan bagaimana menyeleksinya, bagaimana menangani perubahan topik, bagaimana mengakhiri interaksi, dan seberapa sering komunikasi terjadi.
Melalui kontak setiap hari antar anggota organisasi, individu-individu dalam berbagai kelompok cenderung untuk bekerja, berinteraksi, dan berkomunikasi secara bersama-sama. Kenyataan menunjukkan bahwa struktur dari keseluruhan organisasi tergantung pada pengelompokan ini.
Sejak orang bekerja bersama-sama dalam kelompok dan fungsi yang berbeda, maka muncul berbagai jenis kelompok yang berbeda dalarn suatu organisasi. Dan seseorang secara bersama dapat menjadi anggota dari beberapa kelompok sekaligus.
Dengan menganalisis lebih jauh, kita harus menyadari bahwa organisasi terdiri dari banyak struktur (multiple structures). Misalnya: struktur dapat dibentuk berdasarkan hubungan tugas, hubungan kekuasaan, kesukaan dan sebagainya. Kita akan kembali pada struktur organisasional kemudian, namun sebelumnya kita akan melihat pada beberapa aspek dari berbagai kelompok individual.
Kita menyadari bahwa kelompok-kelompok itu cenderung untuk memiliki struktur internal, yang menurut Farace dapat dibagi menjadi tiga.
Pertama, struktur komunikasi; atau jaringan kerja mikro, yaitu pola-pola interaksi di dalarn keIompok. Pertanyaan yang muncul di sini adalah siapa berkomunikasi dengan siapa di dalam kelompok?
Jenis struktur kedua adalah struktur kekuasaan. Di sini pertanyaannya adalah siapa memiliki kekuasaan atas siapa? Jenis struktur ketiga yang ditekankan dalam teori ini adalah kepernimpinan.
Struktur kepemimpinan berkaitan dengan distribusi peran di dalarn kelompok, terutama distribusi dari, peran-peran yang berhubungan dengan pengaruh antarpribadi dari para anggota kelompok.
Kembali pada jaringan kerja makro, Farace mengemukakan bahwa jaringan kerja makro adalah suatu pola yang berulang-ulang dari transmisi informasi di antara kelompok-kelompok dalam suatu organisasi. Jenis-jenis jaringan kerja 'dapat terjadi dalam suatu organisasi, clan masing-masing mempunyai fungsi tersendiri bagi organisasi.
Mungkin jaringan kerja yang biasanya mudah dipahami adalah label atau diagram susunan organisasi formal, yang menjabarkan jaringan tugas. Meskipun demikian terjadi pula sejumlah jaringan tidak resmi atau informal networks, di mana setiap jaringan aringan terdiri dari dua bagian pokok yaitu: para anggota dan rantai/pertautan/kaitan yang menghubungkannya.
Rantai (links) ditandai oleh lima sifat.
Pertama adalah ‘simetri’ atau tingkat yang menghubungkan para anggota, umumnya berupa suatu rantai interaksi atas dasar keseimbangan/kesejajaran. Dalam suatu hubungan yang simetris, para anggota memberi dan rnencrima informasi secara seimbang. Sedangkan rantai yang asimetris sifatnya searah, artinya memisahkan secara tegas pengirim dan penerima informasi.
Ciri kedua adalah ‘kekuatan’ (strength) yang mengacu pada frekuensi interaksi. Orang yang lebih sering berkomunikasi akan memiliki rantai yang lebih kuat dari pada orang yang jarang berkomunikasi.
Sifat ketiga adalah ‘resiprositas’ (timbal-balik), yaitu tingkat kesepakatan para anggota mengenai hubungan mereka, jika seseorang merasa yakin bahwa dia sering berkomunikasi dengan orang lain, tetapi orang lain menyangkalnya, maka rantai hubungannya tidak resiprokal.
Ciri keempat adalah `isi’ (content) yang merupakan esensi dari interaksi. Hal ini menyangkut apakah komunikasi yang dilakukan terutama mengenai pekerjaan, masalah social, atau materi lainnya. Dengan mengamati isi dari berbagai rantai dalam suatu jaringan, kita dapat mengenai fungsi keseluruhan dari jaringan.
Suatu jaringan terdiri dari anggota-anggota yang bersama-sama dihubungkan dalam berbagai cara untuk berbagi informasi. Untuk memahami suatu jaringan, kita harus memperhatikan pula beberapa faktor tambahan. Para anggota organisasi memiliki peran-peran yang berbeda dalam jaringan. Salah satu peran tersebut adalah isolasi/terpencil.
Orang yang termasuk dalam kategori isolasi tidak memiliki rantai hubungan dengan anggota jaringan lainnya. Dari mereka yang Baling berhubungan satu sama lain, beberapa di antaranya berkerumun menjadi kelompok-kelompok. Dalam pengertian jaringan, kelompok ditandai oleh empat kriteria, yaitu:
Keempat kriteria di atas akan membuat kelompok relatif stabil
Jadi suatu jaringan adalah suatu rangkaian kelompok-kelompok dan anggota-anggota yang saling berkaitan. Dua peran lain yang juga penting dalam struktur jaringan adalah peran ‘penghubung’ (liaison) dan jembatan’ (bridge).
Bridge adalah anggota kelompok yang juga berhubungan dengan kelompok lainnya. Sementara liaison bukan anggota dari kelompok mana pun, meskipun dia menghubungkan dua kelompok atau lebih.
Sumber : S. Djuarsa Sendjaja, Ph, D., Drs. Tandiyo Pradekso, M. A., Dr. Turnomo Rahardjo, “Teori Komunikasi”