Bagaimana cara perusahaan mengontrol setiap tahapan dalam proses business case?

Bagaimana cara perusahaan mengontrol setiap tahapan dalam proses business case yang akan dilakukan agar sesuai dengan rencana awal hingga proses tersebut berhasil?

“Dengan business case, memungkinkan kita untuk melakukan sebuah perubahan, dan reaksi pertama yang selalu muncul setiap akan melakukan perubahan adalah ketakutan, lalu cara yang tepat adalah menarik minat hati bukanlah pikiran.”

Diatas merupakan opini yang dikeluarkan oleh Duarte, sebuah influence atau pembicara pada salah satu acara di Harvard University. Dari apa yang beliau omongkan, dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk sebuah perubahan janganlah kita merasa takut, lakukanlah dari hati terlebih dahulu dan baru mindset kita tentang perubahan tersebut seperti apa.

Sama halnya dengan kontrol dalam business case ini, kontrol disini tugasnya adalah sebagai pengawas dalam tahapan yang dilakukan dengan tujuan agar tahapan yang ada jika terfapat kesalahan ataupun beberapa hal yang harus dirubah, selagi masih bisa untuk dirubah lakukanlah perubahan tersebut, karena sangatlah penting untuk proses selanjutnya

Business case yang dimiliki oleh setiap perusahaan, sebelum dilakukan implementasi, biasanya melakukan tahap Developing Business Case atau tahap pembangunan motif bisnis. Dalam developing business case tersebut memiliki langkah-langkah atau tahapan sendiri. Untuk setiap tahapan tersebut, agar business case yang dirancang dapat berhasil sesuai rencana, maka diperlukan sebuah kontrol dalam business case itu sendiri.


Lalu, apa saja kontrol yang dapat kita lakukan?

Menurut saya, kontrol yang dapat dilakukan adalah pemimpinn perusahaan dapat membuat suatu team, dimana team tersebut bertugas sebagai kontrol terhadap proses-proses dalam business case sendiri, ataupun pemimpin perusahaan dapat memilih orang sebagai pemimpin atau team core dalam setiap tahapan-tahapan proses yang ada, seperti tahapan developing itu sendiri, cost bussiness, dsb. dengan tujuan setiap proses tersebut berjalan sesuai aturan dan tujuan bisnis itu sendiri.

Contoh :
Dalam team inti sendiri terdapat orang-orang yang diberi kepercayaan penuh dalam menjalankan business case tersebut. Kontrol yang dapat dilakukan adalah bagaimana pemimpin perusahaan dapat mengontrol anggota-anggota tersebut. Karena tonggak dari berhasilnya business case ini adalah ada ditangan mereka, bagaimana mereka bisa menugaskan kepada pihak-pihak terkait untuk dapat melaksanakan sesuai jobdesk mereka masing-masing.

Jadi intinya: cara perusahaan mengontrol proses business case itu sendiri tergantung pada cara perusahaan tersebut masing-masing bagaimana, namun menurut saya akan lebih baik jika proses kontrol tersebut dikolektif secara terpusat atau dapat dipertanggungjawabkan pada pihak pimpinan perusahaan, karena pimpinan berhak mengetahui progress dari business case yang dijalankan oleh perusahaan. Entah dengan cara pembagian manager / pemimpin setiap proses dsb, dimana dengan adanya kontrol, perusahaan dapat mengetahui mana saja proses yang tidak sesuai dan dapat langsung dicarikan solusi dalam permasalahan tersebut.


Sumber :

Dalam menentukan business case terdapat beberapa tahap yang harus dilakukan. Dalam melakukan tahap demi tahap perusahaan tidak boleh melakukannya dengan asal-asalan. Untuk dapat melakukan tahapan dalam business case dengan baik, maka diperlukan controlling agar tahapan dapat berjalan dengan baik.

Dalam melakukan proses controlling diperlukan suatu badan atau unit dalam manajemen investasi teknologi informasi. Badan atau unit tersebut terdiri dari para eksekutif, yang termasuk pimpinan organisasi, CIO (Chief Information Officer), serta kepala unit pendukung lainnya misalkan unit dalam bidang keuangan. Pada tahap awal penentuan business case, dilakukan pemilihan tim inti (core team). Tim inti ini memiliki tanggung jawab terhadap proses yang dijalankan untuk tahap-tahapan selanjutnya. Dalam memilih tim inti harus melibatkan stakeholder, dan badan atau unit manajemen investasi teknologi informasi, serta pihak eksekutif.

Dalam setiap tahapan businss case tidak semua yang telah disebutkan di atas memiliki keputusan untuk melakukan controlling. Jika keputusan yang diperlukan hanya sebatas level tingkat rendah, maka dapat dilakukan oleh Badan dengan tingkatan yang rendah saja. Namun pada akhir tahapan dalam business case yaitu Propose & support recommendation memerlukan campur tangan dari pihak high-level management. Karena pihak high-level management yang berhak menyetujui menentukan apakah business case yang diajukan layak untuk dilakukan implementasi.

Jadi, menurut saya dapat diambil kesimpulan untuk cara perusahaan melakukan control dalam setiap tahapan business case adalah melalui tugas dan tanggung jawab setiap pihak yang bersangkutan. Dan untuk penentuan keputusan akhir ialah pada pihak high-level management.

Referensi:


Cara perusahaan mengontrol dari bisnis case yang perusahaan tersebut buat adalah dengan memakai beberapa pendekatan. Dengan fungsi bisnis case dari perusahaan tersebut bisa berhasil sesuai tujuan perusahaan tersebut. Pendekatan yang pertama adalah melakukan koreksi. Koreksi tersebut bertujuan agar perusahaan bisa mengetahui situasi pada saat itu, apakah bisa mengakibatkan dampak buruk atau tidak. Lalu pendekatan yang kedua adalah melakukan analisis tentang situasi saat ini dan situasi di masa depan, apakah terdapat peluang baru, atau masih ada kekurangan, supaya bisa diperbaiki. Lalu pedekatan yang berikutnya adalah mempertimbangkan apa peluang baru yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Hal tersebut berfungsi untuk merancang struktur dengan memikirkan situasi dan tentunya juga bisa membuat alternative proyek.

Pendekatan tersebut bisa untuk mengontrol proses bisnis case hingga rencana awal sampai proses tersebut berhasil. Hal tersebut disebabkan karena terdapat aspek yang juga memikirkan peluang untuk bisnis yang dijalankan suatu perusahaan. Selain itu juga terdapat menganalisis kondisi saat ini dan kondisi di masa yang akan datang supaya bisa tetap berkembang dan minati oleh pelanggan.

Referensi :

Sebelumnya, perlu diketahui bahwa business case dikembangkan pada tahap-tahap awal sebuah proyek. Business case memiliki beberapa outline diantaranya; why, what, how dan who untuk mempertimbangkan, memutuskan apakah hal tersebut sudah memberikan manfaat untuk kelanjutan pengerjaan proyek.

Asumsi pertama, perusahaan tersebut telah menerapkan atau membuat business case. Selanjutnya, untuk mengontrol tahapan dalam setiap proses business case, diperlukan Project Governance atau tata kelola proyek. Terdapat banyak framework yang memudahkan untuk mengelola suatu proyek. Salah satu ringkasan framework yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

  1. Bagaimana peran dan tanggung jawab dalam proyek (tim proyek dan pemangku kepentingan),
  2. Toleransi didalam proyek
  3. Standar apapun yang harus dipertimbangkan proyek,
  4. Melakukan review poin
  5. Bagaimana keputusan dibuat.

Selanjutnya, dalam mengelola business case, pastikan bahwa didalamnya terdapat struktur proyek dan organisasi proyek selama lifecycle proyek tersebut. Hal tersebut dapat digunakan secara rutin untuk dijadikan referensi dan evaluasi proyek. Dengan demikian, project sponsor dan project board dapat meninjau dan memperbarui business case pada tahap yang sesuai untuk memastikan bahwa proyek tersebut tetap berjalan dan juga alasan untuk mengerjakan proyek tersebut masih berlaku. Pada intinya, untuk mengontrol proses business case supaya proyek tersebut berhasil adalah dengan melakukan review dan evaluasi yang idealnya harus dilakukan sebelum memulai tahap baru untuk menghindari investasi uang dan waktu yang seharusnya tidak perlu.

Referensi: