Topik ini berisi terjemahan dari dokumen GAO. Information Technology Investment Management: A Framework for Assessing and Improving Process Maturity. US: United States General Accounting Office. 2004.
Terkait dengan pendahuluan Information Technology Investment Management (ITIM), dapat dibaca disini :
Apa yang dimaksud dengan Information Technology Investment Management (ITIM)?
Kerangka ITIM adalah model kematangan (maturity model) yang terdiri dari lima tahapan kematangan yang progresif, dimana setiap tahapan tersebut dapat dicapai oleh organisasi didalam melakukan manajemen investasi TI
Tahapan kematangan ini bersifat kumulatif; yang mana, agar dapat mencapai tingkat kematangan yang lebih tinggi, organisasasi harus melembagakan semua kebutuhan yang ada pada setiap tahapan dengan menambahkan kebutuhan-kebutuhan yang ada pada tahapan dibawahnya.
Kerangka ITIM ini dapat digunakan baik untuk menilai kematangan proses manajemen investasi Teknologi Informasi di suatu organisasi dan juga dapat digunakan sebagai alat untuk peningkatan organisasi.
Untuk setiap tahap kematangan, ITIM menggambarkan serangkaian proses kritis yang harus diperhatikan agar organisasi dapat mencapai tahapan tersebut.
Gambar di bawah ini menunjukkan lima tahapan dan mencantumkan proses kritis untuk setiap tahapan yang ada.
Tahap 1, organisasi memilih investasi Teknologi Informasi secara tidak terstruktur dan bersifat ad hoc. Akhibatnya, hasil proyek Teknologi Informasi tidak dapat diprediksi dan keberhasilan proyek tersebut tidak dapat diulang; Pada tahap ini, organisasi menciptakan kesadaran akan proses investasi
Tahap 2, proses kritis yang terjadi adalah dengan meletakkan fondasi dalam Proses investasi TI dengan cara membantu organisasi mencapai kesuksesan dalam proses investas TI, dapat diprediksi, dan proses kontrol investasi yang berulang di tingkat proyek.
Tahap 3 merupakan langkah maju yang besar dalam kematangan organisasi, dimana organisasi bergerak dari proses proyek-sentris ke pendekatan portofolio. Pada tahap ini organisasi mengevaluasi investasi TI yang potensial dengan cara memahami dengan baik bagaimana investasi TI yang dilakukan dapat mendukung misi, strategi, dan tujuan organisasi.
Pada Tahap 4, Organiasai menggunakan teknik evaluasi untuk memperbaiki proses investasi TI dan portofolio investasinya. Hal ini membuat organisasi mampu merencanakan dan menerapkan “de-selection” investasi TI yang sudah kuno, berisiko tinggi, atau bernilai rendah
Pada Tahap 5, organisasi telah mempunyai tahapan kematangan yang paling tinggi. Pada tahapan ini, organisasi sudah mampu melakukan “benchmarking” terkait dengan proses investasi Teknologi informasi yang sejajar dengan organisasi-organisasi yeng terbaik dibidangnya. Benchmark disini bertujuan untuk mencari terobosan-terobosan baru pada bidang Teknologi Informasi sehingga akan dapat merubah dan meningkatkan kinerja proses bisnis organisasi.
Dalam ITIM, setiap tahapan kematangan yang lebih rendah merupakan pondasi untuk tahapan kematangan yang lebih tinggi.
Dengan demikian, sebuah organisasi dapat meningkatkan kematangan investasi Tknologi Informasi-nya
dan memperbaiki kemampuan manajemen seiring dengan berjalannya tahapan-tahapan yang dicapai, sesuai dengan tahapan yang ada pada ITIM.
Gambar berikut menjelaskan langkah-langkah kritis untuk tahapan pematangan, dimana langkah kiritis tersebut terjadi disaat sebuah organisasi bergerak dari satu tahap ke tahap berikutny.
Proses pengendalian investasi Teknologi Informasi adalah keahlian yang penting dan mendasar yang harus dimiliki oleh sebuah Organisasi untuk dapat bergerak dari ITIM Tahap 1 menuju keTahap 2.
Ketika Proses pengendalian investasi menjadi lebih baik, maka:
Hal kritis dalam mematangkan proses pengendalian investasi TI tingkat proyek adalah kemampuan untuk mengenali kebutuhan dan melakukan tindakan korektif secara cepat saat proyek TI tersebut mengalami kesulitan untuk memenuhi waktu yang dibutuhkan dan perkiraan biaya
Saat bergerak menuju Tahap 2, sebuah organisasi mengembangkan metode yang kuat untuk mengumpulkan data dari proses-proses yang adapa pada manajemen proyek dan melakukan agregasi secara tepat untuk memberikan informasi yang dibutuhkan kepada eksekutif dalam rangka melaksanakan tanggungjawab pengawasannya.
Ketika Organisasi telah matang, organisasi juga belajar dari keputusan masa lalu dan mengelola dengan lebih baik terkait dengan faktor-faktor penyebab masalah di masa lalu, sehingga organisasi dapat memperbaiki hasil kinerja proyek yang sedang berjalan.
Di luar proses pengendalian investasi, organisasi juga mulai menerapkan proses seleksi dasar. Dimana Organisasi, mengidentifikasikan setiap proyek TI yang ada dalam organisasi dan membuat pengembangan portofolio TI yang akan digunakan untuk memilih proposal proyek TI yang baru.
Pembuatan Proses TI yang matang dalam memilih investasi TI adalah capaian yang utama yang ditunjukkan oleh sebuah organisasi saat ia berpindah dari Tahap 2 menuju ke Tahap 3.
Selain itu, proses pengendalian investasi yang berkembang dengan baik akan menghasilkan kepastian yang lebih besar mengenai hasil investasi TI di masa depan dan meningkatkan kepercayaan yang lebih besar terhadap investasi TI yang dilakukan, misalnya, hal-hal terkait dengan ;
Jadi, ketika proses pengendalian investasi telah dibentuk, sebuah organisasi dapat membangun proses fundamental dalam investasi TI untuk menciptakan proses seleksi portofolio yang matang.
Proses seleksi yang matang meliputi :
Di luar penciptaan proses seleksi yang matang, saat ini organisasi telah memurnikan unsur-unsur manfaat dan manajemen risiko dalam proses kontrol investasinya, karena organisasi telah menggunakan alat pendukung untuk melakukan proses kontrol investasi tersebut sebagai proses seleksi investasi yang matang.
Investasi perorangan ditelaah dan dievaluasi mengikuti pelaksanaannya dan dinilai berdasarkan bagaimana
Investasi tersebut akan memenuhi harapan kinerja organisasi.
Sebagai organisasi yang telah mencapai tahap 4, organisasi telah menciptakan proses evaluasi investasi TI
dan telah membuat proses manajemen investasi TI yang lengkap
Di lingkungan yang telah stabil ini, organisasi dapat mengambil pelajaran yang telah dipelajari dari mengevaluasi proses investasi-investasi TI sebelumnya (yaitu, Berdasarkan tinjauan pasca-implementasi di Tahap 3) dan merubah proses yang ada dengan hasil-hasil yang dapat diprediksi.
Dengan melakukan hal tersebut, hal itu juga akan menciptakan lingkungan dan mekanisme yang baik didalam organisasi untuk melakukan perbaikan secara terus menerus didalam Tahap 5.
Selain memperbaiki proses investasinya, sebuah organisasi yang berada pada Tahap 4 dapat mengelola suksesi sumber daya - yaitu, dengan melakukan “de-selecting” Investasi TI yang ada saat ini- dengan melakukan migrasi ke investasi pengganti yang lebih baru atau menghentikan investasi TI yang ketinggalan jaman dan berkinerja rendah.
Proses tersebut dilakukan dengan mengacu pada keputusan-keputusan yang berdasarkan pada konteks portofolio TI yang telah dibuat pada Tahap 3. Hal ini juga dapat memberikan pemahaman terkait dengan urutan-urutan perencanaan EA dan arsitektur “to be”.
Portofolio TI, rencana sekuensing, dan arsitektur “to-be”, secara bersama-sama, akan memberikan gambaran yang lengkap mulai dari kondisi atau keadaan saat ini tentang investasi TI pada organisasi, visinya tentang masa depan, dan rencana organisasi untuk sampai kesana.
Dalam konteks ini, keusangan sistem atau sistem yang ketinggalan jaman dapat diantisipasi, dan menurunnya kemanfaatan sistem tertentu dapat dilihat dari sisi investasi alternatif.
Sebuah organisasi yang bergerak dari Tahap 4 sampai Tahap 5 telah mempunyai proses yang matang terkait dengan proses seleksi, proses kontrol, dan proses evaluasi. Pada tahap ini, organisasi mencari cara untuk melakukan :
Proses pencapaian tujuan tersebut dilakukan dengan cara belajar dari organisasi lain melalui benchmarking terhadap organisasi tersebut.
Benchmarking dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses-proses spesifik yang lebih inovatif atau lebih
efisien yang telah dilakukan organisasi tersebut dibandingkan dengan organisasi sendiri.
Didalam tahap ini, organisasi telah memanfaatkan TI secara signifikan untuk merubah dan memperbaiki kinerja bisnisnya dengan tujuan mendapatkan capaian organisasi yang lebih baik.
Referensi :
Information Technology Invesment Management
ITIM dapat digunakan untuk meng-identifikasi proses investasi Teknologi Informasi yang kritis atau penting. ITIM mampu menilai dan memperhitungkan kemampuan manajemen investasi dan kematangan sebuah organisasi. Selain itu ITIM bisa menjadi sebuah tools berharga yang dapat digunakan untuk mendukung penilaian dan perbaikan terhadap kematangan sebuah organisasi. Dan mempu memberikan standar dan evaluasi terhadap proses yang dilakuakan organisasi.
Prinsip-prinsip ITIM harus sesuai dengan panduan dan interprestasi yang sudah ditentukan oleh framework ITIM yang ada. Prinsip-prinsip ITIM tersebut adalah sebagai berikut :
ITIM adalah framework generik yang digunakan untuk kebutuhan yang bersifat universal, sesuai dengan kerangka kerja yang beragam. Hal ini berkaitan dengan kebutuhannya untuk memperbaiki proses investasi, manajerial, dan penilaian sesuai standart.
ITIM juga berfungsi sebagai roadmap untuk menggambarkan karakteristik dari proses manajemen investasi Teknologi Informasi, tujuannya tidak lain adalah untuk melihat tingkat kematangan tiap-tiap tahapan proses investasi tersebut.
ITIM mungkin saja tidak menggambarkan secara detail dan mendalam terkait dengan kondisi manajerial dari investasi Teknologi Informasi. Meskipun demikian pengelola-annya akan berpengaruh terhadap konteks yang lebih besar seputar manajemen investasi Teknologi Informasi.
Proses kritis dari ITIM umumnya berjalan tahap demi tahap untuk mencapai kematangan evolusi dari investasi Teknologi Informasi. Proses tersebut terdiri dari pengenalan, berlanjut ke adopsi dan pengembangan, hingga akhirnya diimplementasikan secara penuh. Dalam organisasi perubahan dan improvisasi diperlukan demi berkembangnya kematangan dari invetasi Teknologi Informasi.
ITIM mungkin saja tidak membahas semua faktor penentu keberhasilan dari investasi TI, seperti ketersediaan dana, penilaian resiko, dan implementasi teknologi secara spesifik, yang sejatinya hal tersebut sangat mempengaruhi buah keberhasilan dari investasi TI.
Framework akan menentukan tingkat kematangan dari manajemen investasi Teknologi Informasi. Oleh sebab itu framework dianggap sebagai teknologi yang independen. Sehingga teknologi yang tepat guna harus mendukung penuh segala proses yang dikembangkan oleh organisasi dengan menggukan ITIM.
Tidak ada cara yang tepat didalam meng-implementasi-kan ITIM framework, karena ITIM framework hanya menggambarkan kematangan karakteristik dan kesuksesam proses manajemen investasi TI, bukan menggambarkan bagaimana teknik implementasi secara spesifik.
Misalnya, tidak ada alat, metode, atau teknologi khusus yang diberi mandat dalam penggunaannya. Alat, metode, dan teknologi yang tepat harus dibuat untuk mendukung proses yang dikembangkan oleh sebuah organisasi ketika menggunakan ITIM framework ini.
ITIM menawarkan roadmap untuk organisasi agar meningkatkan manajemen investasi TI organisasi secara sistematis dan terorganisir. Hal ini juga berdampak pada peningkatan proses yang nantinya berguna untuk hal – hal berikut :
Meningkatkan kemungkinan investasi Teknologi Informasi selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, sesuai dana yang dianggarkan, dan ber-daya guna bagi organisasi.
Memberikan pengetahuan akan dampak dari resiko investasi dengan lebih baik.
Memastikan investasi TI memberikan benefit terhadap pengelolahan informasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Menerapkan gagasan dan inovasi untuk improve manajemen proses, dan tentu saja meningkatkan nilai bisnis dan kinerja sebuah misi investasi TI.
ITIM dapat diimplementasikan untuk berbagai kebutuhan terhadap peningkatan organisasi. Misal organisasi memanfaatkan program improvement yang terpisah satu sama lain (modular), menggunakan eksternal support, dan menggunakan framework sebagai alat pendukung manajerial. Terlepas dari teknik implementasinya, ITIM tentu saja memiliki beberapa faktor penting sebagai alat untuk peningkatan sebuah organisasi :
Terlepas dari implementasinya, faktor penting berikut ini harus dipertimbangkan ketika menggunakan ITIM sebagai alat yang digunakan untuk peningkatan kematangan organisasi;
Banyak dari organsisasi memiliki berbagai metode pemilihan, kontrol, dan evaluasi dari upaya yang mereka kerjakan. ITIM akan bertindak lebih jauh untuk men-support hal tersebut, memahami hubungan antar proses dan menentukan peluang mana yang lebih urgen untuk dilakukan peningkatan sesegera mungkin.
Framework ini menggunakan pendekatan terstruktur yang mengidentifikasi key practices untuk creating (membuat) dan maintaining (memelihara) proses manajemen investasi yang sukses. Bagaimanapun, framework itu menggambarkan apa yang harus dilakukan oleh organisasi , bukan bagaimana melakukannya. Sehingga. implementasi framework ini didalam organisasi akan bergantung pada ukuran, kompleksitas, serta budaya organisasi itu sendiri.
Pengembangan alami dari model yang telah matang menjelaskan bahwa proses kematangan tersebut bersifat kumulatif. Proses yang berada pada lower-stage akan menjadi pondasi dari proses yang berada pada upper-stage. Sebagai tambahan, proses kritis diperkenalkan ke dalam organisasi dan diimplementasikan. Sehingga organisasi dapat mencapai process capabilities dan kematangan organisasi yang lebih bagus. Ketika organisasi menambahkan proses kritis ketika meraih peningkatan kematangan organisasi, proses kritis yang ada pada tingkat dibawahanya harus tetap dikelola dengan baik.
Framework ini bergantung pada manajemen projek untuk membentuk pondasi yang berasal dari pengukuran performa yang baik dan level dari proses kontrol projek yang mendasari proses kontrol kematangan suatu investasi.
Jika ada, penggunaan Enterprise Architecture dapat menjadi kerangka acuan yang penting dalam membuat sebuah keputusan investasi Teknologi Informasi, dan hanya investasi yang sesuai dengan sasaran dan target organisasi - seperti yang didefinisikan pada dokumen perencanaan- yang harus disetujui. hal ini dapat dikecualikan apabila pimpinan membuat sebuah keputusan untuk memodifikasi Enterprise Architecture yang ada.
Proses-proses kritis pada awalnya sebaiknya diimplementasikan dan dipraktikkan di dalam masing biro atau divisi-divisi yang ada didalam organisasi sebelum diimplementasikan di seluruh organisasi.
Inisiatif dalam peningkatan proses bisnis biasanya bukan dianggap sebagai investasi TI; mereka dianggap usaha paralel yang mungkin terkait dengan investasi Teknologi Informasi. Jadi, penilaian ITIM tidak mengevaluasi inisiatif individu. tetapi, jika inisiatif termasuk investasi TI, maka investasi seharusnya menjadi bagian dari proses manajemen investasi organisasi itu sendiri.
Manajemen perubahan harus menjadi landasan dalam perbaikan proses bisnis, karena budaya organisasi sangat mempengaruhi sifat keputusan investasi Teknologi Informasi itu sendiri. Keputusan Investasi adalah tentang perubahan, dan perubahan akan mempengaruhi budaya organisasi. Misalnya, keputusan yang diambil dapat bersifat kreatif atau hati-hati, strategis atau taktis. Budaya organisasi berasal dari nilai-nilai yang ada pada organisasi.
Sama seperti ketika ITIM dapat digunakan sebagai alat untuk melakukan peningkatan organisasi, ITIM juga dapat sebagai digunakan sebagai standar untuk menilai kematangan proses manajemen investasi TI didalam organisasi. Misalnya, ITIM dapat digunakan untuk mendukung penilaian kematangan sebuah proses manajemen investasi, dimana hal ini berguna untuk memastikan kepatuhan organisasi terhadap standart industri atau praktek-praktek yang dapat diterima, review yang dilakukan oleh badan pengawas atau audit independen, atau review terkait proses-proses TI eksternal lainnya.
Terlepas dari penggunaannya yang spesifik, bagaimanapun, faktor-faktor penting berikut ini harus dipertimbangkan ketika menggunakan ITIM sebagai alat penilaian organisasi. Faktor-faktor penting tersebut antara lain :
Penilaian menggunakan ITIM framework dapat dilakukan untuk organisasi secara keseluruhan atau hanya salah satu divisi dibawahnya (misalnya, kantor cabang, biro, atau unit). Namun, ruang lingkup analisis (misalnya, kantor cabang, biro, divisi, atau departemen) harus ditentukan sebelum penilaian ITIM dilakukan.
Selain itu, Tahap kematangan yang dinilai untuk divisi tingkat rendah belum tentu menunjukkan tingkat kematangan dari divisi dengan tingkatan yang lebih tinggi atau Organisasi secara keseluruhan
Penggunaan dan interpretasi ITIM oleh organisasi mungkin bervariasi untuk setiap organisasi, berdasarkan ukuran, budaya, dan struktur organisasi serta faktor-faktor lainnya. Tujuan utama ITIM framewok adalah agar seorang manajer dapat memaksimalkan manfaat manajemen investasi TI secara sistemik melalui penggunaan proses investasi yang terstruktur. Dalam mencapai tujuan tersebut, setiap organisasi dapat memilih metode implementasi ITIM yang berbeda, yang mungkin dipengaruhi oleh faktor-faktor yang disebutkan di atas.
Misalnya, meskipun ITIM menyediakan kebutuhan organisasi untuk menyelaraskan dan mengkoordinasikan beberapa divisi yang menangani investasi didalam organisasi, sebuah organisasi dengan hanya satu divisi yang menangani TI tidak perlu melakukan praktik-praktik utama terkait dengan penyelarasan antar divisi tersebut.
Selain itu, organisasi yang berskala kecil - atau mereka yang memiliki manajemen TI terpusat - mungkin tidak memerlukan panduan tertulis seperti yang ada pada organisasi besar, karena proses manajemen investasinya
dijalankan oleh manajer yang kecil dan kohesif, atau bahkan cukup hanya dengan satu manajer saja.
Pada akhirnya, setiap organisasi harus menggunakan penilaian terbaiknya untuk menentukan bagaimana menerapkan ITIM dalam konteksnya sendiri.
Suatu organisasi dapat secara bersamaan (konkurenli) menerapkan praktik-praktik utama yang ada pada beberapa tahap kematangan. Biasanya, praktik kunci terkait dengan proses kritis tahap yang lebih tinggi sering sudah dilakukan,
Sedangkan, secara keseluruhan, organisasi masih berada pada tingkat kematangan yang lebih rendah.
Bagaimanapun, kematangan organisasi ditentukan dengan menilai pada apakah tingkat kematangan organisasi telah mengimplementasikan seluruh proses kritis yang diasosiasikan dengan tingkat kematangan yang ada ? Sebagai contoh, ketika organisasi telah melakukan sebagian proses kritis yang ada pada tahap 3 tidak berarti bahwa organisasi tersebut telah mencapai tingkat kematangan di tahap 3.
Tujuan dari ITIM adalah untuk mendeskripsikan dan meningkatkan proses manajemen investasi TI pada sebuah organisasi sehingga rencana strategis dan keputusan keputusan yang dibuat dapat dan akan didukung oleh manajemen investasi yang sangat efektif. Namun, seperti alat penilaian lainnya, framework ITIM memiliki batasan-batasan. Misalnya :
Ketika perencanaan strategis dan pengambilan keputusan oleh eksekutif sangat mempengaruhi kinerja suatu organisasi, framework ini tidak mengevaluasi hal tersebut.
Jika rencana bisnis dan rencana pengembangan TI saling berkaitan, kemungkinan besar keputusan investasi akan selaras dengan rencana bisnis.
Begitu pula dengan pengukuranan kinerja yang dibuat dan digunakan sebagai panduan organisasi dan aktivitas-aktivitas tersebut merupakan bagian integral dari pengendalian pengeluaran investasi TI dan secara paralel, dipandang sebagai kematangan proses manajemen investasi TI. Tetapi, ITIM framework ini tidak memberikan gambaran secara rinci dan detail tentang pengembangan atau implementasi pengukuruan kinerja organisasi.
ITIM frameworks tidak menangani proses akuisisi TI (misalnya, jenisnya kontrak yang digunakan atau bagaiamana cara terbaik untuk melakukan negosiasi harga, dll).
Sebagai alternatif, mengingat pentingnya proses akuisisi TI, maka manajemen dapat menggunakan pendekatan lainnya dalam melakukan proses akuisisi TI, misalnya dengan menggunakan pendekatan project’s risk assessment.
Akhirnya, organisasi yang memilih ITIM sebagai alat penilaian proses manajemen investasi TI seharusnya memiliki persyaratan sebagai berikut :
Referensi :
GAO. Information Technology Investment Management: A Framework for Assessing and Improving Process Maturity. US: United States General Accounting Office. 2004.
Sub-bagian berikut menjelaskan setiap tahap kematangan secara lebih rinci. Subbagian pertama hanya menggambarkan atribut Tahap 1 karena tidak ada proses kritis (critical) yang terkait didalam tahap ini. Setiap subbagian berikutnya, masing-masing tahapan akan menggambarkan salah satu tahapannya. Di masing-masing sub bagian, tiap tahapan dijelaskan secara singkat, proses kritis yang terkait diidentifikasi beserta daftar kriteria yang berlaku terhadapnya.
Untuk setiap proses kritis, sebuah pengantar dan tujuan singkat dipresentasikan bersama dengan sebuah peta yang menunjukkan praktik utama yang terkait (komitmen organisasi, prasyarat, dan kegiatan) yang membentuk proses penting, diskusi, dan interpretasi praktik utama.
Bagian berikut ini memberikan gambaran tentang kondisi dan karakteristik yang terkait dengan organisasi yang beroperasi pada ITIM Tahap 1.
Dalam ITIM, Tahap 1 ini berbeda dengan tahap kematangan lain Karena:
Uraian tentang organisasi ITIM Tahap 1 berikut tidak dimaksudkan untuk menjadi komprehensif; Sebaliknya, ini memberikan gambaran umum tentang kondisi umum dan masalah yang biasanya dihadapi didalam organisasi yang berada pada tingkat kematangan Tahap 1.
Umumnya, organisasi ITIM Tahap 1 memiliki proses pengelolaan investasi TI yang ad hoc atau tidak disiplin. Hal ini sering memberi dampak pada kenaikan biaya proyek, risiko yang tidak dapat dihindari, jadwal proyek yang sering molor, misi atau keuntungan bisnis yang rendah, sementara organisasi mungkin memiliki “kantong keunggulan (pockets of excellence)” dalam investasi TI.
Fokus organisasi pada Tahap 1 lebih sering pada kebutuhan pendanaan proyek dan kebutuhan organisasi tingkat yang lebih rendah daripada :
Teknologi Informasi diperlakukan dan dipandang sebagai “pengeluaran” pada sebagian besar anggaran organisasi, dan mungkin terjalin dengan kebutuhan dukungan pendanaan pada sisi manajemen dan administrasi.
Juga, dalam proyek pengadaan Teknologi Informasi multiyear yang bersifat “in the budget pipeline”, sebagian besar akan ditinjau setiap tahun berdasarkan margin peningkatan atau penurunan anggaran tahun sebelumnya, terlepas dari harga, jadwal, dan hasil kerja proyek Teknologi Informasi yang dilakukan sampai saat sekarang.
Singkatnya, ketika beberapa proyek Teknologi Informasi yang dilakukan pada organisasi Tahap 1 mungkin didanani karena mereka terhubung pada tujuan bisnis atau misi yang telah ditetapkan oleh organisasi, tetapi beberapa proyek Teknologi Informasi tetap akan didanai walaupun tidak adanya informasi penting yang dapat menunjukkan peningkatan kinerja dalam program, bisnis, atau misi organisasi.
Organisasi tahap 1 biasanya tidak terstruktur, tidak tepat waktu, dan proses kontrol manajemen investasi IT tidak dilakukan secara konsisten. Eksekutif senior dan manajer mungkin sangat jarang meninjau data kinerja projek Teknologi Informasi, dan karena itu organisasi tidak memiliki metode peringatan dini untuk mendeteksi dan memperbaiki masalah utama yang terjadi dengan cepat.
Sebaliknya, permasalahan yang terjadi pada proyek ditangani saat masalah tersebut muncul, dan hanya berfokus pada perbaikan cepat daripada mempertimbangkan kemungkinan penyebab sistemik munculnya masalah tersebut.
Akibatnya, keberhasilan proyek tidak dapat diprediksi dan mungkin keberhasilan proyek Teknologi Informasi seringnya merupakan hasil dari usaha luar biasa yang dilakukan oleh individu atau tim proyek.
Selain itu, organisasi tahap 1 juga jarang memiliki kumpulan (dokumen) informasi terkait dengan investasi teknologi informasi yang up-to-date dan lengkap. Misalnya, meskipun mungkin mempunyai dokumen inventarissasi perangkat keras Teknologi Informasi, tetapi mungkin organisasi tidak memiliki daftar lengkap sistem informasi yang ada, software dan tools, serta daftar lisensi yang dimiliki oleh organiasai. Tanpa informasi inventarisasi TI yang lengkap, sebuah organisasi tidak dapat mengembangkan proses pengendalian investasi yang memadai.
Akhirnya, organisasi tahap 1 jarang sekali, jika pernah, mengevaluasi hasil investasi Teknologi Informasi yang dilakukan, atau meng-identifikasi pelajaran-pelajaran yang didapat ketika mengerjakan sebuah projek. Jikapun evaluasi dilakukan, mereka hanya cenderung melakukan hanya untuk merespon tekanan dari luar (misalnya audit atau review dari badan pengawas anggaran), dan mereka cenderung melakukannya tanpa alasan dan tidak dilakukan melalui proses formal yang menggambarkan metode, ruang lingkup, dan pertanggung jawaban yang semestinya.
Tahap 2 membangun dasar atau pondasi investasi TI yang sukses untuk masa sekaang dan masa yang akan datang, dengan cara menetapkan proses seleksi dasar pada investasi Teknologi Informasi dan melakukan pengendalian proses investasi teknologi Informasi.
Pada tahap ini terdapat 5 proses kritis. Setiap proses kritis akan dijelaskan di bawah dengan disertai satu set “Criteria” dan daftar dokumen yang dapat mendukung penggunaan proses kritis pada ITIM
Membentuk Badan atau Unit Investasi
Membentuk Badan atau Unit Investasi merupakan suatu proses untuk membuat dan mendefinisikan keanggotaan, menentukan kebjakan, operasi, peran, tanggung jawab, dan kewenangan untuk satu atau lebih badan investasi Teknologi Informasi didalam organisasi.
Criteria: Assessing Risks and Returns: A Guide for Evaluating Federal Agencies’ IT Investment Decision-making (hereafter referred to as IT Assessment Guide) (AIMD-10.1.13), 32, (CCA, OMB M-97-0(2)); Executive
Guide: Improving Mission Performance Through Strategic Information Management and Technology (hereafter referred to as SIM Executive Guide) (AIMD-94-115), Practices 2, 10; Evaluating Information Technology Investments, version 1.0 (hereafter referred to as OMB IT Investment Guide), Office of Management and Budget, 3; Capital Programming Guide, version 1.0, Office of Management and Budget, ii.
Memenuhi kebutuhan bisnis
Memenuhi kebutuhan bisnis merupakan suatu proses untuk mengembangkan kasus bisnis dalam mengidentifikasikan sponsor eksekutif kunci dan pelanggan bisnis kunci (atau pengguna akhir) serta kebutuhan bisnis yang akan mendukung proyek TI
Criteria: IT Assessment Guide (AIMD-10.1.13), 15, 16, 17; SIM Executive Guide (AIMD-94-115), Practices 4, 9; OMB M-97-16.
Memilih Investasi
Memilih Investasi adalah memperkenalkan sebuah definisi proses dalam oragnisasi sehingga dapat digunakan untuk memilih proposal proyek Teknologi Informasi yang baru dan memilih kembali proyek yang sedang berjalan.
Criteria: IT Assessment Guide (AIMD-10.1.13), 23-25, (CCA, PRA, EO 13011, OMB A-11, OMB A-130, OMB A-109, OMB A-94, OMB M-97-0(2))
Memberikan Pengawasan
Memberikan Pengawasan terhadap Investasi merupakan proses yang sangat penting dimana organisasi memonitor proyek teknologi Informasi secara terus menerus pada sisi biaya dan memiliki ekspetasi jadwal serta antisipasi manfaat dan untuk mengetahui kedalaman resiko yang ada pada proyek Teknologi Informasi tersebut.
Criteria: IT Assessment Guide (AIMD-10.1.13), 52, (CCA, PRA, FASA, EO 13011, OMB A-11, Part 3); OMB IT Investment Guide, 10.
Menangkap informasi tentang investasi
Menangkap informasi tentang investasi merupakan suatu proses meng-capture dan mengelola informasi investasi Teknologi Informasi tertentu secara rinci dan spesifik untuk menyediakan data asset-tracking yang nantinya akan di gunakan oleh dewan eksekutif atau pimpinan dalam proses pengambilan keputusan.
Criteria: IT Assessment Guide (AIMD-10.1.13), 8, 19; PRA; E.O. 13103; Capital Programming Guide, ii.
Badan atau Unit Investasi TI merupakan sebuah komponen kunci dalam proses pengelolaan investasi. Pada proses kritis ini akan dilakukan penetapan keanggotaan, panduan dalam membuat kebijakan, operasi, peran, tanggung jawab, dan wewenang untuk setiap dewan yang ditunjuk dan jika sesuai maka akan dibentuk staff pendukungnya juga.
Penetapan tersebut akan memberikan dasar bagi pada masing-masing dewan untuk melakukan pemilihan, pengendalian, dan evaluasi Investasi Teknologi Informasi.
Organisasi juga dapat memilih untuk membuat badan atau unit yang sama dengan badan atau unit yang bertugas untuk memberikan panduan dan dukungan kepada eksekutif terkait dengan dokumen Enterprise Architecture yang ada didalam organisasi.
Tumpang tindih tanggung jawab dapat meningkatkan kemampuan badan atau Unit tersebut dalam memastikan bahwa keputusan investasi yang diambil tetap konsisten dengan Enterprise Architecture yang telah dibuat sebelumnya dan keputusan investasi tersebut benar-benar mencerminkan kebutuhan organisasi.
Tergantung pada ukuran, struktur, dan budaya organisasi, sebuah organisasi dapat memiliki lebih dari satu badan atau unit investasi Teknologi Informasi. Proses kritis ini didasarkan pada sebuah asumsi bahwa kunci dalam proses kritis akan diimplementasikan secara konsisten di setiap badan atau unit investasi IT yang ada didalam organisasi dan organisasi berkewajiban untuk menyesuaikan dan mengkoordinasikan operasi masing-masing badan atau unit tersebut.
Gambar Instituting the Investment Board
Tujuan dibuatnya badan atau unit khusus untuk mengelola investasi Teknologi iInformasi adalah menetapkan dan membentuk struktur badan atau unit manajemen investasi Teknologi Informasi yang sesuai dan melakukan proses memilih, mengendalikan, dan mengevaluasi investasi Teknologi Informasi yang baik. #### Komitmen Organisasi
Komitmen 1: Badan atau Unit Investasi Teknologi Informasi, enterprisewide (yang mencakup seluruh aspek organisasi) terdiri dari atasan eksekutif dari unit Teknologi Informasi dan unit Bisnis. Badan atau Unit tersebut bertanggung jawab untuk menetapkan dan mengimplementasikan Proses Tata Kelola Investasi Teknologi Informasi yang ada didalam organisasi.
Badan investasi enterprisewide dibuat untuk:
Badan ini terdiri dari para eksekutif, termasuk Pimpinan Organisasi, Chief Information Officer (CIO) atau atasan eksekutif yang mewakili kepentingan CIO, dan kepala unit bisnis dan unit pendukung seperti manajemen keuangan. Ketika CIO diwakili oleh atasan eksekutif lainnya, eksekutif tersebut harus memiliki pengetahuan tentang tanggung jawab manajemen CIO dan mampu mewakili kriteria teknis secara menyeluruh terkait penerapan framework ITIM dalam proses pengambilan keputusan investasi Teknologi Informasi.
Dalam kasus dimana badan investasi yang berada pada tingkat bawah, yang terdiri dari individu-individu dari seluruh unit didalam organisasi, maka individu-individu tersebut diberi hak untuk melaksanakan tanggung jawab investasi TI pada unit bisnis mereka masing-masing. Badan pusat investasi Teknologi Informasi harus tetap mengelola dan bertanggungjawab secara penuh untuk setiap aktivitas yang dilakukan unit investasi Teknologi Informasi dibawahnya. Walaupun demikian, unit investasi Teknologi Informasi dibawah seharusnya tetap memiliki representasi yang sama seperti Badan pusat investasi Teknologi diatasnya.
Badan investasi IT di pusat tidak hanya bertanggung jawab pada sistem utama yang berdampak pada seluruh departemen dan pengguna. Investasi Teknologi Informasi yang bersifat enterprisewide harus dibawa dan ditingkatkan ke badan pusat investasi Teknologi Informasi untuk memastikan bahwa pembelian Teknologi Informasi yag dilakukan oleh manajemen dan pengguna benar-benar mewakili berbagai macam departemen yang ada pada organisasi tersebut.
Badan pusat investasi Teknologi Informasi harus terlibat secara aktif pada seluruh investasi Teknologi Informasi yang dilakukan pada organisasi tersebut, terutama proposal investasi TI yang memiliki biaya yang tinggi atau beresiko tinggi atau memiliki cakupan dan durasi yang signifikan.
Komitmen 2 : Organisasi memiliki dokumentasi proses investasi Teknologi Informasi yang mengarahkan operasional Badan investasi Teknologi Informasi.
Organisasi menggunakan panduan proses investasi IT yang tersedia dan menentukan salah satu gaya (manner) yang unik (didalam organisasi) dimana panduan proses investasi teknologi Informasi tersebut akan diimplemantasikan.
Panduan tersebut seharusnya juga menampilkan peran inti setiap anggota (dewan) di badan investasi, kerja tim (working group), keterlibatan individu dalam proses investasi Teknologi Informasi organisasi, dan juga menggambarkan prosedur dalam menetapkan tanggung jawab atas pengambilan keputusan terhadap proposal dan investasi tertentu.
Panduan tersebut seharusnya juga menentukan bahwa individu dan unit operasi dapat mempertahankan wewenang dalam pengambilan keputusan untuk keputusan spesifik pada unit tersebut, sekaligus juga memastikan bahwa unit tersebut dalam pengambilan keputusannya tetap mengikuti standard dan prosedur organisasi, dan tetap memperhatikan peristiwa atau kejadian-kejadian penting yang terjadi diluar serta poin-poin penting dalam setip proses nya; mengidentifikasi faktor eksternal dan lingkungan yang akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan tersebut (misalnya; kendala hukum, perilaku konsumen, pemasok utama atau norma-norma industri); dan menentukan gaya (manner) organisasi dimana proses investasi TI akan dikoordinasikan dengan perencanaan organisasi lainnya yang masih berhubungan, proses-proses dan dokumen-dokumen nya, termasuk rencana strategis organisasi, rencana anggaran, dan dokumen Enterprise Architecture.
Dalam badan investasi Teknologi Informasi yang memiliki beberapa anggota (dewan), panduan proses investasi secara keseluruhan haruslah mendokumentasikan prosedur dan kebijakan yang menentukan setiap rentang kewenangan anggota (dewan) investasi Teknologi Informasi tersebut dan menjelaskan bagaimana koordinasi aktivitas antar anggota (dewan) investasi tersebut.
Prasyarat 1 : Organisasi memiliki sumberdaya yang memadai, termasuk orang, pendanaan, dan tools yang disediakan untuk mendukung operasional setiap anggota badan Investasi Teknologi Informasi
Manajemen eksekutif biasanya bertanggung jawab untuk membuat badan investasi, menentukan cakupan pekerjaan dan menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan, serta menentukan anggota Badan Investasi tersebut. Dengan membentuk kelompok kerja manajemen investasi dapat membawa manfaat baik bagi Badan investasi TI maupun manajer proyek TI dengan saling berkoordinasi terkait permintaan informasi serta memverifikasi dan memberikan tanggapan.
Prasyarat 2 : Anggota Badan Investasi Teknologi Informasi harus memahami kebijakan manajemen investasi Teknologi Informasi yang ada di organisasi, prosedur, tools beserta teknik yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
.Anggota dewan investasi haruslah memahami kebijakan yang ada di Badan Inestasi dan prosedur, serta memiliki pengalaman dan skill yang baik. Jadi, organisasi harus mempertimbangkan untuk mengenalkan konsep investasi Teknologi Informasi kepada anggota yang mempunyai pengalaman sedikit, atau tidak mempunyai pengalaman, dala pengambilan keputusan atau tidak mempunyai latar belakang pendidikan manajemen investasi Teknologi Informasi.
Ketika masa orientasi, anggota Badan Investasi dapat diberikan pelatihan dan pengetahuan pada beberapa area, seperti teknik evaluasi ekonomi, capital budgeting methods, strategi pengukuran kinerja, dan manajemen risiko. Sebagai tambahan, anggota dewan haruslah menyadari proses spesifik untuk setiap ranah tanggung jawabnya.
Pengetahuan tambahan dan orientasi termasuk juga, antara lain ;
Prasyarat 3 : Setiap wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggota didalam Badan Investasi Teknologi Informasi harus didefinisikan dengan jelas, hal ini berguna untuk meminimalkan terjadinya overlaps (tumpang tindih) atau kesenjangan wewenang antar anggota.
Ketika beberapa anggota Badan Investasi TI melaksanakan proses tata kelola investasi TI didalam organisasi, kriteria-kriteria pekerjaan dan tanggungjawab harus didefinisikan sedemikian rupa sehingga tidak terjadi tumpang tindih atau kesenjangan dalam kewenangan dan tanggung jawab diantara anggota.
Kriteria ini dapat didasarkan pada biaya, benefit, jadwal, dan batasan risiko, jumlah pengguna yang terperngaruh, fungsi unit bisnis (seperti; CIO, human resource, dan pegawai), siklus investasi IT (misalnya ; proof of concept, full scale development, or operations and maintenance), atau tindakan lain yang sebanding dan bermanfaat.
Sebagai contoh; Inestasi teknologi Informasi yang membutuhkan biaya kurang dari $100,000 dapat dilakukan oleh Badan Investasi dengan tingkatan rendah, tetapi untuk investasi dengan biaya lebih dari $100 juta harus dikelola secara penuh oleh Badan Investasi Pusat.
Aktivitas 1 : Anggota Badan investasi Organisasi mempunyai tanggung jawab pengawasan secara penuh terhadap development dan maintenance sebuah dokumentasi dari suatu investasi TI.
Sebagai dewan (anggota) yang bertanggung jawab dalam menentukan dan menerapkan proses manajemen investasi TI organisasi, dewan investasi harus sudah memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan sebuah panduan secara spesifik terkait dengan investasi TI didalam organisasi.
Hal-hal yang bersangkutan dengan proses kerja dewan seperti jadwal, agenda, pembagian kewenangan, peraturan pengambilan keputusan, dll, juga tercantum dalam panduan tersebut. Selain diharuskan telah membuat panduan ini, dewan investasi juga harus terus berusaha menjaga agar panduan ini tetap relevan terhadap proses-proses seleksi, control, dan evaluasi yang terjadi di dalam penerapan manajemen investasi IT
Aktivitas 2 : Setiap dewan investasi perusahaan bekerja sesuai dengan tugas dan kewenangan yang telah diberikan
Agar semua proses manajemen investasi IT perusahaan berjalan dengan lancar dan efektif, hendaknya masing-masing dewan investasi juga harus beroperasi sesuai dengan tugas dan kewenangan yang telah diberikan. Agar investasi TI yang dilakukan selaras dengan tujuan organisasi dan hasilnya juga bisa dikontrol oleh dewan lain yang bersangkutan
Aktivitas 3 : Organisasi telah memiliki manajemen kontrol untuk memastikan bahwa semua keputusan dewan investasi perusahaan telah dilakukan dengan baik
Pembentukan manajemen kontrol ini membantu agar manajemen perusahaan melakukan semua keputusan yang telah dibuat oleh dewan investasi IT. Tanpa adanya manajemen kontrol, keputusan yang telah dibuat oleh dewan investasi IT bisa saja tidak diimplementasikan oleh manajemen perusahaan karena adanya konflik kewenangan terhadap bagian perusahaan lain.
Untuk memastikan kepatuhan terhadap manajemen kontrol ini, struktur hubungan antara high level manajemen perusahaan dan dewan investasi sebaiknya sudah terdokumentasikan dengan baik dan disepakati kedua belah pihak. Dewan Investasi IT harus memiliki kepercayaan diri yang terhadap high-level manajemen saat memelilh proposal projek baru ataupun pendanaan project yang sedang berjalan
Referensi :
GAO. Information Technology Investment Management: A Framework for Assessing and Improving Process Maturity. US: United States General Accounting Office. 2004
Untuk mencapai tingkat support yang begitu kuat, organisasi harus terus menerus mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang diperlukan untuk proyek ataupun sistem TI-nya. Identifikasi kebutuhan bisnis secara periodik memastikan bahwa pendanaan terhadap proyek dan atau sistem TI yang dilakukan telah sesuai dan impact dari proyek serta sistem TI tersebut sejalan dengan rencara strategis perusahaan.
Frekuensi dari verifikasi bisnis ini bisa berkisar dari verifikasi tiap kuartal untuk proyek yang bersifat R&D sampai verifikasi tiap 3 tahun sekali untuk operasional dan maintainance system, interval verifikasi ini sangat bergantung pada kecepatan perubahan fungsional di dalam system itu sendiri serta evolusi kebutuhan pengguna. Identifikasi kebutuhan bisnis memastikan bahwa project dan atau system IT yang dijalankan akan selaras dengan tujuan bisnis, objektif, dan rencana strategis perusahaan
Sampai pada tingkat suatu perusahaan sudah memiliki dokumen perencanaan, dokumen dokumen ini hendaknya digunakan sebagai landasan kebutuhan bisnis yang telah disepakati. Selain itu, kebutuhan bisnis lain pun juga bisa muncul saat proses investasi IT sedang berjalan. Kebutuhan bisnis baru inilah yang hendaknya diselaraskan dengan rencana strategis perusahaan
Inti dari identifikasi kebutuhan bisnis adalah agar setiap Proyek dan sistem IT yang dijalankan bisa ditinjau dan diverifikasi secara berkala dengan kebutuhan bisnis yang didukungnya. Jika proyek atau sistem TI tidak sejalan dengan rencana strategisnya , maka bagian investasi IT perusahaan perlu untuk mensinkronisasikan proyek dan system IT tersebut dengan rencana strategisnya dan atau merubah kesulurahan rencana strategis agar sejalan dengan proyek dan system IT tadi . Berdasarkan review kasus bisnis, proyek dan system IT yang paling menjanjikan harusnya sudah mulai diidentifikasi untuk investasi kedepannya…
Proses kritis ini membentuk mekanisme untuk memverifikasi kasus bisnis (seperti requirement dan rule bisnis, mandat kongres, dan pengguna organisasi) yang mendorong dukungan yang berkelanjutan pada setiap sistem IT. Memastikan adanya hubungan penting antara tujuan bisnis organisasi dan strategi IT-nya dan bahwa kemitraan yang telah teridefinisikan memang benar benar ada antara penyedia solusi IT dengan unit yang mendukung/sponsornya
Untuk memastikan bahwa proyek TI dan system TI mendukung kebutuhan bisnis organisasi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
Komitmen 1: Organisasi telah mendokumentasikan kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi proyek IT atau sistem yang mendukung kebutuhan bisnis organisasi yang sedang berlangsung dan yang akan datang.
Organisasi memiliki garis besar proses kebijakan dan prosedur yang untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, dan mengatur kebutuhan bisnis dan proyek TI yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Dalam banyak kasus, garis besar proses kebijakan dan prosedur tersebut telah dimasukkan pada panduan internal yang digunakan untuk mendokumentasikan business case untuk setiap investasi TI.
Kebijakan dan prosedur tersebut biasanya untu menetapkan bahwa :
Proses yang sistematis untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, dan mengatur kebutuhan bisnis terkait dengan proses perencanaan bisnis,
Kebutuhan bisnis atau peluang (opportunities) seharusnya dinyatakan dalam dokumen fungsionalitas (functional terms) atau dalam dokumen pengembangan bisnis (business improvement term). Tidak dalam dokumen spesifikasi produk atau teknologi (product- or technology-specific terms).
Setiap sistem atau proyek IT sesuai dengan Enterprise Architecture organisasi dan standar keamanan yang ditetapkan
Proyek TI atau sumber daya yang teridentifikasi tidak mendukung kebutuhan bisnis (dan pelanggan terkait atau pengguna akhir) diperiksa lebih lanjut untuk kemungkinan dilakukan penghentian.
Terdapat prosedur dimana apabila terdapat kemiripan antara kebutuhan atau peluang diantara unit operasi yang berbeda dapat dilakukan rekonsiliasi,
Memenuhi kebutuhan bisnis dianalisis secara rutin sebagai bagian dari siklus perencanaan strategi
Prasyarat 1: Organisasi mempunyai misi bisnis yang terdokumentasi bersama dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
Misi bisnis, berisi tujuan dan sasaran yang biasanya teridentifikasi dalam
Mendefinisikan tujuan dan sasaran organisasi, bagaimanapun, sebagian besar berada di luar jangkauan dari ITIM Framework (Lihat Batasan-batasan ITIM).
Prasyarat 2: Sumber daya yang memadai, termasuk orang, dana, dan tool, disediakan untuk memastikan bahwa sistem dan projek IT mendukung kebutuhan bisnis organisasi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
Sumberdaya ini biasanya melibatkan :
Aktifitas 1 : Organisasi mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis, baik untuk proyek dan sistem TI yang diusulkan maupun yang sedang berjalan.
Setiap proyek TI secara langsung atau tidak langsung harus berhubungan dengan kebutuhan organisasi atau misi untuk mencapai tujuan organisasi. Hubungan secara langsung dengan tujuan organisasi memiliki poin lebih daripada yang secara tidak langsung. Hubungan tersebut dapat ditetapkan dengan beberapa cara, contohnya suatu organisasi dapat :
Kebutuhan bisnis untuk setiap proyek TI akan secara umum didokumentasikan di dalam businnes case untuk setiap proyek.
Aktifitas 2 : Organisasi mengidentifikasi pengguna secara spesifik dan pengguna lain yang juga menerima manfaat dari proyek dan sistem TI tersebut.
Setiap proyek atau sistem IT yang besar akan memiliki pengguna atau pelanggan yang mendapat manfaat dari ketersediaan sistem Ti tersebut. Proyek atau sistem tersebut mungkin akan merujuk ke beberapa kelompok pengguna atau pelanggan yang banyak. Namun biasanya perusahaan secara formal akan mengidentifikasi pengguna primer/utama.
Mengidentifikasi target pengguna di awal proses akan membantu staff TI saat membuat proyek atau sistem TI agar tetap fokus secara spesifik terhadap nilai dan tujuan (secara jelas) yang diberikan ke pengguna/pelanggan.
Jadi staff TI dapat menyelesaikan pekerjaan khusus mereka dan pengguna/pelanggan dapat bergantung secara langsung kepada staff TI tersebut untuk memberikan kemampuannya yang terbaik di proyek tersebut dan dapat menyediakan sistem fungsional yang diperlukan oleh pengguna
Aktifitas 3 : Pengguna berpartisipasi di dalam manajemen proyek sepanjang siklus hidup proyek (life cycle) TI tersebut .
Keterlibatan pengguna akan berbeda dalam setiap tahap perancangan proyek atau sistem TI. Saat konsep proyek dirancang, pengguna harus berpartisipasi secara penuh dan menyeluruh dalam business case dan membantu mengartikan bagaimana sistem dapat membantu kebutuhan bisnis atau organisasi. Mereka akan barpartisipasi penuh dan menyeluruh kembali dalam fase pengujian. Di fase yang lain mereka akan dibatasi peran partisipasinya.
Di fase terakhir dari perancangan sistem, khususnya saat pengoperasian sistem, pengguna harus memainkan peran paling penting dalam membantu mengidentifikasi dan mendokumentasikan seluruh manfaat yang terpenuhi dari implementasi sistem tersebut. Pengguna juga berpartisipasi di analisis operasional sistem. Analisis tersebut harus mencakup informasi tentang performa sistem dan membandingkannya dengan performa pada awalnya atau sebelum sistem TI diimplementasikan.
Aktifitas 4 : Dewan direksi secara berkala akan mengevaluasi keselarasan proyek dan sistem IT dengan tujuan strategis organisasi secara objektif dan mengambil tindakan korektif saat ketidakselarasan terjadi.
Aktifitas ini memperbolehkan dewan direksi untuk menilai hasil proyek atau sistem dan membandingkannya dengan ekspektasi yang dirancang diawal, saat persiapan untuk memutuskan apakah sistem atau proyek akan memenuhi eksepektasi organsasi apa tidak. Setelah disebarkan, keberhasilan sistem akan diukur dari kemampuannya untuk tetap membantu proses bisnis dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
Lamanya periode untuk mengumpulkan data tentang sistem IT untuk dilakukan analisis akan berbeda disetiap organisasi. Sebuah organisasi dapat, sebagai contoh, setiap tahun meninjau ulang sepertiga atau setengah dari operasional sistem TI tersebut. Ada juga organisasi lain yang memutuskan untuk meninjau ulang keseluruhan sistem TI setiap 3 tahun sekali. Intinya adalah operasional sistem TI adalah sebuah investasi yang perlu untuk selalu ditinjau ulang secara reguler untuk memastikan bahwa sistem masih memberikan nilai (value) ke organisasi secara efektif dan tidak ditemui resiko apapun.
Menggunakan data yang lalu, ekspektasi sistem, dan faktor lain seperti kriteria, para dewan dapat mengevaluasi setiap sistem TI yang digunakan untuk menentukan manfaatnya terhadap organisasi. Siklus review seharusnya dapat menjadi gambaran tentang resiko dan hal-hal yang tidak dapat diprediksi dari proyek atau sistem saat dievaluasi.
Evaluasi secara berkala dari setiap proyek atau sistem TI memperkenankan para dewan untuk menentukan nilai dari setiap investasi yang disediakan terhadap organisasi dan pelanggan/pengguna. Evaluasi berkala juga menjadi sangat penting untuk menentukan keberlanjutan atau tidaknya pendanaan atau investasi sistem TI yang ada.
Saat investasi yang dilakukan mulai keluar dari strategi dan tujuan organisasi, tindakan di tingkat proyek harus diambil secepatnya untuk mengatur kembali proyek atau sistem TI tersebut. Walaupun suatu sistem sudah sukses nantinya juga lama kelamaan performanya turun dan membutuhkan harga yang mahal untuk menjaga performa tetap bagus. Lagipula dengan bergantinya kebutuhan bisnis juga akan membuat sistem yang ada menjadi tidak terpakai dan usang.
Referensi :
GAO. Information Technology Investment Management: A Framework for Assessing and Improving Process Maturity. US: United States General Accounting Office. 2004
