Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/ perusahaan.
Atau dengan kata lain, rapat dapat didefinisikan sebagai berikut :
-
Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
-
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
-
Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
-
Rapat merupakan pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/ perusahaan/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila :
-
Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
-
Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
-
Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
-
Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
-
Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
-
Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala [Wursanto 1990 : 137]
Agar terselenggara rapat yang baik, perlu diadakan persiapan terlebih dahulu. Adapun persiapanpersiapan
tersebut adalah :
-
Agenda, yaitu menentukan materi yang akan dibahas dan banyaknya waktu yang diperlukan untuk membahas materi tsb.
-
Working paper, jika dianggap perlu harus ditentukan siapa yang akan membuatnya, jika sudah siap kepada siapa working paper itu dibagikan.
-
Pemimpin rapat, tentukan siapa yang akan memimpinnya.
-
Jumlah peserta rapat, perlu diperhitungkan jumlah anggota rapat. Terlalu banyak anggota rapat akan mengurangi kefektifan rapat.
-
Undangan rapat, sebaiknya diedarkan jangan terlalu jauh dari hari H-nya. Undangan harus lengkap berisi antara lain :
- Hari, tanggal, tempat rapat, agenda dan acara rapat.
- Bentuk surat undangan jika jenis rapat bersifat intern cukup dengan undangan biasa.
- Jika jenis rapat eksternal, undangan perlu dirancang khusus sesuai dengan yang lazim digunakan.
-
Pengaturan ruang rapat, perlu diperhatikan cahaya dan ventilasi serta pengaturan tempat duduk.
-
Alat perlengkapan rapat. Agar rapat terselenggara dengan baik perlu perlengkapan disiapkan dengan baik. Alat-alat tsb misalnya pengeras suara, papan tulis (whiteboard) lengkap dengan penghapus dan alat tulis, OHP, dan alat tulis lainnya yang diperlukan.
-
Kesehatan termasuk didalamnya menu konsumsi serta obat.
-
Akomodasi jika dianggap perlu, jika rapat memakan waktu lebih dari satu hari [Widjaja 1997]
Macam-Macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.
-
Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :
-
Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
-
Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.
-
Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.
-
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :
-
Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
-
Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.
-
Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
-
Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
-
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :
-
Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
-
Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yang lalu.
-
Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester [enam bulan], yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.
-
Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan Komisaris, rapat umum pemegang saham.
-
Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :
-
Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan, tahunan]
-
Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen, yang harus segera dipecahkan.
Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarh kerja.
Rapat kerja ialah pertemuan para karyawan/ pemimpin yang membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Suatu rapat atau pertemuan dapat disebut sebagai rapat kerja apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
- Adanya tujuan pertemuan itu,
- Adanya pimpinan dan kelompok peserta dalam pertemuan atau rapat itu.
- Adanya tukar menukar pendapat di antara para peserta rapat,
- Tidak ada pidato-pidato
Terlepas dari istilah yang dipergunakan, apakah itu dinamakan rapat kerja atau rapat dinas atau istilah lain, suatu pertemuan dikatakan rapat apabila :
- Dalam pertemuan itu dibicarakan suatu masalah yang berhubungan dengan tujuan organisasi, dan harus dipecahkan secara musyawarah.
- Setiap peserta harus berpartisipasi aktif
- Pembicaraan harus bersifat terbuka, tidak ada prasangka atau praduga yang bersifat negatif diantara para peserta.
- Adanya unsur pemimpin dalam suatu pertemuan, yang memberikan pengarahan, bimbingan terhadap jalannya pertemuan.
