Pengawasan adalah setiap usaha dan tindakan dalam rangka untuk mengetahui sampai dimana pelaksanaan tugas yang dilaksanakan menurut ketentuan dan sasaran yang hendak dicapai.
Apa saja jenis-jenis Pengawasan atau controlling yang ada di dalam organisasi ?
Jenis-jenis pengawasan yang dilakukan untuk mengawasi proses kegiatan adalah :
Pengawasan Intern dan Ekstern.
Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control)
Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi
Pengawasan Preventif dan Represif.
Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan organisasi dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan organisasi yang akan membebankan dan merugikan organisasi lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki.
Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.
Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Pengawasan Aktif dan Pasif.
Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.”
Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.”
Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”
Jenis dan isi pengawasan dilakukan semata-mata menurut atau berdasarkan ketentuan peraturan yang ada di dalam organisasi, sehingga pengawasan tidak berlaku atau tidak diterapkan hal yang tidak ditentukan atau berdasarkan peraturan”.
Mencermati pengertian pengawasan tersebut maka dapat ditarik beberapa unsur yang terkandung didalamnya, yakni:
Dilihat dari subyeknya, Diharna dalam bukunya Pemeriksaan dalam Pengawasan, membedakan pengawasan menjadi 5 jenis(Diharna, 1999) , yaitu:
Jenis pengawasan menurut obyeknya dibagi menjadi 2 jenis, yaitu: pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung. Pengawasan langsung didefinisikan sebagai: “Pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan/ pimpinan dalam suatu organisasi terhadap bawahannya secara langsung dalam melaksanakan pekerjaan di tempat berlangsungnya pekerjaan tersebut (on the spot). Sistem ini disebut pula sebagai “built of control.” (Sujamto, 1996)
Sedangkan pengawasan tidak langsung didefinisikan Sujamto sebagai“Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/pimpinan organisasi tanpa mendatangi obyek yang diawasi/diperiksa.” (Sujamto, 1996) Lazimnya, aparat/pimpinan yang melakukan pengawasan ini berdasarkan laporan yang tiba kepadanya dengan mempelajari dan menganalisa laporan atau dokumen yang berhubungan dengan obyek yang diawasi.
Jenis pengawasan menurut sifat atau waktu menurut Handayaningrat dapar dibedakan menjadi: pengawasan preventif dan pengawasan refresif.” (Handayaningrat, 1986) Pengawasan preventif diartikan sebagai: “Pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan, atau disebut pula sebagai pre-audit dalam sistem pemeriksaan anggaran.” (Handayaningrat, 1986) Misalnya dengan mengadakan pengawasan terhadap persiapan-persiapan, rencana kerja, rencana anggaran, rencana penggunaan tenaga dan sumber-sumber lain. Maksudnya adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan dalam pelaksanaan. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
Sedangkan pengawasan represif diartikan sebagai: “Pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan.” (Handayaningrat, 1986) Maksudnya adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan represif ini dapat menggunakan 4 sistem pengawasan, yaitu: “Komperatif, Verifikatif, Insektif, atau Investigatif.” (Handayaningrat, 1986)
Jenis pengawasan menurut ruang lingkupnya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: “Pengawasan dari dalam (internal control) dan pengawasan dari luar (eksternal control).” (Handayaningrat, 1986) Pengawasan dari dalam (internal control) berarti: “Pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan yang terbentuk di dalam organisasi itu sendiri.” (Handayaningrat, 1986) Aparat/Unit Pengawasan ini bertindak atas nama Pimpinan Orgainsasi yang bertugas mengumpulkan segala data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. data-data dan informasi ini dipergunakan oleh pimpinan untuk menilai kemajuan dan kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan.
Hasil pengawasan ini dapat pula digunakan dalam menilai kebijaksanaan pimpinan. Untuk itu kadang-kadang pimpinan perlu meninjau kembali kebijaksanaan/keputusan-keputusan yang telah dikeluarkan. Sebaliknya pimpinan dapat pula melakukan tindakan-tindakan perbaikan (korektif) terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya. Sedangkan pengawasan dari luar (eksternal control) diartikan sebagai: “Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar organisasi.” (Handayaningrat, 1986) Aparat/unit pengawasan merupakan aparat pengawasan yang bertindak atas nama atasan dari pimpinan orgnaisasi itu atau bertindak atas nama pimpinan organisasi karena permintaannya.
Menurut Nawawi & Martini (1994), dalam melaksanakan pengawasan sebagai unsur dalam fungsi primer administrasi, dapat dibedakan dua bentuk pengawasan yaitu:
1) Pengawasan langsung
Pengawasan ini dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung ditempat pelaksanaannya. Bentuk ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemantauan, peninjauan, pengamatan, pmeriksaan dan pengecekan. Pengawasan dapat dilakukan dengan memberitahukan kepada pihak yang akan diawasi mengenai waktu dan bidang yang akan dipantau. Di samping itu mungkin pula dilakukan sebagai kegiatan surprise yakni secara mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, sehingga sering juga disebut Inspeksi Mendadak (Sidak). Kedua cara itu memiliki kebaikan dan kelemahan masing-masing, sehingga hanya bermanfaat sesuai dengan tujuan dilakukannya pengawasan.
3) Pengawasan tidak langsung
Pengawasan ini dilakukan setelah kegiatan berlangsung, baik dilakukan dari jauh maupun ditempat pelaksanaannya. Bentuk ini dapat dilakukan dengan cara mencari informasi dari pihak ketiga, mementa pertanggungjawaban atau laporan kegiatan.Dengan demikian berarti pengawasan yang dilakukan dengan memeriksa laporan atau pertanggungjawaban, adalah pengawasan tidak langsung dari jarak jauh. Pengawasan tidak langsung di tempat pelaksanaan kegiatan, dilakukan dengan menghimpun informasi dari orang lain yang tidak ikut dalam kegiatannya, namun diperkirakan ia mengetahui proses atau kejadiannya.
Selanjutnya dilihat dari segi pelaksana pengawasan , maka dapat dibedakan dua jenis pengawasan, yaitu:
1) Pengawasan intern
Pengawasan ini dilakukan oleh pengawas dari dalam organisasi itu sendiri, pengawasan ini terdiri dari:
Pelaksanaannya dilakukan sendiri oleh administrator sebagai pimpinan, meskipun dapat pula dilakukan oleh beberapa pembantu yang tidak melembaga. Pengawasan melekat dalam menghadapi kasuskasus tertentu, mungkin pula dilakukan oleh administrator sebagai pimpinan dengan membentuk Panitia atau Tim Pemeriksa, yang dibubarkan setelah menyelesaikan tugasnya memeriksa kasus tertentu.
Pelaksanaan pengawasan ini dilakukan terhadap unit/satuan kerja lainnya, baik yang sama atau lebih rendah jenjangnya. Pada dasarnya pengawasan ini merupakan perpanjangan tangan bagi pucuk pimpinan (administrator tertinggi) dalam organisasi yang besar itu untuk melakukan pengawasan melekat.
2) Pengawasan ekstern
Kata ekstern berarti pengawasan tersebut dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi yang dikenai pengawasan. Pengawasan seperti itu tergantung dari cara melihat kedudukan organisasi sebagai total sistem. Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi kerja yang tugas pokoknya melaksanakan pengawasan disebut juga Pengawasan Fungsional.
Sedangkan menurut Sudibyo Triatmojo (2000), pengawasan memiliki beberapa jenis berdasarkan berbagai sudut pandang yang berbeda, yaitu:
1) Jenis pengawasan menurut waktu melaksanakan pengawasan
Dilakukan antara lain dengan mengadakan pemeriksaan terhadap persetujuan rencana kerja dan rencana anggarannya, penetapan petunjuk operasionalnya, persetujuan terhadap rancangan peraturan perundangan yang akan ditetapkan oleh pejabat/instansi yang lebih rendah.
Pengawasan ini dilakukan dengan tujuan membandingkan antara hasil yang nyata-nyata dicapai dengan yang seharusnya telah dan seharusnya dicapai dalam waktu selanjutnya. Demikian pentingnya pengawasan ini, sehingga perlu dikembangkan sistem monitoring yang mampu mendeteksi atau mengetahui secara dini kemungkinan-kemungkinan timbulnya penyimpangan, kesalahan dan kegagalan.
Pengawasan ini dilakukan dengan cara membandingkan antara rencana dan hasil serta memandang bahwa hasil-hasil historikal mempengaruhi tindakan-tindakan masa mendatang.
2) Jenis pengawasan menurut cara melaksanakan pengawasan
Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilaksanakan ditempat kegiatan berlangsung, misal mengadakan inspeksi mendadak (Sidak) dan pemeriksaan.
Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan yang dilaksanakan dengan mengadakan pemantauan dan pengkajian terhadap laporan dari pejabat atau satuan kerja yang bersangkutan, aparat pengawas fungsional, pengawasan legislatif maupun pengawasan masyarakat.
3) Jenis pengawasan menurut subyek yang melaksanakan pengawasan
Pengawasan melekat (Waskat) adalah pengawasan yang dilakukan oleh setiap pimpinan terhadap bawahan dan satuan kerja yang dipimpinnya.
Pengawasan fungsional (Wasnal) adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparatur yang tugas pokoknya melakukan pengawasan, misal: Itjen, Itwilprop/kodya/kab, BPKP, Bepeka.
Pengawasan legislatif (Wasleg) adalah pengawasan yang dilakukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat di pusat maupun Daerah, pengawasan ini merupakan pengawasan politik.
Pengawasan masyarakat (Wasmas) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, misal berupa surat pengaduan maupun berita yang dimuat dalam media massa.
Sedangkan menurut Winardi (1989) ada tiga tipe pengawasan, yakni:
Pengawasan pendahuluan ( Preliminary Control ), memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi.
Pengawasan pada saat pekerjaan berlangsung ( Concurrent Control), memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran dicapai.
Pengawasan feedback ( Feedback Control ), memusatkan perhatian pada hasil-hasil akhir tindakan korektif yang ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual.
Ada tiga jenis dasar pengawasan yaitu:
1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memunkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan “concurrent”
Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatuproduser harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bias dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Ada empat jenis pengawasan yaitu :
1. Pengawasan melekat
Serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, secara preventif dan refresif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efesien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Pengawasan fungsional
Setiap upaya pengawasan dilakukan oleh aparat yang ditujuk khusus untuk melakukan audit secara bebas terhadap objek yang diawasinya. Aparat wasnal melakukan tugas berupa pemeriksaan, verifikasi, komfirmasi, survey, penilaian, audit, dan pemantauan.
3. Pengawasan masyarakat
Pengawasan yang dilakukan masyarakat atas penyelenggaraan suatu kegiatan pengawasan masyarakat berbentuk control masyarakat terhadap pengelolaan sumber daya organisasi.
4. Pengawasan legislatif
Pengawasan ini mengawasi tata cara penyelenggaraan perintah dan keuangan Negara, pengawasan legislatif merupakan pengawasan politik terhadap eksekutif.