Saat kita sedang melakukan investasi, kita tidak akan bisa terlepas dengan yang namany cost- benefit bagi kita kedepannya, perlu suatu metode pengukuran dan analisis untuk hal cost-benefit yang akan kita rasakan pada masa yang akan datang. Tak beda pula dengan sesuatu perusahaan atau organisas yang melakukan investasi khusunya invenstasi Teknologi Informasi yang tidak semua orang tau apakah Teknologi Informasi yang diivestasikan itu akan berjangka panjang apa tidak. Karna teknologi itu bisa dikatakan cepat sekali berubah dengan adanya inovasi-inovasi yang diberikan dan tentunya semakin canggih. Maka dari hal inilah perlu dilakukan suatu analisis cost-benefit pada investasi Teknologi Informasi untuk dapat melihat dan menentukan layak tidaknya suatu investasi Teknologi Informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Pada dasarnya, metode pengukuran dan analisa cost-benefit didasarkan pada cara sera perspektif manajemen dalam menilai kinerja teknologi informasi yang diimplementasikan. Terkait dengan paradigam ini, setiap metodologi yang dipilih dan dipergunakan oleh manajemen memiliki karakteristik khusus yang membedakannya dengan metodologi lain. Metode – metode tersebut lahir digunakan untuk mengantisipasi banyakanya bagian yang terkait seperti manfaat dengan teknologi informasi yang tidak mepunyai nilai pasar atau harga pasar yang jelas.
Ada beberapa metodologi dalam pengukuran dan analisis cost-benefit, antara lain :
Strategic Analysis and Evaluation, merupakan suatu teknik pengukuran dengan menggunakan scoring technuique yang didsarkan pada prinsip bahwa semua perangkat teknologi informasi yang diimplementasikan dalam perusahaan harus secara jelas dan tegas mendukung strategi generic perusahaan, sehingga keberadaanya harus dikaji secara sungguh-sungguh. Michael Porter dalam teori
competitive advantage‐nya yang terkemuka mengatakan bahwa hanya ada dua strategi yang dapat membuat perusahaan unggul dibandingkan dengan kompetitornya, yaitu melalui: cost reduction dan differentiation. Jika seluruh investasi teknologi informasi perusahaan diarahkan bagi dikembangkannya perangkat teknologi terkait dengan dua strategi generik ini, maka dinilai bahwa investasi tersebut tepat (manfaatnya telah embedded di dalam kedua strategi tersebut). Semakin terkait langsung aplikasi
teknologi informasi terhadap pencapaian strategi cost reduction maupun differentiation, semakin tinggi score atau nilainya bagi perusahaan.
Value Chain Assessment adalah sebuah pendekatan scoring technique lain dimana didasarkan pada teori value chain yang diperkenalkan pula oleh Michael Porter. Value chain merupakan suatu rangkaian proses di dalam perusahaan yang terkait langsung dengan penciptaan nilai bagi kebutuhan pelanggan, dimana nilai yang dimaksud biasanya direpresentasikan langsung dalam bentuk produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan tersebut. Dalam kerangka ini dikatakan bahwa setiap investasi teknologi informasi yang dialokasikan harus dipergunakan untuk mengembangkan teknologi yang secara langsung dipergunakan di dalam rangkaian core process atau proses utama dalam rangkaian value chain tersebut. Semakin terlihat hubungan keterkaitannya, semakin tinggi score perangkat aplikasi teknologi informasinya bagi sebuah perusahaan.
Relative Competitive Performance atau yang sedikit banyak dapat dianalogikan sebagai proses benchmarking merupakan cara menilai kelayakan investasi teknologi informasi dengan mengkomparasikan atau membandingkannya dengan perusahaan serupa (kompetitor) dalam industri sejenis. Butir‐butir kinerja yang dikomparasikan menyangkut sejumlah aspek – baik kualitatif maupun kuantitatif terkait dengan biaya yang dikeluarkan untuk investasi maupun manfaat strategis atau operasional yang didapat perusahaan. Melalui cara pembandingan ini diyakini bahwa perusahaan tidak akan melakukan under investment atau over investment terhadap pengembangan teknologi informasi yang dimilikinya.
Propotion of Management Vision Achieved merupakan sebuah pendekatan yang cukup unik dimana masing‐masing individu yang memegang jabatan manajer ke atas (seperti senior manager, general manager, vice president, director, dan lain sebagainya) diminta untuk melakukan penilaian atau kajian yang didasarkan pada apakah implementasi teknologi informasi terkait sesuai dengan “keinginan” atau
“kehendak” atau rencana mereka semula sebagai seorang pengambil keputusan. Pendekatan ini dipergunakan dengan berasumsi bahwa seluruh manajer di dalam perusahaan bekerja dan bergerak untuk menuju kepada satu visi dan misi yang telah dicanangkan; sehingga mereka tahu persis bagaimana teknologi informasi dapat berperan membantu mereka dalam setiap aktivitas pencapaian visi dan misi tersebut. Dengan kata lain, sebuah keputusan investasi dinilai layak dan “benar” apabila sesuai dengan rencana atau pandangan dari manajer terkait, sementara jika tidak maka dinilai investasi tersebut tidak pada tempatnya.
Work Study Assesment adalah suatu pendekatan evaluasi dimana dilakukan pengkajian terhadap bagaimana implementasi teknologi informasi memberikan dampak pengaruh terhadap pola dan cara kerja para individu dalam satu divisi atau departemen tertentu di perusahaan. Dalam metode ini analisa dilakukan terhadap bagaimana kontribusi teknologi informasi berpengaruh terhadap perbaikan kinerja sebuah proses tertentu yang sangat ditentukan dengan besarnya volume pekerjaan dan tingginya frekuensi aktivitas yang terjadi. Sebuah investasi teknologi informasi dinilai layak dan tepat apabila dapat benar‐benar memperbaiki kinerja proses atau akvitas yang dilakukan sejumlah individu sehingga terlihat pengaruhnya dalam bentuk peningkatan kinerja atau performansi divisi atau departemen dimana perangkat teknologi tersebut diimplementasikan.
Economic Assesment dipandang sebagai salah satu pendekatan analisa yang menggunakan sejumlah teori ekonomi yang dibangun berdasarkan sebuah model matematika tertentu. Metode analisa yang biasanya dinyatakan dalam fungsi output terhadap sejumlah variabel input ini diperkenalkan oleh sejumlah pakar ekonomi yang bekerjasama dengan ahli matematika dan praktisi manajemen. Dengan memasukkan sejumlah data sesuai dengan kondisi perusahaan yang ada ke dalam beragam variabel input pada formula terkait, maka akan didapatkan nilai output yang akan dikomparasikan dengan sejumlah parameter untuk menilai layak tidaknya biaya yang diinvestasikan terhadap manfaat yang diperoleh perusahaan.
Financial Accounting Based Analysis adalah metode analisa yang mempergunakan sejumlah formula dan ukuran yang baku dipergunakan dalam manajemen financial accounting. Contohnya adalah dengan mempergunakan formula ROI, IRR, NPV, dan lain‐lain sebagai alat bantuk untuk menilai apakah sebuah investasi dianggap layak, wajar, dan worth bagi sebuah perusahaan ditinjau terlebih‐lebih dari aspek sumber daya finansial.
User Attitudes adalah cara pengukuran manfaat dengan cara melibatkan mayoritas user atau pengguna teknologi informasi di dalam perusahaan. Melalui survei, jajak pendapat, observasi, dan diskusi, masing‐masing pengguna diminta untuk menyatakan penilaiannya terhadap setiap aplikasi yang mereka pergunakan, terutama berkaitan dengan seberapa besar manfaat diterapkannya aplikasi tersebut untuk membantu aktivitas mereka sehari‐hari. Semakin positif tanggapan mereka, semakin dinilai layaklah investasi teknologi informasi yang telah dilakukan oleh perusahaan.
User Utility Assessment dipandang sebagai sebuah metodologi yang kontroversial karena didasarkan pada asumsi yang sangat spekulatif. Prinsip yang dipegang dalam konsep ini adalah bahwa semakin banyak dan semakin lama individu di perusahaan menggunakan aplikasi teknologi informasi tertentu, semakin dianggap berhasillah penerapan teknologi tersebut. Sementara semakin sedikit atau semakin banyak individu yang menolaknya, semakin dipandang tidak layak investasi yang telah dikeluarkan untuk membangun sistem tersebut. Paradigma ini dipergunakan karena anggapan bahwa semakin sering sebuah sistem dipergunakan, berarti frekuensi transaksi bisnis yang “dibantu” dengan adanya sistem tersebut semakin tinggi demikian juga dengan volume per transaksinya yang berarti akan semakin
banyak manfaat yang telah diperoleh perusahaan dengan utilisasi tersebut. Sebaliknya, utilisasi yang rendah karena tidak terpakainya sistem berarti adanya “pemborosan” sumber daya yang selayaknya tidak terjadi, yang berarti pula bahwa investasi yang telah dikeluarkan sia‐sia adanya.
Value added Analysis adalah pendekatan dimana analisa dimulai dengan cara mengkaji nilai atau value yang diberikan oleh sistem atau aplikasi teknologi informasi sebelum menyentuh unsur pembiayaannya. Dengan kata lain, yang pertama‐tama perlu dilakukan adalah menyetujui akan nilai atau manfaat yang
diberikan oleh aplikasi teknologi informasi terlebih dahulu, baru kemudian mereka yang bersepakat duduk bersama untuk mengkalkulasi biaya yang layak dikeluarkan untuk pencapaian value tersebut. Jika hasil kalkulasi tersebut “berkenan” di hati para pengambil keputusan, maka investasi yang dikeluarkan dinilai layak sementara jika tidak, maka rencana membangun dan/atau mengembangkan system terkait terpaksa tidak dilakukan.
Return on Management merupakan suatu metode yang berpegang pada formula ROM = Managemenet Value Added : Management Cost. Hal dimana yang bersangkutan berusahan memisahkan apa yang dinamakan sebagai management added value dengan management cost dan kemudian membandingkan keduanya untuk diperoleh Return On Management atau ROM.
Multi Objective Multi Criteria Method atau MOMCM diperkenalkan sebagai sebuah metode yang bernuansa subyektif karena didasarkan pada kenyataan bahwa setiap sistem aplikasi yang diterapkan memiliki obyektif yang berbeda karena beragamnya stakeholders yang berkepentingan dengan adanya sistem tersebut. Adanya sejumlah obyektif yang berbeda dan beragamnya perspektif stakeholders memaksa perlu dikembangkannya sebuah sistem yang dapat mengadopsi situasi ini. Dalam MOMCM tersebut masing‐masing stakeholder diberi kesempatan untuk menentukan sendiri bobot atau weight dan penilaian dari sejumlah obyektif atau manfaat yang didapat dari adanya sistem aplikasi terkait. Dengan cara demikian, maka perusahaan dapat melihat dan menentukan layak tidaknya suatu investasi dari hasil total penilaian para stakeholder tersebut.
Sejumlah metode diatas masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Maka dari itu perusahaan atau organisasi harus dapat menganalisis metode yang cocok untuk diterapkan pada perusahaan tersbut. Namun seorang ahli dalam manajemen menyarankan hanya meggunakan dua atau tiga metode untuk diterapakan pada perusahaan atau organisasinya, tentunya yang sesuai dengan cost-benefit yang sesuai dengan perusahaannya. Jangan menggunakan sekitar enam sampai tujuh metode karena hal tersbut dapat memicu konflik antara metode yang satu dengan yang lain dan berakibat susahnya dalam pengambilan keputusan.
Lantas dengan cara apa saja kita bisa menghitung cost – benefit suatu perusahaan yang intangible ? kebanyakan dalam inventasi teknologi informasi, investasi dalam artian nilainya sulit dikuantifikasikan ke dalam satuan angka finansial yang tidak secara langsung berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Disini David Silk pada tahun 1990 menawarkan langkah-langkah atau cara-cara untuk mrmbantu manajemen dalam mengukur manfaat intangible tersebut. Ada 6 cara atau pendekatan yang dapat dilakukan dalam menilai cost-benefit dalam suatu perusahaan, antara lain : 1) langkah pertama : mencoba untuk mekonseptualisasikan dampak atau manfaat yang kira-kira akan diperoleh perusahaan degan diimplementasikannya system baru, 2) langkah kedua : melihat perubahan langsung apa yang kira-kira akan terjadi terkait dengan manfaat yang telah didefinisikan pada langkah sebelumnya, 3) langkah ketiga : memntukan jenis indicator ukuran apa yang dapat dipergunakan untuk mempresentasikan masing-masing perubahan tadi, 4) langkah keempat : memperkirakan kauntitas perubahan yang terjadi terhadap masing-masing indicator ukuran yang ada jika system baru diimplementasikan, 5) langkah kelima : mentranformasikan perubahan kauntitas idikator tersebut kedalam satuan finansial terkiat dengan hal tersebut, 6) langkah keenam : menggunakan total hasil perhitungan sebagai jumlah manfaat yang diberikan system teknologi informasi kepada perusahaan. Barulah berdasarkan karakteristiknya, pergunakanlah metode pengukuran cost-benefit sperti ROI, IRR, NPV, Value Analysis, dan lain-lain.
Sumber :
Indrajit, Ricahrdus Eko. 2016. Analisa Cost – Benefit Investasi Teknologi Informasi , Seri Bunga Rampai Pemikiran EKOJI. Indonesia