Mengapa perlu mengidentifikasi sebuah karakteristik risiko yang memungkinkan dapat mempengaruhi keberlangsungan proyek?

Dalam melakukan pengelolaan risiko dibutuhkan kemampuan analitik dalam mengidentifikasi sebuah risiko sebagai upaya mitigasi risiko yang akan mempengaruhi keberlangsungan bisnis di perusahaan.

Mengapa perlu mengidentifikasi sebuah karakteristik risiko yang memungkinkan dapat mempengaruhi keberlangsungan proyek?

Identifikasi risiko adalah proses untuk menentukan risiko yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik. Mengidentifikasi sebuah risiko yang tepat adalah sebuah tanggung jawab pemilik yaitu orang-orang yang terlibat dalam proyek.

Semakin cepat risiko diidentifikasi, maka semakin cepat juga rencana dapat dilakukan.

Bagaimanapun, semua personil manajemen proyek menerima pelatihan khusus dalam metodologi manajemen risiko. Pelatihan ini tidak hanya mencakup teknik analisis risiko, tetapi juga keterampilan manajerial yang diperlukan untuk menginterpretasikan penilaian risiko. Untuk memastikan bahwa semua risiko diidentifikasi oleh tim proyek (integrated project team) maka itu adalah tanggung jawab direktur proyek. Identifikasi risiko yang sebenarnya dapat dilakukan oleh perwakilan pemilik, oleh kontraktor, dan konsultan internal atau eksternal atau penasihat.

Fungsi identifikasi risiko harus tercakup dalam sejumlah dokumen proyek. Proses identifikasi risiko pada sebuah proyek merupakan salah satu brainstroming, dan peraturan yang berlaku yaitu :

  • Tim proyek penuh harus dilibatkan secara aktif.
  • Risiko potensial harus diidentifikasi oleh semua anggota tim proyek.
  • Semua risiko potensial yang diidentifikasi oleh brainstorming harus didokumentasikan dan
    ditindaklanjuti oleh IPT.

Tujuan identifikasi risiko adalah untuk mengidentifikasi semua risiko, bukan untuk menghilangkan risiko tetapi mengembangkan solusi untuk mengurangi risiko. Manajer proyek dan tim bekerja untuk mengidentifikasi risiko, tetapi dalam prosesnya sering terjadi pengabaian, sehingga menghasilkan proyek yang lebih rentan terhadap tantangan dalam lingkup, waktu, dan ekspektasi biaya. Manajer proyek, organisasi pengelola proyek, dan eksekutif kemudian dapat berupaya menghilangkan hambatan, sehingga memungkinkan keberhasilan proyek yang lebih besar bagi perusahaan.

Pada dasarnya, proses identifikasi risiko merupakan cara terbaik untuk meningkatkan kesuksesan sebuah proyek, karena nilai analisis kegiatan dan perencanaan berkorelasi secara langsung dengan sejauh mana risiko-risiko yang ada pada proyek tersebut diidentifikasi. Proyek dan organisasi tidak dapat mencapai nilai dari teknik analisis yang tepat jika tim tidak dapat mengidentifikasi risiko terlebih dahulu.

Identify Risk : Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

image

Sumber :

Bagi sebuah perusahaan sangat penting sekali dalam melakukan pengelolaan risiko pada proyek tertentu. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan dampak positif proyek dan meminimalisir kemungkinan dampak negatif dalam proyek. Maka dari itu, dibutuhkan pemahaman tentang bagaimana proses dari manajemen risiko pada proyek salah satunya perlu mengidentifkasi sebuah karakteristik risiko. Identifkasi risiko merupakan proses penentuan kemungkinan risiko yang dapat mempengaruhi proyek dengan adanya dokumentasi atas karakteristik risiko.

Sebagai pengetahuan, risiko dalam proyek merupakan suatu kondisi/kejadian yang tidak dapat ditentukan. Ketika risiko ini terjadi dalam sebuah perusahaan tentu akan memiliki kemungkinan efek baik positif/negatif yang mempengaruhi tujuan dari proyek meliputi ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Seringkali penyebab risiko dikarenakan atas dasar kebutuhan atau asumsi, kendala atau kondisi yang memicu dampak baik-buruk terjadinya risiko tersebut. Risiko yang telah diidentifikasi dan dianalisis dapat membantu dalam merencanakan tanggapan terhadap risiko tersebut. Sebagai sebuah organisasi memiliki peranan penting dapat merasakan dampak yang ditimbulkan dari risiko. Sikap organisasi dan stakeholder terhadap risiko dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor umum diantaranya:

  • Risk appetite tingkat ketidakpastian pada suatu entitas bersedia dalam menerima dan mengantisipasi atas dampak risiko

  • Risk tolerance, tingkat risiko akan ditanggung oleh organisasi dan stakeholder

  • Risk threshold, tingkat risiko akan dirasa oleh para stakeholder yang memiliki kepentingan khusus. Namun, pada organisasi tidak mentolerir risiko.

Risiko yang ada dapat berperan sebagai peluang atau ancaman. Sebuah proyek dapat menerima risiko jika risiko tersebut berada dalam toleransi dan seimbang dengan keuntungan yang mungkin didapat dengan mengambil risiko. Risiko positif yang menawarkan adanya peluang dalam batas toleransi risiko akan menghasilkan nilai yang lebih baik bagi organisasi. Sebagai contoh, pengoptimalan sumber daya yang agresif adalah risiko yang dapat diambil untuk mengantisipasi dampak risiko penggunaan sumber daya yang sangat minimum. Dalam upaya sukses sebuah organisasi harus berkomitmen untuk menangani manajemen risiko secara proaktif dan konsisten selama proyek berlangsung. Kepekaan terhadap kondisi organisasi harus dilakukan pada semua tingkat organisasi untuk mengidentifikasi dan mampu menjalankan manajemen risiko secara efektif.

figure identify risk
Gambar Data flow diagram proses identifikasi risiko. Terdapat 3 proses yang dilakukan yakni inputs, tools & techniques, and output. Masing-masing proses memiliki struktur rincian risiko.

Telah disampaikan bahwa proses identifikasi risiko dapat mempengaruhi proyek, dikarenakan proses ini akan menghasilkan dokumentasi risiko dan pengetahuan serta kemampuan yang terdapat pada tim proyek untuk mengantisipasi kejadian risiko .

Mengidentifikasi risiko merupakan aktivitas manajerial yang terus berulang, karena risiko dapat diketahui saat proyek berlangsung melalui life cycle. Oleh karenanya, frekuensi iterasi dari proses identifkasi ini dapat bervariasi bergantung pada situasi. Aturan pernyataan risiko harus konsisten guna memastikan bahwa setiap risiko yang telah diidentifikasi dapat dipahami secara jelas untuk mendukung analisis dan pengembangan yang efektif. Pernyataan risiko ini melibatkan tim proyek sehingga dapat mengembangkan dan memelihara serta bertanggung jawab atas risiko dan tindakan. Stakeholder selain tim proyek dapat memberikan informasi obyektif tambahan terkait identifikasi risiko.

Sumber:

Melakukan Identifikasi Risiko merupakan hal penting yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan. Mengidentifikasi risiko adalah proses untuk menentukan risiko yang dapat mempengaruhi proyek dan melakukan dokumentasi karakteristik risiko. Manfaat dari melakukan identifikasi risiko ialah memperoleh dokumentasi risiko, sebagai upaya untuk mengantisipasi dampak buruk yang bisa saja menimpa perusahaan. Dalam melakukan identifikasi resiko meliputi adanya input, tools and techniques, and outputs dari proses tersebut.

Yang ikut berperan dalam kegiatan identifikasi risiko antara lain : manajer proyek, anggota tim proyek, tim manajemen resiko, pelanggan, seorang ahli dari luar tim proyek, pengguna akhir, manajer proyek yang lain, stakeholder, dan ahli dari manajemen risiko. Meskipun mereka adalah orang-orang penting yang dibutuhkan dalam mengidentifikasi risiko, namun mereka dituntut untuk bisa melakukan identifikasi potensi resiko.

Mengidentifikasi risiko merupakan proses yang berulang, karena risiko baru dapat ditemukan saat siklus proyek mulai berjalan. Frekuensi iterasi setiap siklus akan bervarias menerut situasi. Pernyataan risiko harus dikemukakan dengan format yang konsisten agar setiap resiko dapat dipahami secara jelas, untuk mendukung analisis dan menentukan tanggapan yang efektif. Dalam prosesnya harus melibatkan tim proyek sehingga mereka dapat mengembangkan dan memiliki rasa bertanggung jawab atas risiko yang bisa saja diperoleh nantinya. Stakeholder di luar proyek dapat memberikan informasi obyektif sebagai tambahan.

IDENTIFY RISKS : INPUT

  1. Risk Management Plan : rencana manajemen risiko berkontribusi penting terhadap proses identifikasi risiko yang memiliki yaitu bertanggung jawab dalam melakukan penugasan, penyediaan untuk kegiatan pengelolaan risiko dalam hal anggaran dan jadwal.

  2. Cost Management Plan : rencana manajemen biaya menyediakan proses dan control yang dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi risiko di seluruh proyek.

  3. Schedule Management Plan : rencana manajemen jadwal diperlukan untuk memberikan wawasan tentang tujuan dan target waktu proyek yang mungkin terkena dampak risiko yang belum diketahui sebelumnya.

  4. Quality Management Plan : rencana manajemen mutu memberikan dasar pengukuran kualitas dan metric yang digunakan untuk mengidentifikasi risiko.

  5. Human Resource Management Plan : rencana manajemen sumber daya manusia memberikan panduan bagaimana sumber daya manusia dalam proyek harus didefinisikan, dikelola, dan akhirnya mampu untuk melaksanakan tugas yang diberikan.

  6. Scope Baseline : asumsi proyek ditemukan dalam pernyataan lingkungan proyek. Ketidak pastian dalam asumsi proyek harus dievaluasi sebagai penyebab potensial dari risiko proyek.

  7. Activity Cost Estimates : perkiraan biaya berguna untuk mengidentifikasi risiko karena memberikan nilai kuantitatif biaya yang mungkin terjadi untuk menyelesaikan aktivitas yang telah terjadwalkan.

  8. Activity Duration Estimates : perkiraan durasi kegiatan berguna untuk mengidentifikasi risiko yang terkait dengan batas waktu yang telah ditentukan dalam menyelesaikan satu proyek secara keseluruhan.

  9. Stakeholder Register : informasi tentang stakeholder berguna untuk meminta masukan dalam mengidentifikasi risiko.

  10. Project Documents : dokumen proyek membantu tim proyek dalam mendapatkan informasi tentang keputusan yang membantu mengidentifikasi risiko proyek dengan lebih baik.

  11. Procurement Documents : jika proyek membutuhkan pengadaan sumber daya eksternal, dokumen pengadaan menjadi masukan utama bagi proses identifikasi risiko. Kompleksitas dan tingkat detail dokumen pengadaan harus konsisten dengan nilai dan risiko yang terkait dengan, pengadaan yang direncanakan.

  12. Enterprise Environmental Factors : faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses identifikasi risiko meliputi; published information, including commercial databases, academic studies, published checklists, benchmarking, industry studies, and risk attitudes.

  13. Organizational Process Assets : aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses Identifikasi Risiko meliputi ; project files, including actual data, organizational and project process controls, risk statement formats or templates, and lessons learned.

IDENTIFY RISKS: TOOLS AND TECHNIQUES

  1. Documentation Reviews : tinjauan terstruktur atas dokumentasi proyek dapat dilakukan untuk dalam hal rencana, asumsi, file proyek sebelumnya, kesepakatan dan informasi lainnya. Kualitas rencana serta konsistensi antara rencana dan persyaratan juga asumsi proyek, merupakan indicator risiko dalam proyek.

  2. Information Gathering Techniques : contoh teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam mengindentifikasi risiko antara lain :

  • Brainstorming : tujuan dari brainstorming untuk mendapatkan daftar lengkap risiko proyek.

  • Delphi technique : Teknik Delphi adalah cara untuk mencapai konsensus para ahli. Para ahli risiko proyek berpartisipasi dalam teknik ini secara anonim. Seorang fasilitator menggunakan kuesioner untuk meminta gagasan tentang risiko proyek yang penting Tanggapan dirangkum dan kemudian diedarkan kembali ke para ahli untuk mencapai konsesus dalam beberapa putaran proses.

  • Interviewing : melakukan wawancara kepada partisipan proyek yang berpengalaman, stakeholder, dan para ahli yang membantu untuk mengidentifikasi risiko.

  • Root cause analysis : teknik spesifik yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah, menemukan penyebab yang mendasar, dan mengembangkan tindakan pencegahan.

  1. Checklist Analysis : teknik ini dikembangkan berdasarkan informasi historis dan pengetahuan yang telah diakumulasikan dari proyek.

  2. Assumptions Analysis : setiap proyek dan rencana disusun dan dikembangkan berdasarkan serangkaian hipotesis, scenario, atau asumsi.

  3. Diagramming Techniques : Diagramming Techniques terdiri dari Cause and effect diagrams, System or process flow charts, dan Influence diagrams.

  4. SWOT Analysis : teknik ini mengkaji proyek dari masing-masing perspektif kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (SWOT) untuk meningkatkan luasnya risiko yang teridentifikasi dengan memasukkan risiko yang timbul secara internal.

  5. Expert Judgment : risiko dapat diidentifikasi secara langsung oleh para ahli dengan pengalaman yang relevan dengan proyek atau area bisnis serupa.

IDENTIFY RISKS: OUTPUTS

Risk Register merupakan dokumen hasil analisis risiko dan perencanaan tanggapan risiko yang telah didokumentasikan sebelumnya. Dalam dokumen tersebu berisikan hasil dari proses manajemen risiko yang telah dilakukan, menghasilkan peningkatan level dan jenis informasi yang terdapat dalam daftar risiko dari waktu ke waktu.

  1. List of identified risks : merupakan daftar risiko yang telah teridentifikasi dan telah dijelaskan sedetail mungkin.

  2. List of potential responses : tanggapan potensial terhadap risiko terkadang dapat diidentifikasi selama proses identifikasi risiko.

Sumber :

Identifikasi risiko pada tahap awal proyek, penting untuk dilakukan karena sebagai upaya untuk melakukan tindakan yang tepat dan mengantarkan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Identifikasi risiko merupakan proses disiplin yang melibatkan penggunaan daftar risiko potensial dan mengevaluasi kejadian yang dapat terjadi pada proyek. Beberapa perusahaan dan industri mengembangkan daftar risiko berdasarkan pengalaman dari proyek-proyek masa lalu. Daftar ini dapat membantu manajer proyek dan tim proyek dalam mengidentifikasi spesifikasi risiko dan memperluas pemikiran tim. Pengalaman dari tim proyek, pengalaman proyek pada perusahaan dan para ahli di industri dapat menjadi sumber yang penting untuk mengidentifikasi potensi risiko pasa sebuah proyek.

Proses identifikasi risiko akan membantu mengatasi tantangan seperti perubahan lingkup pada proyek dan efek pasar eksternal. Hal ini akan mendorong untuk mempersiapkan tim dengan pengetahuan yang memadai terhadap persyaratan dan bekerja dengan cara menerima bantuan untuk mengatasi risiko yang diidentifikasi dalam proyek yang dikembangkan. Dalam proses identifikasi dan resolusi risiko, manajer proyek dan tim bekerja sama untuk melakukan brainstorming dan menghasilkan semua solusi yang mungkin serta memilih pendekatan terbaik.

Mengidentifikasi sumber risiko berdasarkan kategori adalah metode lain untuk mengeksplorasi potensi risiko pada suatu proyek. Beberapa contoh kategori untuk risiko potensial yaitu teknis, biaya, jadwal, klien, kontraktual, cuaca, keuangan, politik, lingkungan dan masyarakat.

Dalam mengidentifikasi risiko terdapat beberapa proses yang dilakukan diantaranya:

Inputs
Barang apapun, baik internal maupun eksternal terhadap proyek yang dibutuhkan sebelum proses itu berjalan. Bisa jadi keluaran dari proses sebelumnya. Contohnya meliputi:

  • Project charter
  • Project schedule
  • Resource calendars
  • Approved change requests
  • Enterprise Environmental Factors (EEF), seperti standar pemerintah atau industri, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, praktik, dan infrastruktur, dan lain lain.
  • Organizational Process Assets (OPA), seperti pedoman standar, instruksi kerja, template manajemen proyek, file proyek dari proyek sebelumnya, dan informasi historis lainnya, dan lain lain.

Tools
Sesuatu yang nyata, seperti template atau program perangkat lunak, digunakan dalam melakukan aktivitas untuk menghasilkan suatu produk atau hasil. Contohnya meliputi:

  • Analytical techniques
  • Project management information system(s)
  • Benchmarking
  • Product analysis

Techniques
Prosedur sistematis yang ditetapkan oleh sumber daya manusia untuk melakukan aktivitas yang menghasilkan produk atau hasil atau memberikan layanan, dan mungkin menggunakan satu atau lebih alat. Contohnya meliputi:

  • Meetings
  • Expert judgment
  • Inspection
  • Interviews
  • Decomposition

Outputs
Produk, hasil, atau layanan yang dihasilkan oleh sebuah proses. Mungkin menjadi masukan bagi proses penggantinya. Contohnya meliputi:

  • Work performance information
  • Change requests
  • Project management plan updates
  • Organizational process assets updates
  • Project documents updates

Sumber:

Sebelum sebuah organisasi dapat memitigasi risiko dengan baik, maka pengidentifikasian risiko yang baik amat dibutuhkan. Mengapa demikian? Demi mengambil langkah untuk melakukan mitigasi risiko harus dapat mengenali ancaman atau risiko yang mungkin terjadi kelak. Sekecil apapun risiko yang mungkin ada, perlu bagi sebuah organisasi untuk memastikan analisis yang dilakukan tepat dan sesuai dengan kebutuhan.

Tujuan utama pengidentifikasian adalah untuk mengurangi pengaruh buruk dari ancaman dan memaksimalkan pengaruh baik dalam setiap kesempatan yang ada. Dalam proses identifikasi risiko, output yang diharapkan adalah sebuah daftar risiko yang telah diidentifikasi, daftar respon yang akan diberikan oleh organisasi, dan daftar kategori risiko, yang kemudian dapat digunakan sebagai salah satu sumber data untuk analisis risiko.

Dalam melakukan identifikasi risiko, perlu untuk menggunakan tools yang tepat. Salah satu tools yang dapat digunakan adalah analisis SWOT yang memiliki empat elemen:

  • Strengths. Merupakan karakteristik organisasi secara internal yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya.
  • Weaknesses. Merupakan karakteristik organisasi secara internal yang dapat mencegah suatu organisasi mencapai tujuannya.
  • Opportunities. Kondisi eksternal yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya.
  • Threats. Kondisi eksternal yang dapat mencegah suatu organisasi mencapai tujuannya.

swot-canvas

Sumber:

  1. https://study.com/academy/lesson/risk-identification-definition-purpose-examples.html
  2. https://study.com/academy/lesson/risk-identification-process-analysis.html