Mengapa pembuatan bussines case dan project charter harus dipisah?

Jelaskan apa itu bussines case dan project charter? dan mengapa keduanya harus dibuat secara terpisah? berikan alasannya

1. Business Case

Bussines case adalah sebuah sebuah dokumen yang mempunyai peran untuk memulai atau melanjutkan sebuah projek, pengembangan produk yang massive atau pengembangan dalam masa yang akan datang. Dokumen ini haruslah mengandung informasi yang dibutuhkan untuk membuat sebuah keputusan.

Business Case adalah tempat dimana semua fakta yang relevan di dokumentasikan dan dihubungkan dengan sebuah pernyataan yang meyakinkan top manajemen untuk menjalakan proyek ini dibawah ini adalah beberapa pengertian tentang Business Case :

  • " Sebuah Business Case digunakan untuk mendefinsi, menilai dan mengevaluasi pendekatan terbaik untuk memproses atau tidak memproses suatu produk. Business case adalah sebuah alat untuk mengecek potensi pasar pada level produk "
    Nick Coster, co director of Brainmate

  • Tujuan Busines Case adalah untuk meringkas informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dalam melakukan sebuah aktifitas yang akan mempengaruhi produk, kostumer atau bisnis itu sendiri "
    Gabriel Steinhardt, writer of “The Product Managers Toolkit” and Blackblots’s managing director

2. Project Charter

Ketika kamu membuat sebuah projek, kamu harus menentukan apa saja yang dibuthkan untuk menyelasaikan projek dan apa saja proses yang akan dilakukan. Projek Charter dalah sebuah starting point atau titik dimana dimulainya sebuah projek, dalam hal ini kita membicarkan apa saja yang dibutuhkan

Nah selanjutnya kita akan membahas mengapa pembuatan Business Case dan Projek Charter harus dipisah

Kembali lagi pada kedua hal tersebut, perbedaan yang mencolok dari dua hal tersebut adalah dimana Bussines Case itu lebih ringkas daripada Project Charter karena itu lah lebih baik kita membuat Bussines Case terlebih dahulu untuk diajukan kepada Top Manajemen daripada gambaran besar proyek yaitu Project Charte itu sendiri. Hal ini dikarenakan agar Top Manajemen dapat membuat sebuah keputusan strategis dengan membaca Bussines Case itu sendiri

Disamping itu agar Top Manajemen tidak dibingungkan dengan Project Charter yang sifatnya lebih spesifik dan bersifat taktis beserta teknis, karena Top Manajemen hanya akan melihat bagaimana proyek itu menguntungkan dan memiliki resiko yang kecil mereka tidak begitu peduli dengan proses yang akan dilakukan untuk mencapai semua itu

Dan yang terakhir, untuk menghemat effort karena Project Charter memuat lebih banyak informasi daripada Bussines Case seperti :

  • Structured Management Process
    Dalam hal ini menyangkut siapa project owner. Mendeskripsikan bagaimana Hirarki Projek di dalam tim itu sendiri.

  • Disciplined Management Process
    Dimana pada hal ini menyediakan referensi dan dokumen-dokumen untuk membantu tim dan stakholder dalam memahami parameter atau cangkupan projek dan kemana saja projek itu melebar.

  • Project Scope
    Apa saja kebutuhannya dan bagaimana penjadwalan atau timelinenya? Apakah tujuan yang berada diluar lingkup projek akan dicapai juga?

  • Project Management Best Practice
    Disini kita akan menemukan bagaimana cara menyelesaikan sebuah tugas, menyatukan anggota tim, melihat progress dan biayanya

  • Internal/External Comunnication
    Pada bagian ini kita akan membahas tentang siapa saja yang akan melakukan pertemuan dan seberapa sering? apakah kita hanya mengurus projek pada level enterprise ataukah hanya mengawasi sebuah tim yang hanya butuh berkomunikasi lewat telepon dan emil?

Referensi

What is a Business Case?
What Is Projec Charter?

Business Case adalah dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.“The purpose of business case is to provide senior management with all the information needed to make informed decision as to whether a specific project should be funded” (Schmidt 1999), maksudnya adalah tujuan dari business case merupakan untuk menghasilkan manajemen bisnis dengan semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan apakah suatu proyek harus didanai.

Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan memberikan kewenangan kepada project manager (PM) untuk menggunakan sumber daya pada aktifitas – aktifitas proyek.

Mengapa harus dibuat terpisah

Karena project charter merupakan bagian dari business case. Project charter dan business case pun adalah dua hal yang berbeda, business case digunakan untuk menganalisa nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek, sedangkan project chapter digunakan untuk project manager mengatur sumber daya pada aktifitas – aktifitas proyek, pendefinisian awal proyek secara jelas, mengenali atribut-atribut suatu proyek, Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja), peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya, pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek).

Referensi : [Imadeariya. (2010, February 18). Project Charter. Retrieved May 10, 2014, from http://imadeariya.wordpress.com/2010/02/18/poject-charter/]
[Membuat Business Case. (2014, February 23). Retrieved May 10, 2014, from http://astroboyz.wordpress.com/2014/02/23/membuat-business-case/]

Bussines Case

Mengidentifikasi kebutuhan bisnis untuk mengerjakan sebuah proyek. Secara efektif menggambarkan keterkaitan proyek dengan sasaran strategi tingkat tinggi organisasi. Ini juga menjelaskan alasan identifikasi dan seleksi proyek . Business case memberikan pembuktian untuk melakukan proyek atau program dengan mengevaluasi manfaat, biaya dan risiko pilihan alternatif dan memberikan dasar pemikiran untuk solusi setiap pilihan. Sebuah bussines case dikembangkan untuk tujuan mengevaluasi apakah perlu melakukan sesuatu atau tidak.

Project Charter

Dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement dan memberi manajer proyek wewenang tertulis untuk mulai bekerja. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkan judul proyek yang dikerjakan,latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya. Project Charter memiliki peran penting dalam mengambil langkah awal pelaksanaan proyek. Dengan adanya dokumen ini, keterlibatan dari setiap fungsi dalam proyek akan tampak jelas.

Mengapa keduanya harus dibuat secara terpisah?

Menurut penjelasan diatas, Business case mengidentifikasi kebutuhan bisnis untuk mengerjakan sebuah proyek, dengan memberikan pembuktian untuk melakukan proyek atau program dengan mengevaluasi manfaat, biaya dan risiko pilihan alternatif dan memberikan dasar pemikiran untuk solusi setiap pilihan. Sedangkan Project Charter merupakan dokumen yang digunakan untuk memulai proyek dan memberi manajer proyek wewenang tertulis untuk mulai bekerja, dengan menampikan judul proyek yang dikerjakan , latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target, ruang lingkup, tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya. Jadi, project charter adalah tahap lanjutan dari sebuah busines case yang telah disetujui. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Busines Case dengan Project Charter merupakan hal yang berbeda dengan begitu pembuatannya harus secara terpisah.

Referensi :



https://www.greycampus.com/opencampus/project-management-professional/project-charter-business-case

Pengertian business case
Business Case adalah dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.“The purpose of business case is to provide senior management with all the information needed to make informed decision as to whether a specific project should be funded” (Schmidt 1999), maksudnya adalah tujuan dari business casemerupakan untuk menghasilkan manajemen bisnis dengan semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan apakah suatu proyek harus didanai.

Pengertian project charter
merupakan dokumen bertanda tangan yang secara resmi mendefinisikan serta mengesahkan sebuah proyek. Oleh karena itu, project charter ini menampilkan judul proyek yang dikerjakan,latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya… Tanpa project charter, tujuan proyek akan menjadi ambigu dan kadang tidak dipahami secara benar oleh para stakeholder. Masing-masing mungkin saja memiliki sudut pandang dan ketertarikan yang berbeda. Nah, bahayanya, nanti bisa berujung pada konflik kepentingan, konflik peran, dan fatalnya proyek bisa GAGAL.

Project charter adalah kelanjutan dari business case ketika business case sudah dibuat maka fase berikutnya adalah membuat sebuah project carther yang berguna untuk mengurangi resiko kegagalan dalam sebuah proyek. Jadi business case dan project charter secara pembuatan harus dipisah akan tetapi dalam sebuah project business case dan project charter bagai dua sisi mata uang yang tidak bisa dipisahkan.

Referensi:


Paper m0214 – topik-topik lanjutan sistem informasi analisa business case pada pt. Iwan cahaya Sentosa [doc]

Project Charter merupakan dokumen awal dari suatu Proyek. Project Charter adalah dokumen high level yang menyatakan dan menjelaskan adanya sebuah proyek. Dokumen ini berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.

Project Charter dibuat di dalam proses Initiating. Dokumen ini berisi mengenai high-level objectives, constraints, requirements, scope, risk, dan assumptions. Detail rencana proyek yang berhubungan dengan Budget/ Money dan Time akan disiapkan setelah Project Charter secara resmi disetujui oleh Project Sponsor.

Sedangkan Business Case adalah analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.

Atribut dari Business Case:

  • Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
  • Jelas membandingkan alternatif
  • Secara obyektif mencakup semua informasi yang berhubungan
  • Sistematis dalam hal merangkum temuan

Project Charter adalah dokumen yang di pakai untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup tentang penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang bakal dijalankan. Dokumen ini berisi judul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya.

Business Case
Menjelaskan tentang kondisi awal, dan menekankan pada betapa kritis permasalahan ini dan alasan mengapa project ini di perlukan untuk dijalankan sekarang
Dari definisi tersebut, Project Charter dan Business Case harus dipisah Business Case merupakan elemen dari Project Charter

Sumber:
Manajemen Perangkat Lunak, UPI Press


http://itgov.cs.ui.ac.id/miti/handout%20blackstaff%202-3.pdf