Business Case melibatkan penilaian nilai investasi dalam hal potensi keuntungan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengatur dan mempertahankannya. Business case terdiri dari analisis menyeluruh kebutuhan bisnis, peluang, ancaman, dan opsi yang dikembangkan untuk pertimbangan dan keputusan manajemen senior. Ini termasuk identifikasi yang jelas mengenai manfaat yang diajukan (baik kuantitatif maupun kualitatif), analisis biaya-manfaat, analisis risiko, analisis alternatif dan sensitivitas, dan return on investment (ROI).
Terdapat beberapa penyebab kecenderungan untuk mengubah kebutuhan investasi TI. Pertama, proyek investasi TI tradisional memakan waktu cukup lama untuk diselesaikan. Mungkin proyek tersebut hanya dapat bertahan selama dua, tiga, atau 4 tahun. Terdapat tantangan yang lebih berat terkait dengan investasi TI dan perkembangan sistem yang dibutuhkan. Pengenalan sistem informasi baru memerlukan analisis sistem dan design work. Oleh karena itu penting agar proyek investasi TI terbuka terhadap segala kemungkinan perubahan yang terjadi secara terus-menerus jika ingin proyek tersebut sukses. Hal ini perlu tercermin dalam business case.
Saat ini business case yang komprehensif semakin diminati oleh manajemen senior sebelum melakukan investasi TI. Terdapat beberapa alasan yang menjadikan business case TI menjadi begitu penting dan ini berhubungan dengan fakta bahwa pengelolaan sisten informasi telah berada di bawah kriptografi yang tidak menghasilkan nilai untuk uang yang diinvestasikan.
Senior Executive are caught in a worrisoe double bind : ever greater commitments to IT investment are being driven by competitive necessity and discoureged by escalating cost and uncertain benefit - (Keen 1991).
Isu utama yang dapat dihasilkan dari business case yang komprehensif meliputi :
Memfasilitasi terciptanya pengetahuan dan pembelajaran perusahaan dalam hal apa yang benar-benar diharapkan dari investasi TI dan bagaimana mengelola proyek pembangunan dengan lebih baik untuk mencapai tujuannya. Ini termasuk penilaian penuh atas kelangsungan proyek investasi TI.
Kesempatan untuk memperoleh komitmen penuh dari pemangku kepentingan utama yang harus berperan dalam memastikan keberhasilan investasi TI. Ini termasuk menciptakan framework bagi manajemen pemangku kepentingan yang penting untuk memastikan bahwa ketika investasi TI ditugaskan, tidak akan mengejutkan bagi pemangku kepentingan utama.
Memahami risiko yang terlibat dalam pembuatan sistem informasi memberikan manfaat yang dapat diantisipasi. Ini termasuk menempatkan prakarsa yang diperlukan untuk mengurangi risiko atau untuk melawan pengaruhnya jika benar-benar terwujud.
Jika ketiga tujuan ini tercapai maka investasi IT business case akan jauh lebih baik. Dengan demikian, business case merupakan cara berpikir baru tentang investasi TI, yang merupakan langkah besar dalam pengembangan proyek TI dan menyediakan landasan untuk mengukur dan mengelola pengembangan TI.
Saat ini banyak bisnis yang tidak hanya didukung oleh teknologi, tetapi juga ditopang atau didasari oleh teknologi. Dalam perusahaan yang didefinisikan secara digital seperti Facebook dan Amazon, Return Of Investment (ROI) dari teknologi memang tidak terbantahkan, namun sebagian besar organisasi pernah mengalami kegagalan dalam proyek TI. Kegagalan ini terus diingat dan menempel pada pikiran orang-orang yang menyetujui atau ikut dalam proyek tersebut.
Sebagai hasilnya, tingkat kepercayaan pada Departemen TI sangat rendah, dan karena ini pula para pemimpin bisnis menjadi sangat skeptis ketika harus mengeluarkan dana yang banyak pada proyek TI. Hambatan yang ada di antara Departemen TI lebih tinggi dari sebelumnya karena alasan ini, dan masalahnya diperparah dengan meningkatnya persaingan pendanaan dengan bidang usaha lainnya (termasuk proyek TI bayangan).
Solusi untuk menguraikan pemikiran skeptis ini adalah dengan menggunakan Business Case. Business Case akan mengartikulasikan manfaat dari bisnis dan menetapkan bagaimana dan kapan sebuah project harus dilaksanakan agar memberi manfaat dan menghindari resiko-resiko terkait. Kunci sukses dalam melakukan investasi TI adalah mengemasnya sebagai investasi bisnis. Misalnya, bagaimana membelanjakan uang untuk proyek TI yang akan akan membayar dividen dalam rangka penghematan biaya, meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kualitas. Beberapa bisa berwujud dan terukur, beberapa lagi memang terlihat kurang nyata dan sulit dihitung/diukur.
Dalam 15 tahun terakhir, banyak terjadi pasang surut di dunia bisnis yang menerapkan TI. Proses bisnis reengineering hingga enterprise resource planning, keduanya telah meningkatkan alasan pentingnya investasi TI. Sebuah pendekatan tradisional terhadap investasi TI berupaya mengidentifikasi proyek dengan potensi keuntungan yang terbaik. Pendukung dari investasi harus membuat business case kepada senior management. Meningkatnya kepentingan strategis TI, bagaimanapun telah memaksa perusahaan untuk berpikir secara berbeda. Mereka sekarang harus mempertimbangkan bagaimana cara mengembalikan investasi dengan kemampuan seluruh elemen organisasi. Mereka harus menilai peluang untuk memanfaatkan dan memperbaiki sistem dan infrastruktur yang ada, mengingat peluang itu nantinya akan menciptakan kemampuan baru dan menguji model bisnis baru mereka. Hal inilah fungsi dari pemanfaatan sebuah Business Case dalam organisasi, terutama jika organisasi tersebut ingin menerapkan atau berinvestasi TI pada sistem bisnis mereka.
Beberapa perusahan menilai bahwa Return Of Investment dari teknologi memang benar adanya. Namun beberapa perusahaan terutama yang non-IT banyak mengalami kegagalan dalam berinvestasi pada IT tersebut. Kegagalan tersebut terjadi karena banyak faktor yang mengahalanginya. Terutama pada cara pengaplikasian dan pengadaan proyek tersebut yang kurang tepat. Dengan begitu kegagalan yang dialami dari suatu investasi IT ini bisa menyebabkan kepercayaan kepada suatu teknologi bisa menurun dan bisa menyebabkan para pemimpin bisnis bersikap sangat ragu-ragu terhadap perinvestasian pada proyek di bidang TI ini. Cara yang efektif untuk berinvestasi pada teknologi yaitu berinvestasi pada subuah bisnis itu sendiri. Hal itu misalnya terkait dengan bagaimana membelanjakan uang untuk proyek teknologi ini akan membayar dividen dalam hal penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan peningkatan kualitas.
Pada Business Case perencanaan yang tetap sangatlah penting. Dengan menerapkan prinsip manajemen proyek dan memiliki proses yang pasti, sebuah perusahaan dapat berhasil dalam mengamankan pendanaan yang tepat untuk membuat sebuah teknologi baru yang ada dan membawa nilai dan efisiensi yang signifikan bagi suatu perusahaan tersebut.
Business Case digunakan dalam kebanyakan metodologi manajemen proyek sebagai alat fundamental untuk menangkap, mengartikulasikan dan merasionalisasi pendapat untuk mengambil tindakan bisnis tertentu. Kebutuhan untuk memiliki Business Case muncul dari kenyataan bahwa organisasi atau perusahaan perlu membuat keputusan investasi dan memilih investasi yang bisa memberikan nilai tambah bagi perusahaan pada kemudian hari dan kemungkinan investasi lainnya.
Ketika proyek dimulai, Business Case menetapkan tujuan akhir proyek untuk semua pemangku kepentingan termasuk juga di dalamnya manajer proyek dan sponsor. Business Case yang tertulis dan disepakati membuat hal itu bisa menjadi dengan mudah dipahami. Seiring kemajuan proyek, Business Case bisa menjadi panduan yang nyata ke arah mana proyek ini akan dijalankan. Hal ini akan sering membantu menginformasikan kepada manajer proyek mengenai pendekatan mana yang akan diambil saat opsi teknis alternatif muncul. Dengan Kasus Bisnis yang jelas, pemangku kepentingan proyek dapat memantau proyek dan lingkungan proyek untuk menentukan apakah proyek tersebut terus masuk akal atau tidak secara organisasional.
Nah, setelah proyek selesai Business Case ini akan menjadi ukuran untuk menilai seberapa baik organisasi melakukan suatu Business Case dengan perencanaan dan implementasinya. Maka dari itu, Business Case merupakan hal yang sangat penting dalam perinvestasian IT yang bisa dijadikan sebagai patokan dalam mengembangkan suatu proyek IT di sebuah perusahaan.
Pada umumnya bisnis case difokuskan pada kebutuhan untuk menghasilkan uang atau untung. Jika sebuah bisnis tidak menunjukkan kemampuan menghasilkan uang, maka barang atau jasa itu harus diganti atau kalah. Sesuatu yang harus dilakukan adalaha perlunya membuat barang jualan menonjol, membuat barang berbeda dari kompetisi,hal tersebut akan memberikan nilai keunggulan kompetitif atau proposisi penjualan unik.
Mengerjakan apa yang membuat berbeda tidak selalu mudah. Tidak banyak dari perusahaan meluncurkan ide atau industri yang sama sekali baru. Sebenarnya, ini adalah kesalahan bahwa perusahaan memerlukan konsep yang sama sekali baru untuk menjadi pengusaha atau pelaku bisnis yang sukses. Ini mungkin bukan ide atau produk yang sama sekali baru tapi perusahaan pasti perlu melakukan sesuatu secara berbeda agar barangnya menonjol. Misalnya, mungkin menawarkan layanan pelanggan yang lebih baik atau nilai uang yang lebih baik daripada persaingan atau mengejar bagian tertentu dari pasar yang ada di bawah eksploitasi. Jika baru memulai, perusahaan perlu membuat penawaran cukup menarik bagi pembeli untuk membeli produk atau layanannya daripada persaingan. Juga terlepas dari kenyataan, mungkin menyadari bahwa membeli dari bisnis baru mungkin berisiko. Tetapi jika perusahaan dapat menyelesaikan masalahnya dengan pelanggan, perusahaan harus membutuhkan apa yang ingin dijual, dan itu adalah insentif terbaik untuk membuat pelanggan membeli sesuatu.
Oleh karena itu untuk mengidentifikasi apa yang membuat perusahaan berbeda bisa mulai dengan melihat diri sendiri dan melihat di mana nilai-nilai, keterampilan dan kebutuhan di pasar saling berpotongan. Dari sini bisa dilihat apa yang membuat perusahaan unik.
Setelah itu perusahaan bisa melihat narasi pemasaran yang lebih luas dan menjawab pertanyaan yang ditemukan lebih sering dalam bisnis Case. Dengan melalui proses ini, perusahaan mendapatkan gambaran bagus mengapa bisnis itu ada, apa yang akan dilakukan dan menunjukkan bagaimana hal itu bisa menghasilkan uang.
Oleh karena itu, saat ada yang bertanya ‘The Right Questions’, maka akan menemukan bahwa perusahaan akan menemukan jawaban yang dibutuhkan untuk membangun sebuah Bisnis Case secara alami.