Business case sangat penting dalam manajemen proyek dan merupakan bagian integral dari manajemen proyek yang sukses.
Mengapa business case merupakan bagian penting dari Manajemen Proyek?
Tujuan dari Business case adalah untuk menjelaskan alasan untuk melaksanakan proyek, dan untuk menentukan parameter dan faktor manajemen yang terlibat dalam proyek itu sendiri. Business case menyediakan manajer proyek dengan alat untuk membimbing desain, manajemen dan evaluasi proyek.
Business case ini memiliki tiga tujuan: manajer proyek memberi kesempatan untuk memikirkan proyek secara sistematis dan langkah demi langkah, menjelaskan mengapa proyek harus dilakukan, dan menyediakan kerangka kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.
Sementara Business case dapat disajikan dalam berbagai aturan, ada beberapa elemen yang disertakan dalam dokumen tertulis apa pun. Mengetahui mengapa Business case penting harus jelas saat proyek berkembang. Untuk mempresentasikan Business case dengan cara yang akan menciptakan kesan yang baik pada program administrator.
Mission statement adalah pernyataan umum tentang apa yang diharapkan oleh manajer proyek dengan menyelesaikan proyek. hal ini menjelaskan apa yang harus dilakukan, untuk siapa, dan mengapa.
Tujuan Proyek harus dinyatakan dengan jelas. satu pernyataan pendek untuk masing-masing, tanpa disertai argumen atau dokumentasi. Tujuannya Spesifik, Terukur, Tercapai, Realistis dan Tepat Waktu (S.M.A.R.T.).
http://blog.method123.com/2010/05/09/why-a-business-case-is-so-important/#!prettyPhoto
Business case merupakan bagian dari Manajemen Proyek karena Jika sebuah proyek dilakukan tanpa mempertimbangkan nilai yang akan diberikannya ( tanpa Business case), sejumlah masalah serius dapat timbul:
-
Organisasi membuang sumber daya berharga untuk proyek yang tidak membantu organisasi mencapai tujuannya. Ini membuat lebih sedikit sumber daya yang tersedia untuk proyek yang lebih berharga.
-
Organisasi tidak memiliki dasar yang jelas untuk memprioritaskan proyek, untuk menetapkan apa yang penting. Tanpa Business case dan beberapa ukuran “nilai” yang diadopsi seluruh organisasi tidak ada cara untuk menentukan proyek mana yang penting, dan mana yang kurang. Banyak organisasi menggunakan pendekatan “suara paling keras”, di mana manajer yang berteriak paling keras (atau yang memiliki pengaruh lebih besar, atau lebih mengintimidasi) mendapatkan apa yang mereka inginkan-bahkan ketika proyek mereka tidak memiliki hubungan dengan tujuan organisasi! Organisasi membutuhkan sarana yang lebih rasional dan efektif untuk mengalokasikan sumber dayanya yang terbatas.
-
Mungkin ada kekecewaan setelah selesainya proyek ini, karena para pemangku kepentingan bertanya tanya mengapa proyek tersebut tidak memberikan hasil bagus yang mereka bayangkan sangat mungkin karena manajer proyek tidak tahu apa harapan mereka, atau fokus terutama pada apa yang sedang dibangun, bukan tentang bagaimana hal itu akan digunakan.
-
Tidak ada target yang ditetapkan untuk mengapa kiriman proyek dibuat selain dari pada pertemuan spesifikasi teknis. Hal ini memungkinkan tim proyek untuk terlibat lebih dalam dalam rincian teknis, kehilangan penglihatan atas tujuan proyek. Pada penyelesaian proyek tidak ada cara yang jelas untuk menentukan apakah nilai proyek tercapai. Keduanya terjadi karena tidak ada tujuan manfaat yang ditetapkan sebelum proyek dimulai.
-
Organisasi tidak memiliki kesempatan untuk memperbaiki kematangan manajemen proyeknya. Salah satu pembelajaran kunci dari masing-masing proyek adalah: “seberapa baik penggunaan sumber daya mendukung tujuan organisasi?”
Referensi :
https://www.pmi.org/learning/library/need-business-case-6730
Ketika sebuah organisasi telah menerima manajemen proyek sebagai sarana untuk mencapai efisiensi dan memastikan akuntabilitas, tugasnya yaitu mengidentifikasi proyek mana yang akan dilaksanakan, dan mana yang memerlukan manajer proyek yang berdedikasi.
Eksekutif sering berharap untuk melihat potensi keuntungan sebelum mengalokasikan sumber daya untuk manajemen proyek untuk suatu inisiatif bisnis. Proyek berjalan melalui beberapa fase pembangunan, dan yang pertama dikenal dengan istilah strategi dan business case. Ini adalah saat individu atau kelompok yang mensponsori proyek akan mencoba untuk “menjual” ke manajemen puncak, dengan membuat sebuah kasus bahwa proyek tersebut akan menghasilkan laba atas investasi yang positif.
Hal dimulai dengan sebuah proposal yang ditulis dengan hati-hati dan merinci tanggung jawab serta semua kontributor. Tanpa ini, sebuah proyek jarang akan mendapatkan momentum yang dibutuhkannya untuk maju. Pengambil keputusan harus diyakinkan akan nilai manajemen proyek untuk tujuan bisnis sebelum mereka mengalokasikan sumber daya ke sebuah proyek.
Pengembangan business case adalah langkah yang sering digunakan perusahaan dalam melakukan pemilihan proyek. Hal tersebut menganalisis bagaimana dengan adanya business case untuk proyek tersebut, strategi perusahaan dapat diterapkan dan keunggulan kompetitif perusahaan dapat dipertahankan.
Business case selanjutnya dapat dikembangkan dengan penambahan detail lebih lanjut. Kita dapat mengubah business case menjadi langkah-langkah aksi dan tolak ukur utama untuk mengembangkan rencana agar dapat melalui keseluruhan siklus hidup proyek, termasuk hasil proyek.
Business case merupakan kunci bagi rencana manajemen proyek dan biasanya dimiliki dan diciptakan oleh sponsor proyek. Setelah penutupan atau penyelesaian proyek, evaluasi pasca proyek (PPE) biasanya akan diadakan - biasanya beberapa bulan setelah penyelesaian proyek - untuk mengukur benefit / manfaat proyek apakah telah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam business case.
Referensi: