Risiko merupakan suatu bahaya, akibat, atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang. Dalam manajemen risiko, untuk menghadapi sebuah risiko suatu proyek, dibutuhkan dokumen risk management plan yang nantinya dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengatasi risiko-risiko yang terjadi dalam suatu proyek. Apa saja langkah yang dilakukan untuk membuat risk management plan dengan tepat?
1. Identifying the Risk and Creating a Risk Register
Yang pertama yaitu mengidentifikasi risiko. Untuk mendapatkan identifikasi risiko yang detail, bisa menggunakan metode pengkategorian risiko, seperti contoh kategori risiko proyek, kategori risiko sistem, risiko internal, risiko eksternal, dan lain sebagainya. Metode PEST juga banyak digunakan dalam industri yang dibagi berdasarkan faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi.
Semua risiko yang teridentifikasi dirinci kedalam risk register dan tingkatnya melekat pada setiap risiko yang diturunkan, dimana tingkatnya didasarkan pada kemungkinan terjadinya risiko. Risk register meliputi informasi:
- Identifikasi unik
- Deskripsi singkat
- Tingkat dampak terhadap proyek
- Frekuensi kemungkinan terjadinya
- Individu yang bertanggung jawab untuk mengelola risiko
- Rencana mitigasi
- Anggaran dialokasikan
2. Analyzing and Evaluating Risks
Langkah selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi setiap risiko untuk menentukan pengaruhnya terhadap keberhasilan penyelesaian proyek. Evaluasi dan analisis risiko harus mempertimbangkan 2 kriteria, yaitu
- Likelihood
- Level of Impact
Dalam pemetaan evaluasi risiko dapat menggunakan sebuah matiks sehingga bisa menghasilkan ide yang bermanfaat tentang risiko dan pengaruhnya terhadap proyek. Hasil penilaian dari matriks tersebut bisa digunakan sebagai dasar untuk mempirioritaskan risiko dan memungkinkan manajer proyek untuk mengukurnya sesuai dengan rencana pengelolaan risiko proyek.
3. Identifying Risk Triggers
Tim harus mempelajari risiko yang telah diidentifikasi dan mengenali trigger risiko dan tanda peringatannya yang dapat memberi peringatan bahwa proyek yang dikerjakan sedang mengalami bahaya. Tips dalam tahap ini yaitu dalam standar prakteknya, setiap risiko yang diidentifikasi dalam risk register diidentifikasi masing-masing 3 triggers.
Manajer proyek dapat menentukan peran dan tanggung jawab yang diambil masing-masing tim dan anggota tim saat menghadapi skenario risiko. Kekuatan otoritatif diberikan kepada individu untuk mengelola dan menetapkan anggaran untuk setiap risiko dan mereka bertanggung jawab untuk menghasilkan gagasan dan rencana untuk gagasan tersebut dengan didampingi oleh manajer proyek.
4. Brainstorming for Solution Ideas
Setiap tim sekarang mengubah risiko dan brainstorm mereka menjadi gagasan yang mengatasi ancaman, yang berupa tindakan pencegahan atau rencana yang diambil oleh tim pada awal proyek. Tim harus memikirkan kemungkinan peluang yang akan datang. Kesempatan biasanya berupa risiko positif yang juga dapat menetralkan risiko negatif sehingga tim harus benar-benar memperhatikan kemungkinan kesempatan yang ada.
5. Creating a Plan
Setelah menyiapkan solusi untuk risiko yang telah diidentifikasi, langkah selanjutnya yaitu membuat rencana tindakan untuk solusi yang telah disiapkan. Rencana aksi ini adalah unit dasar dari rencana pengelolaan risiko proyek, dan pada tahap ini perlu dilakukan dokumentasi semua solusi yang mungkin untuk semua risiko yang berbeda yang telah diidentifikasi. Rencana ini pada dasarnya adalah strategi mitigasi risiko untuk menghindari risiko. Ada dua jenis strategi mitigasi risiko, yaitu:
-
Preventative
Strategi ini dirancang sedemikian rupa sehingga mengurangi kemungkinan risiko. -
Contingency
Adalah tindakan yang direncanakan jika terjadi risiko.
Risiko yang memiliki prioritas tertinggi harus diperhatikan terlebih dahulu dan rencana mitigasinya direalisasikan sebelum proyek dimulai atau sesuai dengan rencana tindakan. Resiko dengan prioritas yang lebih rendah bisa dinomor duakan, tetapi bukan berarti diabaikan.
6. Monitoring and Reviewing Risks
Karena semua hasil rencana pengelolaan risiko proyek didokumentasikan dalam daftar risiko, penting untuk meninjau dokumen ini secara berkala. Seiring kemajuan proyek, ada kemungkinan besar bahwa proyek tersebut dapat menghadapi atau menyadari lebih banyak risiko atau risiko yang tercantum dalam daftar mungkin memerlukan perubahan. Manajemen risiko proyek adalah proses yang berulang dan harus dirangkai ke dalam pengelolaan keseluruhan proyek. Hal ini harus diintegrasikan dengan kerangka manajemen masalah karena masalah yang belum terselesaikan secara perlahan berhasil menjadi risiko potensial.