Sumber : pixabay
Menurut John Rampton, founder of Invoicing Service Due.com dan No. 3 on the Top 50 Online Influencers in the World by Entrepreneur Magazine, kesalahan yang sering dilakukan oleh pemilik perusahaan antara lain :
#kesalahan pencatatan dan rekonsiliasi (pencocokan) laporan
Kesalahan umum yang banyak dibuat oleh banyak Pemilik perusahaan adalah tidak melakukan pencatatan laporan keuangan secara rutin.
Ketika bisnis mulai berjalan dengan lancar dan Pemilik perusahaan kehabisan waktu dan tenaga untuk mengurusi berbagai masalah perusahaan sehingga seringkali pencatatan atau rekonsiliasi laporan keuangan tidak menjadi prioritas utama dalam pekerjaan sehari-hari. Sehingga seringkali pencatatan laporan keuangan tidak berdasarkan kondisi perusahaan teraktual.
Padahal dalam transaksi bisnisnya, seringkali terjadi penggunaan uang perusahaan yang menghasilkan neraca akun yang negatif, seperti tagihan ke pelanggan yang belum dibayar atau tidak membayar tagihan dari supplier karena keduanya tidak dicatat dengan akurat. Sehingga akhirnya malah memberikan efek negatif kepada perusahaan, seperti peringkat kredit perusahaan menjadi jelek atau pengiriman barang dari supplier menjadi tidak lancar.
##Tidak melihat laporan keuangan sebagai alat perusahaan
Banyak Pemilik perusahaan yang melihat fungsi akuntansi hanya untuk mencatat data keuangan perusahaan yang nantinya hanya berfungsi untuk menghitung besar saldo uang perusahaan atau untuk kepentingan perpajakan.
Padahal laporan-laporan tersebut juga dapat menyediakan pertimbangan kuat kepada para Pemilik perusahaan untuk menentukan keputusan strategis ataupun dapat menunjukkan dimana masalah-masalah yang ada dalam perusahaan, seperti mengetahui daftar pelanggan yang tidak membayar jatuh tempo yang bersumber dari data laporan umur hutang dan umur piutang perusahaan.
##Ingin menangani semuanya sendiri
Pemilik perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk menggunakan staf akuntansi atau menyewa tenaga akuntan ahli yang handal dalam menangani masalah laporan keuangan perusahaan.
Pada saat memulai bisnis, Pemilik perusahaan masih sanggup menangani semua urusan dalam perusahaan, termasuk dalam pencatatan dan pembuatan laporan keuangan secara sederhana. Namun seiring berjalannya waktu, ketika bisnisnya makin berkembang dengan mulai munculnya pencatatan bermacam-macam akun yang banyak, sehingga tidak mudah untuk ditangani sendiri atau membutuhkan banyak waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya.
##Mencampuradukkan akun pribadi dan akun perusahaan
Pemilik perusahaan terutama yang pemilik bisnis baru seringkali tidak memisahkan penggunaan uang untuk kepentingan pribadi dan penggunaan untuk kepentingan perusahaan, terutama untuk pengeluaran kebutuhan sehari-hari atau untuk kebutuhan rumah tangganya.
Hal ini bila dilakukan secara terus-menerus dapat memiliki dampak negatif pada pengembangan bisnis perusahaan, terutama apabila uang perusahaan yang harusnya bisa dibuat investasi namun lebih banyak digunakan untuk kepentingan pribadi. Selain itu, akan sangat menyulitkan pembagiannya pada waktu pembuatan laporan keuangan perusahaan dan proses auditnya.
Sehingga lebih baik Pemilik perusahaan memiliki akun terpisah untuk kepentingan pribadi dan kepentingan perusahaan, dan memberikan pencatatan yang akurat dan detail pada setiap penggunaan uang untuk kepentingan bisnis dan untuk kepentingan pribadi. Sehingga untuk jangka panjang, hal ini akan sangat membantu bisnis untuk tumbuh nantinya.
##Tidak menyimpan kuitansi dan nota
Kebiasaan untuk tidak menyimpan kuitansi dan nota transaksi biasa terjadi pada semua orang, apalagi ketika perhatian dan pikiran sedang terfokus ke banyak hal sehingga sering terlupakan,
Padahal kuitansi dan nota dapat menjadi jawaban atau lampiran bukti yang valid apabila terjadi perbedaan angka pada saat pemeriksaan laporan keuangan. Selain itu, pada saat proses audit dan perpajakkan, maka kuitansi dan nota tersebut akan sangat berguna memperlancar prosesnya.
##Menempatkan orang yang salah
Karena keterbatasan waktu dan tenaga untuk mengurus pencatatan laporan keuangan perusahaan, maka para Pemilik bisnis seringkali memakai jasa orang lain untuk mengurusnya, seperti anggota keluarga sendiri, karyawan perusahaan bukan bagian akuntansi, atau bahkan sang Pemilik sendiri yang turun tangan.
Kesalahan yang sering terjadi adalah ketika mereka membuat keputusan-keputusan yang kurang baik dalam pencatatan dengan alasan untuk menghemat uang perusahaan atau membantu sang Pemilik yang dikasihinya, namun pada akhirnya hal tersebut malah berujung pada timbulnya masalah pada saat proses audit laporan keuangan perusahaan.
Selain itu masalah juga timbul apabila orang yang dipercayai tidak tahu bagaimana cara mengklasifikasikan pengeluaran atau cara membuat jurnal akuntansi yang benar, tidak mengerti cara pemisahan yang benar antara akun perusahaan dengan akun lainnya, tidak familiar dengan undang-undang perpajakkan atau mekanisme nilai tukar mata uang untuk transaksi bisnis internasional.
#kesalahan matematis dalam berhitung
Kesalahan dalam berhitung bukan hanya dapat terjadi pada Pemilik perusahaan yang awam soal akuntansi namun juga dapat terjadi pada akuntan yang sudah berpengalaman, padahal mungkin telah memakai aplikasi software akuntansi, seperti kesalahan pencatatan ke akun yang berbeda atau kesalahan pengetikan.
Beberapa faktor yang sering menyebabkan kesalahan ini adalah terburu-buru dan keletihan sehingga akhirnya tidak dapat mendeteksi kesalahan tersebut.
Kesalahan hitung ini apabila digabungkan dengan kesalahan pada saat input dan rekonsiliasi, maka kombinasinya dapat menjadi bencana besar pada laporan keuangan perusahaan dimana kesalahan tersebut terjadi tanpa diketahui selama berbulan-bulan hingga akhirnya menyebabkan masalah yang lebih kompleks dan rumit pada saat menyelesaikannya.
##Berpikir bahwa teknologi adalah solusi yang terbaik
Banyak dari Pemilik perusahaan merasa dengan menginvestasikan uangnya pada teknologi yang canggih, seperti software akuntansi perusahan yang terlalu mahal pasti dapat menyelesaikan masalah akuntansi seperti pembuatan laporan keuangan perusahaan yang rumit.
Padahal, seringkali aplikasi teknologi tersebut tidak sesuai dengan skala bisnis atau bidang kerja perusahaan. Sehingga proses pemilihan teknologi ini sangat memerlukan proses perencanaan dan pertimbangan yang matang dari Pemilik bisnis.
Demikian pula para Pemilik perusahaan sering tidak memiliki waktu banyak untuk mempelajari software akuntansi yang telah terpasang, sehingga hal ini dapat membawa pada kesalahan pencatatan atau tidak menggunakan fitur software yang seharusnya sangat berguna dalam pembuatan laporan keuangan.
Sehingga Pemilik perusahaan sebaiknya juga memberi perhatian ekstra pada saat pemasangan software akuntansi di perusahaan, karena kesalahan pada awal pemasangan dapat menyebabkan kurang maksimalnya penggunaan software yang berujung pada pengambilan keputusan bisnis yang buruk. (Temukan 8 langkah sukses menerapkan software akuntansi perusahaan di sini).
##Hanya berfokus pada jangka pendek
Fokus para Pemilik perusahaan biasanya hanya menggunakan laporan akuntansi pada transaksi harian saja. Padahal angka-angka yang terdapat dalam laporan keuangan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat forecast / ramalan pertumbuhan bisnis di masa mendatang dan juga dapat mengidentifikasi potensial resiko yang muncul dari kondisi keuangan atau kebijakan perusahaan saat ini.
Selain itu, Pemilik perusahaan sebaiknya mulai lebih mempertimbangkan masalah akuntansi apabila ketika perusahaan terus bertumbuh di masa mendatang, seperti membuka kantor cabang di wilayah baru atau di negara lain yang pasti membutuhkan tambahan sumber daya untuk bagian akuntansi perusahaan.
Apakah ada hal yang lain?