Fungsi Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah perencanaan strategis untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan SDM memiliki hubungan terintegrasi dengan manajemen SDM. Mengunakan informasi berbagai aktifitas SDM. Sehingga Perencanaan SDM dipandang bukan hanya sekedar fungsi personalia namun sebagai suatu proses manajemen.
Sistem perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) pada dasarnya meliputi prakiraan (estimasi) permintaan/kebutuhan dan penawaran/penyediaan SDM. Estimasi permintaan SDM dapat dibagi dengan dua cara, yakni :
Estimasi suplai internal
Hal ini dilakukan untuk menghitung karyawan yang ada, tetapi juga mengaudit untuk mengevaluasi kemampuan-kemampuan mereka. Informasi ini menugaskan pada karyawan tertentu untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan di waktu yang akan datang.
Estimasi suplai eksternal
Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat langsung persediaan SDM. Kebutuhan SDM yang harus dipenuhi dari sumber suplai eksternal dapat diperoleh dengan menganalisis pasar tenaga kerja (labor markets). Selain itu perlu pula memperhatikan trend konsisi kependudukan (demografis) dan sikap masyarakat terhadap perusahaan/lembaga lainnya.
Selain itu terdapat dua kegiatan dalam system perencanaan SDM, yaitu:
Penyusunan Anggaran Sumber Daya Manusia (manpower budgeting)
Merupakan kegiatan memadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Tujuannya, untuk mendapat gambaran mengenai kebutuhan tenaga kerja. Penyusunan anggaran tenaga kerja ini disebut pula dengan penyusunan formasi.
Penyusunan Program Tenaga Kerja (manpower programming)
Merupakan kegiatan – kegiatan untuk mengisi formasi yang meliputi program pengadaan tenaga kerja, promosi jabatan, pegawai, pelatihan dan pengembangan pegawai, pegembangan karir, program pemeliharaan pegawai dan program pemberhentian pegawai.
