Salah satu fungsi basis data adalah mengklasifikasikan data untuk mudah digunakan dan dipahami penggunanya.
Basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :
- Himpunan kelompok data (arsip yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
- Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
- Kumpulan/file/arsip yang saling berhubugnan yang disimpan dalam media penyimpann elektronik seperti disket atau hardisk.
Raymond Mc Leod [1995] mendefinisikan basis data:
Basis data adalah suatu kleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan kembali.
Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa data mempunyai beberapa kriteria yang penting, yaitu :
- Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
- Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
- Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
- Dapat digunakan engan cara-cara yang berbeda.
- Kerangkapan data (data redudancy) minimal.
Dari definisi-definisi tersebut diatas kita dapat menyimpalkan bahwa :
- Prinsip utama basis data adlaah pengaturan data/arsip.
- Tujuan basis data adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip.
Sehingga Kapan Kita Memerlukan Basis Data?
- Data berupa data ‘bisnis’: jumlahnya besar, perlu di-update.
- Banyak bagian data yang homogen
- Data relevan untuk jangka waktu yang cukup lama
- Data digunakan secara simultan oleh banyak pengguna
Kapan Kita Tidak Perlu Basis Data?
- Jika basis data dan aplikasi sangat sederhana, terdefinisi dengan baik, tidak akan berubah
- Adanya kebutuhan real time tertentu yang rigid, yang tidak dapat dipenuhi karena DBMS overhead
- Akses bersama ke suatu data tidak diperlukan
Kapan Basis Data Tidak Dapat Digunakan? - Jika sistem basis data tidak dapat menangani kompleksitas data karena keterbatasan pemodelan
- Jika pengguna perlu operasi khusus yang tidak dapat dipenuhi oleh DBMS
basis data diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang dberhubungan yang disipan dalam media penuimpanan elektonik. Kita perlu menggunakan basis data ketika data sudah kompleks, belum terdefiisi dengan baik, dan data terus berubah. Jika menangani basis data yang kompleks, maka kita perlu mempunyai pemodelan khusus dan tidak terbatas dalam mengolahnya.
Biasanya basis data digunakan saat memiliki bisnis dengan jumlah data yang besar dan perlu terus di-update. Data relevan untuk jangka waktu yang cukup lama, dan secara simultan data dapat digunakan oleh banyak pengguna. Kita perlu menggunakan basis data supaya mengurangi duplikasi data, hubungan antar data dapat ditingkatkan, mengurangi pemborosan tempat penyimpanan, mempermudah dalam melakukan akses terhadap data, dan dapat memperoleh kembali data dengan mudah dan cepat
Secara lebih teknis/nyata, bidang-bidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi, dan kecepatan operasi antara lain:
- kepegawaian
- pergudangan
- akuntansi
- reservasi
- layanan pelanggan
sedangkan bentuk-bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi dalam organisasi/perusahaan dapat berupa):
- Perbankan
- asuransi
- Rumah sakit
- Produsen barang
- Industri Manufaktur
- Pendidikan/Sekolah
- Telekomunikasi