Informasi apa saja yang harus ada di dalam dokumen business case?

Business case bertujuan untuk menghasilkan sebuah manajemen dimana semua informasi yang diperlukan untuk membuat sebuah keputusan terkait dengan apakah suatu proyek harus didanai atau tidak.

Hal-hal apa saja yang ada di dalam dokumen business case ?

Business case template meliputi beberapa hal :

  1. Cover page

  2. Executive summary

    • Deskripsi singkat dari masalah & kesempatan.
    • Goal dari segi perusahaan.
    • MOV dan bagaimana hubungannya dengan strategi goal perusahaan.
    • Penjelasan tiap pilihan alternative.
    • Penjelasan alternative terpilih.
  3. Introduction

    • Situasi saat ini.
    • Penjelasan masalah dan kesempatan.
    • MOV
    • Bagaimana mencapai MOV
    • Sasaran business case
  4. Alternatives

Referensi :http://scdc.binus.ac.id/bslc/2016/05/manajemen-proyek/

1. Executive Summary

Bagian ini harus memberikan informasi umum mengenai isu seputar masalah bisnis dan usulan proyek atau inisiatif yang dibuat untuk mengatasinya. Biasanya, bagian ini selesai setelah semua bagian lain dari business case telah ditulis. Ini karena executive summary itu persis seperti itu, ringkasan detail yang diberikan di bagian dokumen selanjutnya.

  • Issue
    Bagian dari business case ini harus menggamabrkan secara singkat masalah bisnis untuk proyek yang akan diajukan. Bagian ini seharusnya tidak menjelaskan bagaimana masalah akan ditangani, hanya apa masalahnya.

  • Anticipated Outcomes
    Bagian ini harus menggambarkan rencana antisipasi jika proyek atau inisiatif yang diusulkan dilaksanakan. Ini harus mencakup bagaimana proyek akan menguntungkan bisnis dan menggambarkan keadaan akhir proyek.

  • Recomendation
    Bagian ini merangkum pendekatan bagaimana proyek akan mengatasi masalah bisnis. Bagian ini juga harus menjelaskan bagaimana hasil yang diinginkan akan dicapai pada proyek.

  • Justification
    Bagian ini memberikan alasan mengapa proyek yang direkomendasikan harus dilaksanakan dan mengapa dipilih berdasarkan alternatif lainnya. Bila memungkinkan, dukungan kuantitatif harus diberikan dan dampak dari tidak melaksanakan proyek juga harus dinyatakan.

2. Business Case Analysis Team

Bagian dari business case ini menggambarkan peran anggota tim yang mengembangkan business case. Sangat penting bahwa peserta dan peran didefinisikan secara jelas untuk business case dan juga keberlangsungan proyek.

3. Problem Definition

  • Problem Statement
    Bagian ini menjelaskan masalah bisnis yang dibuat proyek ini untuk ditangani. Masalahnya mungkin proses, teknologi, atau produk / service oriented. Bagian ini tidak boleh mencakup diskusi yang berkaitan dengan solusinya.

  • Organizational Impact
    Bagian ini menjelaskan bagaimana proyek yang diusulkan akan memodifikasi atau mempengaruhi proses, tools, perangkat keras, dan / atau perangkat lunak organisasi. Ini juga harus menjelaskan peran baru yang akan dibuat atau bagaimana peran yang ada dapat berubah sebagai akibat dari proyek.

  • Technology Migration
    Bagian Template Business Case ini memberi gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana teknologi baru akan diterapkan dan bagaimana data dari teknologi lama akan dimigrasikan. Bagian ini juga harus menjelaskan persyaratan teknis dan hambatan yang perlu ditangani.

4. Project Overview

Bagian ini menjelaskan informasi tingkat tinggi tentang proyek untuk memasukkan deskripsi, sasaran dan sasaran, kriteria kinerja, asumsi, kendala, dan milestone. Bagian business case ini mengkonsolidasikan semua informasi spesifik proyek ke dalam satu bab dan memungkinkan pemahaman proyek yang mudah karena masalah bisnis, dampak, dan rekomendasi dasar telah dibuat.

  • Project Description
    Bagian ini menjelaskan pendekatan yang akan digunakan proyek untuk mengatasi masalah bisnis. Ini mencakup proyek terdiri dari apa, gambaran umum tentang bagaimana pelaksanaannya, dan tujuannya.

  • Goal and Objectives
    Bagian ini mencantumkan tujuan dan sasaran bisnis yang didukung oleh proyek dan bagaimana proyek akan membahasnya.

  • Project Performance
    Bagian ini menjelaskan ukuran yang akan digunakan untuk mengukur kinerja dan hasil proyek karena berkaitan dengan sumber daya utama, proses, atau layanan.

  • Project Assumption
    Bagian ini mencantumkan asumsi awal untuk proyek yang diusulkan. Karena proyek dipilih dan dipindahkan ke perencanaan proyek yang terperinci, daftar asumsi kemungkinan besar akan berkembang seiring rencana proyek dikembangkan. Namun, untuk business case setidaknya harus ada daftar awal untuk membangunnya.

  • Project Constraint
    Bagian template bisnis ini mencantumkan kendala awal proyek yang diusulkan. Karena proyek ini dipilih dan bergerak ke dalam perencanaan proyek yang terperinci, daftar kendala kemungkinan besar akan tumbuh seiring rencana proyek dikembangkan. Namun, untuk business case setidaknya harus ada daftar awal untuk membangunnya.

  • Major Project Milestone
    Bagian ini mencantumkan milestone proyek dan tanggal penyelesaian targetnya. Karena ini adalah business case, milestone dan tanggal target ini bersifat umum dan sama sekali tidak final. Penting untuk dicatat bahwa saat perencanaan proyek bergerak maju, jadwal berjejer termasuk semua milestone akan selesai.

5. Strategic Aligment

Semua proyek harus mendukung strategi dan rencana strategis organisasi untuk menambah nilai dan mempertahankan dukungan eksekutif dan organisasi. Bagian ini memberikan gambaran umum tentang rencana strategis organisasi yang terkait dengan proyek. Ini termasuk rencana strategis, apa rencana panggilan, dan bagaimana proyek mendukung rencana strategis.

6. Cost Benefit Analysis

Banyak yang menganggap ini salah satu bagian terpenting dari sebuah business case karena seringkali biaya atau penghematan hasil proyek yang memenangkan persetujuan akhir untuk maju. Penting untuk mengukur keuntungan finansial proyek sebanyak mungkin dalam business case. Hal ini biasanya dilakukan dalam bentuk analisis biaya manfaat. Tujuannya adalah untuk menggambarkan biaya proyek dan membandingkannya dengan manfaat dan penghematan untuk menentukan apakah proyek layak untuk dicapai.

7. Alternative Analysis

Semua masalah bisnis dapat diatasi dengan sejumlah proyek alternatif. Sementara business adalah hasil dari memilih salah satu pilihan tersebut, sebuah rangkuman singkat mengenai alternatif yang dipertimbangkan juga harus disertakan-salah satunya harus menjadi status quo, atau tidak melakukan apa-apa. Alasan untuk tidak memilih alternatif juga harus disertakan.

8. Approval

Business case adalah dokumen yang persetujuannya diberikan atau ditolak untuk pengajuan pembuatan proyek. Oleh karena itu, dokumen tersebut harus mendapat persetujuan atau ketidaksetujuan dari dewan peninjau eksekutifnya.

Referensi :
http://www.projectmanagementdocs.com/project-initiation-templates/business-case.html#axzz4utSGZ2RK

Business Case Template meliputi:

- Executive summary
Merupakan ringkasan singkat dari kesuluruhan business case, serta menyampaikan informasi penting tentang proyek tersebut.

- Finance
Merupakan bagian paling efektif dari business case, terutama untuk mereka yang mengesahkan anggaran.

- Project Definition
Merupakan bagian terbesar dari business case serta untuk project sponsor, stakeholders, dan project team. Di bagian ini akan menjawab pertanyaan mengapa, apa, dan bagaimana tentang proyek tersebut.

- Project Organisation
Merupakan penjelasan bagaimana proyek disiapkan.

Referensi: