Dalam mencapai tujuannya suatu organisasi dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik internal maupun eksternal. Faktor-faktor tersebut ada yang bersifat menghambat proses organisasi, ada yang bersifat mendukung perkembangan organisasi untuk mencapai tujuannya. Apa saja faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas suatu organisasi?
Dalam mencapai tujuannya, organisasi dipengaruhi beerbagai faktor internal maupun eksternal. Lingkungan internal organisasi diwakili oleh budayanya dan ditafsirkan oleh asumsi dan kepercayaan para manajer dan karyawan (Aycan et al., 1999). Menurut Kandula (2006) kunci kinerja yang baik adalah budaya yang kuat. Budaya organisasi memiliki peran aktif dan langsung dalam manajemen kinerja.
Keterlibatan
Organisasi yang efektif memberdayakan masyarakat mereka, membangun organisasi mereka di sekitar tim, dan mengembangkan kemampuan manusia di semua tingkatan (Lawler, 1996). Maksudnya, dalam suatu organisasi, perlakuan yang membuat staff merasa diikutsertakan dalam kegiatan organisasional membuat staff akan lebih merasa bertanggung jawab atas apa yang telah dan akan dilakukannya dalam berkontribusi untuk organisasi. Keterlibatan atau involvement memiliki tiga indikator (Casida, 2007), yaitu:
-
Pemberdayaan (empowerment)
Pemberdayaan merupakan proses yang memungkinkan staf untuk memiliki input dan kontrol atas pekerjaannya, serta kemampuan untuk secara terbuka berbagi saran dan ide mengenai pekerjaannya. -
Kerja Tim (team orientation)
Kerja tim akan menunjukkan efektivitas tim dalam kontribusi untuk organisasi dalam memecahkan suatu masalah serta brainstorming antar anggotanya. -
Kemampuan Berkembang (capability development)
Yaitu kemampuan organisasi untuk meningkatkan kemampuan anggotanya sehingga dapat bersaing dan dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Konsistensi
Perilaku berakar pada serangkaian nilai inti, serta pemimpin dan pengikut yang terampil untuk mencapai kesepakatan meskipun ada beragam sudut pandang (Block, 1991). Organisasi cenderung efektif ketika memiliki budaya konsisten yang kuat serta terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik. Konsistensi suatu organisasi dapat dilihat dari tiga indikator (Denison dan Mirsha, 1995), yaitu:
-
Nilai inti (core value)
Yaitu kepercayaan mengenai mana yang benar dan mana yang tidak benar yang mengarahkan anggota organisasi dalam melakukan pekerjaannya untuk mencapai tujuan organisasi. -
Kesepakatan (agreement)
Dimana dalam organisasi mencapai satu kesamaan pendapat antar anggotanya mengenai apa yang terjadi. -
Koordinasi dan Integrasi (coordination and integration)
Berbagai unit dan fungsi dalam organisasi saling bekerjasama dalam mencapai tujuan organisasi tanpa saling menunggu hak masing-masing.
Adaptasi
Yaitu bagaimana organisasi merespon perubahan yang terjadi dan melakukan improvement secara internal untuk mencapai tujuan organisasinya. Organisasi yang beradaptasi didorong oleh pelanggan mereka, mengambil risiko dan belajar dari kesalahan mereka, dan memiliki kemampuan dan pengalaman untuk menciptakan perubahan (Nadler, 1998). Kemampuan organisasi dalam beradaptasi dapat dilihat dari tiga indikator (Casida, 2007), yaitu:
-
Perubahan (creating change)
Yaitu kemampuan organisasi untuk berubah menyesuaikan apa yang sedang terjadi dan bagaimana upaya organisasi dalam mengatasi dampak adanya pembaruan. -
Berfokus pada Pelanggan (costumer focus)
Bagaimana organisasi dapat memenuhi kepuasan pelanggan. -
Keadaan Organisasi (organizational learning)
Yaitu kemampuan organisasi untuk menginterpretasikan apa yang ada dalam lingkungan eksternal ke dalam lingkungan internal untuk mendapatkan inovasi, knowledge, kemampuan dan kompetensi serta untuk mentransformasikannya kepada anggotanya.
Misi
Organisasi yang sukses memiliki tujuan dan arahan yang jelas yang mendefinisikan tujuan organisasi dan sasaran strategis dan mengungkapkan visi tentang bagaimana organisasi akan melihat di masa depan (Ohmae, 1982; Hamel & Prahalad, 1994). Ketika misi organisasi berubah, perubahan juga terjadi pada aspek lain dari budaya organisasi. Terdapat tiga indikator (Denison dan Mirsha, 1995), yaitu:
-
Strategi yang Terarah dan Juga Tetap (strategic direction and intent)
Pendefinisian yang jelas mengena tujuan organisasi beserta kontribusi dan fungsi masing-masing anggota untuk mencapainya. -
Tujuan dan Objektivitas (goals and objectivity)
Hasil yang ingin dicapai melalui usaha terarah yang dapat diukur, ambisius, dan tetap realistis. -
Visi (vision)
Pandangan bersama mengenai tujuan yang akan dicapai suatu organisasi yang terdiri dari nilai serta pemikiran bersama yang mampu dalam memberikan arahan bagi anggota organisasi.
Referensi
Efektivitas Organisasi - Faktor, Pendekatan, Tujuan, Para Ahli
77.pdf (904,0 KB)
Efektivitas kerja organisasi sangat tergantung dari efektivitas kerja dari orang-orang yang bekerja didalamnya. Terdapat beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas kerja dari organisasi yang memberikan pelayanan antara lain :
-
Faktor waktu
Faktor waktu di sini maksudnya adalah ketepatan waktu dan kecepatan waktu dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Hanya saja penggunaan ukuran tentang tepat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan yang diberikan berbeda dari satu orang ke orang lain. Terlepas dari penilaian subjektif yang demikian, yang jelas ialah faktor waktu dapat dijadikan sebagai salah satu ukuran efektivitas kerja.
-
Faktor kecermatan
Faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas kerja organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini adalah faktor ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi pelayan, apabila terjadi banyak kesalahan dalam proses pelayanan, meskipun diberikan dalam waktu yang singkat.
-
Faktor gaya pemberian pelayanan
Gaya pemberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat dan biasanya digunakan dalam mengukur efektivitas kerja. Yang dimaksud dengan gaya disini adalah cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa kepada pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya pelanggan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Jika berbicara tentang sesuatu hal yang menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk hal yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang yang bersangkutan.
Menurut Ricard M Steers (1986), terdapat 4 faktor utama atas efektivitas organisasi:
-
Ciri Organisasi
Struktur dan teknologi organisasi dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas, dengan berbagai cara. Mengenai struktur, ditemukan bahwa meningkatnya produktivitas dan efisiensi sering merupakan hasil dari meningkatnya spesialisasi fungsi, ukuran organisasi, sentralisasi pengambilan keputusan dan formalisasi. Walaupun produktivitas dan efisiensi cenderung mempunyai hubungan yang positif dengan beberapa variabel. Bukti ini menunjukan bahwa para manajer bertanggung jawab mengidentifikasikan dengan jelas sasaran-sasaran pokok dan mengenali akibat terhadap sikap dan prilaku individu oleh variasi struktur yang ditujukan pada sasaran itu.
-
Ciri Lingkungan
Lingkungan luar dan dalam juga dinyatakan berpengaruh atas efektivitas. Keberhasilan hubungan organisasi dengan lingkungan tampak amat bergantung pada 3 variabel kunci yaitu:
- Tingkat keterdugaan keadaan lingkungan,
- Ketepatan persepsi dan
- Tingkat rasionalitas organisasi.
Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan organisasi terhadap perubahan lingkungan. Makin tepat tanggapannya, makin berhasil adaptasi yang dilakukan oleh organisasi.
-
Ciri Pekerja
Faktor pengaruh penting yang ketiga atas efektivitas adalah para pekerja itu sendiri. Karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Sarana pokok untuk mendapatkan dukungan yang diperlukan ini dari pekerja adalah mengintegrasikan tujuan pribadi dengan sasaran. Jika pekerja dapat memperbesar kemungkinan tercapainya tujuan pribadi dengan kerja mencapai sasaran organisasi adalah logis untuk membuat asumsi bahwa baik keterikatan pada organisasi maupun prestasi kerja akan meningkat.
-
Kebijakan dan Praktek Manajemen
Beberapa mekanisme khusus alat para manajer meningkatkan efektivitas organisasi. Mekanisme ini meliputi penetapan strategi, pencarian dan pemanfaatan sumber-sumber daya secara efisien, menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, adaptasi dan inovasi organisasi.
Sehubungan dengan hal-hal yang dikemukakan di atas, efektivitas suatu konsep yang dapat dipakai sebagai sarana untuk mengukur keberhasilan suatu organisasi yang dapat diwujudkan dengan memperhatikan faktor biaya, tenaga, waktu, sarana dan prasarana serta tetap memperhatikan resiko dan keadaan yang dihadapi.
Penyebab-penyebab keefektifan sebuah organisasi, menurut Gibson et.al, ditentukan olah hal-hal berikut ini:
-
Efektivitas Individu; Sumber-sumber efektivitas individu mencakup beberapa hal antara lain kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi dan stress.
-
Efektivitas Kelompok; Sebab-sebab dari efektivitas kelompok mencakup beberapa hal di antaranya kepaduan, kepemimpinan, struktur, status, peranan dan norma-norma.
-
Efektivitas Organisasi; Sumber atau sebab-sebab dari efektivitas organisasi mencakup lingkungan, teknologi, pilihan strategis, struktur, proses dan kebudayaan.
Menurut Gibson et.al di atas, penyebab faktor efektivitas harus dilihat dari tingkatan unit terkecil, yaitu efektivitas individu dalam organisasi. Efektivitas individu ditentukan oleh kemampuan, keterampilan, pengetahuan, sikap, motivasi dan tingkat stress. Setelah individunya efektif, maka selanjutnya akan mendukung pencapaian efektivitas kelompok dalam organisasi, di mana penyebabnya karena di dalam kelompok terdapat keeratan, kepemimpinan, struktur/susunan, status, peran dan norma-norma yang jelas. Faktor-faktor tersebut merupakan lingkungan internal. Apabila individu dan kelompok sudah efektif, diharapkan selanjutnya akan mendukung tercapainya keefektifan perusahaan, yakni, penyebabnya secara komprehensif dapat ditelusuri dari antara lain: faktor lingkungan, teknologi, pilihan-pilihan strategis, struktur, proses dan kultur.
Pendapat di atas juga menjelaskan bahwa tingkat pencapaian efektivitas organisasi merupakan akumulasi dari tahapan pencapaian efektivitas yang dilakukan individu-individu sebagai sumber daya organisasi dengan tingkat kompetensi yang dimilikinya tersebut membentuk unit-unit kerja kreatif di dalam mencapai tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya dalam konteks visi dan misi organisasi.
Menurut Robbins, efektivitas organisasi sangat dipengaruhi oleh efektivitas individu-individu, efektivitas kelompok, serta efektivitas struktur, dan dipengaruhi pula oleh faktor-faktor :
-
Kemangkiran, yaitu suatu tindakan tidak masuk kerja tanpa laporan. Kemangkiran dapat merugikan organisasi dan bahkan tidak sekedar gangguan, tetapi mengakibatkan pengurangan drastis dalam kualitas dan kuantitas keluaran.
-
Tingkat keluar-masuknya pegawai, yaitu penarikan diri pegawai yang permanen secara sukarela atau tidak sukarela dari organisasi. Tingginya tingkat keluar/masuknya pegawai menghambat suatu organisasi secara efisien bila pegawai yang berpengalaman dan berpengetahuan, harus ditemukan dan disiapkan kembali. Hal ini menuntut biaya organisasi bertambah.
-
Kepuasan kerja, yaitu suatu sikap umum terhadap pekerjaan pegawai selisih antara banyaknya ganjaran yang diterima dengan banyaknya yang diyakini seharusnya diterima pegawai. Kepuasan kerja menyatakan sikap daripada perilaku. Bahwa pegawai yang puas akan lebih produktif.
Menurut Steers, terdapat 4 (empat) faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi yaitu karakteristik/ciri organisasi, karakteristik lingkungan, karakteristik pekerja, dan kebijakan/ praktek manajemen.
Salah satu variabel yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah karakteristik lingkungan organisasi, misalnya struktur dan teknologi yang dipergunakan dalam organisasi. Struktur adalah hubungan yang relatif antara sumber daya manusia, atau struktur merupakan cara yang digunakan organisasi dalam menyusun orang-orang. Struktur mencakup desentralisasi, spesialisasi, rentang kendali, besarnya organisasi, besarnya unit kerja, yang secara singkat dijabarkan sebagai berikut :
-
Desentralisasi, adalah pendistribusian kewenangan dari pucuk pimpinan kepada bawahan. Seberapa kewenangan tersebut didistribusikan kepada bawahan, semakin luas desentralisasi kepada bawahan berarti semakin luas pula keikutsertaan para bawahan dalam pengambilan keputusan suatu pekerjaan dalam organisasi. Semakin besar organisasi, maka semakin besar sentralisasi pada pejabat eselon atas, dan jarak komunikasi semakin jauh (lebar), ini dapat berakibat pada semakin buruknya komunikasi (distorsi), sehingga keputusan yang diambil semakin kurang optimal dan semakin rendahnya tingkat efektivitas operasional organisasi. Namun sebaliknya semakin luas desentralisasi semakin mempunyai dampak positif terhadap pengambilan keputusan, karena dapat memperpendek hubungan, yang pada dasarnya dapat melaksanakan efisiensi dan efektivitas dalam pencapaian tujuan organisasi.
-
Spesialisasi, dalam sebuah organisasi publik yang besar pekerjaan semakin menjadi bervariasi dan kompleks, tidak mungkin dapat dilaksanakan oleh beberapa orang saja dengan optimal. Dengan demikian agar pekerjaan organisasi dapat berhasil dengan baik perlu adanya pembagian tugas pokok dan fungsi (spesialisasi).
-
Formalisasi, dalam organisasi publik, semua perilaku dan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai diatur melalui prosedur dan peraturan. Semakin besar pengaruh peraturan, semakin besar tingkat formalitasnya. Formalisasi inilah yang membatasi inovasi, kreativitas, atau penyesuaian diri para pegawai.
-
Rentang kendali, adalah jumlah rata-rata bawahan dari masing-masing pimpinan. Ada beberapa nisbah antara atasan dan bawahan, biasanya berkisar (6:1) sampai dengan (15:1) yang menjadi efektivitas maksimal.
-
Besarnya organisasi, bahwa bertambah besarnya sebuah organisasi mempunyai dampak yang negatif. Dapat menambah skala efisien yang harus diikuti dengan dibayar bertambahnya sikap negatif para pegawai. Efisiensi tersebut mengakibatkan para pegawai menjadi tidak ‘kerasan/betah’ bekerja, dan pada akhirnya akan timbul persoalan sosial yang harus dibayar oleh organisasi.
-
Besarnya unit kerja, adalah ukuran kelompok-kelompok kerja yang ada dalam suatu organisasi (bagian-bagian yang terbagi menjadi sub bagian- bagian) yang biasa terjadi di organisasi publik. Semakin besar unit kerja mengakibatkan dampak buruk (kurang puasnya pekerja), kurang bergairah kerja, dapat menimbulkan perselisihan antara pekerja.
Pembahasan pada konsep karakteristik lingkungan sebenarnya membahas pula sifat-sifat atau ciri-ciri yang melekat pada organisasi dan dirasakan dalam lingkungan kerja organisasi yang timbul karena kegiatan organisasi yang dianggap mempengaruhi perilaku pegawai, dan pengaruh iklim dari luar (ekstern) yaitu kekomplekan, kestabilan dan ketidaktentuan.
Organisasi publik di lain pihak secara umum juga memiliki suatu kelemahan atau kekurang-efektifan, sebagaimana dijelaskan oleh Thoha, bahwa organisasi seringkali mempunyai kelemahan, antara lain:
- Jenjang organisasi yang terlalu panjang
- Kemungkinan kekembaran fungsi
- Satuan-satuan organisasi yang berbeda tujuan ditempatkan dalam satu kelompok
- Adanya pejabat yang melapor kepada lebih dari satu orang atasan
- Pengangkatan atau pemakaian pegawai yang salah
- Terlalu banyak pejabat yang melapor kepada seorang pimpinan
- Sebutan jabatan yang tidak jelas fungsinya
- Satu organisasi hanya membawahi satu satuan organisasi
- Satuan organisasi yang tidak seimbang fungsinya ditempatkan pada jenjang yang sama
- Satuan organisasi dengan fungsi menyeluruh hanya ditempatkan di bawah satuan lain secara sah
- Penamaan suatu fungsi yang tidak jelas
- Ketidaktepatan dalam menempatkan fungsi yang penting.
Moore menjelaskan tentang Teori Efektivitas Organisasi sebagaimana dikutip Sutarto, bahwa faktor-faktor yang berpengaruh terhadap efektivitas organisasi antara lain :
-
Departementasi, suatu organisasi yang besar mempunyai tugas-tugas pekerjaan yang sangat variasi atau kompleks, oleh karena itu agar dalam melakukan kontrol lebih mudah dilakukan pengelompokan tugas yang sejenis atau serumpun. Pengelompokan tugas inilah yang disebut departementasi.
-
Rintangan Kontrol, yaitu jumlah tingkatan dalam hirarki otoritas, dari mulai tingkat dasar sampai dengan tingkat puncak. Kontrol atau pengawasan dalam sebuah organisasi sangat penting, hal ini dimaksudkan agar semua pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
-
Kepemimpinan yaitu proses memerintah dan mempengaruhi agar kegiatan atau pekerjaan yang saling terkait itu dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.
-
Pendelegasian wewenang, yaitu rasio jumlah keputusan-keputusan manajemen khusus, yang telah didelegasikan oleh eksekutif puncak, dibandingkan dengan jumlah keputusan yang harus dibuatnya berdasarkan otoritas yang dimiliki.
-
Ide-ide bawahan, bahwa suatu penghargaan apabila pemimpin mengakomodasi ide-ide bawahan, hal ini dikarenakan setiap gagasan bawahan apabila mendapatkan perhatian oleh pimpinan akan dapat meningkatkan kreativitas pegawai dan sebaliknya.
-
Motivasi, adalah kekuatan kecenderungan seorang individu melibatkan diri dalam kegiatan yang berarahkan sasaran dalam pekerjaan, dan ini lebih merupakan perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan pekerjaan.
-
Spesifikasi, yaitu jumlah spesialisasi okupasional, dan jangka waktu pelatihan yang diperlukan oleh masing-masing pihak atau tingkat dimana syarat-syarat yang sangat terspesialisasi dirumuskan dalam deskripsi pekerjaan formal untuk melaksanakan bermacam fungsi.
Faktor-faktor pengaruh efektivitas organisasi dijelaskan pula oleh Stoner et.al, bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang terkait dalam aspek manajemen dalam suatu organisasi modern yaitu antara lain :
-
Perencanaan (Planning), yaitu proses menetapkan tujuan, cara pelaksanaan atau strategi serta koordinasi kegiatan untuk memperbaharui rencana dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
-
Pengorganisasian (Organizing), yaitu proses pengaturan dan alokasi pekerjaan, kewenangan dan sumber daya yang ada kepada anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Ditentukan pekerjaan apa yang akan dilakukan (tasks are to be done), siapa melapor kepada siapa dan dimana keputusan itu di buat.
-
Kepemimpinan (Leading) yaitu proses memerintah dan mempengaruhi agar kegiatan atau pekerjaan yang saling terkait itu dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi. Antara lain yang akan dilakukan adalah memotivasi bawahan, memerintah mereka, menyeleksi saluran komunikasi yang efektif dan memecahkan konflik atau masalah yang timbul.108
Efektivitas organisasi adalah suatu sistem yang saling pengaruh-mempengaruhi serta memperoleh dukungan dari efektivitas individu/perorangan yang bekerjasama dalam keefektivitan kelompok, yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu, namun di lain pihak, organisasi publik secara umum juga memiliki suatu kelemahan atau kekurang-efektifan oleh karena fungsi-fungsi yang melekat yakni: perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan.
Referensi :
- James L. Gibson, John M. Ivancevich dan James H. Donnelly, 1994, Organization Behavior, Structure, Processes , New York, McGraw- Hill
- James A.F. Stoner et.al, 1995, Management, New Jersey, Prentice-Hall,Inc. Englewood Cliffs.
Menurut (Mohyi, 1999) efektivitas suatu organisasi dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor, dimana faktor-faktor tersebut dapat dikelompokkan ke dalam faktor intern dan ekstern organisasi (perusahaan), sebagai berikut:
Faktor-faktor intern.
1. Struktur organisasi dan teknologi yang digunakan.
Penggunaan teknologi dan struktur organisasi yang tepat serta sesuai dengan hal-hal tersebut di atas dapat mendukung efektifnya suatu organisasi alam mencapai tujuan-tujuannya.
2. Kualitas dan Perilaku Sumber Daya Manusianya.
Kualitas dan perilaku sumber daya manusia (karyawan) yang dimilki suatu organisasi akan berpengaruh terhadap efektifnya organisasi tersebut. Makin baik kualitas tenaga kerjanya dan makin kompak, bersemangat serta bergairah dalam bekerja, maka efektivitas organisasinya akan cenderung meningkat.
3. Budaya yang Ada Dalam Organisasi
Budaya organisasi ini berkaitan erat dengan perilaku sumber daya manusia (karyawan), karena menyangkut sistem nilai, norma atau aturan yang ada dalam organisasi. Norma, nilai dan aturan yang ada tersebut mengikat dan mengarahkan perilaku manusia (karyawan), sehingga perilaku karyawan tersebut mengarah pada pencapaian tujuan organisasi. Olehkarena itu budaya organisasi bisa berpengaruh terhadap efektifnya suatu organisasi.
4. Kebijakan dan Praktek Manajemen
Makin tepat setiap kebijakan yang diambil dan makin baik praktek atau aktivitas manajerialnya, maka akan makin efektif suatu organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
Faktor Ekstern
Perilaku dari Lingkungan Luar (ekstren) Organisasi yaitu meliputi keadaan perekonomian, kebijakan pemerintah, politik, sosial budaya, konsumen, supplier, dll. Baik yang dapat dikontrol ( controlable ) maupun yang tidak dapat dikontrol ( uncontrolable ) dapat berpengaruh terhadap efektivitas suatu organisasi, terutama faktor-faktor yang uncontrollable sangat berpengaruh, karena terkadang dapat menyulitkan organisasi (perusahaan) dalam mengambil kebijakan dan penyusunan strategi untuk mencapai tujuan.