Bagaimana tips memimpin rapat atau meeting?

Ekonomi & Bisnis Diskusi Manajemen
1

Memimpin Rapat

Conduct effective meetings atau yang dalam Bahasa Indonesia adalah melakukan pertemuan yang efektif, termasuk dalam softskill pada leadership.

Leadership menurut James M. Black ialah kemampuan yang mampu meyakinkan orang lain agar mau bekerjasama dibawah pimpinannya menjadi kesatuan dari tim untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Kepemimpinan pun memiliki peranan yaitu :

  1. Pemimpin membantu akan terciptanya suatu iklim sosial yang baik.
  2. Pemimpin membantu kelompok dalam menetapkan prosedur-prosedur kerja.
  3. Pemimpin membantu kelompok untuk mengorganisasi diri.
  4. Pemimpin bertanggung jawab dalam mengambil keputusan sama dengan kelompok.
  5. Pemimpin memberi kesempatan kepada kelompok untuk belajar dari pengalaman.

Melakukan pertemuan adalah hal yang sangat penting dalam kepimpinan. Pertemuan tersendiri memiliki arti media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, pertemuan dilakukan untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Pertemuan pun memiliki fungsi untuk memecahkan masalah, untuk menyampaikan informasi, dan sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dan ketua rapat.

Pertemuan pun tidak boleh sembarang pertemuan. Saat berlangsungnya pertemuan, pemimpin harus lah membuat pertemuan berjalan dengan efektif. Agar efektif, maka pertemuan harus terencana, baik waktu dan lokasi untuk pertemuan berlangsung. Peserta rapat pun harus tepat waktu dalam menghadiri acara rapat. Hal ini yang membuat agar rapat lebih tercipta efektif. Dalam penyampaian pun, juga harus secara singkat. Singkat dalam arti jelas dan padat berbobot makna.

Adapun hal-hal agar pertemuan terjadi secara efektif, diantaranya:

  1. Selalu membuat agenda rapat dimana para peserta dapat mempersiapkan data atau membawa informasi dalam berlangsungnya rapat.

  2. Gunakan alokasi waktu agar tiap-tiap point tersampaikan secara jelas.

  3. Tetapkan sasaran pertemuan dan informasi yang dibutuhkan saat rapat berlangsung.

  4. Jangan menganggap anggota rapat tidak dapat menyampaikan saran. Harus menganggap semua anggota mempunyai masukan yang berharga.

  5. Jangan berkompetisi antar peserta rapat.

  6. Menarik kesimpulan dan tidak mengakimi salah satu peserta.

  7. Mengembangkan antusiasme kepada sesama peserta lainnya.

  8. Selalu membuat penanggung jawaban dan batas waktu tindakan yang yang akan dilakukan sebagai dari hasil sebuah pertemuan.

  9. Berikan ke peserta lain untuk memimpin acara rapat dan menjadi partisipan.

Tokoh dunia yang sangat memperhatikan aspek penting dalam kepimpinan yaitu conduct effective meetings adalah Steve Jobs. Steve Jobs atau yang kita kenal seagai pendiri Apple selama ini memang dikenal sebagai pemimpin yang cukup tegas, sedikit brutal dalam mengarahkan karyawan, namun senantiasa konsisten dan cerdas memancing kreativitas serta produktivitas karyawannya.

Steve Jobs sangat lihai dalam mengatur jalannya meeting, yang dilakukan adalah berdiskusi hingga mengumpulkan ide-ide yang krusial. Demi berjalannya rapat dengan efektif, Steve Jobs mempunyai poin-poin tersendiri yaitu:

1. Tunjukkan semangat dan kecintaan. Sampaikan pembukaan dengan jelas, tegas dan pastikan Anda memberikan keyakinan yang besar terhadap anggota tim .

2. Fokus menciptakan nilai untuk perusahaan. Sampaikan dengan jelas dan fokus kepada apa saja nilai-nilai perusahaan yang ingin Anda ciptakan.

3. Tantang karyawan anda. Dengan sikap ini, karyawan akan tertantang dan termotivasi untuk mengembangkan idenya. Karena karyawan akan berani mengeluarkan argumennya.

4. Posisikan semua anggota tim di arah yang benar. Selalu mengarahkan ke arah yang benar dalam mengupayakan hal bernegoisasi.

5. Tentukan prioritas. Sampaikan fakta-fakta pendukung yang bisa memperkuat pendapat Anda dan pada akhirnya bisa meyakinkan karyawan Anda

6. Potong pembicaraan. Jika sudah mulai salah pemahaman, potonglah pembicaraan.

7. Belajar dari kesalahan yang ada. Pada poin ini, Anda sebagai entrepreneur harus menyadari, kegagalan merupakan bagian dari proses, jangan terlena dan takut mencoba kembali ketika kegagalan datang, gunakan kegagalan tersebut sebagai pembelajaran agar Anda bisa bangkit kembali menawarkan produk baru.

8. Fokus terhadap hal yang positif. Fokus disini adalah ciptakan motivasi agar bisa bergerak maju menciptakan sebuah produk yang Anda cintai dan tentunya ketahui sepenuhnya.

“Melakukan pertemuan yang efektif adalah hal yang sangat penting. Karena, tanpa pertemuan efektif makan suatu pendapat atau suatu argument tidak dapat di kembangkan dan dilaksanakan”

Ringkasan
1 Like
2

Dalam memimpin rapat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan , berikut ini merupakan tips mempimpin rapat :

  1. Buatlah kalimat pembuka yang menarik
  2. Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat
  3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas
  4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan
  5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar
  6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :
    • Penggunaan data
    • Anekdot
    • Membuat Pertanyaan
    • Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
    • Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

Kemudian untuk menutup rapat dapat digunakan langkah-langkah berikut ini

  1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan
    Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas.
  2. Kalimat Penutup
    Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :
    • Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
    • Berisi anjuran kepada pendengar
    • Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
    • Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa
    • Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.