Dalam pengambilan keputusan, suatu organisasi membutuhkan strategi komunikasi. Strategi tersebut membuat komunikasi perusahaan menjadi lebih baik. Bagaimana strategi komunikasi yang dimaksud?
Proses pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari berbagai alternatif yang secara sistematis dipilih sebagai cara untuk menyelesaikan masalah. Keputusan merupakan hasil pemecahan masalah yang dihadapi dengan tegas. Keputusan merupakan suatu jawaban pasti terhadap suatu pertanyaan sehingga keputusan harus mampu menjawab pertanyaan yang menjadi suatu persoalan. Keputusan dapat pula berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.
Proses pengambilan keputusan juga menunjukkan sikap manajerial terhadap komunikasi dan mungkin juga mempengaruhi sikap dan persepsi individual terhadap organisasi. Keputusan juga diakui sebagai hasil dari proses informasi, di mana organisasi dapat dipandang sebagai partikel informasi yang bergerak maju serta akibatnya, dalam konteks komunikasi organisasi, organisasi dapat dianggap sebagai ‘otak’ atau ‘komputer’.
Keputusan pada dasarnya dipandang sebagai fungsi yang bergantung pada penciptaan,
manajemen, aliran dan penggunaan informasi (Mykkänen dan Tampere, 2014).
Keputusan dalam organisasi juga dapat dipandang sebagai tindakan sosial terkoordinasi. Habermas (dalam Mykkänen dan Tampere, 2014) menemukan fakta bahwa kegiatan antar individu membutuhkan sejumlah komunikasi yang harus dipenuhi untuk mengkoordinasikan tindakan efektif yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan. Dalam organisasi, tindakan pemenuhan kebutuhan ini adalah proses pemecahan masalah yang efektif, dengan kata lain, pengambilan keputusan. Aksi sosial dan praktek komunikatif juga bagian yang melekat dari proses pengambilan keputusan.
Feldman dan Maret (dalam Mykkänen dan Tampere, 2014) berteori tentang bagaimana organisasi menggunakan informasi dalam proses pembuatan keputusan. Meskipun informasi adalah bantuan untuk membuat pilihan, tetapi juga dapat menciptakan stres bagi pembuat keputusan. Organisasi membuat keputusan eksplisit dan implisit tentang bagaimana mencari dan menggunakan informasi, yang dapat meningkatkan perkiraan konsekuensi dan referensi tentang masa depan.
Keputusan didasarkan pada perkiraan manfaat yang diharapkan tetapi nilai informasi tergantung pada relevansinya terhadap keputusan sebelum dibuat. Informasi memiliki nilai hanya jika dapat diharapkan dapat mempengaruhi pilihan yang ada dalam pembuatan keputusan. Jadi komunikasi merupakan dasar dalam melakukan proses pengambilan keputusan yang bertujuan mengukur efektivitas dari sebuah keputusan. Dalam sebuah proses pengambilan keputusan yang efektif, perspektif fungsional juga dikemukakan oleh Hirokawa dan Gouran dalam teorinya mengenai proses diskusi untuk mengambil keputusan.
Perspektif ini bermula dari adanya keraguan mengenai peran dari diskusi kelompok yang kemudian diperbesar dengan kritikan dari para anggota kelompok yang sering berkomentar sinis ketika diskusi selesai.Mereka merasa bahwa diskusi kelompok hanya membuang-buang waktu dan tenaga serta sebaiknya dapat dilakukan secara individu saja.Hirokawa dan Gouran tidak menyetujui alasan ini, karena mereka merasa bahwa interaksi kelompok memiliki efek positif dalam pengambilan keputusan akhir.
Pada teorinya, Hirokawa dan Gouran menekankan bahwa pada proses pengambilan keputusan, diskusi antara pihak-pihak terkait dengan memperhatikan empat fungsi yang ia kemukakan dalam teorinya akan menghasilkan keputusan terbaik dan menciptakan komitmen yang akan dijalankan oleh seluruh pihak untuk mencapat tujuan bersama.
Berefleksi pada proses komunikasi bisnis, dalam sebuah organisasi juga terdapat fungsi dan tujuan sepanjang proses komunikasinya dmana terdapat empat fungsi yang dapat pula dilaksanakan dalam konteks komunikasi organisasi, yaitu :
-
Informatif
Pimpinan dan anggota organisasi membutuhkan banyak sekali informasi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya. -
Pengendalian (Regulatory) Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi. Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah, dan laporan.
-
Persuasif
Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide/ gagasan atau tugas. -
Integratif
Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagi menjadibeberapa bagian atau departemen akan tetap merupakan satukesatuan yang utuh dan terpadu.
Oleh karena itu, strategi komunikasi dalam pengambilan keputusan tentunya juga sangat dipengaruhi dari konteks komunikasi organisasi itu sendiri, apakah konteksnya informatif, oengendalian, persuasif atau integratif.