Bagaimana sistem pencatatan persediaan atau inventory yang baik?

Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk diolah dalam proses produksi atau di jual dan Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk di gunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

Bagaimana sistem pencatatan persediaan atau inventory yang baik ?

Terdapat dua sistem yang dapat digunakan dalam hubungannya dengan pencatatan persediaan. Menurut Tjahjono (2009) bahwa sistem akuntansi dapat dibedakan menjadi dua yaitu: sistem fisik (periodik) dan metode buku (perpetual).

  • Sistem fisik (periodik) adalah metode pencatatan persediaan yang tidak mengikuti mutasi persediaan sehingga untuk megetahui jumlah persediaan saat tertentu harus diadakan perhitungan fisik atas persediaan barang (stock opname)

  • Sistem buku (perpetual) adalah sistem pencatatan persediaan yang mengikuti mutasi persediaan barang setiap saat diketahui dari rekening perusahaan.

1) Sistem pencatatan fisik/periodik (phisical / periodic inventory system)

Hamizar dan Mukhamad Nuh (2009) menyatakan bahwa: sistem pencatatan secara fisik/periodik (phisical/periodic inventory system) sistem ini tidak secara langsung berkaitan dengan barang dagang yang bersangkutan. Misalnya bila terjadi pembelian barang dagangan akan dicatat pada rekening khusus yaitu pembelian dan penjualan barang dagangan dicatat pada rekening penjualan.

Ely suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2009), menjelaskan Sistem pencatatan fisik/periodik (phisical/periodic inventory system) merupakan pencatatan persediaan dimana:

  1. Mutasi persediaan tidak mengunakan buku besar (inventory) melainkan memakai perkiraan purchases, purchases return, sales, sales return dan sebagainya

  2. Tidak memakai kartu persediaan

  3. Kalkulasi biaya persediaan dengan menetapkan persediaan akhir telebih dahulu melalui perhitungan secara fisik selanjutnya dihitung cost of good sold.

Reeve dan Warren (2009) menyatakan bahwa pada sistem persediaan periodik pencatatan pendapatan dari penjualan dilakukan dalam cara yang sama dengan sistem persediaan prepetual, yaitu setiap kali tejadi penjualan, tetapi harga pokok penjualan tidak dicatat setiap kali terjadi penjualan. Akun-akun dalam sistem persediaan periodik terdiri dari pembelian, retur dan potongan pembelian, diskon pembelian, ongkos kirim pembelian. Dalam sistem persediaan periodik, pembelian persediaan dicatat dalam akun pembelian dan bukan dalam akun persediaan. Pada akhir periode, perhitungan fisik persediaan dilakukan untuk menentukan harga pokok penjualan dan biaya persediaan.

PSAK No 14 Tahun 2009 menyatakan sistem pencatatan fisik/periodik (phisical/periodic inventory system-berkala), nilai persediaan akhir ditentukan melalui pemeriksaan stock fisik (phisical stock-take). Nilai barang dijual selama tahun berjalan dihitung dengan rumus berikut.

Harga Pokok Penjualan = nilai persediaan awal + biaya barang yang dibeli/dibuat - nilai persediaan akhir

Untuk menentukan harga pokok penjualan dalam sistem periodik, harus menentukan:

  1. Menentukan harga pokok barang yang tersedia pada awal periode
  2. Menambahkannya pada harga pokok barang yang dibeli
  3. Mengurangkannya dengan harga pokok barang yang tersedia pada akhir periode akuntansi.

Dengan cara ini bertambahnya barang dagang atau berkurangnya barang dagang atau keluar masuknya barang dagangan tidak bisa dideteksi secara langsung. Akibat dari cara ini adalah barang dagang yang tercatat dalam pembukuan perusahaaan pada akhir periode adalah barang dagang pada awal periode sehingga pada akhir periode nilainya harus dihitung kembali dengan persediaan akhir periode. Barang dagang akhir periode harus dihitung fisiknya secara langsung agar dapat menggambarkan nilai persediaan barang dagang yang sesungguhnya dalam laporan keuangan.

2. Sistem Pencatatan persediaan secara permanen/perpetual (perpetual inventory system)

Ely suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2009:226) menyatakan bahwa sistem perpetual adalah suatu sistem penilaian persediaan yang pencatatan persediaannya dilakukan secara terus-menerus dalam kartu persediaan.

PSAK No.14 Tahun 2009 menyatakan dalam sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system), biaya persediaan akhir dan harga pokok penjualan selama tahun berjalan dapat ditentukan secra langsung dari catatan akuntansi. Namun, jika ada ketidakcocokan antara biaya persediaan pada catatan akuntansi dan nilai persedian yang ditentukan melalui pemeriksaan stock fisik, maka jumlah persediaan pada catatan akuntansi harus disesuaikan. Harga pokok penjualan pada catatan akuntansi juga harus disesuaikan.

Reeve dan Werren (2009) menyatakan bahwa sistem persediaan perpetual dalam perusahaan dagang menghasilkan alat pengendalian persediaan yang efektif, dimana buku besar pembantu persediaan menjaga kuantitas persediaan pada tingkat tertentu, memungkinkan pemesanan kembali tepat pada waktunya dan mencegah pemesanan kembali dalam jumlah yang berlebihan. Hasil perhitungan fisik persediaan yang dilakukan dibandingkan dengan catatan persediaan.

Akun persediaan pada awal periode akuntansi menunjukkan persediaan tersedia pada tanggal tersebut. Pembelian dicatat dengan mendebit persediaan dan mengkredit kas/utang usaha. Pada tanggal terjadinya penjualan, harga pokok penjualan dicatat dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan.

Dalam pencatatan persediaan secara perpetual, sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatatat dan dibukukan.

Menurut Hamizar dan Muhamad Nuh (2009) menjelaskan bahwa pencatatan perpetual: Pencatatan transaksi persediaan dengan sistem ini akan langsung mempengarui persediaan barang dagang. Misalnya untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan langsung dicatat pada rekening persediaan disebelah debet dan penjualan barang dagangan dicatat pula pada rekening disebelah kredit.

Metode pencatatan ini dibantu dengan buku pembantu persediaan barang dagangan dengan membuat kartu persediaan barang (stock card).

Setiap jenis barang dibuatkan kartu persediaan dan didalam pembukuan dibuatkan rekening pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan, dan saldo persediaan. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan.

Ciri-ciri penting dalam sistem perpetual pada penjumlahan adalah:

  1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mndebet rekening persediaan
  2. Harga pokok penjualan dihitung untuk tiap transaksi penjualan dan dicatat dengan mendebet rekening HPP pada persediaan
  3. Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan buku pembantu Persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan kuantitas dan harga perolehan untuk setiap jenis barang yang ada dalam persediaan.

Tabel Contoh ayat jurnal dengan mengunakan sistem perpetual

TGL TRANSAKSI DEBET KREDIT
4 Mei Persediaan barang dagangan xxx
Utang dagang xxx
8 Mei Persediaan barang dagangan xxx
Kas xxx
12 Mei Utang dagang xxx
Persediaan barang dagangan xxx
19 Mei Piutang dagang xxx
Penjualan xxx
Harga pokok penjualan xxx
Persediaan barang dagangan xxx
23 Mei Utang dagang xxx
Kas xxx
Potongan pembelian xxx