Bagaimana proses pengambilan keputusan dalam kelompok?

[aneskavee (Aneska Zoya Raveena)]

Keputusan merupakan hasil pemecahan dalam suatu masalah yang harus dihadapi dengan tegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan- pertanyaan mengenai “apa yang harus dilakukan?” dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan.

Keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan).

Bagaimana proses pengambilan keputusan dalam kelompok ?

[jeremy.liam (Jeremy Liam Wijaya)]

Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat. -Horold dan Cyril O’Donnell -

Pengambilan keputusan seharusnya memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok perorangan yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dinyatakan dalam teori sistem. Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set elemen-elemen atau komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu.

Komponen- komponen itu satu sama lain saling terkait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu organisasi sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan hubungan antar komponen.

Pengambilan keputusan terprogram

Janis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini.

Tantangan yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas.

Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik. Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin.

Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.

Pengambilan keputusan tidak terprogram:

Menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah – masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses- proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan.

Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter – parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab masalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem informasi. Hal ini dimaksud untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik.

Perluasan fasilitas fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan- kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram.

Hal yang harus di perhatikan proses kelompok dalam membuat keputusan tak terprogram antara lain :

1. Penetapan tujuan: kelompok lebih unggul dibandingkan individu sebab kelompok memiliki pengetahuan lebih banyak dibandingkan individu.

2. Identifikasi alternatif: usaha individu sebagai bagian dari anggota kelompok akan merangsang pencarian lebih luas diberbagai area fungsional di organisasi.

3. Evaluasi alternatif: pertimbangan kolektif dari kelompok dengan berbagai sudut pandang lebih unggul dibanding individu.

4. Memilih alternatif: interaksi kelompok dan pencapaian konsensus biasanya menghasilkan penerimaan resiko lebih besar dibanding individu. Keputusan kelompok juga biasanya lebih dapat diterima sebagai hasil dari partisipasi bersama.

5. Implementasi keputusan: dibuat oleh kelompok atau tidak, penyelesaian biasanya dilakukan oleh seorang saja manajer. Individu bertanggungjawab untuk implementasi keputusan kelompok.

[Abdullatif]

Berikut beberapa teknik yang dapat diambil dalam melakukan pengambilan keputusan didalam sebuah kelompok atau organisasi.

STANDARD AGENDA

Teknik ini ikembangkan oleh John Dewey, pemikiran reflektif (tepekur/ kontemplasi) yang mencakup kehati-hatian serta melakukan pendekatan sistematik terhadap sebuah masalah.

Ada 6 konsep Standar yg perlu dilakukan, yaitu:

• Identifikasi masalah
• Analisis masalah
• Tentukan kriteria seleksi. Apa tujuan akhir diskusi?
• Membuat solusi umum. Hindari solusi “group thinking” dgn cara membuat list dari berbagai solusi yang ada.
• Evaluasi solusi dan seleksilah. Ukur masing2 solusi vs kriteria yg telah ditetapkan sebelumnya.
• Melaksanakan solusi.

NOMINAL GROUP TECHNIQUE

Tenik Kelompok Nominal adalah alat yg digunakan utk membuat keputusan dalam kelompok, ketika kelompok harus membuat rank order dari berbagai pilihan atau opsi.

Untuk dapat menggunakan NGT, anggota kelompok bekerja sendiri-sendiri me-list semua alternatif penyelesaian masalah/isu. Kadangkala Nominal Group Technique digunakan setelah sesi brainstorming dilakukan.

Kemudian, fasilitator kelompok meminta setiap anggota kelompok secara individual membuat opsi prioritas dari yg terendah sampai yang tinggi prioritasnya. Akhirnya, fasilitator klompok menghitung nilai rata-rata dari setiap ide.

Teknik “nominal group/NGT” ini akan baik, bila semua anggota kelompok memberikan pendapat-pendapat mereka, dan diskusi tidak didominasi oleh segelintir pendapat partisipan anggota kelompok (a few vocal group members) .

Teknik The Final Decision

Teknik Keputusan Akhir mempunyai prinsip ada banyak jalan yang bisa dilakukan suatu kelompok untuk mengambil sebuah keputusan, membuat suatu solusi, atau menghasilkan agreement (kesepakatan). Di antaranya “jalan” yang populer sebagai “decision-making,” meliputi :

• Consensus: Semua partisipan anggota kelompok bersepakat dlm keputusan (final decision) via diskusi & debat kelompok

• Compromise: Anggota kelompok yang tidak setuju dengan keputusan akhir dapat melakukan kompromi agar ikut menerima keputusan akhir tersebut.

• Majority vote: Keputusan didasarkan kepada pendapat mayoritas (suara terbanyak) anggota-anggota kelompok.

• Decision by Leader: Kelompok menerima keputusan kepada putusan ketua kelompok.

• Arbitration: Sebuah badan atau orang dari luar kelompok yg memberikan keputusan akhir

DISKUSI MEDIASI & NEGOSIASI

Mediasi adalah intervensi negosiasi atau sebuah perselisihan dengan menggunakan pihak ketiga dimana pihak tersebut memiliki keterbatasan atau tidak memiliki kekuasaan dalam membuat keputusan, tetapi pihak tersebut memberikan bantuan secara sukarela pada pihak-pihak yang bertikai untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan aatau mencapai resolusi persoalan.

Mediasi pada dasarnya adalah sebuah dialog atau negosiasi dengan melibatkan pihak ketiga.

Negosiasi dilaksanakan ketika kedua pihak:

1. saling bergantung dan harus bergantung pada kerjasama satu dengan yang lain untuk mendapatkan tujuan atau memenuhi kepentingan mereka

2. mampu untuk saling mempengaruhi dan untuk mengusahakan atau mencegah tindakan yang dapat menyebabkan kerugian.

3. ditekankan oleh deadline dan keterbatasan waktu dan share motivasi pada tahap awal perjumpaan.

4. sadar bahwa berbagai alternatif untuk sebuah penyelesaian negosiasi tidak muncul seperti pada tahap tawar-menawar dimana mereka dapat mencapai apa yang mereka inginkan dengan cara mereka sendiri.

5. mampu untuk mengidentifikasi pihak-pihak penting utama dan memasukkan mereka dalam proses pemecahan masalah.

6. mampu untuk mengidentifikasi dan menyetujui pada isu (pokok) persoalan yang dipertentangkan.

7. di dalam suatu situasi dimana kepentingan-kepentingan mereka tidak sepenuhnya bertentangan.

8. dipengaruhi oleh keterbatasan faktor eksternal, seperti keputusan yudisial yang tidak terduga, biaya, dll

Mediator dibutuhkan jika:

1. Emosi pihak-pihak yang bertikai meningkat

2. komunikasi di antar pihak-pihak yg terlibat buruk, baik kuantitas ataupun kualitas dan mereka tidak dapat merubah situasi dengan usaha mereka sendiri.

3. kesalahan persepsi atau stereotype

4. tindak-tanduk negatif yang dilakukan berulang-ulang.

5. terdapat ketidaksetujuan serius yang melebihi pengumpulan data dan informasi.

6. terdapat penggandaan pokok-pokok permasalahan yang dipertentangkan

7. terdapat banyak kepentingan yang bertentangan dimana pihak-pihak tersebut menemui kesulitan dan rekonsiliasi

8. pihak-pihak yang bertikai tidak memiliki prosedur negosiassi, menggunakan prosedur yang salah atau tidak menggunakan prosedur untuk mendapatkan keuntungan terbaik.

9. tidak terdapat struktur yang dapat diterima atau tidak ada forum untuk negosiasi.

10. pihak-pihak yang bertikai mengalami kesulitan memulai negosiasi atau sudah mencapai jalan buntun.

Peran Mediator:

1. membuka saluran komunikasi yang memiliki inisiatif komunikasi atau memfasilitasi komunikasi menjadi lebih baik jika pihak-pihak sudah terlanjur melakukan komunikasi.

2. pengesahan yang membantu semua pihak mengenali hak-hak mereka.

3. fasilitator yang menyediakan sebuah prosedur dan seringkali secara formal sebagai ketua sesi negosiasi

4. pelatih yang mendidik negosiator baru, tidak berpengalaman, atau tidak siap dalam proses tawar-menawar.

5. memberikan banyak akal, yakni yang menyediakan bantuan prosedur pada pihak-pihak yang bertikai dan menghubungkan mereka dengan ahi-ahli di luar dan sumber-sumber lainnya yang memungkinkan untuk memperluas pilihan-pilihan (opsi) penyelesain pertikaian.

6. penjelajah problem yang memungkinkan pihak-pihak yang bertikai untuk memeriksa sebuah problem dari berbagai sudut pandang, membantu dalam memberikan definisi dasar berbagai pokok persoalan dan kepentingan, dan mencari opsi yang menguntungkan kedua belah pihak.

7. Agen realiti yang membantu membangun sebuah penyelesaian yang dapat diimplementasikan dan berbagai pertanyaan dan tantangan pihak-pihak yang memiliki tujuan ekstrem dan tidak realistis.

8. Scapgoat yang memungkinkan mengambil beberapa tanggung jawab.

9. pemimpin yang mengambil inisiatif untuk bergerak begosiasi maju ke depan dengan menggunakan saran-saran prosedural.

Kemungkinan Hasil:

• Kalah – menang, hasil terjadi saat: satu pihak memiliki kekuasaan yang besar sekali, tidak terlalu mementingkan hubungan baik kedepannya, taruhan untuk kemenangan tinggi, satu pihak benar-benar asertif dan pihak lainnya yang bertikai tidak bergantung pada kerjasama mutual (saling menguntungkan), satu atau lebih pihak tidak kooperatif dan tidak bersedia untuk mengikutsertakan kooperatif pemecahan masalah.

• Jalan buntu, terjadi saat: kedua belah pihak memilih untuk menghindari konflik dengan berbagai alasan. kedua belah pihak memiliki cukup kekuasaan untuk memaksa pokok-pokok persoalan. kurangnya kepercayaan, buruknya komunikasi, emosi yang ekspresif atau ketidakcukupan proses resolusi. taruhan untuk kemenangan rendah atau kedua belah pihak tidak perdulu pada perselisihan. kepentingan kedua belah pihak tidak saling berhubungan. satu atau lebih pihak tidak kooperatif.

• Kompromi, terjadi saat: kedua belah pihak tidak memiliki cukup kekuasaan untuk menang secara penuh. kedua belah pihak bersikap komunikasi asertif. kepentingan kedua belah pihak saling bergantung. kedua belah pihak memiliki waktu ekstra untuk kooperatif dan tawar-menawar.

• Menang – menang, hasil terjadi saat: kedua belah pihak tidak menggunakan pertarungan kekuasaan. mementingkan hubungan baik ke depannya. kedua belah pihak adalah pemecah/penyelesai masalah yang asertif. kepentingan (interest) kedua belah pihak benar-benar saling bergantung. kedua belah pihak bebas untuk berkooperatif dan untuk bergabung dalam memecahkan masalah.

[Mithaaryani]

Dalam tataran teoretis, kita mengenal empat metode pengambilan keputusan, yaitu kewenangan tanpa diskusi (authority rule without discussion), pendapat ahli (expert opinion), kewenangan setelah diskusi (authority ride after discussion), dan kesepakatan (consensus).

1. Kewenangan Tanpa Diskusi
   Metode pengambilan keputusan ini sering kali digunakan oleh para pernimpin otokratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika kelompok tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Selain itu, metode ini secara sempurna dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.

   Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, itu akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti munculnya ketidakpercayaan para anggota kelompok terhadap keputusan yang ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok, daripada keputusan yang diambil secara individual.

2. Pendapat Ahli
   Kadang-kadang seorang anggota kelompok oleh anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga rnemungkinkannya, memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik apabila seorang anggota kelompok yang dianggap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota kelompok lainnya.

   Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karena sangat sulit menurunkan indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.

3. Kewenangan Setelah Diskusi
   Sifat otokratik dalam metode pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode yang pertama, karena metode authority rule after discussion ini mempertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota kelompok dalam proses pengambilan keputusan.

   Dengan demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan meningkatkan kualitas dan tanggung jawab para anggotanya, di samping juga munculnya aspek kecepatan (quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari proses diskusi yang terlalu meluas.

   Dengan perkataan lain, pendapat anggota kelompok sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku otokratik dari pimpinan kelompok masih berpengaruh.

   Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai kelemahan, yaitu para anggota kelompok akan bersaing untuk mempengaruhi pengambil atau pembuat keputusan. Artinya, bagaimana para anggota kelompok yang mengemukakan pendapatnya. dalam proses pengambilan keputusan, berusaha mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

4. Kesepakatan
   Kesepakatan atau konsensus akan terjadi kalau semua anggota dari suatu kelompok mendukung keputusan yang diambil. Metode pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yaitu partisipasi penuh dari seluruh anggota akan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan tersebut. Selain itu, metode konsensus sangat penting khususnya dalam keputusan yang berhubungan dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.

   Namun demikian, metode pengambilan keputusan yang dilakukan melalui kesepakatan ini tidak lepas juga dari yang paling menonjol adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lebih banyak dan lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan yang mendesak atau darurat.

Keempat metode pengambilan keputusan di atas menurut Adler dan Rodman, tidak ada yang terbaik dalam arti tidak ada ukuran-ukuran yang menjelaskan bahwa satu metode lebih unggul dibanding metode pengambilan keputusan lainnya.

Metode yang paling efektif yang dapat digunakan dalam situasi tertentu, bergantung pada faktor-faktor:

1. jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan,
2. tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok, dan
3. kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pimpinan kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.