Kas adalah Segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.” (Soemarso, 2004)
Bagaimana Prosedur Pengeluaran Kas ?
Secara umum pengeluaran kas ditujukan untuk membiayai operasi perusahaan dan membayar hutang yang timbul dari pembelian barang dan jasa. Menurut Mulyadi (2002):
“Pengeluaran kas ada dua metode yakni dengan cek dan dana kas kecil”.
a. Metode Pengeluaran Kas dengan Cek
Pengeluaran kas dalam perusahaan di lakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat di lakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil). Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak luar seperti bank untuk turut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan.
b. Dana Kas Kecil
Pembayaran kas yang mestinya dilakukan dengan cepat dan pembayaran yang terlalu kecil untuk dibuatkan cek dapat dilakukan dari dana kas kecil. Menurut Skousen dan Smith (2001: 379):
“Dana kas kecil adalah jumlah kecil kas yang disimpan ditangan untuk membuat pembayaran bermacam-macam”.
Pengeluaran kas dengan menggunakan dana kas kecil biasanya berjumlah relatif kecil sehingga pengeluarannya tidak menggunakan cek. Menurut Mulyadi (2002):
“Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu dengan : sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) dan sistem imprest”.
1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund system)
Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur berikut :
-
Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
-
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas keci, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi
-
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
2. Sistem imprest (Imprest System)
Menurut Skousen & Smith (2000):
“Dengan suatu sistem imprest, dibentuk dana kas kecil dengan mencairkan cek sebesar jumlah dana”.
Untuk mencatat pembentukan dana tersebut, kas kecil di debit dan kas dikredit. Uang kas tersebut diserahkan kepada kasir atau seseorang yang bertanggung jawab atas pembayaran-pembayaran yang dikeluarkan dari dana tersebut. Kasir harus meminta tanda terima dari setiap pembayaran yang dilakukan. Tanda terima ini dapat berupa satu buku formulir yang telah diberi nomor urut secara tercetak. Sering kali pada saat permintaan pembayaran diserahkan bon atau kuitansi atau catatan lain.
Catatan atas pembayaran-pembayaran kas kecil ini dapat dibuat dalam suatu buku kas kecil (petty cash journal). Apabila jumlah kas dalam dana itu menipis dan juga pada akhir setiap periode fiskal, dana itu akan diisi kembali dengan menulis cek sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Dalam mencatat pengisian kembali, benar dan perkiraan lain yang sesuai didebit untuk pengeluaran kas kecil dan kas dikredit.
Dalam imprest sistem maupun fluctuating-fund-balance system, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur :
- Prosedur pembentukan dana kas kecil
- prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
- prosedur pengisian kembali dana kas kecil.
Langkah-langkah dalam prosedur pengeluaran kas menurut Marom (2000) adalah sebagai berikut :
Kasir
-
a. Menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pernbayarannya,
b. Menyiapkan bukti bank keluar (BI3K) dalam rangkap dua dan cek / giro.Bersama kuitansi, invoice, BBK dan cek / giro disampaikan kepada bidang keuangan.
Bidang Keuangan -
a. Meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, menandatangani cek / giro dan memberi paraf pada BBK. Berkas pembelian dicap “lunas”.
b. Mendistribusikan cek / giro dan berkas pembayaran sebagai berikut :- Cek / giro kepada pemasok (setelah diminta menandatangani BBK).
- BBK lembar kesatu dengan invoice dan faktur penjualan ke bagian akuntansi.
- BBK lembar kedua dan kuitansi ke kasir. Bagian Akuntansi
-
a. Membandingkan BBK dengan invoice dan faktur penjualan. Bila cocok, maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu dicek terlebih dahulu ke kartu utang.
b. Mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu hutang. Kasir -
a. BBK dan kuitansi digabung, dicatat dalam daftar kas.
Dengan melaksanakan langkah-langkah dalam prosedur kas tersebut maka pengeluaran kas akan terjamin pelaksanaannya. Bahwa pembayaran dilaksanakan tepat waktu, jumlahnya benar dan ditujukan kepada pihak yang berhak. Selain itu, pembukuan atas transaksi pengeluaran kas dilaksanakan dengan benar.