Sebuah business case harus dapat menetapkan manfataat yang diperoleh dari melaksanakan atau membuat project charter.
Bagaimana membuat dokumen business case yang benar untuk tujuan analisa bisnis?
Dalam membuat Business Case yang benar, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu meringkas business case, mempunyai tim analisis business case, mendefinisikan masalah, ulasan projek, keselarasan strategis, analisis manfaat biaya, analisis alternative, dan persetujuan.
Dalam tahap awal membuat business case yaitu meringkas business case, dalam tahap ini harus memberikan informasi berupa isu seputar masalah bisnis dan usulan untuk masalah tersebut, kemudian juga membahas manfaat proyek, rekomendasi dan justifikasi proyek. Dalam informasi isu seputar bisnis maka perlu menggambarkan dengan jelas bagaimana masalahnya, sebagai contoh sistem mainframe tidak memadai untuk mengelola kegiatan administratif secara efektif oleh karena itu Smith Consulting beralih ke aplikasi berbasis web. Dengan peralihan sistem tersebut juga menguntungkan sebuah perusahaan karena fungsi administratif berjalan dengan baik, pelaporan keuangan juga lebih tepat waktu dan akurat. Kemudian membuat rekomendasi hal apa yang dapat memajukan projek agar mendapatkan suatu hasil, seperti memanfaatkan teknologi. Dengan pemanfaatan teknologi dapat memigrasi data dan fungsi sistem ke sistem baru, dan meningkatkan efisiensi perusahaan seperti melatih karyawan dan manager bertanggung jawab terhadap fungsi administratifnya masing-masing.
Dalam tahap kedua membuat tim analisis business case. Di tahap ini menggambarkan peran anggota tim dalam mengembangkan sebuah business case. Peran setiap anggota tim harus didefinisikan dengan jelas selama projek itu berlangsung. Beberapa contoh peran tim yaitu sponsor eksekutif, pendukung teknologi, peningkatan proses, manajer projek, pendukung software.
Dalam tahap ketiga yaitu definisi masalah. Tahap ini menjelaskan masalah bisnis yang akan dibuat menjadi projek tetapi tidak membahas tentang solusinya. Masalah tersebut mungkin berupa proses, teknologi, produk. Kemudian menjelaskan bagaimana projek diusulkan dengan memodifikasi atau memberi pengaruh terhadap proses, hardware atau software. Lalu dilanjutkan dengan memberi gambaran high-level mengenai teknologi baru yang akan diterapkan.
Dalam tahap keempat yaitu ulasan mengenai projek. Tahap ini menjelaskan mengenai pendekatan yang digunakan untuk mengatasi masalah bisnis. Mencakup gambaran proyek mulai dari pelaksanaan, sasaran serta tujuannya. Kemudian menjelaskan ukuran yang digunakan untuk mengukur kinerja dan hasil projek berkaitan dengan sumber daya, proses atau layanan. Selanjutnya yaitu mencantumkan perkiraan tanggal penyelesaian projek tetapi tidak final.
Tahap kelima yaitu keselarasan strategis. Tahap ini menjelaskan bagaimana projek harus mendukung strategi untuk mempertahankan nilai dan dukungan eksekutif serta organisasi.
Pada tahap keenam yaitu analisis manfaat biaya. Tahap ini merupakan salah satu tahap yang penting karena dalam business case seringkali biaya atau penghematan hasil projek memenangkan persetujuan akhir untuk maju. Dalam tahap ini yaitu menggambarkan biaya projek dan membandingkan dengan manfaat dan penghematan.
Tahap ketujuh yaitu analisis alternatif. Dalam business case, semua masalah bisnis dapat diatasi dengan sejumlah projek alternatif. Tahap ini yaitu memilih salah satu pilihan kemudian mempertimbangkannya dalam masalah bisnis. Selain itu juga alasan tidak memilih alternatif juga perlu dijelaskan.
Tahap terakhir merupakan persetujuan. Business case yaitu dokumen yang persetujuannya bisa ditolak ataupun diterima agar dapat bergerak maju dalam pembuatan projek. Oleh karena itu dokumen harus mendapat persetujuan dari dewan peninjau eksekutifnya.
REFERENSI
http://www.projectmanagementdocs.com/project-initiation-templates/business-case.html#axzz4utOlcR9j
Untuk penulisan dokumen business case sebenarnya merupakan tahap terakhir dari beberapa tahap yang harus diselesaikan sebelum dokumen tersebut dipresentasikan. Pada awal tahap ini, mungkin terlihat bahwa proyek saat ini tidak layak dilakukan. Karena perkembangan business case membutuhkan banyak waktu, maka dari itu sangatlah penting untuk melakukan evaluasi sedini mungkin dalam prosesnya. Intinya, Anda harus segera menentukan kasus untuk mengembangkan business case Anda.
Tahap pertama dalam penulisan yaitu tahap persiapan yang melibatkan analisis menyeluruh terhadap situasi yang mengarah pada inisiatif untuk proyek ini.
Setelah masalah dipahami dan digabungkan secara menyeluruh, terdapat hal penting untuk menentukan persyaratan untuk menciptakan business case dan perkiraan kasar persyaratan proyek. Persyaratan ini mungkin mencakup waktu dan sumber daya manusia yang diperlukan dan untuk menyelesaikan Bussines case atau project.
Selanjutnya, Anda harus mengidentifikasi semua sumber data yang akan dibutuhkan untuk mendukung business case. Sumber data tersebut termasuk studi kasus proyek serupa, data historis, data finansial perusahaan, studi demografi, dan sebagainya.
Setelah mengumpulkan informasi tersebut, Anda harus mengambil rencana awal untuk business case tersebut kepada orang (bisa satu atau lebih) yang akan turut andil dalam pengambilan keputusan tersebut. Tanyakan ide-ide mereka terkait dengan proyek, pendapat mereka tentang nilai dan kelayakan proyek, dan dukungan positif dari mereka.
Berdasarkan semua informasi yang tersedia, Anda harus memiliki gagasan tentang seberapa besar kemungkinan proyek tersebut akan disetujui. Gunakan tekad untuk memutuskan apakah dengan data-data yang dimiliki anda akan melanjutkan penulisan dokumen atau menggali informasi lebih banyak lagi.
Berikut akan dijelaskan bagian-bagian yang dituliskan dalam dokumen business case.
Executive summary (Ringkasan eksekutif)
Ringkasan eksekutif adalah gambaran tingkat tinggi dari dokumen business case. Pada bagian Ini dijelaskan dalam bentuk ringkas dan bahasa yang sederhana, masalah- masalah tentang cara penyelesaian proyek, pertimbangan utama, kebutuhan sumber daya, target pencapaian prediksi pengembalian investasi, dan sebagainya diringkas dibagian ini. Karena beberapa pemangku kepentingan hanya dapat membaca ringkasan eksekutif, penting untuk memasukkan informasi apa pun yang penting untuk keputusan yang tepat. Seperti abstrak pada artikel akademis, ringkasan eksekutif dipresentasikan pada bagian pertama namun pada penulisannya ditulis setelah sisa dokumen selesai.
Pernyataan masalah
Bagian ini merupakan definis langsung dari masalah yang seharusnya dipecahkan oleh proyek ini. Ini mengidentifikasi area di mana terdapat masalah yang perlu ditangani, seperti inefisiensi, kehilangan kesempatan, kinerja pasar yang tidak dapat diterima atau respons konsumen yang tidak menguntungkan terhadap produk atau layanan.
Analisa situasi atau keadaan
Bagian ini menjelaskan situasi di balik masalah secara lebih rinci dan bagaimana kondisi situasinya. bagian ini memberikan proyeksi umum tentang kejadian potensial jika situasi saat ini berlanjut. Kesimpulan dari analisis harus mengarah ke bagian berikutnya.
Opsi untuk Solusi yang ditawarkan
Pada bagian ini, Anda mengidentifikasi solusi yang potensial untuk masalah ini dan menjelaskannya secara lengkap agar pembaca dapat memahaminya. Sebagai contoh solusi yang diajukan adalah penerapan virtualisasi desktop, Anda akan menentukan istilah dan mendiskusikan penggunaan teknologi dalam perusahaan. Untuk sebagian besar masalah, ada beberapa solusi yang mungkin dan Anda harus mencari semua solusi yang berpotensi menjadi pilihan terbaik.
Deskripsi Proyek
Bagian ini menjelaskan proyek, termasuk semua sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaannya, anggaran proyek dan timeline dengan sasaran yang terukur untuk semua milestone proyek. Buatlah daftar asumsi apa pun yang harus diketahui pembaca, seperti, misalnya, bahwa peraturan pemerintah yang terkait dengan proyek tidak akan berubah. Anda juga mencantumkan ketergantungan kebutuhan apapun, seperti menyelesaikan proyek lain atau kunci keberhasilan individu. Perhatikan risiko yang terkait dengan proyek ini dan buat perencanaan untuk menghadapinya. Di bagian anggaran, sertakan proyeksi keuangan untuk metrik yang relevan seperti total biaya kepemilikan(Total Cost of Ownership). Anda juga harus menyertakan angka - biasanya tambahan 15-20 persen dari total. Identifikasi dan deskripsikan semua tahap proyek, termasuk tinjauan pasca proyek. Sertakan kriteria terukur untuk menentukan keberhasilan proyek.
Cost-Benefit Analysis
Bagian ini mengevaluasi biaya dan manfaat untuk semua opsi, termasuk solusi yang diajukan untuk masalah dan kemungkinan alternatif yang sama sekali tidak mengambil tindakan lebih sedikit. Ilustrasikan kasus Anda dengan data dari proyek dan studi kasus serupa, jika memungkinkan. Definisikan dengan menggunakan Bagan dan grafik dalam bagian ini atau mungkin dalam lampiran di bagian akhir. Bagaimanapun, grafik dapat menggambarkan poin yang sulit untuk diramalkan dari data berbasis teks, jadi pastikan untuk menyertakan sebanyak mungkin dan diharapkan akan membantu. Cost-Benefit Analysis harus mencakup keuntungan finansial yang diproyeksikan kepada perusahaan dan kapan hasilnya diprediksikan.
Rekomendasi
Pada bagian ini, Anda membuat rekomendasi untuk proyek dan bagaimana rekomendasi tersebut akan dilakukan. Rekomendasi untuk implementasi adalah penyajian kembali secara singkat dari hasil Cost-Benefit Analysis yang meyakinkan dan sebuah pernyataan akhir yang Anda yakini bahwa proyek tersebut harus dilanjutkan. Mengartikulasikan keadaan di mana hal itu harus dilakukan, termasuk tujuan individu dan tindakan utama. Sertakan rekomendasi untuk penjadwalan ulang status proyek yang dijadwalkan. jelaskan Jika ada pertanyaan mengenai ketersediaan sumber daya utama, Sertakan rekomendasi untuk pemeriksaan ulang status proyek yang dijadwalkan secara rutin. Arahkan pembaca kembali ke bagian dokumen yang relevan dan presentasi grafis yang mungkin bisa membantu.
REFERENSI
How to write a business case
Dalam membuat business case ada dua pernyataan (statement) yang dimulai dari tahap Define atau tahap pertama yang menyatakan bahwa keseluruhan kasus yang dibahas berasal dari pernyataan ini, yaitu :
- Pernyataan subyek (subject statement), menyatakan dengan jelas kasus yang dibahas
- Pernyataan tujuan (purpose statement), menjelaskan tujuan dan kegunaan kasus
Ada banyak macam business case dalam berbagai subyek, tapi kebanyakan ada satu kesamaan umum. Setiap kasus menjelaskan tentang dua hal, tindakan yang diusulkan dan tujuan bisnis. Analisis kasus menanyakan “Apa yang terjadi jika kita melakukan tindakan ini atau itu?”. Hasil analisis fokus terhadap keuntungan bisnis, biaya bisnis, dan risiko bisnis. Hasil analisis memprediksi perkembangan ke depan dalam memenuhi tujuan bisnis. Pernyataan tujuan menjawab pertanyaan mendasar seperti “Mengapa kasus ini dibangun/dibuat?”, “Siapa yang akan menggunakan?” dan “Untuk tujuan apa?”. Pertanyaan-pertanyaan ini dijawab dengan jawaban yang jelas dan spesifik.
Biasanya dua pernyataan ini diselesaikan sedini mungkin di tahap Define. Menyelesaikan dua pernyataan ini sebelum pindah ke tahap selanjutnya sangat penting. Karena dua pernyataan ini adalah ini dari definisi kasus. Tanpa dua pernyataan ini tidak ada yang tahu pasti biaya dan manfaat apa yang ada dalam kasus.
Referensi :
Menurut Jack Marchewka, business case yang baik dan benar haruslah:
1. Memuat secara rinci semua kemungkinan akibat, biaya, dan manfaat proyek.
Proyek teknologi informasi yang berjalan harus mendukung tujuan organisasi. Seluruh kemungkinan biaya, pendapatan, dan worst case harus sematang mungkin.
2. Membandingkan alternatif secara jelas
Dari berbagai analisis alternatif, seluruh alternatif harus dibandingkan kelebihan dan kekurangannya. Mulai dari aspek payback hingga ROI.
3. Secara objektif memasukkan semua informasi yang berkaitan
Seluruh informasi yang berkaitan dengan organisasi harus diikut sertakan demi menghasilkan dokumen bisnis yang baik.
Referensi