Bagaimana Manajemen Perubahan versi Jeffrey M. Hiatt : ADKAR?

[alres (Alrescha Nero Ardiaz)]

Tujuan perubahan adalah untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan didi dengan perubahan lingkungan dan mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya.

Bagaimana Manajemen Perubahan versi Jeffrey M. Hiatt : Awareness, Desire, Knowledge, Ability, dan Reinforcement ADKAR ?

[priyodanu (Priyo Danu Pasopati)]

Jeffrey M. Hiatt (Hiatt, 2006) berpendapat bahwa terdapat 5 (lima) elemen yang mendorong suksesnya perubahan yaitu: awareness, desire, knowledge, ability, dan reinforcement.

ADKAR adalah suatu metode untuk perubahan dalam bisnis, pemerintahan dan komunitas, yang mempunyai lima elemen atau objek yang dibangun dalam sebuah kerangka untuk mencapai perubahan. Kelima elemen ini dibangun dalam suatu kerangka dan berurutan dalam mengelola individu untuk melakukan perubahan. Dalam dunia kerja, ADKAR menjadi dasar kegiatan change management, yaitu assessment, sponsorship, communications, coaching, training, recognition, dan resistance management.

Berdasarkan urutan dari elemen-elemen metode ADKAR, langkah-langkah dalam menyusun strategi manajemen perubahan dilakukan sebagai berikut (Hiatt, 2006):

1. Membangun Awareness
   Awareness adalah pemahaman seseorang terhadap sifat perubahan, yaitu apa penyebab adanya perubahan, apa akibat tidak mengikuti perubahan, faktor internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk perubahan, dan apa manfaatnya.

   Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya membangun awareness yaitu:

   • Sudut pandang seorang terhadap keadaan tertentu
   • Bagaimana seseorang merasakan permasalahan
   • Kredibilitas penyampai informasi
   • Informasi yang salah atau rumor yang beredar
   • Alasan perubahan yang tidak dapat dibantah

   Proses perubahan pertama adalah membangun awareness, pada proses ini kegiatan atau program yang dilakukan adalah:

   • Komunikasi yang efektif, seperti: face to face meeting, group meeting, email, newsletter, buletin, executive presentation, training, workshop, demonstration, project team presentation, poster, banner, flyer, televisi, radio, dan lain- lain.
   • Executive sponsorship, executive menjadi pembicara yang terbaik dalam mengkomunikasikan perubahan.
   • Manajer dan supervisor menjadi pembimbing dalam proses perubahan.
   • Menyediakan akses bagi karyawan untuk memperoleh informasi.

Dalam proses membangun awareness, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat awareness stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

2. Menciptakan Desire
   Desire adalah keinginan yang mendorong dan terlibat dalam perubahan. Desire berhubungan dengan pilihan individu, pengaruh dari sifat perubahan itu sendiri, situasi individu, dan motivasi masing-masing individu. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya terciptanya desire yaitu:

   • Sifat perubahan (apa yang berubah dan bagaimana dampaknya)
   • Perusahaan atau konteks lingkungan (budaya perusahaan, sejarah menangani perubahan, penguatan terhadap perubahan)
   • Situasi pribadi seseorang (pekerjaan, pendidikan, keluarga, rekan kerja, prestasi)
   • Motivasi seseorang (memperoleh manfaat dan kemauan sendiri, atau menghindari konsekuensi negatif)

   Pada langkah ini kegiatan bertujuan untuk menciptakan energi dan keterkaitan terhadap perubahan yang menghadirkan daya gerak dan pendorong pada setiap level dalam perusahaan, yaitu:

   • Business leader mendukung penuh perubahan, melakukan koalisi dengan manajer dan supervisor pada level kunci perusahaan.
   • Mempersiapkan manajer dan supervisor menjadi pemimpin perubahan dan mengelola resistensi.
   • Mengukur tingkat resiko yang berkaitan dengan perubahan dan merancang strategi untuk mengatasi resiko tersebut.
   • Melibatkan karyawan dalam proses perubahan sehingga karyawan dapat berpartisipasi dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan menerapkan solusi akhir.
   • Memberikan insentif program dan sistem manajemen performa yang sejalan dan mendukung perubahan.

   Dalam proses membangun desire, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat desire pemangku kebijakan terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

3. Mengembangkan Knowledge
   Knowledge adalah informasi, latihan dan edukasi yang diperlukan untuk mengetahui bagaimana cara untuk perubahan. Knowledge meliputi kebiasaan, proses, perangkat, sistem, keahlian, dan teknis yang dibutuhkan untuk perubahan.

   Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya knowledge yaitu:

   • Pengetahuan yang dimiliki saat ini
   • Kemampuan seseorang menambah pengetahuan
   • Sumber-sumber yang tersedia untuk edukasi dan pelatihan
   • Akses atau ketersediaan pengetahuan yang dibutuhkan

   Dalam mengembangkan knowledge membutuhkan aktivitas yang memungkinkan masing-masing individu belajar dengan satu cara yang paling efektif bagi mereka, yaitu:

   • Memberikan training dan program edukasi
   • Menggunakan job sides yang membantu karyawan dalam proses belajar
   • Memberikan one-on-one coaching (satu pembimbing satu pembelajar)
   • Membuat user group dan forum untuk berbagi

   Dalam proses membangun knowledge, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat knowledge stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

4. Meningkatkan Ability
   Ability adalah kemampuan menerapkan pengetahuan menjadi terealisasi atau pelaksanaan perubahan. Ability dicapai jika seseorang mempunyai kemampuan mengimplementasikan perubahan pada level performa yang ditentukan.

   Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya ability yaitu:

   • Hambatan psikologis
   • Kemampuan fisik
   • Kemampuan intelektual
   • Waktu yang tersedia untuk mengembangkan keahlian
   • Ketersediaan sumber yang mendukung kemampuan

   Dalam meningkatkan Ability, sebaiknya diterapkan beberapa cara untuk membantu karyawan mengembangkan kemampuan mereka, yaitu:

   • Melibatkan supervisor dalam praktek sehari-hari, sehingga tercipta lingkungan yang nyaman untuk belajar keterampilan dan kebiasaan baru.
   • Menyediakan akses pada subject matter experts, agar memperkecil kesenjangan pengetahuan dan memperoleh demonstrasi satu per satu.
   • Menerapkan program performance monitoring sehingga kemajuan terukur seperti hasil yang diharapkan dalam perubahan.
   • Memberikan hands-on exercises selama training agar karyawan dapat mempraktekkan apa yang sudah dipelajari.

   Dalam proses membangun ability, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat kemampuan pemangku kebijakan terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

5. Membuat Reinforcement
   Reinforcement adalah faktor internal dan eksternal yang mendukung perubahan. Reinforcement eksternal meliputi recognition, reward, dan celebration. Reinforcement internal bisa datang dari rasa puas dengan pencapaian (achievement atau manfaat lain yang diperoleh dari perubahan.

   Faktor- faktor yang mempengaruhi reinforcement perubahan adalah:

   • Reinforcement yang berarti bagi seseorang
   • Hubungan reinforcement dengan kemajuan atau accomplishment
   • Tidak adanya konsekuensi negatif
   • Sistem pencatatan atas monitoring dan pengukuran.

   Reinforcement sangat penting untuk mempertahankan proses perubahan agar terus berlangsung, diantaranya:

   • Merayakan kesuksesan dan menerapkan program recognition
   • Memberikan reward
   • Mengumpulkan feedback dari karyawan
   • Melakukan audit dan pengukuran performa

   Dalam proses membangun reinforcement, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat reinforcement stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.

Keterbatasan dari metode manajemen perubahan ADKAR (Consulting, 2013), adalah:

1. Metode ADKAR meninggalkan peran dari kepemimpinan dan prinsip-prinsip dari program manajemen untuk membuat kejelasan dan menyediakan arahan terhadap perubahan.
2. Metode ADKAR gagal dalam melihat program manajemen secara lebih luas.