Bagaimana langkah-langkah dalam membangun dokumen Business Case?

Tujuan dari business case adalah untuk menunjukkan bagaimana solusi IT dapat menghasilkan nilai bisnis.

Bagaimana langkah-langkah dalam membangun dokumen Business Case ?

IT Value adalah salah satu kerangka kerja yang dapat digunakan untuk mengevaluasi sejauh mana nilai investasi TI dapat dipertanggung jawabkan pada perusahaan atau organisasi. Implementasi IT Value dilakukan dengan membangun sebuah Business Case untuk setiap usulan proyek. Business Case tersebut memuat segala aspek evaluasi dan digunakan sebagai alat bantu untuk mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan, dari mulai fase awal hingga investasi tersebut di anggap tidak diperlukan lagi.

Business case adalah gambaran umum suatu proyek yang memuat secara rinci semua kemungkinan, akibat, biaya dan manfaat proyek analisis nilai organisasi, kelayakan, resiko rencana proyek dan membandingkan alternatif secara jelas. Sasaran membangun business case adalah agar dapat memberikan gambaran yang lengkap dan transparan kepada pihak manajemen atas manfaat suatu investasi dan membantu manajemen untuk membuat keputusan atas investasi tersebut.

Langkah-langkah atau proses untuk membangun sebuah business case adalah:

  1. Memilih tim inti
    Dalam memilih anggota tim perlu melibatkan stakeholder dari pemilik proyek sebagai anggota proyek. Dengan demikian akan ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh:

    • Adanya kredibilitas dalam tim di proyek
    • Selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
    • Adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
    • Adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki di dalam proyek
    • Adanya persetujuan terhadap apa saja yang terjadi dalam proyek
    • Membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi
  2. Mendefinisikan MOV (Measurable Organization Value)
    Sebuah proyek teknologi informasi yang berjalan harus sesuai dan mendukung visi, misi dan tujuan organisasi. Syarat MOV haruslah:

    • Dapat diukur (Measurable)
    • Memberikan nilai bagi organisasi
    • Harus jelas dan disepakati/disetujui oleh tim
    • Dapat diverifikasi (sukses atau gagal) pada akhir proyek
  3. Mengidentifikasi alternatif
    Dalam business case harus terdapat beberapa altenatif yang disertakan. Pertama perlu dibuat base case terlebih dahulu tentang kondisi organisasi jika tidak terdapat proyek, kemudian dibuat beberapa strategi alternatif yang memungkinkan (misalnya merubah proses bisnis yang sekarang tanpa investasi di IT, business process engineering, mengadopsi sistem dari area organisasi lain, membeli software package baru atau membuat solusi dari nol).

  4. Menentukan Feasibility (kelayakan)
    Perlu adanya analisis mengenai mungkin tidaknya suatu proyek bisa dijalankan (feasibility) dari segi ekonomi, teknis, organisasi, dll. Serta resiko apa yang bisa salah dan yang harus benar tersebut perlu dianalisis fokus dari segi identifikasi, asessment dan respon dari resiko tersebut.

  5. Menentukan Total Costs or Ownership (TCO)
    TCO dapat dikategorikan menjadi:

    • Biaya langsung atau biaya di depan (Direct & up-front cost), adalah pembayaran awal untuk semua hardware, software, peralatan telekomunikasi, dll
    • Biaya berjalan (Ongoing cost), misalnya gaji, biaya training, maintenance, dll.
    • Biaya tidak langsung (indirect cost) adalah pengeluaran akibat berkurangnya produktivitas, biaya akibat adanya kegagalan sistem, biaya audit, dll.
  6. Mendefinisikan Total Benefit of Ownership
    Beberapa macam benefit suatu proyek dapat dianalisis sebagai berikut:

    • Meningkatkan pekerjaan dengan value tinggi (dengan adanya teknologi dapat mengurangi pekerjaan dengan kertas)
    • Meningkatkan akurasi dan efisiensi (mengurangi kesalahan, duplikasi atau jumlah tahap dari suatu proses bisnis)
    • Memperbaiki pengambilan keputusan (dengan menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu)
    • Memperbaiki pelayanan pelanggan (adanya produk atau layanan baru, layanan yang lebih cepat dan handal)
  7. Menganalisis alternatif menggunakan model finansial dan model penilaian
    Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat digunakan untuk menghitung pembobotan tiap alternatif yang dibuat, antara lain : payback, break even, return on investment, net present value.

  8. Mengajukan dan mendukung rekomendasi
    Langkah terakhir dalam mengembangkan suatu business case adalah mengajukan business case ini kepada High level management untuk dibandingkan dengan proyek lainnya.

    • Proyek IT umumnya diambil untuk memberikan efektivitas dan atau efesiensi dalam hal nilai organisasi.
1 Like

Langkah yang pertama kali harus dilakukan dalam dalam membangun suatu Business Case yang berguna sebagai alat untuk mengukur dan memonitor investasi TI dalam siklus ekonomi yaitu dengan Memilih Tim Inti yang di dalamnya terdapat stakeholder dari pemilik proyek sebagai anggota proyek, karena dengan begitu akan mendapatkan beberapa keuntungan seperti,membangun hubungan antara pekerja proyek dan organisasi kemudian adanya kepemilikan dan rasa memiliki proyek dan selaras dengan tujuan organisasi dari pemilk proyek.

Langkah selanjutnya yaitu dengan Mendefinisikan MOV (measurable organisational value) dalam hal ini proyek harus berjalan sesuai dengan mendukung visi, misi serta tujuan proyek yang dimana syarat daro MOV itu sendiri haruslah dapat diukur, memiliki value, telah disetujui dan dapat diferivikasi, adapun proses yang dapat dilakukan untuk menyusun MOV yaitu dengan cara mengidentifikasi area pengaruh yang diinginkan, mengidentifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi, Menentukan ukuran yang tepat, Menentukan target waktu untuk mencapai MOV, Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek, serta Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas.

Langkah yang ketiga yaitu Mengidentifikasi alternative dalam business case harus memiliki alternatif apabila kondisi organisasi jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak berjalan) dengan membuat beberapa strategi alternatif yang memungkinkan.

Langkah yang keempat yaitu Mendefinisikan kemungkinan (feasibility) dapat atau tidaknya suatu proyek berjalan perlu dianalisis dari segi ekonomis, teknis, organisasi dan lain sebagainya, untuk risiko juga perlu dianalisis dari segi identifikasi, assessment serta response dari risiko tersebut.

Langkah yang kelima yaitu Mendefinisikan TCO (total cost of ownership) yang dikelompokkan menjadi biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost), biaya tidak langsung (indirect cost), serta biaya berjalan (ongoing cost).

Langkah selanjutnya yaitu dengan Mendefinisikan Total Benefit of Ownership yang dapat menganalisis berbagai macam benefit dari suatu proyek seperti, meningkatkan akurasi dan efisiensi, memperbaiki pengambilan keputusan, memperbaiki pelayanan pelanggan, serta meningkatkan pekerjaan dengan value tinggi.

Kemudian langkah yang ketujuh yaitu dengan Menganalisis alternatif menggunakan model finansial dan model penilaian dengan payback, break even, return on investment dan net present value.

Kemudian langkah yang terakhir yaitu dengan Mengajukan & mendukung rekomendasi kepada high level management untuk dapat dibandingkan dengan proyek proyek lain

1 Like

Business Case dalam investasi TI berperan sebagai alat pengambil keputusan yang membantu dalam mengidentifikasi dan mengukur dampak suatu keputusan tertentu terhadap profitabilitas perusahaan serta perubahan-perubahan yang akan terjadi setelah sistem diterapkan. Business Case juga mendefenisikan kebutuhan bisnis investasi yang akan dilakukan dan juga mengkuantifikasi biaya dan manfaat yang diakibatkan oleh investasi tersebut. Hal tersebut akan menjelaskan apakah investasi TI layak untuk dilakukan dan untuk menentukan kapan biaya dan manfaat dari dampak investasi TI dapat dirasakan.

Berikut adalah langkah-langkah dalam membangun suatu Business Case dalam investasi TI :

1. Jelaskan Permasalahan Bisnis
Langkah awal dalam mengerjakan Business Case adalah dengan menentukan secara komprehensif masalah bisnis apa yang harus ditangani oleh proyek investasi TI. Lingkungan bisnis harus ditinjau terlebih dahulu sebelum menentukan aspek yang mendorong kebutuhan investasi. Aspek-aspek yang dapat mendorong terciptanya kebutuhan investasi IT sebagai berikut :

  • Alasan dari permasalahan
  • Setiap masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia, proses atau teknologi
  • Dampak dari permasalahan
  • Masa dimana masalah harus dipecahkan
  • Masalah bisnis umum yang memaksa perusahaan untuk mencari sistem dan implementasi TI yang baru

2. Menilai Manfaat Potensial
Langkah kedua dalam mengembangkan bisnis investasi TI adalah menentukan manfaatnya. Saat mengevaluasi berbagai opsi TI, organisasi harus mempertimbangkan seberapa baik masing-masing opsi memberikan manfaat pada hal berikut :

  • Pertumbuhan bisnis, yang dapat dicapai dengan meminimalkan biaya dan memperbaiki keseluruhan infrastruktur TI
  • Otomasi proses yang dicapai melalui proses manual dan penggelaran sistem yang memungkinkan mengurangi biaya pegawai dan meminimalkan aktivitas
  • Peningkatan keputusan dan efisiensi melalui business intelligence dan real time report
  • Kolaborasi yang lebih baik, yang dapat berkontribusi terhadap kerja tim, pertukaran data dan keputusan yang tepat.

3. Memperkirakan Biaya Potensial
Langkah ketiga dalam mengerjakan Business Case adalah memperkirakan biaya proyek TI dan kemudian menentukan total biaya untuk berbagai opsi IT yang dipertimbangkan, apakah proyek tersebut hemat biaya dan bermanfaat. Dalam implementasi TI, ada beberapa jenis biaya proyek:

  • Akuisisi
  • Biaya implementasi
  • Biaya untuk perluasan implementasi
  • Biaya kostumisasi dan konfigurasi
  • Biaya support dan administrasi
  • Biaya system requirements

4. Menilai Kemungkinan Risiko
Proyek investasi TI dapat melibatkan berbagi risiko yang menentukan penurunan nilai investasi. Memahami sikap terhadap pengelolaan risiko investasi merupakan langkah keempat untuk kemajuan pengembangan proyek investasi TI. Berikut adalah kelompok risiko yang umum terjadi saat penerapan proyek investasi TI :

  • Risiko Operasional
    Kelompok ini mencakup dua risiko utama - adopsi pengguna yang rendah dan keandalan operasi yang rendah. Resiko ini dapat diatasi dengan menerapkan solusi handal yang user-friendly dan mudah dinavigasi. Juga jangan lupa memasukkan catatan bisnis Anda tentang pelatihan staf yang diperlukan untuk adopsi pengguna yang lebih cepat.

  • Risiko TI
    Risiko TI dapat berupa kurangnya fungsi operasional, masa simpan yang pendek dan ketidakpatuhan terhadap persyaratan teknologi. Risiko ini dapat dikurangi dengan sistem yang menggabungkan fungsionalitas komprehensif dan dapat dikonfigurasi serta disesuaikan dengan perubahan persyaratan.

  • Risiko Keuangan
    Risiko keuangan adalah dampak dari ketidakpatuhan terhadap solusi TI yang dipilih dengan anggaran awal. Masalah ini dapat dipecahkan dengan memilih sistem komrehensif yang tersedia dengan harga yang disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas organisasi.

5. Merekomendasi Solusi yang Lebih Disukai
Langkah kelima dalam membuat Business Case pada investasi TI adalah merangkum ke-4 langkah sebelumnya dan menganalisa penemuan berikut :

  • Manfaat potensial dari setiap solusi yang diajukan
  • Biaya potensial dari setiap solusi yang diajukan
  • Risiko terkait dengan setiap solusi yang diajukan

Dengan menganalisa manfaat, biaya dan risiko dari setiap solusi yang diajukan, kita dapat memilih solusi dengan manfaatnya besar, hemat biaya serta memiliki risiko yang rendah.

6. Menentukan Pendekatan Implementasi
Langkah keenam dalam membuat Business Case adalah dengan mendeskripsikan pendekatan implementasi yang digunakan untuk investasi TI dan untuk meyakinkan sponsor dan mitra bahwa proyek investasi yang hendak dilaksanakan sudah tersusun dengan matang. Berikut adalah faktor implementasi solusi IT yang harus dipertimbangkan saat akan bernegoisasi dengan sponsor dan mitra :

  • Keterampilan, keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk memberikan solusi bagi bisnis Anda
  • Efektivitas biaya dari solusi dan bagaimana bisnis akan mendapatkan keuntungan dari implementasi tersebut
  • Pendekatan implementasi yang menstandardisasi implementasi perangkat lunak di perusahaan Anda
  • Jalur kritis untuk semua langkah implementasi yang harus dilakukan
  • Dokumen yang menyatakan tentang proses implementasi, tonggak, dan hasil proyek investasi TI

Tujuan utama langkah keenam ini adalah untuk mendeskripsikan pendekatan implementasi TI dengan cara yang menyoroti manfaat dari solusi yang diajukan dan langkah-langkah kunci dari proses implementasi. Jika tujuan ini berhasil dicapai, maka para sponsor akan mendapatkan gambaran besar mengenai proyek investasi TI dan bagaimana proyek ini dapat diimplementasikan.

7. Menghitung ROI
Langkah terakhir dalam pembuatan Business Case adalah dengan mengukur ROI dari proyek investasi TI. Langkah ini sangat penting karena menentukan secara finansial apakah proyek investasi TI tersebut hemat biaya dan menghasilkan hasil yang diinginkan, sesuai dengan alokasi sumber daya dan periode yang ditentukan. Dengan ROI (Return on Investment), dapat diketahui bagaimana manfaat dan biaya implentasi RI yang diusulkan berlaku untuk operasi sebuah perusahaan, dan ROI juga sebagai indikator utama profibiltas solusi yang diajukan. ROI dapat memberi tahu apakah bisnis dapat mencapai efesiensi finansial dengan proyek investasi TI. Rumus perhitungan ROI adalah sebagai berikut :

ROI = [(Payback - Investasi) / Investasi)] * 100

Saat mengukur Payback, Anda harus mempertimbangkan semua operasi bisnis yang terkena dampak sistem baru. Perhatikan penghematan waktu, penghematan biaya, dan peningkatan pendapatan yang terkait dengan sistem yang baru.
Saat mengukur Investasi, pastikan untuk mempertimbangkan semua biaya yang berkaitan dengan sistem, termasuk akuisisi, pelatihan, perawatan dan sebagainya.


Referensi :
http://www.mymanagementguide.com/it-investment-business-case-in-7-steps/