Bagaimana Etika mengirim E-mail yang baik ?

[Pradikta (Pradikta Satria)]

sumber gambar

E-mail yang merupakan kependekan dari elektronic mail atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan surel atau surat elektronik merupakan media mengirim pesan yang sudah lazim dan familiar di kalangan masayarakat.

Walaupun sekarang sudah banyak berkembang berbagai media komunikasi lainnya, ternyata email masih belum tergantikan perannya untuk menggantikan komunikasi. Hal ini terlihat di dalam berbagai bidang, seperti dalam bisnis, marketing, pendidikan dan berbagai bidang. E-mail juga banyak digunakan sebagai media formal bagi perusahaan-perusahaan dan organisasi. Dalam komunikasi pribadi pun email masih sering digunakan.

Email banyak digunakan karena alasan mudah dalam pengiriman dan cepat dalam penyampaian (Kadir & Triwahyuni, 2013). Seperti hal nya berkomunikasi di dunia nyata atau berkirim surat lewat kertas. Mengirim e-email memiliki dasar-dasar etika. Etika dalam menulis emai dikenal dengan nama netetiquette atau internetetiquette.

Etika dalam pengiriman email sangat penting diperhatikan . Dalam dunia kerja, email yang dirasa tidak sopan, bisa membahayakan karier seseorang. Hal ini karena email akan dinilai oleh rekan bisnis atau bahkan atasan secara.

Berikut beberapa etika dalam mengirim email yang perlu kita ketahui :

• Pastikan penerima adalah pihak yang paling berkepentingan. Selain itu pastikan juga alamat yang kita masukkan sudah benar. Sebaiknya gunakan address book agar tidak salah menulis alamat.

• Pastikan CC (carbon copy) berisi pihak-pihak yang perlu mengetahui informasi email yang akan kita kirim. Pastikan Address-nya benar.

• Pada subject atau judul silahkan mengisi dengan judul dengan panjang yang tidak terlalu penjang tetapi juga jangan terlalu pendek. Hindari judul hanya ‘Re’, hindari juga judul yang selalu diulang-ulang misalnya ‘Re Re Re’

• Berikan sapaan pada awal pesan. Sapaan bisa resmi misalnya ‘Yth Customer Care’, atau sebutkan namanya misalnya ‘Bapak Ardi’. Sapaan ini merupakan satu tanda itikad baik dari pengiriman email.

• Gunakan bahasa yang sopan dan bisa dipahami dengan baik. Jangan menggunakan singkatan-singkatan. Gunakan kalimat yang teratur dan tidak multi tafsir. Gunakan tanda baca dengan baik. Jangan menggunakan huruf besar kecuali awal kalimat. Jangan mengulang-ulang tanda baca misalnya ‘???’ .

• Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh pesan. Pesan dengan huruf kapital misalnya, “JANGAN MENUNGGAK”. Ini bisa diartikan sebagai teriakan. Sehingga penulisan dengan cara tersebut sangat tidak sopan, apalagi jika diterapkan di seluruh pesan.

• Jangan mengirimkan penyertaaan berkas (attachment) yang sangat besar, kecuali memang diminta. Perhatikan ukuran lampiran yang akan dilampirkan. Jika lampiran berbentuk foto, silahkan melakukan resize sehingga ukuran file tidak besar namun dapat dibaca dengan baik. Ada baiknya file yang kita attach ke suatu website, kemudian link-nya kita cantumkan pada email tersebut. Ukuran lampiran akan mempengaruhi ukuran email. Email dengan lampiran file dengan ukuran besar akan membuat penerima akan menerima email dengan lambat, jika email terlalu besar maka penerima akan tersendat dalam menerima email. Apalagi jika pemakai yang masih menggunakan sistem dial-up. E-mail dengan ukuran yang sangat besar akan sangat membebani…

• Jika akan menjawab e-mail kutipan yang dikembalikan ke pengirim semula hanya yang relevan saja (jangan semua). Umumnya jika pemakai membalas surat elektronik yang diterimanya (via reply), seluruh isi surat kana dijadikan sebagai kutipan. Hal ini akan membuat ukuran email menjadi sangat besar. Hal ini kan berefek pada waktu pengiriman atau pengambilan yang sebenarnya tidak perlu untuk dilakukan.

• Hindari penggunaan kata-kata pedas. Kata-kata pedas akan membuat seseorang tidak nyaman dengan pesan kita.

• Hindari kesalahan ejaan ataupun tata bahasa.

• Pada bagian footer cantumkan nama anda. Footer ini merupakan identitas kita. Cantumkan juga nama perusahaan, no telepon perusahaan dan web perusahaan. Dalam beberapa program email, kita dapat menambahkan secara otomatis footer ini dengan setting pada signature.

• Bacalah FAQ ( Frequently Asked Question) jika Anda baru saja bergabung dengan grup diskusi via email. Dengan membca FAQ Anda akan lebih faham aturan di dalam grup serta akan memperkecil kesalahan Anda berinteraksi dalam grup.

Demikian beberapa etika mengirim e-mail yang perlu kita perhatikan. Etika-etika tersebut ternyata sering kita lupakan. semoga memberikan manfaat.

Referensi:
Kadir & Triwahyuni. 2013. Pengantar Teknologi Informasi. Penerbit Andi: Yogyakarta
proweb.co.id

[Arnold (Arnold Alex Pung)]

Berkirim email, etikanya sebenarnya sama dengan seperti kalau kita berkirim surat biasa pada umumnya. Tentunya etikanya tidak jauh berbeda. Yang sedikit membedakan antara Etika Berkirim Email dengan surat biasa adalah kurang lebih sebagai berikut:

1. Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”.

Di internet tidak semua orang suka atau punya waktu luang untuk berlama-lama di internet. Disamping karena sibuk, juga tidak semua orang punya akses internet yang unlimited yang tidak punya beban lagi dalam menanggung biaya koneksinya. Jadi etikanya, berkirimlah email dengan kata-kata yang tidak terlalu panjang. Pertanyaannya, gimana kalau isi emailnya pointnya cukup banyak sehingga menuntut emailnya harus panjang sampai berlembar-lembar? Sebaiknya pisahkan ke dalam attachment.

2. Jangan mengirim attachment yang terlalu besar.

Meski akses internet sekarang sudah semakin cepat tapi kualitas internet belum merata ke semua daerah, terutama di negara kita, beberapa daerah malah masih mengandalkan kecepatan GPRS dalam koneksi internetnya. Jadi usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak lebih dari 1 MB. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, usahakan pakai media lain semacam FTP (file transfer protocol) yang lebih cepat. Atau bisa lewat file sharing yang banyak disediakan di internet.

3. Jangan mem-forward sebuah CC atau BCC email.

Email yang boleh diforward kembali kepada orang lain adalah hanya yang To saja. Artinya CC dan BCC itu stop, harus berhenti di tempat anda. Karena informasinya sebatas buat kita sendiri jadi tidak boleh diteruskan ke orang lain. Boleh diteruskan tapi harus seijin dari authornya yang pertama atau kecuali kita masuk dalam daftar To-nya. Sekedar contoh aja, Roy Suryo dalam sidang kasus Prita Mulyasari memberikan kesaksian yang memberatkan Prita karena waktu itu Prita mengirim email keluhannya kepada 20 orang teman-temanya di kolom To semua, yang artinya dianggap boleh di-forward atau disebarkan sehingga akhirnya sampai menyebar ke milis-milis. Dan Prita dianggap bersalah meskipun tiga pakar, yaitu Chairul Huda (ahli hukum), Ruby Z Alamsyah (ahli analis forensik digital) dan Yasin Kara (mantan Wakil Ketua Pansus sekaligus Ketua Panja UU ITE ) tidak sependapat dengan pendapat Roy Suryo ini.

4. Jangan menggunakan “Caps Lock” atau huruf kapital.

Huruf kapital boleh digunakan sebatas pada kata-kata tertentu. Misal untuk penekanan atau perhatian pada kata yang perlu ditegaskan, tapi jangan sekali-kali digunakan seluruhnya dalam kata-kata emailnya. Karena apa? Karena anda akan dianggap marah oleh si penerima emailnya.

5. Jangan menghapus rekam jejak email.

Banyak orang yang suka mengforward email-email yang menarik, yang lucu-lucu, yang telah dikirimkan oleh orang lain kepada kita, tapi tidak jarang orang dengan begitu saja menghapus rekam jejak si pengirim atau author emailnya yang pertama. Jadi etikanya anda boleh meneruskan atau mem-forward email tapi tidak boleh menghapus rekam jejaknya. Mengapa demikian? Karena, pertama dengan menghapus berarti anda kurang menghargai si author yang sudah berbaik hati mengirimkannya kepada anda. Kedua, justru anda mendapatkan keuntungan jika terjadi tuntutan terhadap muatan isi emailnya. Anda bisa dibebaskan dari tuntutan karena anda bukan sebagai pembuat emailnya.

6. Tidak boleh mem-forward dengan mengubah isi emailnya.

Anda boleh saja mem-forward dan memberikan note tambahan dalam forward sebuah email, tapi etikanya anda tidak boleh mengubah atau mengedit sedikitpun muatan isi dari emailnya kecuali kalau anda sudah dapat ijin dari si authornya yang pertama.

7. Jangan sering mem-BCC orang lain.

Kegemaran sering mem-BCC adalah tidak baik atau kurang etis, terlebih ke milis atau mengirimkan BCC secara masal, baca penjelasan saya dalam artikel sebelumnya disini, karena kesan dari BCC adalah seperti bisik-bisik atau bergunjing. Dan yang lebih parah anda bisa disejajarkan sebagai seorang spammer email yang sering melakukan cara-cara BCC ini.

Demikian kurang lebihnya beberapa Etika Berkirim Email yang perlu kita patuhi agar kita terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang kurang beretika sehingga ada baiknya anda perlu memperhatikan rambu-rambu tersebut.

[IvanDV (Ivan Davy)]

Berkirim email tidak jauh berbeda dengan mengirim surat, dalam mengirim email harus dilengkapi dengan Nama Penerima, Judul, Subjek, dan Isi dari email tersebut. Tetapi Anda harus tau kepada siapa Anda mengirim email tersebut, jika kepada orang yang lebih tua bagaimana, dengan teman sebaya bagaimana, dan dengan yang lebih muda bagaimana caranya.

Saya pernah membaca sebuah artikel yang menerangkan bagaimana seharusnya berkirim email yang baik, semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda semua.

1. Beri judul yang singkat dan jelas
Pastikan judul email berisi maksud dan tujuan email tersebut. Misalnya: “Draft proposal proyek A” atau “Lamaran untuk posisi sales”. Judul yang jelas membuat penerima email bisa dengan cepat merespon email Anda.

2. Pakai alamat email yang profesional
Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, pakailah email resmi kantor. Jika email dikirim dengan email pribadi, pastikan email anda terkesan resmi. Jangan pakai email sisa-sisa masa alay, seperti anicute@ atau delpierrolover@. Perhatikan juga nama yang akan muncul di kolom pengirim email.

3. Pakai BCC untuk email yang dikirim ke banyak orang
Orang sering lupa memanfaatkan email BCC untuk mengirim email ke banyak orang, apalagi jika mereka tidak saling mengenal. Anda akan dianggap sangat tidak profesional saat orang yang dikirimi email tahu Anda mengirim email yang sama ke puluhan orang lain.

4. Harus ada salam
Anggap email seperti percakapan langsung dengan seseorang. Saat bertemu, Anda pasti mengucapkan salam, misalnya, dengan menuliskan “Hai Andi,”. Akhiri email dengan salam penutup, misalnya “Dengan hormat,” atau “Salam,” dan diakhiri dengan nama. Anda boleh menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju. Namun jika Anda baru kenal, pakai nama lengkap.

5. Huruf besar dan tanda baca
Kalimat dengan huruf kapital sama dengan berteriak di dunia nyata. Jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya. Selain itu, kangan royal menggunakan tanda seru, atau Anda akan mendapat kesan emosional. Cukup sekali tanda seru di akhir kalimat, jika benar-benar perlu.

6. Pikir ulang sebelum CC atau memencet reply all
Intinya adalah jangan mengirim email kecuali benar-benar perlu. Jika Anda menerima email untuk banyak penerima, pikirkan dulu apakah Anda harus membalas ke semua orang, atau cukup ke pengirim email.

7. Balas email
Balas email yang Anda terima dengan cepat. Meskipun email tersebut berisi permintaan bos yang baru bisa Anda selesaikan keesokan harinya, balas dulu dengan berkata bahwa Anda sudah mengerti dan akan segera menyelesaikan tugas tersebut.

8. Cek lagi
Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah eja, salah konteks, maupun salah tujuan. Apalagi untuk email yang bersifat penting dan rahasia.

Cukup banyak ya? Tapi sekali Anda menjadikannya kebiasaan, akan lebih mudah mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari.