Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat mengorganisasi data, menghidari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas dan juga update yang rumit… Dalam mengolah sebuah data, biasanya terdapat prosesnya. jadi bagimana database berkerja?
Proses memasukkan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan data memerlukan perangkat lunak yang disebut dengan sistem manajemen basis data (database management system | DBMS). DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna database (database user) untuk memelihara, mengontrol dan mengakses data secara praktis dan efisien. Dengan kata lain semua akses ke basis data akan ditangani oleh DBMS. Ada beberapa fungsi yang harus ditangani DBMS yaitu mengolah pendefinisian data, menangani permintaan pemakai untuk mengakses data, memeriksa sekuriti dan integriti data yang didefinisikan oleh DBA (Database Administrator), menangani kegagalan dalam pengaksesan data yang disebabkan oleh kerusakan sistem maupun disk dan menangani unjuk kerja semua fungsi secara efisien.
Database adalah sekumpulan informasi yang tersimpan di komputer secara sistematis, sehingga mudah untuk diakses oleh sebuah program komputer untuk memperoleh informasi data. Perangkat lunak akan memanggil query basis data (DBMS). Penggunaan kata database kini tidak hanya di dunia komputer, telah meluas di luar bidang komputer.
Cara kerja database seperti sebuah perpustakaan yang menyimpan banyak buku – buku dari berbagai kategori, di mana satu buku menyimpan berbagai data, mulai judul buku, nama pengarang, ringkasan isi, penerbit, tahun penerbitan, dll. Demikian halnya dalam database menyimpan informasi suatu obyek yang didalamnya terkandung serpihan – serpihan data. Bila informasi itu berupa profil orang, maka data yang tersimpan adalah nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan, umur, no KTP.
Masukkan catatan mengisi database dengan data. Setelah database terstruktur dengan benar, sebuah interface dibangun. Interface ini ditempatkan di antara tabel dan pengguna yaitu memberi pengguna tampilan database yang berbeda. Contohnya pada dokter hewan, sebuah interface mungkin memberi pengguna dengan halaman masuk “Pengguna Baru”. Di halaman ini, pengguna bisa memasukkan nama dan jenis hewan peliharaan, informasi pemilik, tanggal dan jenis kunjungan pertama. Semua informasi ini terkandung dalam tiga tabel berbeda yang terletak di belakang interface, namun pengguna hanya perlu mengisi pada halaman masuk (satu formulir) sementara data turun ke tabel yang benar. Hal ini dicapai dengan menghubungkan tabel melalui pemrograman sederhana.