Bagaimana cara untuk meminimalisir risiko dalam sebuah proyek?

Terkadang, dalam sebuah proyek terjadi sebuah kesalahan yang tidak diduga. Saat terjadi hal tersebut, seorang manajer proyek dan timnya akan beralih ke mode reaktif, dimana mereka mengelola risiko ini berdasarkan pengalaman dan penilaian terbaik mereka namun mereka tidak memiliki kesempatan untuk mengujinya dan mereka berharap tidak ada masalah, namun mereka tidak tahu yakin. Untuk itu, sebuah proyek haruslah mengetahui cara untuk meminimalisir sebuah risiko sebelum risiko itu terjadi.

Bagaimana cara untuk meminimalisir risiko dalam lingkup sebuah proyek?

Setiap langkah yang akan di ambil oleh perusahaan mempunyai tingkat risiko yang berbeda-beda. Dampak kerugian akibat ketidakpastian selalu menjadi ancaman setiap organisasi dan perusahaan. Tetapi dengan 6 langkah berikut ini kita dapat meminimalisir risiko dari langkah yang ingin kita ambil dalam mencapai tujuan perusahaan atau proyek. 6 langkah untuk menanggulangi atau mengurangi risiko dalam suatu proyek, yaitu :

  • Membantu organisasi / perusahaan dalam mengidentifikasi resiko.
  • Mengimplementasikan program-program pengendalian dan pencegahan kerugian.
  • Menyelenggarakan program pendidikan dan pelatihan penanganan resiko.
  • Menjamin pemenuhan standar-standar keamanan.
  • Mengatur kerjasama penjaminan resiko
  • Merancang dan mengkoordinasikan program karyawan.

Selain itu kita juga dapat meminimalisir risiko dengan cara mengidentifikasi macam-macam risiko yang dapat muncul, setelah itu mempertimbangkan langkah yang di ambil dari segala macam aspek yang mempengaruhi, memberikan karyawan atau team pendidikan tentang risiko, mempertimbangkan dengan cermat apa saja risiko atau event yang harus diterima ketika ingin mencapai tujuan, apa saja risiko yang harus di hindari, kita juga harus mengenali risiko dari tiap langkah yang ingin di ambil dan yang terakhir adalah mempelajari risiko yang pernah dialami agar tidak mengulang kembali risiko tersebut.

Referensi

https://thidiweb.com/pengertian-manajemen-resiko/

Terdapat 10 cara yaitu :

1. Mengidentifikasi risiko dalam proyek di awal

  • Tinjau daftar sumber risiko yang ada dengan berdasar pada pengalaman dan pengetahuan tim proyek.
  • Melakukan brainstorming dengan anggota tim mengenai segala sesuatu yang berpotensial terdapat risiko.
  • Melakukan brainstorming mengenai kesempatan yang terlewat jika proyek tidak selesai.
  • Jelaskan siapa yang bertanggung jawab atas tiap-tiap risiko.

2. Berkomunikasi tentang risiko

  • Memperhatikan komunikasi tentang risiko dan beri masukan saat rapat tim untuk memastikan tim merasa bahwa manajemen risiko itu penting untuk proyeknya.
  • Fokuskan usaha komunikasi dengan sponsor proyek atau pimpinan pada risiko yang besar dan pastikan untuk tidak mengejutkan boss atau pelanggan.
  • Pastikan bahwa sponsor membuat keputusan atas risikonya, karena biasanya beberapa terdapat sponsor yang melebihi amanat dari manajer proyek.

3. Pertimbangkan peluang serta ancaman dengan baik saat menilai risiko

  • Saat risiko sering memiliki konotasi negatif, menjadi berbahaya terhadap proyek, pasti juga terdapat “peluang” atau risiko positif yang mungkin sangat menguntungkan bagi proyek dan organisasi. Pastikan untuk meluangkan waktu untuk menghadapi peluang dalam proyek.

4. Prioritaskan risiko

  • Beberapa risiko memiliki dampak dan probabilitas yang lebih besar dibandingkan dengan risiko lain. Oleh karena itu, habiskan waktu pada risiko yang menyebabkan kerugian dan keuntungan terbesar. Untuk melakukannya, buat atau gunakan instrumen evaluasi untuk mengkategorikan dan memprioritaskan risiko
  • Jumlah risiko yang telah teridentifikasi biasanya melebihi kapasitas waktu dari tim proyek untuk menganalisis dan mengembangkan kontingensi. Oleh karena itu, memprioritaskan risiko ini membantu tim untuk mengelola risiko-risiko tersebut dimana kedua risiko tersebut memiliki dampak dan probabilitas yang tinggi untuk terjadi.

5. Benar-benar memahami alasan dan dampak dari risiko

  • Pemecahan masalah tradisional sering kali berpindah dari identifikasi masalah ke solusi masalah. Namun, sebelum mencoba untuk menentukan cara terbaik untuk mengelola risiko, tim harus mengidentifikasi penyebab utama dari risiko yang teridentifikasi.
  • Risiko terjadi pada tingkatan yang berbeda. Jika anda menginginkan untuk paham terhadap risiko pada tingkat individual, pikirkan tentang efek yang dimiliki dan penyebab yang dapat membuat risiko itu terjadi.
  • Informasi yang didapat pada analisis risiko akan memunculkan wawasan berharga dalam proyek dan masukan yang penting untuk menemukan tanggapan efektif untuk mengoptimalkan risiko.

6. Kembangkan tanggapan terhadap risiko

  • Melengkapi rencana tanggapan risiko akan menambah nilai kedalam proyek karena hal tersebut mencegah ancaman terjadi atau meminimalisir efek negatif.

7. Kembangkan aktivitas pengukuran preventif untuk setiap risiko

  • Sudah waktunya untuk berpikir tentang bagaimana untuk mencegah terjadinya risiko atau mengurangi kemungkinan terjadinya hal tersebut. Untuk melakukan ini, rubahlah menjadi sebuah tugas, gagasan yang telah diidentifikasi akan membantu mengurangi atau menghilangkan kemungkinan risiko.

8. Kembangkan rencana kontigensi untuk tiap risiko

  • Jika ada risiko terjadi, penting untuk memiliki rencana kontigensi. Oleh karena itu, jika risiko terjadi, tim dapat menggunakan rencana ini, sehingga dapat mengurangi kebutuhan untuk mengelola risiko akibat krisis.

9. Catat dan daftarkan risiko proyek

  • Mengelola log risiko memungkinkan untuk melihat proses dan memastikan bahwa tim tidak akan lupa akan risiko-risiko.
  • Jika tim mencatat risiko proyek dan tanggapan yang efektif yang telah diimplementasikan, tim akan dapat membuat sebuah rekam jejak tidak dapat di sangkal, bahkan jika ada risiko yang menggagalkan proyek tersebut.

10. Lacak risiko dan tugas yang terkait

  • Melacak tugas merupakan pekerjaan dari hari ke hari untuk tiap manajer proyek. Mengintegrasikan tugas risiko kedalam rutinitas harian merupakan solusi yang paling mudah. Anda mungkin mengemban tugas berisiko risiko untuk mengidentifikasi atau menganalisis risiko atau untuk menghasilkan, memilih, dan menerapkan tanggapan. Upaya tiap hari untuk mengintegrasikan tugas berisiko membuat proyek anda tetap berfokus pada situasi risiko saat ini dan membantu anda untuk tetap berada di atas kepentingan relatif mereka.

Referensi

Risiko proyek bisa sangat merugikan perusahaan kita, terlepas dari ukuran risikonya. Bahkan risiko sederhana pun bisa membuat perusahaan gulung tikar jika tidak ditangani dengan baik. Di sisi lain, ketika kita meminimalkan risiko dalam proyek, hasilnya dapat secara signifikan mendorong kemajuan perusahaan, terutama jika proyek besar atau penting berhasil. Oleh karena itu penting untuk menganalisis proyek Kita tepat waktu untuk menghasilkan cara untuk menghadapi risiko - atau setidaknya untuk meminimalkannya - sebelum terlambat. Pertanyaan inti yang sering diajukan oleh banyak manajer proyek adalah bagaimana mencapainya. Berikut adalah beberapa tipsnya:

1. Identifikasi risiko

Pada dasarnya, setiap risiko proyek adalah pilihan antara banyak pilihan atau beberapa jalur. Mungkin ada masalah di tingkat eksekutif yang tampaknya memerlukan pilihan yang lebih strategis; masalah di tingkat departemen yang membutuhkan sumber daya untuk diselesaikan; atau masalah pada tahap pengembangan proyek yang membutuhkan bahan, desain, dan teknologi untuk dipecahkan. Ini mungkin sangat menantang, terutama jika itu adalah masalah kecil yang mungkin diasumsikan.

Namun, untuk secara efektif meminimalkan risiko yang terkait dengan masalah tersebut, penting untuk mengidentifikasi risikonya sehingga Kita sadar akan setiap pilihan yang Kita butuhkan untuk menyelesaikan setiap masalah. Ini juga akan memberi Kita kesempatan untuk memahami keputusan yang ingin Kita buat untuk setiap pilihan, serta maksud dan tujuannya.

2. Mempunyai "Insurance Plan"

Salah satu cara yang penting namun sering diabaikan untuk meminimalkan risiko proyek adalah memiliki rencana tindakan yang harus dilakukan jika risiko terjadi dalam perjalanan proyek. Hal ini harus menjadi hasil yang solid dari beberapa hasil dan pemikiran sebelumnya yang paling mungkin terjadi pada tindakan yang harus diambil jika terjadi risiko pada proyek.

3. Prioritaskan implementasi

Banyak manajer proyek takut akan jalur alternatif, terutama setelah menginvestasikan sejumlah besar sumber daya ke dalam sebuah proyek. Ketika harus melakukan implementasi alternatif, keputusannya terasa sangat baku, pribadi, dan mungkin terlihat seperti kegagalan. Namun, untuk meminimalkan risiko yang dapat dihasilkan dari situasi seperti itu, penting untuk memprioritaskan strategi implementasi untuk mendapatkan kembali momentum di tim pengembangan proyek kita. Terkadang, kita bahkan harus meninggalkan vendor baru atau teknologi yang menjanjikan yang mendukung, sederhana, terbukti, dan kurang berisiko agar proyek kita bisa berhasil.

4. Mengukur impact risiko yang mungkin terjadi

Cara lain untuk meminimalkan risiko proyek adalah mengukur impact dari setiap masalah. Impact dapat diukur dengan menentukan waktu, biaya, dan kesempatan yang terkait dengan setiap masalah yang muncul dalam perjalanan pengembangan proyek. Mengukur impact dari setiap masalah pada gilirannya memerlukan “Insurance plan” yang baru atau rincian implementasi alternatif. Ini akan sangat membantu dalam mempertahankan strategi yang berkembang dan akan membantu dalam meminimalkan risiko proyek.

Umumnya, risiko proyek dapat diminimalisir dengan beberapa strategi sederhana. Oleh karena itu, memilih strategi yang tepat menghilangkan rasa takut akan kegagalan dan mendorong keyakinan bahwa proyek kita akan berhasil.

Referensi

http://learnthat.com/4-ways-to-minimize-risk-in-your-project/

A post was merged into an existing topic: Bagaimana perencanaan manajemen risiko sebelum memulai sebuah bisnis?