Bagaimana menyelesaikan Proyek tepat waktu. Langkah apa saja yang harus dilakukan ?
Dalam suatu proyek, penerapan manajemen waktu (time management) sangat diperlukan untuk mendukung terjadinya efisiensi bagi pengontrolan kemajuan yang dicapai, untuk menjadwal, dan menjalankan apa yang telah disepakati oleh beberapa pihak yang terlibat. Time management merupakan salah satu area utama perhatian pimpinan proyek beserta timnya. Dengan adanya time management berarti akan tersedia aturan dalam menjalankan dan memantau kemajuan suatu proyek dan pengambilan keputusan-keputusan penting terkait dengannya. Para profesional dari suatu proyek sekarang telah menyadari akan pentingnya hal ini.
Dalam suatu proyek, pimpinan proyek dan timnya berjuang keras untuk memenuhi dengan baik jadwal yang sudah dibuat untuk menyelesaikan tugas dengan kualitas yang baik. Sinkronisasi antara berbagai hal dan kepentingan dari beberapa pihak yang terlibat dalam suatu proyek merupakan hal sangat penting untuk diperhatikan. Yang dikatakan terlibat di sini tentu saja bukan hanya manusia, tetapi juga berbagai sumber daya lainnya, seperti bahan/materi yang diperlukan, dana, tempat, transportasi, perangkat komputer, perizinan, dan sarana lainnya serta waktu itu sendiri. Dalam tahap operasional, menjadwal pekerjaan, membuat kategorisasi jenis pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu, menetapkan kualitas hasil yang diinginkan, dan lain-lain, merupakan sebagian dari hal-hal menarik sekaligus menantang dalam suatu proyek.
Konsep dasar time management adalah penggunaan waktu secara efisien dalam merealisasikan pengerjaan suatu tugas. Para ahli percaya bahwa beberapa hal berikut penting dipertimbangkan dalam perancangan time management yang bagus.
-
Pertama, memprioritaskan tugas-tugas penting, dan didasarkan atas sumber daya yang tersedia.
-
Kedua, mengembangkan perencanaan dan menggunaan waktu yang tersedia dengan cara seefisien mungkin.
-
Ketiga, terus memantau penyimpangan- penyimpangan dan gangguan yang terjadi yang mengganggu jalannya pekerjaan sesuai jadwal.
-
Keempat, mengembangkan efisiensi dan mengurangi tekanan atas jadwal yang telah dibuat termasuk tekanan kepada para individu yang terlibat dalam proyek
Pimpinan suatu proyek idealnya harus memprioritaskan tugas-tugas pengerjaan proyek berdasarkan sumber daya dan tenaga manusia yang tersedia baginya. Mengembangkan perencanaan merupakan kunci sukses manajemen atas sumber daya yang tersedia. Sumber daya dan manajemen waktu dapat secara efisien dikelola melalui jadwal yang diprogramkan dengan baik. Jadwal yang konstruktif akan memperlihatkan dengan jelas kapan suatu proyek dimulai dan kapan harus selesai.
Dalam kurun waktu tersebut –antara mulai mengerjakan sampai pada penyelesaiannya– perlu disadari akan terjadi banyak tekanan yang akan mengganggu jadwal dan juga orang-orang yang terlibat di dalamnya. Memahami dengan baik kemampuan tim sebagai keseluruhan akan dapat membantu dalam membuat target yang dapat dicapai secara realistis (Kasturi & Gransberg, 2002).