Rencana pengelolaan risiko yang baik sangat penting untuk mengurangi risiko proyek yang tak terduga. Rencana yang kuat dapat mengurangi masalah pada sebuah proyek hingga 80 sampai 90 persen.
Perencanaan manajemen risiko harus diselesaikan lebih awal selama tahap perencanaan proyek karena sangat penting untuk berhasil melakukan fase manajemen proyek lainnya. Rencana pengelolaan risiko mengidentifikasi dan menetapkan kegiatan pengelolaan risiko untuk proyek dalam rencana proyek.
Berikut adalah enam langkah pendekatan praktis untuk menciptakan rencana pengelolaan risiko.
-
Identifikasi Resiko & Daftar Risiko
Langkah pertama dalam penulisan rencana ini adalah mengumpulkan semua pemangku kepentingan dan mengidentifikasi semua kemungkinan risiko proyek. Hal ini dapat dilakukan dari berbagai laporan, dokumen proyek, melalui berbagai departemen dan juga dari laporan proyek sebelumnya. Lingkup proyek adalah buku peraturan yang memandu proyek, oleh karena itu semua risiko yang mungkin ditunjukkan oleh ruang lingkup juga harus didokumentasikan. Semua dokumentasi risiko harus dilakukan dalam Risk Register. -
Metode Analisis Resiko
Setiap proyek dihadapkan dengan risiko. Tidak ada kepastian 100% bahwa risiko tidak akan terjadi. Ada risiko yang merayap di berbagai tahap proyek sehingga tim harus waspada dan siap untuk menangani. Namun, sementara beberapa risiko mungkin bermanfaat, karena sponsor dan semua anggota tim harus membawa mereka mencapai produk akhir, ada banyak risiko yang membahayakan dan menghambat proyek tersebut. -
Identifikasi Pemicu Resiko
Bagilah tim perencanaan manajemen risiko menjadi subkelompok dan berikan segmen daftar risiko utama ke masing-masing subkelompok. Tugas masing-masing subkelompok adalah mengidentifikasi pemicu, atau tanda peringatan, untuk setiap risiko pada segmen daftar induknya. Penting untuk mendokumentasikan semua pemicu yang terkait dengan setiap risiko. -
Resolusi Resolusi Resiko
Pada Langkah Empat, sub-tim mengidentifikasi dan mendokumentasikan tindakan pencegahan untuk tindakan “ancaman” dan peningkatan untuk “peluang”. Hal ini dapat didekati melalui berbagai departemen yang terlibat, seperti laporan Risiko Keuangan, Laporan Risiko SDM, Laporan Risiko TI, dll. -
Rencana Aksi Resolusi Resiko Pada Langkah Lima, berdasarkan gagasan kolektif semua tim departemen, manajer proyek harus memutuskan sebuah rencana tindakan untuk menghasilkan resolusi risiko. Mengidentifikasi risiko yang paling serius pada permulaan proyek menghemat waktu, biaya dan sumber daya, dan juga identifikasi risiko semacam itu juga memicu rencana resolusi pada saat paling awal.
-
Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
Langkah terakhir dalam penulisan rencana manajemen risiko adalah menetapkan pemilik untuk setiap risiko pada daftar induk. Gunakan matriks Tugas Tanggung Jawab. Dengan menggunakan tabel ini, berbagai tim dan anggota tim dapat diberi tanggung jawab untuk melaksanakan rencana resolusi risiko. Pada akhirnya, manajer proyek bertanggung jawab penuh atas sponsor proyek untuk semua rencana dan tindakan yang terkait dengan risiko dan proyek secara keseluruhan.
Sumber: