Bagaimana cara membuat Business Case untuk sistem SCM (Supply Chain Management)?

Bagaimana cara membuat Business Case untuk sistem SCM (Supply Chain Management)?

Saya mengambil referensi dari seseorang yang sudah mempunyai banyak pengalaman tentang Supply Chain Management (SCM) dan mengutarakan pemikirannya mengenai masalah ini, dia ialah Larry Lapide. SCM sendiri sebagai displin ilmu yang mempelajari mengenai fungsi logistik yang meliputi pergudangan, pengadaan dan transportasi didalam perusahaan. Perubahan terjadi disaat adanya ERP (Enterprise Resource Planning) yang digunakan perusahaan untuk mengelola SCM mereka, sehingga ada perubahan tujuan bisnis atau kasus bisnis yang berbeda lagi.

Kasus bisnis yang sering dibutuhkan mengingat kompleksitas pasar ialah bagaimana perusahaan itu dapat mengatasi biaya, manfaat dan khususnya perencanaan. Misalnya, jika sebuah perusahaan mempertimbangkan untuk mengeluarkan $ 10 juta untuk implementasi ERP yang mendukung 10.000 karyawan, yang berarti biayanya $ 1.000 per karyawan dan pada sisi yang lain perusahaan mempertimbangkan untuk menerapkan sistem supply chain planing senilai $ 1 juta untuk 25 karyawan, yang berarti biayanya $40.000 per karyawan, maka hal tersebut akan menjadi sebuah pertimbangan yang panjang. Sehingga demikian jika perusahaan sudah mengeluarkan biaya untuk itu maka akan ada tuntutan lebih dari perusahaan tersebut.

Awal mula SCM hanya sebagai pengelolaan pergudangan namun sekarang ada hal dituntut lebih yaitu, peningkatan fungsionalitas dari perangkat lunak supply chain yang lebih jeli agar mempunyai manfaat yang lebih baik lagi, seperti menintegrasikan manajemen pergudangan dengan manajemen inventaris. Kasus tersebut ada setelah penerapan ERP yang mana akan menuntut peningkatan kualitas karena perusahaan sudah mengalokasikan biaya yang tidak sedikit untuk mewujudkan penggunaannya. Hal tersebut demi efisiensi kerja, seperti mencegah/mengurangi keluarnya biaya operasional yang lebih dan juga bisa meningkatkan produktivitas.

Adapun selain peningkatan fungsionalitas, yaitu pemanfaatan aset yang lebih baik lagi. Seperti mengurangi penggunaan pergudangan yang dirasa tidak perlu sehingga penyebabkan kelebihan kapasitas atau penggunaan teknik distribusi tertentu, misalnya cross-docking, direct store delivery (DSD), dan differentiated product flows.

Dan kasus bisnis yang lebih rumit ialah mengenai perencanaan karena perencanaan ini mempunyai potensi dampak yang cukup positif namun juga ada dampak negatif karena ini bersifat perencanaan yaitu sesuatu yang belum benar-benar dapat dipastikan. Oleh karena itu dampak-dampak tersebut harus dapat dianalisis dengan baik dalam sebuah business case. Misalnya, sebuah perusahaan terdapat 2 pilihan untuk mendapatkan konsumen yang lebih baik lagi, maka perusahaan tersebut harus benar-benar dapat menganalisa hal apa saja yang bisa terjadi jika dari 2 pilihan itu diambil, biaya apa yang harus dikeluarkan lagi dan inventaris apa yang diperlukan.

Jika implementasi perangkat lunak dari supply chain dapat dilakukan dengan baik, maka akan ada beberapa manfaat yang dihasilkan, yaitu:

  • Efisiensi

    • Penghematan Cost-Of-Goods(COG)
    • Penghematan biaya operasional
    • Perbaikan produktivitas
  • Pemanfaatan aset

    • Peningkatan penggunaan aset serta throughput dari gudang dan pabrik
    • Pengurangan persediaan
    • Capital expenditures yang bisa ditunda
  • Respons dari konsumen

    • Perbaikan siklus konsumen dan pemasokan kebutuhan yang baik
    • Kepuasan pelanggan akan lebih baik
    • Peningkatan pangsa pasar dan pendapatan yang dihasilkan

Menurut Larry Lapide, untuk mengembangkan business case dalam supply chain yang baik ialah dengan pastikan untuk memperkirakan semua potesial dampak operasional (positif dan negatif) yang bisa saja terjadi, untuk disampaikan kepada board of manajer diperusahaan atau bagian eksekutifnya.

Referensi
https://supplychainminded.com/making-the-supply-chain-software-business-case/

Apabila ingin membangun rencana bisnis menggunakan biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek optimalisasi, pastikan tahu siapa yang akan membuat keputusan akhir mengenai kasus bisnis ini dan mempertimbangkan informasi serta pengiriman apa yang paling sesuai untuk orang atau kelompok itu.

Pertimbangkan untuk mempertimbangkan komponen utama ini dalam kasus yang ada :

  • Ringkasan : usahakan memberi para stakeholder atau pemangku kepentingan beberapa informasi mengenai proyek yang akan dijalankan, jadi tidak semua hal yang ada dalam proyek harus dijelaskan kepada seluruh stakeholder dikarenakan masing-masing memiliki kepentingannya sendiri sendiri.

  • Link ke strategi bisnis : Sangat penting untuk menghubungkan proyek potensial dengan keseluruhan strategi dan sasaran organisasi. Tergantung pada sifat proyek, mungkin juga untuk mengaitkannya dengan strategi unit bisnis tertentu, serta strategi area supply chain functional area.

  • KPI vs Sasaran : Jika bisnis anda mematuhi seperangkat indikator kinerja utama (KPI), jelaskan bagaimana proyek ini akan membantu perusahaan untuk dapat menanganinya. Jika tidak, jelaskan masalah struktural atau dasar operasional proyek.

  • Compelling kebutuhan bisnis : Anda sudah menjelaskan mengapa, berdasarkan link ke strategi dan tujuan bisnis proyek perlu dilakukan. Tapi mengapa sekarang waktu yang tepat untuk melakukannya?

  • Perkiraan Dampak : apa estimasi terbaik anda, berdasarkan data yang tersedia tentang hasil potensial? Dampak dapat diukur dalam empat cara yang berbeda, dan anda harus mempertimbangkan masing-masing saat memperkirakan hasil proyeknya :

  1. Biaya
  2. Pelayanan
  3. Keseluruhan arus kas
  4. Investasi modal

Apakah anda merencanakan proyek jaringan, transportasi, inventori atau terkait kapasitas, anda dapat menemukan data dan tolak ukur untuk membantu memperkirakan manfaat yang dapat dicapai untuk masing-masing dari empat bidang utama di atas. Beberapa gagasan yang perlu dipertimbangkan antara lain :

  • Untuk studi pengoptimalan jaringan, biasanya dapat memperkirakan antara penghematan biaya 5-15% jika jaringan belum dianalisis dalam 3-5 tahun terakhir

  • Vendor teknologi seperti LLamasoft dapat memberikan tolak ukur berdasarkan pandangan luas mengenai proyek serupa dan survei ROI

  • Selidiki rantai pasokan organisasi seperti CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals) untuk tolak ukur survei

  • Ada banyak konsultan rantai pasokan yang dapat menarik data manfaat benchmark bersama berdasarkan analisis kompetitif, indeks transportasi & tren, penelitian industri dan sumber lainnya.

Apa yang akan dibutuhkan untuk mencapainya? Sertakan dalam kasus bisnis anda tentang berapa lama proyek akan diambil dan sumber daya apa yang dibutuhkan, termasuk uang, kepegawaian dan dampak lainnya terhadap bisnis.

MENDAPATKAN ORANG BENAR YANG TERLIBAT

Begitu anda mengidentifikasi komponen kasus bisnis utama, anda perlu memastikan orang yang tepat untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dengan tujuan membangun asumsi dan driver utama untuk kasus anda. Beberapa area fungsional yang mungkin perlu anda tangani untuk mengumpulkan data ini meliputi:

  • Keuangan : ini merupakan salah satu hal yang penting saat anda sedang membangun sebuah proyek. Mereka akan menyediakan banyak data untuk membantu membenarkan kebutuhan, sekaligus memberikan pandangan objektif tentang alasan anda.

  • Penjualan : Bergantung pada jenis proyek, anda mungkin memerlukan tim penjualan yang terlibat untuk memahami persyaratan layanan serta siapa yang membeli transportasi dan layanan logistik ke pihak ketiga.

  • Perencanaan dan Manufaktur : Anda memerlukan bantuan dari tim ini untuk memahami rencana produksi dan perubahan rencana saat ini serta perubahan pada sumber bahan baku dan layanan co-manufacturing yang sedang dibeli.

  • Rekayasa dan Litbang : Kelompok ini mungkin diperlukan untuk informasi mengenai investasi modal dan inisiatif produk yang direncanakan.

Referensi

Business case adalah sebuah analisis untuk mengetahui nilai organisasi, kelayakan biaya, manfaat dan resiko dari project yang digunakan. Business case cocok digunakan dalam membuat suatu sistem SCM sendiri dikarenakan SCM membutuhkan analisa-analisa yang tepat seperti bahan baku yang tersedia, stok dari supplier dan lain-lain. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat business case untuk sistem SCM, yaitu :

Langkah pertama : Membuat laporan bulanan

Kebanyakan perusahaan menengah ke bawah tidak mampu memanfaatkan laporan suppy chain dalam jangka waktu yang lama tidak peduli seberapa berpengaruh dengan potensi keuntungan yang bisa didapatkan. Perusahaan menengah ke bawah harus memantau perusahaan besar dan melihat bagamaina cara perusahaan besar memanipulasi supply chain mereka sehingga hanya perusahan besar yang dapat mengambil keuntungan dari supply chain dalam jangka waktu yang lama. Pertanyaanya adalah apakah perusahaan menengah ke bawah dapat bertahan dalam 10 hingga 20 tahun kedepan sambil menyeimbangkan antara keberlanjutan jangka panjang dengan keuntungan jangka pendek. 54% CEO melaporkan bahwa keberlanjutan jangka panjang jauh lebih penting daripada keuntungan jangka pendek sehingga perusahaan menengah ke bawah harus dapat mengimplementasikan strategi laporan yang berjangka panjang

Langkah kedua : Memilih keputusan yang tepat

Kita harus memastikan keputusan yang kita ambil dalam supply chain sudah tepat karena keputusan yang kita ambil memiliki pengaruh jangka panjang bagi perusahaan. Kebanyakan eksekutif dan direksi dalam perusahaan sering kali terlalu cepat dalam pengambilan keputusan sehingga business case yang dihasilkan untuk suppy chain management kurang optimal. Mereka tidak terjun langsung kedalam proses kebutuhan bahan baku, proses pemasokan bahan baku dan lain-lain sehingga mereka sering kali terlalu cepat dan tidak melakukan analisis yang mendalam dalam pengambilan keputusan ini. Dari masalah ini diperlukannya keputusan yang tepat untuk merumuskan business case yang nantinya akan diterapkan pada suppy chain management.

Langkah ketiga : Mengukur kualitas bahan baku

Dalam langkah ini kita akan mengukur kualitas bahan baku yang akan digunakan dalam pembuatan produk dan selanjutnya akan dimasukkan dalam business case. Contoh dari ketersediaan bahan baku yaitu ketersediaan bahan bakar, material, lahan dan lain-lain. Dengan mengukur kualitas bahan baku yang digunakan kita bisa melihat berapa pengeluaran yang akan dikeluarkan perusahaan untuk membeli bahan baku dan kita juga bisa melihat apa saja sumber daya yang diperlukan dalam proses pembuatan produk ini.

Langkah keempat : Mengukur keuntungan yang akan didapat

Berdasarkan analisa kualitas bahan baku yang sebelumnya telah diukur, langkah selanjutnya adalah mengukur keuntungan yang akan didapat berdasarkan pengeluaran biaya perusahaan terhadap pembelian bahan baku. Laba yang didapat bisa berupa uang ataupun peningkatan reputasi pada organisasi.

Langkah kelima : Memperkirakan resiko yang mungkin terjadi

Langkah ini membahas tentang kemungkinan-kemungkinan resiko yang terjadi pada saat memanajemen supply chain. Resiko-resiko yang terjadi bisa berupa,yaitu :

  • Biaya : Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan mungkin melebihi anggaran dari perusahaan
  • Layanan : Layanan yang di berikan oleh perusahaan dirasa kurang oleh para customer
  • Penamaman modal : Modal yang kita tanamkan berbanding jauh dengan hasil yang kita dapatkan (tidak balik modal)

Langkah keenam : Mencari orang yang tepat untuk terlibat dalam pembuatan business case

Dalam langkah ini akan membahas inti penting dari business case kita, kita harus memilih orang dan team yang tepat untuk membuat dan terlibat dalam pembuatan bussiness case supply chain management. Beberapa team yang harus terlibat dalam pembuatan business case, yaitu :

  • Team Finance : Membantu kita dalam memberi dan mengelola data tentang keuangan perusahaan yang nantinya akan membantu pada saat pembuatan business case supply chain management
  • Sales : Membantu kita memahami apa saja kebutuhan yang diiinginkan oleh customer
  • Planning and manufacturing : Membantu kita memahami rencana pembelian atau pengeluaran bahan baku yang nantinya akan dibeli atau dikeluarkan oleh perusahaan
  • Engineering and R&D : Membantu kita memberi informasi terkai investasi pada bahan baku dan alur produk dibuat

Referensi : https://www.llamasoft.com/building-a-business-case-for-a-supply-chain-optimization-project/

Terdapat beberapa langkah dalam mengelola supply chain management dalam business case yaitu dengan mengelola supply chain berkelanjutan, di bawah ini terdapat beberapa langkah untuk mencapai goals tersebut:

Perencanaan
Langkah pertama menuju keberlanjutan adalah menentukan apa artinya bisnis Anda. Ini dimulai dengan melibatkan organisasi Anda dan stackholder utama , mulai dari industri, pemerintah dan masyarakat lokal. Untuk mengidentifikasi kesamaan dan membangun visi kolektif untuk masa depan.

Perencanaan yang tepat dapati membantu mengurangi ketidakpastian operasi perusahaan, juga kebutuhan pelanggan dan stackholder. Hal ini juga memastikan organisasi kita berada dalam posisi terbaik agar tetap kompetitif dengan memanfaatkan aset perusahaan, bermain dengan kekuatan perusahaan dan mengurangi potensi risiko.

Program
Program keberlanjutan dapat dan harus menguntungkan lingkungan dan bisnis.
Program harus menghasilkan keseimbangan yang sulit untuk mengurangi dampak lingkungan sambil meningkatkan produktivitas bisnis.

Bisnis yang menghasilkan dampak lingkungan, seperti yang dilakukan oleh industri supply chain, hanya perlu mempertimbangkan potensi risiko untuk tidak melakukan tindakan, seperti menjadi sasaran tindakan kolektif, biaya hukum atau gangguan operasional, untuk segera melihat kasus bisnis untuk keberlanjutan .

Hubungan
Membina hubungan yang saling menghormati dan saling menguntungkan dengan mitra lokal juga merupakan komponen penting dari keberlanjutan rantai pasokan. Tanpa dukungan mereka, industri kami tidak dapat beroperasi di dalam dan sekitar masyarakat lokal.

Agar hubungan menjadi hormat, bisnis perlu mempertimbangkan dan, jika memungkinkan, mengakomodasi masukan dari stackholder setempat. Bagi operator chain supply, itu bisa berarti meninjau dampak operasional terhadap arus lalu lintas dan tingkat kegaduhan. Agar hubungan bermanfaat, bisnis harus mencari peluang untuk memberikan kembali dan menyesuaikan dukungan mereka terhadap kebutuhan masyarakat lokal.

Transparansi juga penting untuk membangun kepercayaan yang membentuk landasan hubungan ini. Bisnis yang menunjukkan akuntabilitas menikmati penerimaan publik yang lebih besar.

Terakhir, hubungan yang sehat dan produktif membutuhkan keterlibatan yang berkelanjutan. Bisnis harus mempertahankan kehadiran di komunitas lokal utama. Beberapa pilihan termasuk menugaskan staf tetap dan ruang kantor, berpartisipasi dalam komite terkait, serta mengadakan atau menghadiri acara lokal yang memberikan kesempatan untuk konsultasi masyarakat resmi dan tidak resmi.

Kesinambungan itu tidak mudah. Artinya, berpikir bertahun-tahun, kalau bukan puluhan tahun sebelumnya. Ini sering menuntut kenaikan jangka pendek dalam pertukaran untuk keuntungan jangka panjang. Tapi menggabungkan praktik keberlanjutan saat ini adalah apa yang akan memastikan ada bisnis yang akan berkembang besok.

Referensi : https://www.mmdonline.com/features/the-business-case-for-supply-chain-sustainability/