Untuk mengelola waktu secara efektif, masing-masing harus memiliki gambaran yang jelas mengenai prinsip-prinsip serta nilai utama kehidupannya. Seorang butuh menginvestasikan sumber daya berharga dari waktu untuk hal yang sangat penting.
Scott memperjelas bahwa satu tantangan mendasar time management yang efektif adalah memahami perbedaan antara “urgent” dan “important”, “mendesak” dan “penting”. “Mendesak” sendiri tidak membuat tugas itu penting. Hal “penting” itu terkait dengan prinsip pribadi. Prioritas bisnis yang menentukan hal penting dari kerja. Dengan kejelasan misi dan tujuan pribadi, waktu dijadwalkan dengan tujuan definitif dalam hati.
Seorang juga perlu merumuskan apa yang dimaksud dengan manajemen waktu (time management) baginya dan bagaimana itu berkaitan dengan pengelolaan hidupnya. Dalam melakukan hal ini, ada 3 hal penting dari kehidupan yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan pengelolaan waktu dengan baik, yakni: pekerjaan, kehidupan keluarga (termasuk teman-teman) dan diri sendiri (Atkinson, 2009).
Seorang perlu memikirkan dengan baik hal penting yang ingin dicapai dengan nyata: tentang tujuan yang ingin dicapai di tempat kerja, tentang tujuan yang ingin dicapai dengan keluarga, dan tentang tujuan yang berkaitan murni dengan diri sendiri.
Cara terbaik untuk melakukan manajemen waktu adalah Mendahulukan yang Utama dan Memproteksi Waktu yang Sudah Ditetapkan
Mendahulukan yang Utama
Salah satu habit dari ketujuh habit yang dikembangkan oleh Covey (2004) sebagai kunci keberhasilan bagi manusia yang sangat efektif adalah tentang mendahulukan yang utama. Mendalami lebih lanjut apa yang disampaikan oleh Scott, di sini dibeberkan sedikit pandangan Covey tentang perbedaan antara penting dan mendesak. Kedua hal itu (“penting” dan “mendesak”) membentuk 4 kuadran dengan ciri khas masing-masing. Kudran I berkaian dengan hal-hal penting dan juga mendesak; kuadran II berisi hal-hal penting tapi tidak mendesak; kuadran III berisi hal-hal tidak penting namun mendesak; dan kuadran IV berisi hal-hal tidak penting dan juga tidak mendesak (Covey, 2004).
Ini sebuah konsep pengelolaan waktu manajemen generasi keempat, yang pada dasarnya fokus menggunakan waktu pada salah satu dari empat kondisi itu.
Hal-hal mendesak adalah hal-hal yang memerlukan perhatian segera, sekarang juga. Hal-hal mendesak ini bertindak terhadap seorang, yang membuatnya tergoda untuk tidak bisa melepaskannya, sehingga cenderung menggunakan banyak waktu untuk memenuhinya. Hal yang mendesak biasanya tampak jelas, ia mendesak dan menuntut tindakan; hal itu terjadi di “depan hidung”. Biasanya hal-hal mendesak ini bersifat menarik, mudah, menyenangkan untuk dikerjakan, hasilnya segera kelihatan. Akan tetapi, masalah-masalah mendesak ini bisa jadi sebenarnya tidaklah penting.
Sebaliknya, hal-hal penting, yang tampak masih jauh di depan mata, ada hubungan dengan hasil yang ditetapkan terkait dengan tujuan yang ingin dicapai, bahkan dengan nilai-nilai pribadi. Ia fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hubungan pada pencapaian hasil.
Hal-hal itu tergolong penting karena dia menunjang misi, nilai-nilai pribadi, sasaran prioritas penting diri. Untuk itu, hal utama yang mesti dimiliki adalah tujuan yang ingin dicapai, visi, misi, nilai-nilai pribadi. Hal-hal yang berkaitan dengan pencapaian atau perwujudan akan hal-hal itu dikategorikan sebagai penting. Seorang harus bertindak untuk menangkap peluang, untuk membuat segalanya terjadi. Jika ia tidak mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang penting, tentang hasil yang diinginkan dalam hidup, ia akan dengan mudah dialihkan untuk merespons hal-hal mendesak yang sudah ada di depan mata. Dengan cara seperti ini, hal-hal yang sesungguhnya penting menjadi terabaikan.
Gambar Kuadran Penting dan Mendesak (Sumber: Covey, 2004)
Kuadran I mendesak sekaligus penting. Ini adalah aktivitas ”krisis” atau “masalah”. Ini adalah fokus pada masalah, mereka yang berada di sini adalah manager krisis, orang yang pikirannya berfokus pada masalah, produsen yang digerakkan oleh batas waktu. Kalau seorang fokus pada kuadran I, kuadran ini akan menjadi makin besar sehingga mendominasi diri. Ini seperti ombak yang terus menerpa. Sebuah masalah besar datang menerpa dan menyeret seorang, dan sementara ia berusaha untuk bangkit kembali, masalah besar lain sudah datang, sehingga ia terhempas dan sulit bangun lagi. Kelegaan yang sering didapatkan adalah dengan melarikan diri pada aktivitas-aktivitas yang tidak penting dan juga tidak mendesak di kuadran IV.
Ketika seorang fokus pada kuadran I, maka 90% dari waktu akan tersita di situ, sementara 10% lagi terbagi antara kuadran IV dan III. Ini satu pengaturan waktu yang sangat memberatkan diri sendiri karena hidup berdasarkan krisis.
Orang dengan manajemen pribadi yang efektif lebih fokus pada kudran II. Kuadran ini berhubungan dengan hal-hal yang tidak mendesak, namun penting. Ia berfokus pada hal-hal seperti membina hubungan, menulis pernyataan misi pribadi, perencanaan jangka panjang, latihan, pemeliharaan, pencegahan, persiapan, dsb.
Peter Drucker mengemukakan bahwa orang yang efektif bukanlah orang yang pikirannya tertuju pada masalah; mereka adalah orang yang pikirannya tertuju pada peluang. Mereka memberi makan peluang dan melaparkan masalah. Mereka berpikir secara preventif (Covey, 2004).
Orang-orang yang efektif juga mempunyai krisis dan keadaan darurat Kuadran I yang memerlukan perhatian langsung mereka, tetapi jumlahnya terhitung kecil. Artinya, hal-hal penting dan belum mendesak itu (Kuadran II) sudah mereka tangani sebelum berpindah ke Kuadran I. Hal penting yang mereka selalu perhatikan adalah adanya keseimbangan antara produk dan kemampuan produksi, dengan tetap fokus pada aktivitas penting, dengan menjalankan aktivitas pembangun kapasias pada Kuadran II. Adalah sebuah pengelolaan waktu yang tergolong bagus ketika kita mengalokasikan waktu kita sebanyak 60% untuk Kuadran II, 20% untuk Kuadran I, sisanya 15 untuk Kuadran III dan 5 untuk Kuadrant IV. Ada juga yang berhasil menjalankan penggunaan waktu mereka 75% untuk Kuadran II dan 15% untuk Kuadran I, sisanya untuk Kuadran III dan IV. Ini menuntut disiplin diri tinggi, dengan hasil yang tentu jauh lebih baik.
Dengan cara penggunaan waktu seperti ini, maka efektivitas jadi meningkat secara drastis karena di sini krisis dan masalah bisa menyusut. Hal ini terjadi karena berpikir ke depan, menangani akarnya, menangani halnya sebelum menjadi krisis, mengerjakan hal-hal preventif. Dengan cara seperti ini, maka situasinya tidak berkembang menjadi krisis. Dalam jargon manajemen waktu, hal ini disebut Prinsip Pareto – 80 persen hasil diperoleh dari 20 persen aktivitas.
Memproteksi Waktu yang Sudah Ditetapkan
Kunci sukses manajemen waktu (time management) adalah perencanaan dan proteksi atas waktu yang sudah direncanakan, yang sering mencakup pengondisian lingkungan, khususnya pengkondisian kembali harapan dari pihak-pihak lain yang terlibat. Time management adalah tentang membuat perubahan terkait dengan penggunaan waktu. Untuk memastikan keefektifan time management, seorang harus menerapkan time management system yang akan membantu untuk melihat bahwa perubahan perlu dilakukan, dalam arti bahwa tahap pertama dalam time management adalah menganalisis bagaimana ia menentukan perubahan apa yang ingin dilakukan (Susan, 2012).
Manajemen waktu (time management) yang efektif tidak datang begitu saja secara alami, melainkan untuk terhindar dari bekerja mati-matian pada saat yang sudah mepet, sebaliknya dapat kesempatan besar sukses dalam bisnis, penerapan time management merupakan hal sangat penting untuk dilakukan. Pengaturan waktu yang sudah dibuat, harus diperhatikan dengan baik. Jika hal itu berkenaan dengan pengerjaan suatu proyek, setelah time management dirancang dengan baik dan ditetapkan, harus disosialisasikan dengan baik kepada pihak-pihak yang terlibat. Semua pihak yang terlibat, termasuk pimpinan proyek perlu konsisten mengikuti pengaturan waktu yang telah dibuat.
Terkait dengan pengembangan manajemen waktu , baik pada level organisasi maupun level pribadi, hal yang paling sering menjadi masalah adalah ketidakkonsistenan mengikuti rancangan penggunaan waktu yang telah dibuat. Ada kecenderungan gampang melanggar ketetapan yang telah dibuat. Tantangan yang sering muncul adalah adanya hal-hal yang tiba-tiba muncul dan dirasa sebagai hal penting untuk segera ditangani. Ketika hal-hal tersebut muncul dengan jumlah yang terus bertambah, sementara pengendalian diri yang baik terhadapnya tidak dimiliki, maka dengan mudah perhatian, waktu, dan tenaga tersita banyak untuk itu. Dampak semuanya itu adalah kegagalan mewujudkan misi, menelantarkan tujuan penting yang ingin diraih. Untuk menghindari hal itu, perlu kembali pada perencanaan waktu yang sudah dibuat dengan baik, yang sudah ditetapkan dengan memerhatikan di dalamnya perwujudan misi pribadi, tujuan yang ingin diraih, pemenuhan harapan terkait dengan keluarga, dan pencapaian hasil yang diinginkan oleh organisasi tempat bekerja.
Sumber : Antonius Atosökhi Gea, Time management: Menggunakan waktu secara efektif dan efisien, Character Building Development Center (CBDC), BINUS University
