Perubahan Organisasi adalah suatu proses dimana organisasi tersebut berpindah dari keadaannya yang sekarang menuju ke masa depan yang diinginkan untuk meningkatkan efektifitas organisasinya. Tujuannya adalah untuk mencari cara baru atau memperbaiki dalam menggunakan resources dan capabilities dengan tujuan untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai dan meningkatkan hasil yang diinginkan kepada stakeholders.
Apakah yang dimaksud Perubahan Organisasi ?
Perubahan Organisasi adalah suatu proses dimana organisasi tersebut berpindah dari keadaannya yang sekarang menuju ke masa depan yang diinginkan untuk meningkatkan efektifitas organisasinya.
Tujuannya adalah untuk mencari cara baru atau memperbaiki dalam menggunakan resources dan capabilities dengan tujuan untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai dan meningkatkan hasil yang diinginkan kepada stakeholders.
Menurut Desplaces (2005) perubahan yang terjadi dalam organisasi seringkali membawa dampak ikutan yang selalu tidak menguntungkan. Bahkan menurut Abrahamson (2000), perubahan itu akan menimbulkan kejadian yang “dramatis” yang harus dihadapi oleh semua warga organisasi.
Desplaces (2005) mengutip kajian yang dilakukan Poras dan Robertson’s (1992) menyatakan bahwa kebijakan perubahan yang dilakukan oleh organisasi hanya memberikan manfaat positif bagi organisasi sebesar 38%. Meskipun perubahan organisasi tidak langsung memberikan manfaat yang besar bagi kemajuan organisasi, namun beberapa praktisi tetap meyakini tentang pentingnya suatu organisasi untuk melakukan perubahan.
Sumber daya manusia
Sumber daya manusia merupakan aset penting dalam suatu organisasi. Pada akhirnya, suatu organisasi mengkhususkan kompetensi berdasarkan pada keahlian dan kemampuan dari pegawainya. Karena keahlian dan kemampuan ini memberikan organisasi keuntungan dalam berkompetisi, organisasi harus terus menerus mengawasi strukturnya untuk mencari cara yang paling efektif dalam memotivasi dan mengorganisir sumber daya manusia untuk memperoleh dan menggunakan keahlian mereka.
Sumber Daya Fungsional
Suatu organisasi dapat meningkatkan nilai dengan merubah struktur, budaya dan teknologi. Perubahan dari fungsional ke sebuah produk sebagai contoh, mempercepat proses pengembangan produk baru. Perubahan di dalam struktur fungsional dapat membantu menyediakan suatu pengaturan di mana orang-orang termotivasi untuk melaksanakannya.
Kemampuan Teknologi
Kemampuan teknologi memberi sebuah organisasi suatu kapasitas yang besar untuk merubah dengan sendirinya dengan tujuan memanfaatkan peluang pasar. Pada tingkat organisasi, sebuah organisasi harus menyediakan konteks yang memungkinkan untuk menerjemahkan kompetensi teknologinya menjadi nilai bagi para stakeholder. Kemampuan Organisasi Melalui struktur organisasi dan budaya, sebuah organisasi dapat memanfaatkan sumebr daya manusia dan fungsional untuk memanfaatkan peluang teknologi. Perubahan organisasi sering kali melibatkan hubungan antara manusia dan fungsi-fungsi untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam menciptakan nilai.
Jaman akan terus menerus berubah secara konstan, dan suatu organisasi harus menyesuaikan dengan segala perubahan untuk dapat bertahan.
Kekuatan Persaingan (Competitive Forces)
Setiap organisasi berusaha keras untuk mencapai keuntungan dari persaingan. Persaingan menjadi pemicu untuk melakukan perubahan dikarenakan apabila organisasi tersebut tidak dapat melebihi pesaingnya dalam efisiensi, kualitas atau kemampuan untuk melakukan inovasi pada produk dan jasa, maka organisasi tersebut tidak akan bertahan.
Ekonomi. Politik, dan Kekuatan Global
Ekonomi, politik, dan kekuatan global secara terus menerus mempengaruhi organisasi dan memaksa mereka untuk bagaimana dan di mana harus menghasilkan barang dan jasa. Perserikatan ekonomi dan politik antar negara menjadi suatu kekuatan yang penting untuk perubahan. Tidak ada suatu organisasi yang mampu mengabaikan dampak dari ekonomi global dan kekuatan politik terhadap aktivitasnya.
Kekuatan Demografi dan Sosial (Demography and Social Forces)
Perubahan dalam komposisi dari kekuatan pekerja dan terus meningkatnya keaneka ragaman karyawan, hal ini mengenalkan pada organisasi banyaknya peluang dan tantangan. Perubahan dalam karakteristik demografis dari kekuatan pekerja memaksa para manajer untuk merubah gaya mereka dalam mengatur karyawan dan belajar bagaimana cara memahami, mengawasi dan memotivasi dengan setiap anggota yang berbeda secara efektif. Banyak perusahaan membantu para pekerja mereka untuk memahami akan adanya perubahan teknologi yang terus berkembang dengan menyediakan dukungan dalam mengedepankan pelatihan dan pendidikan.
Kekuatan Etika (Ethical Forces)
Sama pentingnya bagi suatu organisasi dalam mengambil tindakan untuk berubah sebagai tanggapan atas tuntutan dalam perubahan demografis dan sosial untuk kearah perilaku perusahaan yang lebih jujur dan bertanggung jawab. Banyak organisasi membutuhkan perubahan untuk mengijinkan para manajer dan para pekerja di semua tingkatan untuk melaporkan perilaku yang tidak pantas, sehingga suatu organisasi dapat dengan segera menyingkirkan perilaku seperti itu dan melindungi kepentingan umum bagi para pelanggan dan anggotanya.
Perubahan Organisasi memiliki beberapa pengertian, yaitu:
Suatu reorientasi fundamental dan radikal dalam cara organisasi beroperasi
Organisasi atau perusahaan yang sedang mengalami transformasi
Mengarahkan atau memimpin orang untuk melakukan sesuatu secara berbeda, atau sesuatu yang berbeda dengan apa yang biasa dilakukannya selama ini.
Perubahan organisasi adalah suatu keadaan dimana sebuah organisasi mengalami sesuatu yang berbeda dengan apa yang biasa dilakukannya untuk mempertahankan dan atau mengembangkan organisasi tersebut. Perubahan organisasi selalu terjadi dalam setiap organisasi baik secara sengaja atau berencana (planned change) maupun secara tidak sengaja atau tidak berncana (haphazard change).
Adapun tujuan dilakukannya perubahan organisasi ini, diantaranya :
Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Hammer dan Champy (1994) dalam Mustofa (2001) menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan. Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan.
Menurur Robbins (1996) bahwa perubahan adalah membuat sesuatu menjadi lain. Adapun perubahan terencana merupakan kegiatan perubahan yang disengaja dan berorientasi tujuan. Tujuan dari perubahan terencana:
Menurut Sopiah (2008) Perubahan organisasi adalah suatu proses perubahan variabel-variabel sistem yang spesifik yang diidentifikasi melalui diagnosis organisasi dan tingkat perencanaan. Perubahan- perubahan mungkin saja berkaitan dengan tugas-tugas, tujuan strategis organisasi dan sistem pengendalian, sikap atau hubungan antar pribadi. Perubahan tambahan adalah suatu strategi yang evolusioner sehingga agen perubahan dapat menyesuaikan dengan keberadaan organisasi dan mengambil langkah- langkah menuju ke arah tujuan dilakukannya upaya-upaya perubahan.
Menurut Bennis (1969) dalam Juniarti (2005), pengembangan organisasi hampir selalu berfokus pada nilai (values), sikap, kepemimpinan, iklim organisasi dan variabel manusia. Menurut Golembiewski (1993), Srinivas (1994) dalam Juniarti (2005), mengemukakan bahwa pengembangan organisasi mengkonsentrasikan pada perasaan (feelings) dan emosi (emotions), ide dan konsep, menempatkan pentingnya pertimbangan pada keterlibatan individual dan partisipasi.
Suatu organisasi dalam melakukan perubahan menghadapi berbagai masalah terutama adalah penolakan atas perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dalam bentuk standar (eksplisit) dan segera misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demontrasi dan sejenisnya tetapi juga ada penolakan secara eksplisit dan lambat laun seperti loyalitas pada organisasi menurun, motivasi berkurang, kesalahan kerja meningkat, kedisipilnan berkurang dan lain-lain.
Menurut Sopiah, (2008) alasan utama pegawai berusaha menghambat terjadinya perubahan, yaitu :
Direct Cost, berkaitan dengan biaya yang harus ditanggung akibat adanya perubahan karena perubahan membutuhkan biaya besar dan pegawai kawatir akan berkurangnya pendapatan mereka.
Saving Face, untuk menunjukkan bahwa perubahan adalah keputusan yang salah. Perubahan dianggap sebagai suatu strategi politik untuk mengatakan bahwa orang yang mendorong terjadinya perubahan sebagai orang yang tidak memiliki kompetens
Fear of The Unknow, orang yang menghambat suatu perubahan karena mereka khawatir tidak bisa menyesuaikan diri dengan organisasi baru.
Breaking Routing, orang yang cenderung mempertahankan rutinitas karena mereka telah nyaman dengan situasi yang ada
Incongruent Organizational Systems, sistem organisasi tidak mendorong terjadinya perubahan yang berkaitan dengan penggajian/upah seleksi, pelatihan dan sistem kontrol.
Incongruent Team Dynamics, tim perubahan dimaksudkan untuk menciptakan norma-norma baru yang mungkin kurang dapat diterima oleh para anggota organisasi.
Menurut Coch dan French Jr, (1948) mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan, yaitu :
Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk Ceramah, diskusi, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan
Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau beri pelatihan-pelatihan. Meskipun memakan waktu namun mengurangi tingkat penolakan.
Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.
Pendekatan yang digunakan dalam manajemen perubahan agar kekuatan pendukung perubahan semakin banyak dan kekuatan penolak perubahan semakin sedikit menurut Lewin, adalah :
Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.
Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.
Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru. Maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.
Elemen-elemen Model Lewins (1951) untuk analisis lapangan pendorong terjadinya perubahan organisasi, yaitu :
Teknologi komputer,
Teknologi komputer merupakan sumber utama terjadinya perubahan yang dramatis suatu organisasi. Adanya sistem jaringan komputer telah mengurangi hambatan waktu dan jarak, internet memudahkan pemrosesan informasi. Para pegawai menggunakan jasa internet untuk mengakses informasi-informasi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.
Kompetisi Lokal dan Global,
Meningkatnya persaingan di tingkat lokal maupun global. Kondisi ini mewajibkan setiap organisasi untuk memperbaiki diri agar tidak tertinggal dari para kompetitor.
Demografi
Organisasi harus beradaptasi dengan perubahan dalam tenaga kerja (SDM). Pekerja terdidik selalu mencari pekerjaan yang menarik, cenderung lebih individu, inovatif, lebih kritis dan tidak bisa dimanipulasi
Perubahan selalu terjadi, disadari atau tidak. Begitu pula halnya dengan organisasi. Organisasi hanya dapat bertahan jika dapat melakukan perubahan. Setiap perubahan lingkungan yang terjadi harus dicermati karena keefektifan suatu organisasi tergantung pada sejauhmana organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Pada dasarnya semua perubahan yang dilakukan mengarah pada peningkatan efektiftas organisasi dengan tujuan mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan serta perubahan perilaku anggota organisasi (Robbins, 2003).
Lebih lanjut Robbins menyatakan perubahan organisasi dapat dilakukan pada struktur yang mencakup strategi dan sistem, teknologi, penataan fisik dan sumber daya manusia. Sobirin (2005) menyatakan ada dua faktor yang mendorong terjadinya perubahan, yaitu faktor ekstern seperti perubahan teknologi dan semakin terintegrasinya ekonomi internasional serta faktor intern organisasi yang mencakup dua hal pokok yaitu
Perubahan perangkat keras organisasi (hard system tools) atau yang biasa disebut dengan perubahan struktural, yang meliputi perubahan strategi, stuktur organisasi dan sistem serta
Perubahan perangkat lunak organisasi (soft system tools) atau perubahan kultural yang meliputi perubahan perilaku manusia dalam organisasi, kebijakan sumber daya manusia dan budaya organisasi.
Setiap perubahan tidak bisa hanya memilih salah satu aspek struktural atau kultural saja sebagai variabel yang harus diubah, tetapi kedua aspek tersebut harus dikelola secara bersama-sama agar hasilnya optimal. Namun demikian dalam praktek para pengambil keputusan cenderung hanya memperhatikan perubahan struktural karena hasil perubahannnya dapat diketahui secara langsung, sementara perubahan kultural sering diabaikan karena hasil dari perubahan tersebut tidak begitu kelihatan.
Untuk meraih keberhasilan dalam mengelola perubahan organisasi harus mengarah pada peningkatan kemampuan dalam menghadapi tantangan dan peluang yang timbul. Artinya perubahan organisasi harus diarahkan pada perubahan perilaku manusia dan proses organisasional, sehingga perubahan organisasi yang dilakukan dapat lebih efektif dalam upaya menciptakan organisasi yang lebih adaptif dan fleksibel. Demikian juga halnya jika kebiasaan manusia dan budaya organisasinya tidak diubah, perubahan organisasi tidak akan berhasil.
Perubahan organisasi adalah tindakan beralihnya sesuatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini menuju ke kondisi masa yang akan datang menurut yang di inginkan guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.
Grundy (2004) dalam bukunya Sulaksana menyebutkan ada tiga macam perubahan diantaranya:
“Smooth incremental change”, dimana perubahan terjadi secara lambat, sistematis dan dapat diprediksikan, dapat disimpulkan juga bahwa smooth incremental change mencakup rentetan perubahan yang berlangsung pada kecepatan konstan.
“Bumpy incremental change”, perubahan ini dicirikan sebagai priode relatif tenang yang sekali- kali disela percepatan gerak perubahan. Pemicu perubahan jenis ini selain mencakup perubahan lingkungan organisasi, juga bisa bersumber dari perubahan internal seperti tuntutan peningkatan efisiensi dan perbaikan metode kerja. Contohnya, reorganisasi yang secara priodik dilakukan perusahaan.
“Discontinuous change”, yang didefinisikan sebagai perubahan yang ditandai oleh pergeseran- pergeseran cepat atas strategi , struktur atau budaya, atau ketiganya sekaligus. Contohnya dinegara kita adalah privatisasi sektor strategis yang dulunya dikuasai negara, misalnya privatisasi sektor telekomunikasi dan Perum Bulog sendiri. Menurut Jones (1998) pada umumnya dapat dikatakan bahwa ada dua macam kategori perubahan yaitu perubahan evolusioner yang bersifat gradual, incremental, yang terfokuskan secara khusus, dan perubahan revolusioner yang bersifat mendadak, drastis dan mencakup seluruh organisasi. Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerja suatu organisasi sedangkan perubahan secara evolusioner berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi efektif. Ada sejumlah cara yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara cepat, yaitu misalnya dengan cara restrukturisasi (reengineering) dan inovasi.
Ada dua macam langkah inti pada kegiatan Restrukturisasi:
Organisasi yang bersangkutan mengurangi tingkat diferensiasi dan integrasinya, dengan cara meniadakan divisi-divisi, departemen- departemen atau tingkatan-tingkatan dalam hierarki.
Organisasi yang bersangkutan melaksanakan kegiatan downsizing dengan cara mengurangi jumlah karyawannya, untuk menekan biaya oprasional.
Inovasi merupakan suatu proses dimana organisasi-organisasi memanfaatkan keterampilan dan sumber daya mereka untuk mengembangkan barang dan jasa baru, atau untuk mengembangkan produk baru, dan system pengoprasian yang baru, agar dapat bereaksi terhadap kebutuhan pelanggan.
Menurut Robbins (2006), perubahan dapat dikelompokan dalam empat kategori: Struktur, Teknologi, Penataan Fisik, dan Orang.
Mengubah Struktur mencakup pembuatan perubahan dalam hubungan wewenang, mekanisme koordinasi, rancang- ulang pekerjaan, atau variable struktural serupa. Struktur suatu organisasi didefinisikan sebagai tugas-tugas yang secara formal dibagi-bagi, dikelompokan, dan dikoordinasi. Perubahan dapat dilakukan dengan mengubah satu atau lebih unsur utama dalam desain suatu organisasi. Misalnya tanggung jawab departemental dapat digabung, lapisan vertikal dihilangkan, dan rentang kendali dilebarkan untuk membuat organisasi itu lebih datar dan kurang birokratis. Lebih banyak aturan dan prosedur dapat dilaksanakan untuk meningkatkan pembakuan (standarisasi).
Suatu peningkatan desentralisasi dapat dilakukan untuk mempercepat proses pengambilan keputusan. Perubahan juga dapat memperkenalkan pengubahan besar dalam desain struktural yang sebenarnya yang mencakup suatu pergeseran dari suatu struktur sederhana ke stuktur berdasarkan tim atau penciptaan suatu desain matriks. Uraian jabatan dapat didefinisi ulang, pekerjaan diperkaya, atau diperkenalkan jam kerja yang lentur. Pilihan lain lagi adalah memodifikasi sistem imbalan organisasi. Motivasi dapat ditingkatkan dengan misalnya, memperkenalkan bonus kinerja atau berbagai laba.
Struktur organisasi merupakan suatu cara pembagian tugas pekerjaan yang kemudian dikelompokkan serta dikoordinasikan secara formal. Robbins (2002) mengemukakan 6 (enam) unsur yang perlu diperhatikan dalam pembentukan suatu struktur organisasi, yaitu:
Spesialisasi atau pembagian tenaga kerja. Merupakan pemecahan suatu alur penyelesaian pekerjaan menjadi sejumlah langkah penyelesaian yang diselesaikan dengan kualifikasi tertentu.
Departementalisasi, dapat didasarkan pada kesamaan kelompok pekerjaan maupun berdasarkan teritori agar tugas dapat dikoordinasikan.
Rantai komando, merupakan alur perintah dan kewenangan berkaitan dengan tanggung jawab dari tingkatan-tingkatan dalam suatu organisasi.
Rentang kendali, menentukan banyaknya tingkatan dan manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi.
Sentralisasi dan desentralisasi, merupakan suatu cara pengambilan keputusan berdasarkan kewenangan manajerial.
Formalisasi, merupakan suatu tingkatan pekerjaan dalam suatu organisasi yang dibakukan berdasarkan aturan.
Merubah teknologi meliputi modifikasi dalam cara kerja yang diproses dan dalam metode serta peralatan yang digunakan. Dewasa ini, perubahan teknologi biasanya mencakup dikemukakannya peralatan, alat, atau metode baru, otomatisasi atau komputerisasi. Otomatisasi merupakan suatu perubahan teknologi yang menggantikan orang dengan mesin.
Faktor-faktor interen dan eksteren organisasi berpengaruh terhadap penerimaan anggota organisasi terhadap perubahan teknologi, Iqbaria et.al (1997) secara mendetail mengemukakan faktor-faktor tersebut meliputi;
Dukungan pengetahuan komputer secara interen organisasi (Internal support), merupakan dukungan pengetahuan teknis yang dimiliki secara individual maupun kelompok mengenai pengetahuan komputer
Pengalaman pelatihan interen organisasi (internal training), merupakan sejumlah pelatihan yang sudah pernah diperoleh pemakai (user) dari pemakai lainnya (other user) atau dari spesialisasi komputer yang ada didalam organisasi perusahaan
Dukungan Manajemen (Management Support), merupakan tingkat dukungan secara umum yang diberikan oleh Top Manajemen dalam perusahaan.
Pengetahuan komputer secara ekteren organisasi (External support), merupakan dukungan pengerahuan teknis dari pihak luar yang dimiliki secara individual maupun kelompok mengenai pengetahuan computer untuk perusahaan kecil.
Pengalaman pelatihan eksteren organisasi (external training), merupakan sejumlah pelatihan yang sudah pernah diperoleh pemakai (user) dari pemakai lainnya (other user) atau spesialisasi komputer dari pihak luar perusahaan.
Salah satu kunci awal bagi keberhasilan implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam perusahaan adalah kemauan untuk menerima teknologi tersebut dikalangan pengguna. Salah satu metode pendekatan untuk memahami sikap pengguna terhadap teknologi adalah technology acceptance model.
Technology acceptance model mendefinisikan dua hal yang mempengaruhi penerimaan pengguna terhadap teknologi yaitu persepsi pengguna terhadap manfaat dari teknologi dan kemudahan dalam menggunakan teknologi.
Mengubah penataan fisik meliputi pengubahan ruang dan pengaturan tata letak dalam tempat kerja. Misalnya, dengan dinding dan sekat yang dihilangkan dan dengan suatu desain kantor yang terbuka, karyawan akan saling mudah berkomunikasi. Sama halnya manajemen dapat mengubah kuantitas dan tipe penerangan, tingkat hangat dan dingin, tingkat dan tipe kebisingan, dan kebersihan area kerja, maupun dimensi desain interior, seperti perabot, dekorasi dan bagan warna.
Tata letak ruang kerja hendaknya tidak merupakan kegiatan yang acak. Lazimnya dengan seksama manajemen mempertimbangkan tuntutan kerja, persyaratan interaksi formal, dan kebutuhan sosial ketika mengambil keputusan mengenai konfigurasi ruang, desain interior, penempatan peralatan, dan yang serupa.
Penempatan ruang kerja juga mempengaruhi kenyamanan para tenaga kerja, mereka bisa bekerja menjadi nyaman dan juga hasil yang diinginkan dapat tercapai secara maksimal. Para agen yang merumuskan perubahan ini juga akan merasakan kenyamanan dalam bekerja. Perhatian tentang tata letak dalam sebuah ruangan juga harus di perhatikan agar tidak terjadi kecelakaan dalam bekerja. Tata letak suatu ruangan juga harus dibarengi dengan penempatan posisi ergonomis yang sudah ditetapkan.
Mengubah orang mengacu pada perubahan dalam sikap, keterampilan, pengharapan, persepsi, dan atau perilaku karyawan. Perubahan individu ada untuk membantu individu dan kelompok dalam organisasi itu untuk bekerja bersama secara lebih efektif. Sedangkan menurut Veizal Rivai dan Deddy Mulyadi (2009) perubahan sikap dan perilaku anggota organisasi lewat proses komunikasi, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah. Perubahan orang disini sangatlah sentral karena tenaga kerja sangat berpengaruh dalam kemajuan perusahaan itu sendiri dan juga memberikan pengaruh dalam perubahan ekonomi yang ada dalam perusahaan.
Jenis perubahan orang juga akan sangat terlihat, seperti contoh dalam suatu departemen terdapat tiga puluh orang tenaga kerja. Kemudian karena dianggap teralu banyak dan ruangan menjadi penuh sesak sehingga dilakukan pemindahan personil kedepartemen lain. Yang asal mulanya tiga puluh orang menjadi dua puluh orang saja. Hal tentu saja membuat suasana menjadi sepi dan juga menjadi agak sedikit lengang.
Perubahan organisasional merupakan isu sentral dalam teori organisasi, manajemen dan akuntansi. Konsultan berpendapat bahwa perusahaan seharusnya mengadopsi berbagai system akuntansi baru dengan akronim semacam ABC/M dan TOC. Beberapa perusahaan merespon ini dan mengadopsinya dengan berbagai hasil yang bervariasi (Quatrone dan Hopper, 2001).
Untuk memahami perubahan organisasi secara teoretis, perlu pembahasan mengenai definisi dan konsep. Menurut dictionary cambridge, perubahan adalah
a process in which a large company or organization changes its working methods or aims, for example in order to develop and deal with new situations or markets
Definisi dari proses perubahan ini konsisten dengan teori kontemporer yang mengambil epistemology modernis. Entitas bergerak melalui satu keadaan ke keadaan lainnya, dari domain spesifik temporal ke yang lainnya. Secara ontology konsepsi perubahan dikaitkan dengan fitur yang ditetapkan untuk perusahaan yang melakukan perubahan. Entitas (bisa organisasi, individual atau pikiran) secara baik mendefinisikan karakteristik pada suatu titik misalnya A yang nanti akan berubah ketika entitas menjadi sesuatu yang lain misalnya di titik B. Organisasi berubah ketika mentranformasikan struktur dan operasinya, atau system pengendalian manajemen berubah ketika dasar alokasi biaya didefinisikan kembali dari jam kerja mesin menjadi aktivitas (Quatrone dan Hopper, 2008)
Michel Beer (2000) menyatakan berubah itu adalah memilih tindakan yang berbeda dari sebelumnya, Perbedaan itulah yang menghasilkan suatu perubahan. Jika pilihan hasilnya sama dengan yang sebelumnya berarti akan memperkuat status quo yang ada.
Selanjutnya Winardi (2005) menyatakan, bahwa perubahan organisasi adalah tindakan beralihnya sesuatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini menuju ke kondisi masa yang akan datang menurut yang di inginkan guna meningkatkan efektivitasnya.
Sejalan dengan itu Anne Maria (1998) berpendapat, bahwa perubahan organisasi adalah suatu tindakan menyusun kembali komponen- komponen organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Mengingat begitu pentingnya perubahan dalam lingkungan yang bergerak cepat sudah saatnya organisasi tidak menunda perubahan, penundaan berarti akan menghadapkan organisasi pada proses kemunduran. Akan tetapi perlu diingat bahwa tidak semua perubahan yang terjadi akan menimbulkan kondisi yang lebih baik, sehingga perlu diupayakan agar perubahan tersebut diarahkan kearah yang lebih baik dibandingkan dengan kondisi yang sebelumnya.
Pendapat yang senada dikemukakan oleh JO.Bryson (1990:) seorang pakar dalam manajemen perpustakan menyatakan bahwa ”when one or more elements in alibrarychange it is called organizational change”. Pendapat Bryson tersebut menunjukkan bahwa salah satu unsur saja dalam organisasi yang berubah, sudah dapat dikatakan sebagai perubahan organisasi (Kahar, 2008).
Adanya berbagai pengertian terhadap perubahan organisasi terjadi karena adanya perbedaan asumsi yang mendasari mengenai sifat perubahan. Palmer dan Dunford (2008) mengidentifikasi empat pendekatan terhadap karakteristik perubahan organisasi.
Pertama, perubahan organisasional ditandai dengan adanya dominant mindset yang seharusnya diganti dengan midset baru yang diusulkan.
Misalnya pandangan terhadap fokus pada teknologi digeser menjadi perspektif disain sistem.
Kedua, perubahan organisasional terjadi ketika uncritical prochange bias mendominasi resistensi untuk berubah. Asumsinya adalah perubahan dapat, seharusnya dan harus dimanage serta tidak perlu memperhatikan konsekuensi social aatas program-program perubahan pada tingkat yang lebih luas.
Ketiga, perubahan organisasi seharusnya dikaitkan dengan konteks, waktu, proses sejarah serta hubungan antara proses perubahan dan kinerja.
Keempat, perubahan organisasi diidentifikasi berdasarkan asumsi epistimologi dan ontologinya.Organisasi dipandang sebagai things atau proses, focus pada structural dari entitas, organisasi atau proses mengorganisasi.
Definisi yang lain menyatakan perubahan sebagai situasi nyata yang terjadi di masa lalu, sekarang dan di masa yang akan datang. Organisasi yang efektif seharusnya tidak menghindari perubahan, sebaliknya, mereka harus mengantisipasi dan menyesuaikan kegiatan operasional sehari-hari dalam upaya untuk menyelaraskan dengan perubahan yang sangat cepat.
Menurut Larry E Griner (1998), dalam perkembangan organisasi ada sejumlah fase yang akan dilalui oleh organisasi, dimana setiap fase didahului evolusi dan diakhiri oleh suatu revolusi. Revolusi ini ditandai dengan adanya tuntutan perubahan organisasi secara substansial seperti perubahan praktik sentralisasi menjadi desentralisasi. Ada lima dimensi model perkembangan organisasi yang meliputi:
Umur organisasi, merupakan dimensi yang paling nyata dan esensial.Praktik organisasi yang diterapkan pada suatu periode mungkin menjadi tidak cocok lagi diterapkan dalam periode lain.
Ukuran organisasi, mempengaruhi permasalahan dan solusi organisasi. Permasalahan yang ada diantaranya kurangnya koordinasi dan komunikasi, munculnya fungsi-fungsi baru, semakin panjangnya hirarki dan pekerjaan yang saling terkait.
Tahap evolusi, ditandai dengan tingkat pertumbuhan berkelanjutan tanpa adanya gangguan atau kemunduran ekonomi yang berarti maupun kekacauan internal yang merisaukan.
Tahap revolusi,tahap penyesuaian praktek manajemen dengan kondisi yang terjadi saat ini yang prosesnya relatif cepat.
Tingkat pertumbuhan industri, berhubungan dengan kecepatan organisasi menjalani fase evolusi dan revolusi. Pada industri yang tingkat pertumbuhannya cepat maka proses evolusinya relatif pendek dan sebaliknya.
Sedangkan fase pertumbuhan atau fase evolusi dan revolusi terdiri dari lima fase yaitu:
Fase 1: Kreativitas, ciri utama kegiatan organisasi pada masa awal awal kegiatannya adalah penekanan pada pembuatan produk dan penciptaan pasar. Pada fase ini biasanya terjadi krisis kepemimpinan (crisis of leadership), jika fase ini lolos maka dapat diteruskan ke fase dua dan seterusnya.
Fase 2: Pengarahan, keberhasilan melalui krisis pada fase pertama biasanya diikuti dengan pertumbuhan terarah dibawah pimpinan yang cakap dan bisa mengarahkan. Jadi, revolusi kedua muncul dari krisis otonomi (crisis of autonomy) yang menuntut revolusi pendelegasian karena pucuk pimpinan enggan mendelegasikan tanggung jawab para manajer lapis bawah.
Fase 3: Pendelegasian, dengan penerapan struktur organisasi dengan pendelegasian maka manajer lapis bawah lebih termotivasi sehingga organisasi bisa berkembang. Pada fase ini muncul krisis pengawasan (crisis of control).
Fase 4: Koordinasi, dilakukan pembagian tanggung jawab yaitu manajer lapis atas ertanggung jawab pada penanganan dan pelaksanaan system baru ini. Pada fase ini terjadi A red tape crisis.
Fase 5: Kolaborasi. Kolaborasi interpersonal diharapkan bisa mengatasi krisis red tape. Fase ini menekankan adanya spontanitas dalam tindakan manajemen melalui tim dan konfrontasi perbedaan interpersonal.
Revolusi kelima ini dapat diatasi melalui penerapan struktur dan program baru yang memberikan keleluasaan pada karyawan untukberistirahat, merefleksikan diri, dan menyegarkan diri mereka kembali. Misalnya pemberian cuti panjang. Praktik organisasi pada kelima fase tersebut menunjukkan tindakan manajemen tertentu yang menandai tiap fase pertumbuhan, dan ada beberapa panduan yang dapat dianut manajer organisasi yang sedang tumbuh yaitu:
Mengetahui dimana kita berada dalam fase perkembangan. Kesadaran tahap yang dilalui sangat penting untuk dimengerti sehingga dapat diprediksi kapan diperlukan perubahan dan menghindarkan dipilihnya solusi yang keliru
Mengenali keterbatasan alternatif solusi. Seringkali orang tergoda untuk menerapkan solusi yang sebelumnya terbukti berhasil tapi tidak dapat diterapkan pada fase yang sedang dihadapi. Agar bisa terus maju organisasi harus secara sadar menggunakan struktur yang terencana yang bukan saja bertujuan memberi solusi tapi juga untuk memberi landasan fase pertumbuhan selanjutnyadan
Menyadari bahwa solusi saat ini selalu menimbulkan masalah di kemudian hari. Pemahaman sejarah akan sangat membantu organisasi mengevaluasi kemungkinan di masa yang akan datang (Ambarwati, 2003).
Berdasarkan beberapa definisi dan konsep di atas, perubahan organisasi adalah proses yang secara sengaja dilakukan dengan tujuan membuat kondisi organisasi menjadi lain dari sebelumnya. Kondisi di sini mempunyai arti yang luas, dari yang sangat teknikal sampai yang sangat konseptual. Contoh perubahan yang sangat teknikal misalnya perubahan dalam alokasi biaya, perubahan metode akuntansi, perubahan cara pelaporan keuangan. Sementara perubahan pada tahap konseptual misalnya perubahan misi, visi, strategi, struktur organisasi.
Ada 6 kategori teori perubahan yaitu
Masing- masing kategori ini mempunyai asumsi yang berbeda. Asumsi utama dari teori evolusi adalah bahwa perubahan merupakan respon terhadap kondisi situasi dan
lingkungan eksternal yang dihadapi oleh setiap organisasi. Teori teleological atau model perubahan atau model perubahanan yang direncanakan mengasumsikan bahwa organiasasi mempunyai tujuan dan adaptif. Perubahan terjadi karena pimpinan, sebagai agen perubahan dan yang lainnya melihat bahwa perubahan diperlukan.Proses perubahan dilakukan secara rasional dan linier seperti dalam model evolusioner, dengan keterlibatan manager lebih banyak.
Model life cycle diambil dari studi perkembangan anak-anak dan focus pada tahap pertumbuhan, kematangan dan penurunan organisasional. Perubahan dikonsepkan sebagai sesuatu yang alami dalam diri manusia atau dalam perkembangan organisasional.
Dialectical models, yang mengacu pada model politik, menandai perubahan sebagai hasil dari ideologi clashing (konflik) atau system kepercayaan. Konflik dipandang sebagai sifat yang inheren dalam interaksi manusia. Proses perubahan didominasi oleh adanya tawar menawar kekuasaan, pengaruh dan pergerakan social.
Social-cognition models menggambarkan perubahan sebagai sesuatu yang terikat pada proses pembelajaran dan mental. Perubahan terjadi karena individu merasa adanya kebutuhan untuk pertumbuhan, pembelajaran dan perubahan perilaku mereka.
Cultural models,perubahan terjadi secara alamiah sebagai respon terhadap perubahan dalam lingkungan manusia. Budaya selalu berubah. Proses perubahan cenderung jangka panjang dan pelan. Perubahan dalam organisasi memerlukan perubahan nilai, kepercayaan, mitos dan ritual (Kezar, 2001).
Luasnya perspektif mengenai perubahan organisasi, menjadikan isu ini menarik untuk dibahas. Ada banyak makna atas perubahan organisasi. Sejumlah komentator menyarankan agar kita melakukan “pemikiran kembali” atau “pengkontualisasi kembali” mengenai berbagai bentuk, proses dan hasil dari perubahan organisasi untuk mendapatkan pemahaman dengan lebih baik. Seseorang dapat secara penuh memahami perubahan organisasi, jika bekerja dengan obyek yang dibangun secara diskursif. Kita mengacu pada diskursus dan kejadian dalam organisasi, kita mengacu pada pembicaraan dan tulisan, representasi visual dan artefak kultur yangmana membawa organisasional dihubungkan dengan obyek melalui produksi, diseminasi dan konsumsi dari teks.
Berikut ini adalah pendekatan analisis diskursus untuk memahami perubahan organisasional dalam lima perspektif menurut Grant et al. (2006):
Perubahan Organisasi Sebagai Realitas yang Dibangun Secara Sosial
Analisis diskursus memungkinkan peneliti mengidentifikasi dan menganalisis diskursus kunci yang mana perubahan organisasional diformulasikan dan diartikulasikan. Secara lebih spesifik menerima pendekatan analitikal diskursus menunjukkan bahwa anggota organisasi memainkan peran sentral dalam konstruksi social dari realitasnya. Obyek menjadi realitas social dalam membentuk praktek. Sebagai bagian dari proses ini, aturan mengenai diskursus merupakan cara untuk membahas initiative perubahan yang dapat diterima dan mempunyai legitimasi. Sementara yang di luar aturan membatasi cara kita membahas atau melakukan sesuatu dalam hubungannya dengan topic ini atau mengkonstruksi pengetahuan mengenai hal ini. Dalam kesan ini “aksi sebagai kekuatan yang penuh kuasa” dalam konteks mempengaruhi perubahan organisasional.
Perubahan Organisasional Sebagai Makna Yang Dinegosiasikan
Analisis diskurusus yang kedua memungkinkan peneliti mengetahui bagaimana, melalui berbagai interaksi dan praktek diskursif, diskursus tertentu sampai pada membentuk dan mempengaruhi sikap dan perilaku dari anggota organiasai terkait dengan perubahan. Diskursus organiasional dihubungkan ke perubahan dengan melekatkan kata „makna”. Sesuai dengan efek dari konstruktif secara social, makna perubahan organisaional diciptakan, dan didukung melalui interaksi diskursif diantara actor organisasional.
Proses konstruktif melibatkan negosiasi dari pemaknaan diantara actor yang berbeda dengan pandangan dan interaksi yang berbeda. Hasilnya adalah makna dominan yang dapat dilihat sebagai diskursus tertentu. Perkembanga dari makna dominan ini terjadi sebgai diskursus alternative yang disubversikan atau dimarginalisasikan dan menunjukkan hubungan kekuasaan yang mungkin berperan.
Fairlough menjelaskan bahwa kekuasaan untuk mengendalikan diskursus terlihat sebagai kekuasaan untuk mempertahankan praktek diskursif tertentu dengan investasi ideology tertentu dalam dominasi di atas alternative lain yang berlawanan. Studi analitik diskursus dalam isu special menunjukkan bahwa beberapa diskursus yang berhubungan dengan perubahan mungkin mendominasi yang secara terus menerus direproduksi atau ditransformasikan melalui praktek komunikatif dari hari ke hari. Makna dminasi berkembang dalam konteks seperti yang dinegosiasikan. Ini membawa kontribusi ketiga dari analisis diskursus untuk memahami perubahan organisasional.
Perubahan Organisasional Sebagai Sebuah Fenomena Intertekstual
Untuk memahami bagaimana cara diskursus tertentu dan maknanya diproduksi, sebaik efeknya, penting untuk memahami dalam konteks kemunculannya. Ini mengarahkan pada aplikasi analisis intertekstual dari diskursus organisasional. Studi-studi ini mengidentifikasi dan menganalisis contoh-contoh tingkat mikro dan spesifik dari aksi diskursif dan lalu melokasikannya dalam konteks tingkat makro lainnya, diskursus besar atau meta.
Observasi Fairclough dan Wodak (1995) menunjukkan bahwa negosiasi dari contoh pemaknaan perubahan organisasional melalui keterkaitan yang kompleks baik secara social maupun historis menghasilkan teks yang terlihat sebagai bagian dari proses yang terus-menerus, berulang dan tidak pernah berhenti. Singkatnya, beberapa teks dilihat sebagai “sebuah hubungan dalam rantai teks, reaksi, menggambarkan dan mentrasformasikan teks lain. Nilai dari pendekatan ini adalah pengamatan yang luas dari interaksi verbal dan tertulis memungkinkan kita untuk menghargai pentingnya “siapa yang menggunakan bahasa, bagaimana, mengapa dan kapan”. Secara lebih spsifik, makna bahwa ketika mempelajari interaksi diskursif tertentu, peneliti perubahan organisasional mungkin mempertimbangkan interaksi diskursif yang beroperasi pada tingkat yang berbeda dan waktu yang berbeda.
Perspektif Multi-Disiplin dari Perubahan Organisasi.
Analisis ini berasal dari berbagai pendekatan: sosiologi, sosio-psikologi, antropologi, bahasa, filosofi, dan komunikasi. Pemaknaan perubahan dicari dengan pendekatan metodologi sperti analisis metafora, analisis naratif, analisis retorik, dan analisis percakapan. Metodologi yang tersedia bagi peneliti untuk melakukan riset dalam setting organisasiona terlihat sebagai virtual. Diskursus memfokuskan riset perubahan organisasi untuk mengamati berbagai isu pada level individual, kelompok dan organisasi. Ini dapat juga berarti bahwa parameter pertanyaan penelitian diturunkan dari metodologi yang tersedia untuk mengujinya. Pilihan yang banyak dalam metodologi membantu analisis berbagai jenis data. Beberapa metodologi yang kuat secara empiris mungkin digunakan untuk meneliti perubahan organisasional yag dihubungkan dengan diskursus.
Pendekatan Alternatif untuk Meneliti Berbagai Isu yang Berhubungan Dengan Perubahan Organisasional.
Analisis diskursus terlihat menawarkan pendekatan alternative untuk meneliti isu yang berhubungan dengan perubahan organisasional untuk menghasilkan pandangan baru. Meningkatnya kepentingan dan manfaatnya akan hal ini, pendekatan analitis diskursus mengarahkan penelitian yang dapat menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai keterkaitan antara perubahan dengan fenomena yang luas, misalnya budaya organisasional, teknoligi informasi, media baru, downsizing dan pembelajaran organisasional. Studi lain melihat peran percakapan dalam produksi perubahan intensional dalam organisasi dan secara diskursif menganalisis peran konsultan dalam proses manajemen perubahan, serta menghubungkan antara strategi dan perubahan.
Perubahan adalah membuat sesuatu menjadi berbeda dari keadaan sebelumnya. Pemahaman umum seperti ini sesuai dengan pendapat Robbins sebagai berikut :
“Perubahan organisasi adalah membuat sesuatu menjadi lain, akan tetapi pemahaman demikian tidak dapat diterima karena perubahan mesti mempunyai tujuan, yaitu terjadi perbaikan atau peningkatan ( improvement ) kinerja organisasi yang tidak sekedar melakukan perubahan tetapi juga menghasilkan perbaikan.”
Pengertian perubahan yang mengandung makna ke arah pencapaian tujuan dikemukakan oleh Wood et.al berikut :
“….bahwa perubahan merupakan upaya terencana, sistematis dan terkendali untuk mengubah lebih dari satu aspek organisasi yakni: (1) tugas, (2) struktur, (3) teknologi, (4) cara berpikir anggota organisasi agar efektif mencapai tujuan organisasi.”
Selanjutnya, dengan mempertimbangkan adanya sasaran dari perubahan, maka Hanson menyatakan perubahan sebagai proses implementasi inovasi dalam organisasi. Konsep perubahan menurut Hanson ini mengacu kepada perubahan terencana (planned change). Dengan demikian, perubahan yang dilakukan bukan hanya untuk berbeda dari yang sebelumnya.
Pengertian konsep perubahan organisasi banyak digunakan dalam kerangka pengembangan organisasi pemerintah. Artinya, banyak organisasi yang melakukan pengembangan organisasi dengan cara mengimplementasikan suatu kebijakan baru yang telah ditetapkan oleh organisasi. Di samping itu, dapat pula melakukan perubahan atas dasar inisiatif sendiri (self renewal) tanpa mengadopsi suatu kebijakan baru yang datang dari pimpinan (top-down).
Pengembangan organisasi bertujuan melakukan perubahan, maka perubahan organisasi dapat dilakukan dengan mengubah perilaku, struktur, prosedur, tujuan atau output suatu unit dalam sebuah organisasi. Jones mengemukakan perubahan organisasi sebagai proses yang mengantarkan organisasi beralih dari keadaan sekarang menuju ke keadaan yang diinginkan pada masa mendatang, dengan tujuan meningkatkan keefektifan organisasi tersebut.
Rumusan tentang perubahan organisasi yang lebih umum dikemukakan oleh Hellieger & Slocum yang dikutip Winardi, yaitu perubahan organisasi yang direncanakan adalah upaya yang diintensifkan atau diarahkan kepada tujuan tertentu, yang dilakukan organisasi untuk mempengaruhi kondisi status quo-nya sendiri atau status quo organisasi lain. Tujuan perubahan organisasi terencana (planned organizational change) adalah untuk menemukan cara-cara baru atau cara-cara yang diperbaiki dengan menggunakan sumber daya yang ada dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi untuk menciptakan nilai dan memperbaiki hasil.
Bertitik tolak dari beberapa pendapat di atas, ada beberapa aspek pokok yang perlu dicatat berkaitan dengan perubahan dalam pengembangan organisasi dalam rangka pengembangan sistem manajemen adalah sebagai berikut :
Perubahan dan pengembangan organisasi khususnya pengembangan sistem manajemen merupakan suatu proses bukan kejadian yang secara tiba-tiba. Artinya, perubahan dalam organisasi dilakukan dengan sengaja, terencana dan menempuh langkah-langkah sistematis.
Dalam pengembangan organisasi terjadi proses transisi, yaitu pergerakan dari keadaan sekarang menuju keadaan baru yang diinginkan.
Sebagai proses transisi, pengembangan organisasi menghadapi suatu keadaan yang tetap menginginkan status quo sehingga perubahan terhadap kondisi ini menimbulkan resistensi dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Perubahan dalam pengembangan organisasi mempunyai tujuan yang jelas. Tujuan perubahan organisasi secara umum adalah untuk mencapai tujuan organisasi itu sendiri. Di samping itu, tujuan perubahan organisasi adalah untuk memperbaiki atau meningkatkan mutu (quality improvement), keefektifan dan akuntabilitas organisasi terhadap stakeholders- nya. Ini berarti bahwa perubahan yang dilakukan dalam organisasi tidak dapat terlepas dari upaya untuk meningkatkan atau memperbaiki kinerja organisasi dari keadaan masa lalu.
Selanjutnya mengenai pengembangan organisasi, dikatakan bahwa pengembangan organisasi dalam rangka pengembangan sistem manajemen dapat dilakukan dengan cara mengadopsi ide, model, cara atau metode baru guna meningkatkan keefektifan organisasi. Ide, model, metode atau cara baru yang diadopsi bisa saja berasal dari hasil analisis organisasi itu sendiri atau menerapkan suatu pendekatan yang telah dikembangkan oleh pihak lain.Hal itu tentu saja didasarkan atas pertimbangan bahwa pengadopsian tersebut dapat meningkatkan kualitas keluaran organisasi menjadi lebih baik.
Fulan et.al yang dikutip Owens mengatakan mengenai pengembangan organisasi sebagai berikut :
“Pengembangan organisasi merupakan upaya perbaikan secara sistematik, terencana dan berkelanjutan yang difokuskan pada perubahan prosedur formal dan informal, proses, norma atau struktur. Tujuan pengembangan ini bukan hanya untuk meningkatkan fungsi dan kinerja organisasi, melainkan juga untuk meningkatkan kualitas kehidupan individu anggota organisasi.”
Cummings dan Worley mengemukakan definisi pengembangan organisasi dengan penekanan yang berbeda, misalnya: definisi Burke memfokuskan perhatian pada kultur sebagai target perubahan; definisi French dikaitkan dengan usaha jangka panjang perbaikan organisasi dan penggunaan konsultan; definisi Bechard & Beer ditujukan pada proses pengembangan organisasi. Di samping terdapat perbedaan sudut pandang, ada pula kesamaan dari definisi pengembangan organisasi dengan organisasi itu yakni melakukan perubahan secara berencana untuk memperbaiki kinerja organisasi.
Pengembangan organisasi lebih banyak menekankan pada perubahan secara menyeluruh dan mendasar, bukan saja menyangkut cara kerja melainkan pula pada proses dan sikap memahami persoalan, membuat keputusan dan perlakukan terhadap orang dalam organisasi. Dengan kata lain, pengembangan organisasi bukan hanya mengadakan perubahan (change) dalam struktur dan prosedur organisasi saja, melainkan pula termasuk kultur organisasi. Bahkan secara tegas dikemukakan, jika perubahan hanya terjadi dalam susunan dan prosedur organisasi saja sedangkan kultur organisasi tetap sama, maka itu bukan pembaharuan dalam kerangka pengembangan organisasi.
Dalam praktiknya, pengembangan organisasi secara konseptual menurut Owens mencakup sepuluh konsep yang bercirikan sebagai berikut :
Dalam berbagai definisi pengembangan organisasi dari Owens, Robbins, Siagian, Sutarto, dan Thoha, terdapat konsep pokok pengembangan organisasi, yaitu:
pengembangan organisasi didasarkan pada pengetahuan dan praktik ilmu perilaku (behavioral science);
pengembangan organisasi berkaitan dengan manajemen perubahan yang terencana (managing planned change);
fokus perubahan dalam pengembangan organisasi ditujukan pada strategi, struktur, tugas, teknologi dan manusia terutama perilaku individu yang membangun kultur organisasi (organizational culture);
pengembangan organisasi memerlukan campur tangan baik internal maupun eksternal; dan
pengembangan organisasi berorientasi pada peningkatan keefektifan organisasi (organization effectiveness).
Tujuan utama pengembangan organisasi adalah untuk perbaikan fungsi organisasi itu sendiri. Peningkatan produktivitas dan keefektifan organisasi membawa implikasi terhadap kapabilitas organisasi dalam membuat keputusan berkualitas dengan melakukan perubahan terhadap struktur, kultur, tugas, teknologi dan sumber daya manusia. Pendekatan utama terhadap hal ini adalah mengembangkan budaya organisasi yang dapat memaksimalkan keterlibatan orang dalam pembuatan keputusan yang efektif dalam organisasi.
Menurut Robbins, usaha pengembangan organisasi pada umumnya diarahkan pada dua tujuan akhir, yaitu peningkatan keefektifan organisasi dan peningkatan kepuasan anggotanya. Lebih lanjut, Robbins merinci tujuan pengembangan organisasi adalah sebagai berikut:
Meningkatkan tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi;
Meningkatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah organisasi baik dalam kelompok maupun antar-kelompok, sebagai kebalikan dari to sweeping problem under the rug ;
Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang ditetapkan ditingkatkan dengan otoritas berdasarkan pengetahuan dan keterampilan;
Meningkatkan keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan diagonal;
Menaikkan tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi;
Menemukan solusi yang sinergis terhadap masalah; dan
Menaikkan tingkat responsibilitas diri dan kelompok dalam perencanaan dan implementasi.55
Hampir semua pakar berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan perubahan. Dengan demikian, jika diterima pendapat bahwa penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus terjadi, maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi (organizational change). Ditambahkan pula, pengembangan organisasi merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi. Di dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.
Menurut Kart Lewin dalam Coram & Bernard (2001) perubahan organisasi merupakan suatu proses yang sistematis yakni perubahan dari sebuah topik yang hanya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk kelangsungan hidup organisasi (F. Karmelia.2007).
Dikaitkan dengan konsep „globalisasi”, maka Hammer dan Champy (1994) dalam Mustofa (2001) menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.
Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi, karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif (Resi Yudhaningsih.2011).
Untuk memahami perubahan organisasi secara teoritis, terdapat beberapa definisi dan konsep para ilmuan. Michel Beer (2000) menyatakan perubahan itu adalah memilih tindakan yang berbeda dari sebelumnya, perbedaan itulah yang menghasilkan suatu perubahan. Jika pilihan hasilnya sama dengan yang sebelumnya berarti akan memperkuat status quo yang ada.
Selanjutnya Winardi (2005) menyatakan, bahwa perubahan organisasi adalah tindakan beralihnya sesuatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini menuju ke kondisi masa yang akan datang menurut yang diinginkan guna meningkatkan efektivitasnya. Sejalan dengan itu Anne Maria (1998) berpendapat, bahwa perubahan organisasi adalah suatu tindakan menyusun kembali komponen- komponen organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi.
Mengingat begitu pentingnya perubahan dalam lingkungan yang bergerak cepat sudah saatnya organisasi tidak menunda perubahan, penundaan berarti akan menghadapkan organisasi pada proses kemunduran. (Irawaty,A,Kahar, 2008). Akan tetapi perlu diingat bahwa tidak semua perubahan yang terjadi akan menimbulkan kondisi yang lebih baik, sehingga perlu diupayakan agar perubahan tersebut diarahkan kearah yang lebih baik dibandingkan dengan kondisi yang sebelumnya.
Pendapat yang sama dikemukakan oleh JO.Bryson (1990) seorang pakar dalam manajemen perpustakan menyatakan bahwa”when one or more elements in alibrary change it is called organizational change” Pendapat Bryson tersebut menunjukkan bahwa salah satu unsur saja dalam organisasi yang berubah, sudah dapat dikatakan sebagai perubahan organisasi.
Dari beberapa definisi tentang perubahan di atas dapat ditarik pengertian bahwa perubahan organisasi itu merupakan suatu tindakan yang dilakukan terhadap unsur-unsur dalam suatu organisasi untuk meningkatkan efektivitas organisasi menuju ke arah yang lebih baik daripada sebelumnya. Perubahan merupakan bagian dari kehidupan manusia, dan dapat juga terjadi pada organisasi termasuk organisasi dalam perusahaan.
Setiap oragnisasi tidak mungkin dapat terhindar dari perubahan, kehadiran perkembangan teknologi informasi merupakan dorongan eksternal yang utama akan merubah unsur-unsur dari organisasi. Setiap organisasi mempunyai target perubahan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dan faktor dominan yang mendorong perubahan tersebut, begitu juga perubahan pada pada perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi tenaga listrik ini PT. PLN (Persero) Area Malang termasuk perubahan yang direncanakan yang diakibatkan oleh dorongan teknologi informasi.
Sehubungan dengan itu Bryson (1990) menjelaskan (dalam Irawaty Kahar 2008) bahwa perubahan organisasi yang utama adalah pemanfaatan teknologi informasi yang secara otomatis akan merubah struktur dan penataan fisik dan individu (people). (Irawaty,A,Kahar.2008).
Perubahan merupakan suatu proses yang terdiri dari suatu aktivitas yang berkaitan antara satu dengan yang lain. Perubahan tidak akan terjadi kecuali hal itu berlangsung melalui manusia dan akibat dari perubahan tersebut juga akan berdampak pada manusia itu sendiri (karyawan). Sehingga manusia harus memutuskan dan merencanakan bagaimana perubahan itu akan terjadi dan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan perlu dimodifikasi.
Untuk mengakomodir dampak dari perubahan tersebut maka perlu kesiapan optimal dari pihak perusahaan baik dengan perekrutan dan pergantian anggota dengan orang-orang yang memiliki keterampilan baru yang lebih sesuai, begitu pula dengan karyawan lama yakni perlu dilatih kembali dengan keterampilan-keterampilan baru, sehingga akhirnya perubahan tersebut berkelajutan dan berkesinambungan.
Dengan berbagai pemaparan di atas dapat peneliti simpulkan bahwa Perubahan organisasi adalah perpindahan kondisi dari kondisi sebelumnya pada kondisi yang selanjutnya yang dilakukan terhadap unsur-unsur organisasi meliputi teknologi, kondisi dalam perusahaan, peluang karir, dan kompetisi antar perusahaan sebagai wujud respon organisasi dalam upaya perbaikan kemampuan organisasi dalam perubahan perilaku anggotanya.
Model Lewins (1951), faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan organisasi, yaitu:
Teknologi komputer. Teknologi komputer merupakan sumber utama terjadinya perubahan yang dramatis suatu organisasi. Adanya sistem jaringan komputer mengurangi hambatan waktu dan jarak, internet memudahkan pemrosesan informasi.
Para pegawai menggunakan jasa internet untuk mengakses informasi- informasi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi.
TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel).
Kompetisi Lokal dan Global. Meningkatnya persaingan di tingkat lokal maupun global. Kondisi ini mewajibkan setiap organisasi untuk memperbaiki diri agar tidak tertinggal dari para kompetitor. Setiap pekerja harus sadar bahwa keberadaan mereka di perusahaan adalah untuk berkontribusi menjadikan perusahaan paling kompetitif di semua aspek kerja dan pelayanan. Berkompetisi bukan berarti menonjolkan kehebatan masing- masing diri, dan melupakan prioritas untuk saling bekerja sama dalam budaya kolaborasi yang saling melengkapi.
Demografi. Organisasi harus beradaptasi dengan perubahan dalam tenaga kerja (SDM). Pekerja terdidik selalu mencari pekerjaan yang menarik, cenderung lebih individu, inovatif, lebih kritis dan tidak bisa dimanipulasi. (Resi Yudhaningsih.2011).
Sebagaimana pendapat dari Stephen P. Robbins (2007) bahwa kekuatan eksternal yang menciptakan kebutuhan akan perubahan datang dari berbagai sumber. Di tahun terahir-terahir ini, pasar telah mempengaruhi perusahaan seperti yahoo! Ketika persaingan dari Google, LookSmart, AskJeeves dan AltaFista semakin intensif. Prusahaan- perusahaan ini terus beradaptasi terhadap keinginan konsumen yang berubah-ubah ketika mereka mengembangkan kemampuan pencarian yang baru.
Peraturan pemerintah dan undang-undang adalah pendorong yang kuat untuk perubahan. Teknologi juga menciptakan kebutuhan akan perubahan. Misalnya, perkembangan teknologi dalam peralatan diagnostik telah menciptakan penghematan yang signifikan untuk rumah sakit dan rumah medis. Teknologi perakitan dalam industri-industri lain sedang mengalami perubahan yang drastis sewaktu organisasi mengganti tenaga manusia dengan robot. Dalam industri kartu ucapan, e- mail, dan internet telah mempengaruhi cara orang untuk mengrim kartu. Fluktuasi pasar tenaga kerja juga memaksa para manajer untuk berubah.
Organisasi yang membutuhkan karyawan dalam bidang ini harus mengubah kegiatan-kegiatan pengelolaan sumber daya mereka guna menarik dan mempertahankan karyawan-karyawan yang amat terampil di bidang-bidang yang dibutuhkan ini.
Sehingga dapat peneliti katakan bahwa beberapa faktor ekternal dari para tokoh tersebut merupakan faktor yang mendorong adanya perubahan yang mana hal itu juga berengaruh besar pada perkembangan organisasi atau perusahaan tersebut untuk efisiensi dan efektivitas.
Glenn H. Varney dalam Adam Indrawijaya (1989) merumuskan faktor-faktor internal dalam empat kelompok yaitu:
Kondisi perusahaan secara keseluruhan, perubahan dalam:
Subsistem dalam organisasi, perubahannya dalam:
Pekerjaan dalam kelompok, perubahan dalam:
Tingkat-tingkat penjenjangan karir, perubahan dalam:
Dikatakan oleh Robbins dkk (1999) bahwa selain kekuatan eksternal yang telah disebutkan diatas, kekuatan internal juga dapat pula merangsang perlunya perubahan. Kekuatan internal ini cenderung berasal terutama dari operasi internal organisasi tersebut atau dari dampak perubahan-perubahan eksternal.
Merumuskan kembali atau memodifikasi strategi organisasi seringkali memasukkan sejumlah perubahan. Selain itu juga jarang ada angkatan kerja sebuah organisasi yang bersifat statis. Komposisinya berubah-ubah dalam segi usia, pendidikan, jenis kelamin dan sebagainya. Dalam sebuah organisasi yang stabil dengan meningkatnya sejumlah eksekutif tua, misalnya, akan terdapat sebuah kebutuhan untuk merestrukturasi pekerjaan guna mempertahankan menejer-menejer lebih muda yang menduduki tingkatan lebih rendah. Sistem kompensasi maupun tunjangan mungkin perlu pula disesuaikan guna mencerminkan kebutuhan-kebutuhan angkatan kerja yang lebih tua.
Diperkenalkannya peralatan baru merupakan keuatan internal lain bagi perubahan. Para kayawan mungkin mendapatkan bahwa pekerjaan-pekerjaan merka dirancang ulang, mereka perlu menjalani latihan mengenai cara mengoperasikan perlatan barterebut, atau diminta untuk menentukan pole interaksi baru dalam pola kerja mereka. Sikap-sikap karyawan seperti meningkatnya ketidak puasan kerja dapat menjurus kearah makin banyak orang yang mengkir, lebih banyaknya pengunduran diri sukarela dan bukan mogok kerja.
Sehingga jelas bahwa faktor atau kekuatan internal perusahaan juga dapat menjadi salah satu faktor adanya perubahan karena kebutuhan akan perubahan tidak hanya melihat apa yang terjadi diluar organisasi akan tetapi dalam organisasipun merupakan bagian dari perubahan.
Perubahan Organisasi adalah suatu proses dimana organisasi tersebut berpindah dari keadaannya yang sekarang menuju ke masa depan yang diinginkan untuk meningkatkan efektifitas organisasinya. Tujuannya adalah untuk mencari cara baru atau memperbaiki dalam menggunakan resources dan capabilities dengan tujuan untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai dan meningkatkan hasil yang diinginkan kepada stakeholders. Menurut Desplaces (2005) perubahan yang terjadi dalam organisasi seringkali membawa dampak ikutan yang selalu tidak menguntungkan. Bahkan menurut Abrahamson (2000), perubahan itu akan menimbulkan kejadian yang “dramatis” yang harus dihadapi oleh semua warga organisasi. Desplaces (2005) mengutip kajian yang dilakukan Poras dan Robertson’s (1992) menyatakan bahwa kebijakan perubahan yang dilakukan oleh organisasi hanya memberikan manfaat positif bagi organisasi sebesar 38%. Meskipun perubahan organisasi tidak langsung memberikan manfaat yang besar bagi kemajuan organisasi, namun beberapa praktisi tetap meyakini tentang pentingnya suatu organisasi untuk melakukan perubahan
Esensi dari suatu perubahan adalah adanya peningkatan kondisi yang lebih baik dari situasi sebelumnya. Suatu organisasi hanya dapat bertahan jika dapat melakukan peru bahan. Setiap perubahan lingkungan yang terjadi harus dicermati karena keefektifan suatu organisasi tergantung pada sejauhmana organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Pada dasarnya semua perubahan yang dilakukan mengarah pada peningkatan efektiftas organisasi dengan tujuan mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan serta perubahan perilaku anggota organisasi (Robbins, 2003). Lebih lanjut Robbins menyatakan perubahan organisasi dapat dilakukan pada struktur yang mencakup strategi dan sistem, teknologi, penataan fisik dan sumber daya manusia.
Sasaran utama perubahan dalam organisasi terdiri dari perubahan sikap dan ketrampilan kerja, perubahan peran kerja, teknologi dan strategi. Perubahan yang fokus pada sikap melibatkan perubahan sikap dan nilai-nilai dengan daya tarik persuasif, program pelatihan, pembentukan tim dan progran perubahan budaya sedangkan pendekatan dalan ketrampilan kerja dapat dilakukan dengan program pelatihan kerja. Perubahan peran kerja dapat dilakukan antara lain dengan cara merancang kembali pekerjaan karyawan dengan aktifitas dan tanggungjawab yang berbeda, reorganisasi arus kerja, mengubah kriteria dan lain sebagainya. Pendekatan dalam bidang teknologi dilakukan dengan cara memperkenalkan peralatan baru dalam menyelesaikan pekerjaan. Strategi kompetitif dalam perubahan menuntut perubahan secara konsisten terhadap individu-individu, peran kerja dan teknologi (Sunyoto dan Burhanuddin, 2011).
Wibowo (2007) mengatakan bahwa terdapat tiga macam tipe perubahan organisas iyang dinamakan dengan development change, transitional change dan transformational change. Development change mencerminkan perubahan melalui perubahan keterampilan, metode, standar kinerja atau kondisi yang telah ada. Dalam development change terdapat dua asumsi yakni bahwa orang mampu memperbaki serta mereka akan menjadi lebih baik apabila diberi alasan, sumber daya, motivasi dan pelatihan yang tepat. Transitional change merupakan respon pada pergeseran signifikan pada kekuatan lingkungan atau kebutuhan pasar untuk sukses. Transformational change merupakan pergeseran yang radikal dari satu keadaan ke keadaan lainnya sehingga signifikan apabila memerlukan pergeseran budaya, perilaku dan pola pikir untuk melaksanakan dengan sukses dan berlangsung sepanjang waktu.
Perubahan organisasi akan mengarah pada opsi ma,u apabi(a adakesinambungan yang harmonis antara sistem dan pelaksanan daa. suasana yang ber(angsung pada sisterm tersebut tertata dan di(aksanakan sesuai dengan prosedur atau membuat inovasi yang koorperatif satu sama lain. Contohnya apabi(a sebuah perusahaan menga(ami kenaikan saham pada suatu periode hal itu tidak lepas dari rancangan POAC Planning, Organizing, Actuatin, dan Controlling) yang mapan. apabila perencanaan sebuah organisasi yang mapan. Namun kontrolingnya lemah. maka kenaikan saham akan terjadi kalau ada keberuntungansaja.
Referensi:
Ambarwati, Sri Dwi Ari, 2003, Mengelola Perubahan Organisasional: Isu Peran Kepemimpinan Transformasional dan Organisasi Pembelajaran dalam Konteks Perubahan, Jogjakarta
