Apakah Hubungan Business Case dengan Sebuah Proyek?

Business Case merupakan sebuah argumen yang biasanya di dokumentasikan, dan membuat pengambil keputusan harus menyetujui hasil yang diberikan oleh dokumentasi tersebut dengan melakukan tindakan yang sesuai dengan isi business case.

Lalu, apakah hubungan business case dengan sebuah proyek?

Menurut GC (Government of Canada), Business Case adalah sebuah presentasi atau proposal kepada pihak pemerintah oleh sebuah organisasi yang mencari pendanaan, persetujuan, ataupun keduanya untuk menjalankan sebuah aktivitas atau proyek.

Bagi sebuah proyek, business case dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan :

  • Apakah investasi perlu dilakukan?
  • Apa bentuk investasi yang perlu dilakukan?
  • Apakah hasil dari investasi tersebut?
  • Berapa besar cost yang akan dihabiskan?
  • Bagaimana kualitas dari proyek yang akan dijalankan
  • Apakah benefit dari investasi yang akan dilakukan?

Terdapat tiga tahap yang dapat dilakukan dalam membuat Business Case, yaitu : Strategic Context, kemudian Analysis & Reccomendation, dan diakhiri dengan Management & Capacity.

Pada tahap Strategic Context, Business Case menjelaskan mengenai Business Environment, Business Objectives and Outcome, Business Need, dan Key Requirements. Business Environment berisi keadaan saat ini atau status quo dari perushaan. Business Objective and Outcome berisi hal hal yang ingin diraih oleh sebuah perusahaan. Business Need berisi hal hal yang perlu berubah dari kondisi saat ini. Key Requirements berisi hal hal yang dibutuhkan untuk berubah dari kondisi saat ini untuk mencapai tujuan investasi (Secara umum berbentuk proyek).

Pada tahap Analysis & Reccomendation, Business Case menjelaskan Analisa pilihan-pilihan awal (Preliminary Options Analysis), Piihan yang layak(Viable Options) , dan Justifikasi dan Rekomendasi (Justification and Reccomendation). Analisa pilihan-pilihan awal dilakukan untuk menentukan kriteria evaluasi, daftar pilihan yang memungkinkan, penyaringan pilihan, merasionalkan untuk mengabaikan/memotong hal hal yang tidak perlu. Pilihan yang layak meliputi cost, analisa antara cost dan benefit, resiko, benchmark, dan kesejajaran proyek dengan tujuan perusahaan.

Pada tahap Management & Capacity, Business Case menjelaskan metode metode manajemen yang dibutuhkan agar investasi dapat berhasil. Metode yang dibutuhkan yaitu : Project Management Strategy, Outcome Management Strategy, Risk Management Strategy dan Chance Management Strategy.
Selain hal tersebut, Business Case juga menawarkan alternatif - alternatif dari beberapa hal yang mungkin terjadi saat pengerjaan proyek tersebut.

Sumber:

  1. Business Case Guide by Government of Canada

Business Case harus menetapkan pilihan dan melakukan justifikasi untuk pengeluaran yang diajukan melalui serangkaian iterasi yang menunjukkan bahwa investasi proyek ini dapat mewujudkan bisnis yang baik. Selain itu business case mendokumentasikan serangkaian pilihan berpotensial, seperti identifikasi pilihan untuk melakukan investasi proyek masa depan berdasarkan perbandingan biaya, resiko, dan keuntungan dari semua pilihan yang diberikan.

Lalu hubungan business case dengan sebuah proyek seperti apa? Ketika akan membuat suatu proyek, sebelumnya kita harus membuat rencana, menggambarkan, mengeksekusi dan mengevaluasinya. Beberapa hal tersebut dapat dilakukan dengan terarah menggunakan business case.

“Merencanakan suatu proyek akan membantu meningkatkan akuntabilitas serta mengurangi waktu keraguan dalam mengambil keputusan”

Hal-hal yang harus dilakukan adalah:

1. Menentukan Tujuan Proyek
Kita harus tahu proyek ini akan berjalan kemana kedepannya, karena jika tidak tahu maka tidak akan berhasil dalam melakukan perencanaan.

2. Perencanaan Keuangan
Dimulai dari apa saja yang dibutuhkan, berapa biaya yang dimiliki, bagaimana mendapatkan sumber dana.

3. Bagaimana Menggunakan Perencanaan
Misalnya dana yang dimiliki akan dialokasikan untuk membantu meningkatkan pendapatan perusahaan, atau untuk mendapatkan pegawai yang bertalenta, dsb. Sehingga ketika beberapa hal tersebut berhasil dijalankan dengan baik maka, proyek yang dihasilkan juga akan membawa profit bagi perusahaan.

Sumber:



Business case menjadi dasar atau basis untuk memulai sebuah proyek atau pekerjaan. Business case sering disajikan dalam dokumen tertulis yang terstruktur dengan baik, namun terkadang juga muncul dalam bentuk argumen atau presentasi singkat. Logika business case adalah bahwa, ketika sumber daya seperti uang atau usaha dikonsumsi, maka justifikasinya adalah sumber daya tersebut harus mendukung kebutuhan bisnis tertentu.

Kemudian kenapa perusahaan atau organisasi harus melakukan proyek?
Proyek dilakukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau organisasi. Organisasi memiliki beberapa “masalah” yang perlu dipecahkan, jadi sebuah proyek dilakukan atau dimulai untuk menyelesaikan situasi tersebut. Penyelesaian ini bisa saja merupakan inisiatif baru, perluasan dari operasi yang ada, menambahkan produk baru ke lini produk yang ada, atau hal tertentu yang memang perlu diperbaiki.

Nah kemudian apa hubungan business case dengan sebuah proyek?
Dengan adanya business case, sebuah organisasi akan sangat terbantu dalam pengerjaan proyek-proyeknya. Hubungan business case dengan proyek adalah:

  1. Dengan adanya business case, perusahaan akan terhindar dari terbuangnya sumber daya dengan sia-sia pada proyek yang tidak akan membantu perusahaan mencapai tujuan atau objective nya. Sehingga dengan begitu, perusahaan dapat mengalokasikan resource tersebut untuk proyek yang memiliki nilai yang lebih tinggi.
  2. Dengan adanya business case, perusahaan dapat memprioritaskan proyek dengan dasar yang jelas, yang mana yang paling penting, dan yang mana yang tidak terlalu penting. Tanpa adanya business case atau ukuran value yang benar-benar disetujui oleh seluruh anggota organisasi, tidak ada cara menentukan proyek mana saja yang penting dan tidak penting. Bahkan dapat berujung pada “loudest voice approach”, dimana manajer yang suaranya paling lantang-lah yang proyeknya diprioritaskan.
  3. Dengan adanya business case, kemungkinan adanya kekecewaan setelah proyek selesai cukup rendah. Hal ini karena para stakeholder sudah mengetahui hasil apa yang pantas mereka harapkan.
  4. Dengan adanya business case, terdapat target yang jelas mengenai apa yang harus dicapai dalam project, dan apa alasan dari pembuatan project tersebut sehingga tim dapat tetap fokus dalam menyelesaikan proyek yang ada.
  5. Dengan adanya business case, perusahaan memiliki kesempatan untuk meningkatkan maturity atau kematangan dalam bidang project management atau manajemen proyek nya.

Maka dapat disimpulkan bahwa hubungan antara business case dengan sebuah proyek sangat erat kaitannya. Proyek tanpa business case sama saja seperti bekerja tanpa arah yang jelas, sedangkan business case tanpa proyek sama saja seperti bermimpi karena tidak ada sesuatu yang konkrit yang dapat dihasilkan.

Referensi:

Tujuan dari Business Case adalah mendokumentasikan justifikasi untuk melakukan suatu proyek yang biasanya didasarkan pada perkiraan biaya pengembangan dan pelaksanaan terhadap risiko serta manfaat bisnis yang diantisipasi dan penghematan yang dapat diperoleh. Total perubahan bisnis harus dipertimbangkan, yang mungkin jauh lebih luas daripada hanya biaya pengembangan proyek. Konsep kasus bisnis mungkin ada di bawah nama lain, misal : proyek singkat, piagam proyek, rencana proyek tingkat tinggi. Terlepas dari namanya, tujuannya adalah menyajikan justifikasi untuk memulai dan inisiasi proyek.

Dari sini kita dapat meyimpulkan bahwa kaitan Business case dengan projek adalah sebagai initiator untuk memulai sebuah projek yang nantinya diharapkan memiliki tingkat keberhasilan lebih tinggi.

Referensi :