Kita semua pasti pernah menjumpai seseorang yang tanpa sadar perilakunya mengganggu lingkungan. Misalnya ia berbicara terlalu keras, membersihkan tenggorokan terus menerus dan memakan makanan yang bau di lingkungan umum.
Dalam lingkungan kantor di mana karyawan yang beragam bekerja dalam jarak dekat, gangguan kecil ini dapat menjadi gangguan besar, dan bahkan dapat mengakibatkan hilangnya produktivitas.
Dalam hal ini, pemimpin bisnis biasanya tidak punya waktu untuk mengatasi pertengkaran setiap karyawan. Itulah mengapa penting bagi karyawan untuk dapat mengatasi sendiri masalah-masalah semacam ini. Apa yang harus dilakukan seorang manajer dalam menghadapi hal semacam ini?
Permasalahan antar karyawan yang semacam ini seringkali dianggap sepele oleh atasan. Padahal bila dibiarkan dapat mengganggu produktivitas dan kenyamanan di lingkungan kerja. Namun tidak terlalu bijaksana juga apabila pemimpin terlalu ikut campur dengan permasalahan semacam ini. Oleh karena itu pemimpin harus mengajari karyawannya untuk menghadapi permasalahannya sendiri.
Berikut ini adalah beberapa langkah yang harus dilakukan manajer.
Berikan banyak pelatihan
Pelatihan manajemen konflik dasar adalah hal yang mutlak harus diberikan. Semua karyawan baru harus menerima pelatihan ini sebagai bagian dari orientasi perekrutan mereka. Tetapkan perilaku yang dapat diterima dan tidak dapat diterima, dan berikan proses langkah-demi-langkah tentang cara menilai dan mengatasi konflik ketika konflik muncul. Tambahkan definisi dan proses ini ke buku pegangan karyawan Anda sehingga karyawan dapat merujuknya sesuai kebutuhan.
Resolusi konflik adalah keterampilan yang berharga, di dalam dan di luar tempat kerja, jadi pelatihan jenis ini adalah alat pengembangan yang hebat. Meskipun tidak mungkin untuk memprediksi setiap skenario, keterampilan resolusi konflik dasar - seperti mendengarkan, kecerdasan emosional, empati, kolaborasi dan kompromi - akan menjadi dasar bagi komunikasi yang sukses antara karyawan.
Ajarkan. Praktekkan. Ulangi.
Memberi karyawan Anda landasan pelatihan resolusi konflik hanyalah awal. Beberapa orang tidak memiliki kecerdasan emosional untuk memahami bagaimana kekhawatiran mereka terdengar bagi orang yang mengganggu tersebut.
Saat konflik muncul, latih karyawan Anda melalui proses komunikasi dan bantu mereka mempraktikkan apa yang akan mereka katakan. Tekankan orang yang memperlihatkan perilaku menjengkelkan yang sepertinya tidak menyadari bahwa mereka menjengkelkan atau mengganggu rekan kerja mereka. Ajukan serangkaian pertanyaan panduan dan sesuaikan nada atau kata-kata sesuai kebutuhan.
Katakanlah salah satu karyawan Anda, Michelle, cenderung berbicara dengan suara yang lebih keras ketika dia merasa stres. Jessica, yang duduk di bilik di sebelahnya, terganggu oleh volume suara Michelle sampai-sampai dia merasa itu mengganggu pekerjaannya. Jessica mengungkapkan masalahnya itu pada Anda.
Ajukan pertanyaan seperti “Jika seseorang mengatasi masalah ini dengan Anda, bagaimana perasaan Anda?” akan mendorong Jessica untuk memikirkan semuanya dengan seksama, dan akan memberi Anda kesempatan untuk melakukan penyesuaian jika pesannya tidak datang dengan cara yang benar.
Jessica mungkin ingin mengatakan, "Kamu sangat keras, itu membuatku gila! Bisakah kamu lebih tenang? ”
Tetapi dengan pelatihan dan latihan, Jessica akan dapat dengan tenang mengkomunikasikan keprihatinannya dengan lebih bijaksana. "Michelle, saya perhatikan bahwa suara Anda cenderung semakin keras ketika Anda sedang stres. Maaf saya merasa tertekan, tetapi ketika Anda berbicara dengan keras saya merasa hal itu mengganggu, dan itu membuat saya tidak melakukan pekerjaan saya. "
Tindak lanjut
Pertahankan akuntabilitas karyawan Anda. Setelah Anda mempraktikkan apa yang akan mereka katakan, dapatkan komitmen dari mereka di saat kapan mereka akan berbicara dengan pelaku. Kemudian tindak lanjuti dan minta umpan balik sehingga Anda tahu hal itu telah diatasi.
Jika tidak berjalan dengan baik atau seseorang tersinggung, tarik kedua karyawan dan bantu mereka bekerja bersama. Cobalah untuk meredam emosi dan membantu mereka memahami perspektif satu sama lain.
Jika Michelle tersinggung oleh pendekatan Jessica, ajukan pertanyaan untuk mencari tahu apa yang salah. Apakah Jessica kurang empati, atau apakah Michelle salah memahami niatnya? Ingatkan Jessica bahwa Michelle tidak sengaja bersikap keras, dan komunikasikan kepada Michelle bahwa itu bukan masalah pribadi, namun perilakunya memengaruhi produktivitas Jessica.
Peran Anda adalah menjadi fasilitator yang memberikan panduan untuk membantu mereka menyelesaikannya sendiri, bukan untuk memecahkan masalah bagi mereka.
Campur tangan bila perlu
Sebagian besar keluhan harus dapat diselesaikan antara karyawan. Namun, keluhan tempat kerja tertentu - yang menyangkut masalah privasi atau keselamatan, misalnya - harus ditangani oleh pemimpin bisnis. Anda perlu memimpin untuk isu-isu sensitif, seperti bau badan, masalah medis atau situasi kekerasan di tempat kerja yang potensial.
Meskipun ini kadang-kadang bisa menjadi percakapan yang sulit, penting untuk mengatasinya dengan segera dan dari perspektif netral.
Ambil semuanya dengan serius
Bersiaplah untuk meminta beberapa orang mendatangi Anda untuk keluhan terkecil. Sekalipun Anda merasahal tersebut sepele, ingatlah bahwa itu masalah besar bagi orang yang mengeluh. Jika Anda mengabaikan kekhawatiran mereka, Anda berisiko merusak hubungan Anda dan menghancurkan kepercayaan yang mereka berikan kepada Anda sebagai pemimpin mereka.
Beri tahu karyawan Anda bahwa Anda ada di sana untuk membantu mereka mempelajari cara menyelesaikannya sendiri. Tidak peduli keluhan apa pun, selalu tawarkan panduan dan bicarakan masalah apa pun. Perkuat peran Anda sebagai pelatih, dan dengan latihan yang cukup, karyawan Anda akan belajar untuk menyelesaikan sendiri masalah-masalah ini.
