Apa yang dimaksud risk contingency planning dalam risk management plan?

Risk plan management meliputi analisis risiko yang mungkin terjadi baik risiko dengan dampak tinggi maupunrendah. Risk plan management juga memantu sebuah proyek agar terhindar dari masalah besar yang mungkin terjadi.

Apakah yang dimaksud risk contingency plan dalam risk management baik dari sisi proses maupun strategi?

Risk contingency adalah langkah untuk menyiapkan rencana, berupa aktifitas beruntun dan dapat merugikan risiko. Sebuah perencanaan contingency mendorong tim proyek untuk berfikir mengenani keberlanjutan jika risiko terjadi.

Mengidentifikasi contingency plan dapat dilakukan saat mengimplementasikan strategi mitigasi. Identifikasi tersebut memerlukan uang, peralatan, dan tenaga kerja. Mengembangkan penjadwalan contingency plan dimulai sejak rencana diterapkan tetapi belum diketahui yang biasanya 1-3 hari.

Risiko proyek menyeimbangkan investasi dari mitigasi terhadap keuntungan dari proyek. Tim proyek sering mengembangkan metode alternatif untuk menyelesaikan tujuan proyek ketika risiko seudah diidentifkasi. Rencana tersebut dapat disebut contingency plans.

Dana untuk contingency plan berasal dari dana proyek yang disisihkan untuk menangani kejadian yang tak terduga. Proyek dengan profil berisiko tinggi biasanya memiliki anggaran kontengensi yang besar pula. Meskipun jumlah kontijensi yang dialokasikan dalam anggaran proyek merupakan fungsi dari risiko yang diidentifikasi dalam proses analisis risiko.

Beberapa manajer proyek mengalokasikan dana contingency untuk hal-hal yang merupakan risko tingkat tinggi. Contingency dapat juga direfleksikan dalam dana proyek sebagai beban tidak terduga. Jumlah dana untuk contingency dapat ditekan hanya untuk kemungkinan risiko tingkat tinggi.

Referensi

risk-management.pdf (75,2 KB)
https://opentextbc.ca/projectmanagement/chapter/chapter-16-risk-management-planning-project-management/

Contingency plan adalah tindakan yang dirancang untuk membantu organisasi menanggapi secara efektif kejadian atau situasi di masa depan yang mungkin atau mungkin tidak terjadi.

Contingency plan kadang disebut sebagai “Rencana B”, karena bisa juga dijadikan alternatif tindakan jika hasil yang diharapkan gagal terwujud. Contingency Plan adalah komponen kesinambungan bisnis, pemulihan masalah dan manajemen risiko.

Contingency Planning Challenges

Harus mampu menyadari dua hambatan umum saat memulai contingency plan yaitu :

  • Orang sering kurang termotivasi untuk mengembangkan ‘Plan B’ yang kuat, karena mereka memiliki begitu banyak investasi yang sangat kuat dalam ‘Rencana A’ yang ingin mereka sampaikan. Tekankan bahwa Rencana B perlu dipikirkan dengan benar.

  • Sering ada kemungkinan pada kondisi krisis yang rendah, sehingga orang sering tidak melihat perencanaan kontingensi sebagai kegiatan mendesak.

Developing the Plan

  • Your main goal is to maintain business operations – lihatlah dari dekat apa yang perlu dilakukan untuk memberikan tingkat layanan dan fungsionalitas minimum.

  • Define time periods – apa yang harus dilakukan pada jam pertama dari rencana yang sedang dilaksanakan? Hari pertama? Minggu pertama? Jika masih melihat rencananya dengan cara ini, maka akan cenderung tidak mengetahui rincian penting.

  • Identify the trigger – apa alasan secara khusus yang menyebabkan menerapkan rencana kontingensi? Tentukan tindakan mana yang akan diambil dan kapan waktunya serta tentukan siapa saja yang bertanggung jawab pada setiap tahap proses pelaporan yang harus dikerjakan.

  • Keep the plan simple – menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana.

  • Consider related resource restrictions – apakah organisasi dapat berfungsi dengan cara yang sama jika harus menerapkan Plan B?

  • Identify everyone’s needs – meminta kepada orang-orang di seluruh perusahaan untuk mengidentifikasi apa yang harus mereka miliki untuk bisa melanjutkan operasinya.

  • Define ‘success’ – Apa yang harus dilakukan untuk kembali ke ‘business as usual’?

  • Include contingency plans in standard operating procedures – memastikan bahwa telah memberikan pelatihan awal mengenai rencana tersebut.

  • Manage your risks – mencari kesempatan untuk mengurangi risiko. Hal ini dapat membantu mengurangi atau bahkan menghilangkan, kebutuhan akan rencana kontingensi penuh di area tertentu.

  • Identify operational inefficiencies – memberikan standar untuk mendokumentasikan proses perencanaan dan menemukan peluang untuk peningkatan kinerja.

Tujuh langkah yang telah ditetapkan untuk IT Contingency Plan dalam publikasi NIST 800-34 Rev 1 adalah:

  1. Melakukan pernyataan tentang kebijakan perencanaan kontingensi. Kebijakan formal memberikan wewenang dan panduan yang diperlukan untuk mengembangkan rencana kontingensi yang efektif.

  2. Melakukan analisis dampak bisnis. Membantu untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi dan komponen yang penting untuk mendukung misi bisnis organisasi.

  3. Identifikasi kontrol preventif. Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengurangi dampak gangguan sistem yang dapat meningkatkan ketersediaan sistem dan mengurangi biaya siklus hidup dari kontingensi.

  4. Membuat strategi kontingensi. Strategi pemulihan menyeluruh memastikan bahwa sistem dapat dipulihkan dengan cepat dan efektif setelah terjadi gangguan.

  5. Mengembangkan rencangan kontingensi sistem informasi. Rencana kontingensi harus berisi panduan dan prosedur terperinci untuk memulihkan sistem yang rusak.

  6. Memastikan rencana pengujian, training , dan exercises. Pengujian dilakukan untuk memvalidasi kenampuan sistem. Sedangkan training mempersiapkan anggota pemulihan untuk aktivasi program.

  7. Membuat rencana perawatan. Rencananya harus berupa dokumen yang diperbarui secara berkala agar tetap ada saat ini dengan penyempurnaan sistem dan perubahan organisasi.

Referensi :

  1. http://whatis.techtarget.com/definition/contingency-plan
  2. https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_51.htm