Apa yang dimaksud Pengadaan Material?

aliskarain · July 5, 2020, 2:47am

danifarhalah · July 5, 2020, 2:54am

Istilah pengadaan ( procurement ) digunakan meliputi kebutuhan, pembelian, expediting, jaminan akan kualitas ( quality assurance ), dan kontrak administrasi. Dalam literatur istilah procurement juga mencakup segi teknis, transportasi, penerimaan, inspeksi, dan salvage ( surplus dan waste material ). menyatakan bahwa dalam penelitian investasi, pengadaan material didefinisikan sebagai suatu bentuk khusus penanaman modal untuk investasi yang berhubungan dengan pembelian bahan atau material (Horngren 1994). Maka pengadaan material adalah pemenuhan kebutuhan material pada pembangunan proyek tertentu.

Burt (1984) menyatakan menggunakan istilah integrated procurement system untuk menunjukkan proses apa, kapan, dan berapa banyak material yang harus dibeli, proses ini juga menunjukan bahwa kebutuhan diterima tepat waktu, dan sesuai dengan spesifikasi jumlah dan mutu.

Peranan Pengadaan Material

Pengadaan material bertujuan untuk memperoleh harga terbaik dalam pengeluaran biaya. Dalam manajemen material suatu proyek, tahapan yang paling penting atau memegang peranan yang penting adalah proses pengadaan material itu sendiri ( procurement ).

Stukhart (1995) menyatakan jika kita membicarakan pengadaan tidak akan terlepas dari logistik, karena pengadaan merupakan salah satu tahap yang terdapat dalam sistem logisitk. Logistik adalah suatu konsep yang menekan pada pergerakan barang, tetapi dalam beberapa konteks tidak hanya sebatas fungsi transportasi. Logistik meliputi pembelian, penyimpanan, transportasi, penanganan material, dan pengiriman.

Menurut Stukhart (1995), manajemen logistik terdiri dari 3 tahap, yaitu :

Pengadaan ( procurement ).
Manajemen material ( material management ).
Manajemen distribusi fisik ( physical distribution management ).

Proses Pengadaan Material

Proses menejemen pengadaan proyek meliputi yang berikut ini (PMBOK Guide 2000):

Plan Purchase and Acquisition adalah menentukan apa yang dibeli atau diperoleh dan menentukan kapan dan bagaimana.
Plan Contracting adalah mencatat produk, servis dan hasil yang dibutuhkan dan mengidentifikasi potensial penjualan.
Request Seller Response adalah memperoleh informasi, penetapan, penawaran, atau proposal, pada waktu yang tepat.
Select Sellers’ adalah peninjauan ulang penawaran, memilih diantara penjualan dan negosiasi kontrak tertulis dengan setiap penjualan.
Contract administration adalah mengatur kontrak dan hubungan diantara pembeli dan penjual, peninjauan ulang dan mendokumentasikan bagaimana melakukan penjualan atau yang telah dilakukan untuk menyusun dibutuhkan mengkoreksi tindakan dan membutuhkan dasar untuk hubungan selanjutnya dengan penjual, mengatur perubahan yang berhubungan dengan kontrak dan, kapan waktu yang tepat, mengatur yang berhubungan persoalan kontrak dengan pembeli diluar dari proyek.
Contract Closure adalah melengkapi dan menyelesaikan setiap kontrak, termasuk pemecahan dari berbagai item bebas dan pengakhiran setiap kontrak yang dapat dipakai untuk proyek atau tahapan proyek.

Jenis Pengadaan Material

Salah satu faktor utama dalam pengadaan material adalah penetapan tanggung jawab pembelian material, yaitu dengan melakukan operasi pembelian secara sentralisasi atau desantralisasi. Sentralisasi dilakukan pada satu kantor pusat untuk mendukung banyak proyek, sedangkan desentralisasi hanya dilakukan oleh masing-masing proyek dilapangan. Kedua sistem ini mempunyai kelebihan masing-masing yang berbeda satu sama lain (Stukhart 1995).

Menurut Stukhart (1995), keuntungan centralized purchasing :

Biaya pembelian rendah, karena membeli material dalam jumlah (volume) yang besar.
Prosedur standart, membuat operasi lebih mudah.
Pembelian dilakukan oleh organisasi yang khusus menangani pembelian, sehingga lebih peka terhadap kondisi pasar.

Menurut Stukhart (1995), keuntungan decentralized purchasing :

Respon lebih cepat dalam memenuhi kebutuhan proyek.
Mendorong penggunaan material yang lebih efektif.
Dapat memilih variasi material.