Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.
Apa yang dimaksud dengan Strategi Sistem Informasi pada organisasi ?
Dalam era informasi sekarang ini, penggunaan teknologi informasi yang tepat merupakan faktor kunci sukses sebuah perusahaan. Teknologi Informasi mendukung setiap kegiatan perusahaan sehingga tidak mungkin memandang operasional perusahaan dan Teknologi Informasi sebagai entitas yang terpisah.
Aktifitas perusahaan kaitannya jalin-menjalin dengan Teknologi Informasi. Bahkan pada banyak perusahaan, operasional mereka sepenuhnya bergantung pada Teknologi Informasi sehingga tidak ada alasan untuk membayangkannya masing-masing sebagai bagian yang terpisah-pisah.
Perkembangan teknologi informasi telah memberikan banyak kemungkinan bagi dunia usaha untuk meraih peluang-peluang yang semula nyaris tidak mungkin bisa didapatkan.
Teknologi Informasi bagi sebuah organisasi membukakan kemungkinan-kemungkinan baru untuk meningkatkan pendapatan dan membantu menurunkan biaya. Kontribusi Teknologi Informasi dalam meningkatkan pendapatan didapat melalui kemungkinan dikembangkannya kanal-kanal distribusi baru (creating new distribution channels), membangun sarana yang bisa menghalangi pesaing memasuki bidang usaha kita (erecting barriers to entry by competitors) serta memperkecil kemampuan pelanggan memperoleh pengganti dari pesaing (reducing customers’ ability to substitute another product for your product).
Pengurangan biaya bisa didapat melalui peningkatan kualitas produk (improving product quality), meningkatkan kemampuan produksi (increasing production rates) serta menurunkan biaya-biaya produksi dan operasional (decreasing production and operating costs) (Stenzel, 2007).
Namun bagaimanpun “sistem” selalu mencakup manusia, proses dan teknologi, bukan hanya teknologi. Terlalu menitikberatkan pada teknologi bukan jaminan suksesnya penerapan suatu strategi Sistem Informasi.
Strategi Sistem Informasi harus disusun dengan memperhatikan sepenuhnya rumusan “apa” yang menjadi kebutuhan-kebutuhan Sistem Informasi sebuah organisasi, sedangkan strategi Teknologi Informasi memusatkan perhatian untuk menjawab “bagaimana” kebutuhan itu hendak dipenuhi oleh Sistem Informasi.
Jadi strategi Teknologi Informasi fokus pada teknologi, infrastruktur serta kebutuhan tenaga dengan ketrampilan yang sesuai (Earl,1992).
Keterkaitan antara strategi organisasi, strategi Sistem Informasi dan strategi Teknologi Informasi diperlihatkan dalam Gambar dibawah ini.
Gambar Hubungan antara strategi bisnis, Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (Ward, 2002)
Strategi Sistem Informasi merupakan turunan dan implikasi dari strategi bisnis oleh karenanya keberadaannya tak bisa dipisahkan dengan strategi organisasi secara keseluruhan. Dalam perspektif organisasi, SI/TI punya kedudukan yang sama seperti departemen lainnya sehingga harus senantiasa berusaha agar secara operasional tetap efektif, efisien serta dikelola dengan baik sehingga mampu menaikan daya saing maupun keunggulan strategis bagi organisasi.
Hal yang pada umumnya hendak dicapai sebuah organisasi sehingga mengadopsi proses dalam strategi SI/TI adalah menyelaraskan SI/TI dengan bisnis sehingga bisa diidentifikasi dimana SI/TI bisa memberikan kontribusi yang optimal dan membantu menentukan prioritas investasinya.
Adopsi tersebut juga dimaksudkan untuk memperoleh keunggulan daya saing dari peluang bisnis yang tercipta dengan pemanfaatan SI/TI, membangun infrastruktur masadepan yang tepat guna, murah sekaligus lentur. Tidak kalah pentingnya adopsi proses strategi SI/TI juga dimaksudkan agar bisa dikembangkan sumberdaya yang kompeten sehingga bisa mensukseskan penerapan SI/TI di seluruh orgasisasi nantinya.
Banyak organisasi memiliki strategi IS/IT dalam namun tidak semuanya benar-benar sejalan dengan strategi bisnisnya, hal ini bergantung pada pendekatan yang dianut organisasi tersebut dalam mengadopsi proses strategi IS/IT.
Dalam penelitian Earl (1989) ditemukan ada lima pendekatan yang umumnya dianut oleh suatu organisasi, pilihan ini menggambarkan perubahan fokus dan tingkat kematangan proses strategi SI/TI dalam organisasi tersebut.
Lima pendekatan tersebut mencakup:
Technological, perencanaan SI/IT dipandang sebagai sarana uji-coba proses dan permodelan informasi. Dalam pendekatan ini para profesional memanfaatkan alat dan model analisa (misalnya aplikasi CASE, Computer Aided Software Engineering) guna menghasilkan cetakbitu rencana sistem informasi.
Method driven, merupakan pendekatan yang menggunakan teknik tertentu untuk melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem informasi melalui analisa terhadap proses bisnis, sebuah filosofi yang mendasarkan diri pada analisa to-down menyangkut kebutuhan informasi dan kait-mengaitnya.
Administrative, pendekatan ini tujuan utamanya adalah untuk menetapkan kebutuhan anggaran dan perencanaan sumberdaya yang dibutuhkan untuk pengembangan aplikasi sistem informasi yang sudah disetujui, biasanya didasarkan pada daftar kebutuhan pemakai sesuai prioritanya. Rencana bisnis organisasi biasanya ada pada tataran operasional dan mempunyai analisis tentang posisi dimana SI/TI mempunyai peran menentukan dalam jangka pendek atau menengah.
Business led, terutama ditentukan oleh para spesialis TI yang telah menetapkan rencana investasi di bidang TI sesuai srategi bisnis saat ini. Dipahami bahwa SI memang merupakan sumberdaya strategis, namun pada sisi itu organisasi memastikan agar strategi bisnislah yang memimpin, bukan sebaliknya. Strategi bisnis cenderung kurang teruji dan pendekatan ini tidak bisa menggali lebih jauh peluang-peluang kompetisi melalui SI/TI terkecuali sudah disatukan dalam strategi bisnis.
Organizational, Gagasan utama dalam investasi pengembangan SI/TI merupakan dirumuskan dari pemahaman yang bulat bahwa SI/TI bisa membantu organisasi secara keseluruhan dalam mencapai tujuannya dan hal ini disepakati oleh manajemen puncak. Kelima pendekatan diatas juga merupakan tahapan yang mewakili perkembangan kematangan sebuah organisasi dalam menerapkan strategi SI/IT.
Lima pendekatan tersebut juga bisa diketahui keeratan pertautan antara straegi IS/IT dengan strategi bisnis sehingga bisa diketahui sejauhmana organisasi tersebut memperoleh keunggulan dayasaing melalui SI/TI. Sebuah organisasi diharapkan berangsur-angsur akan mempunyai pendekatan yang kian matang agar bisa mendapatkan manfaat yang optimal dari penerapat SI/TI.
