Apa yang dimaksud dengan Risk Breakdown Structure (RBS) ?

Proses identifikasi risiko sangat penting karena risiko yang tidak teridentifikasi pada proses ini tidak akan ditangani pada proses-proses selanjutnya. Dibutuhkan metode dan pendekatan yang sesuai dengan struktur perusahaan dan budaya perusahaan. Pendekatan itu ialah menggunakan metode Risk Breakdown Structure (RBS).

Apa yang dimaksud dengan Risk Breakdown Structure (RBS) ?

Work Breakdown Structure (WBS) merupakan cara untuk menyusun pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan proyek. Institut Manajemen Proyek mendefinisikan WBS sebagai "Pengelompokan elemen proyek yang berorientasi pada deliverable yang mengatur dan mendefinisikan keseluruhan lingkup kerja proyek.Tujuan dari WBS adalah mempresentasikan pekerjaan proyek secara hirarkis, paket yang dapat diatur dan dapat diatur untuk memberikan dasar bagi perencanaan, komunikasi, pelaporan, dan pertanggung jawaban proyek.

Data risiko dapat disusun untuk memberikan presentasi standar mengenai risiko proyek yang memfasilitasi pemahaman, komunikasi dan manajemen. Beberapa upaya telah dilakukan sebelumnya untuk mengatur berbagai aspek risiko proyek, sebagian besar berkonsentrasi pada sumber dari mana risiko muncul. Namun, sebagian besar adalah daftar linier sederhana dari sumber risiko potensial, memberikan satu set judul dimana risiko dapat diatur (taksonomi risiko). Contohnya termasuk taksonomi risiko generik (Carter et al., 1994), dan versi spesifik untuk proyek konstruksi (Akintoye & MacLeod, 1997), proyek besar (Jaafari, 2001), dan proyek pembangunan internasional (Kwak, 2001), dan juga daftar kategori risiko atau jenis risiko dalam standar dan pedoman internasional (misalnya, Godfrey, 1996; AS / NZS 4360: 1999; BS6079-1: 2000; IEC62198: 2001).

Daftar sumber risiko yang sederhana tidak menyediakan kekayaan WBS karena hanya menyajikan satu tingkat organisasi. Solusi yang lebih baik untuk masalah penataan manajemen risiko adalah mengadopsi pendekatan hirarkis penuh yang digunakan di WBS, dengan sebanyak tingkat yang diperlukan untuk memberikan pemahaman yang diperlukan mengenai paparan risiko agar manajemen efektif. Struktur hirarki sumber risiko semacam itu harus dikenal sebagai Risk Breakdown Structure (RBS). Mengikuti pola definisi WBS di atas, RBS didefinisikan di sini sebagai “Pengelompokan sumber risiko proyek yang mengatur dan mendefinisikan total paparan risiko proyek. Setiap tingkat turunan merupakan definisi sumber risiko yang semakin terperinci terhadap proyek ini”. Oleh karena itu, RBS merupakan struktur hirarkis dari sumber risiko potensial. Nilai WBS terletak pada kemampuannya untuk melingkupi dan menentukan pekerjaan yang harus dilakukan pada proyek; Demikian juga RBS dapat menjadi bantuan yang tak ternilai untuk memahami risiko yang dihadapi proyek. Sama seperti WBS membentuk dasar bagi banyak aspek proses manajemen proyek, maka RBS dapat digunakan untuk menyusun dan memandu proses manajemen risiko.

RBS (Risk Breakdown Structure) didefinisikan sebagai Pengelompokan sumber risiko proyek yang mengatur dan mendefinisikan total paparan risiko proyek. Setiap tingkat turunan merupakan definisi sumber risiko yang semakin terperinci terhadap proyek.

Tahapan Pelaksanaan RBS

Bila RBS akan diterapkan pada proyek maka proses pengembangan RBS menggunakan WBS (Work Breakdown Structure). WBS ini adalah struktur pembagian kerja proyek secara hirarki yang khusus dikembangkan untuk keperluan proyek tersebut. Pada penerapannya untuk organisasi, selain proses bisnis juga didasarkan pada struktur organisasi yang ada. Sebagai input untuk proses penyusunan RBS adalah risiko-risiko yang pernah dialami dan hamper selalu berulang. Begitu pula dengan sumberr-sumber risiko yang tidak diketahui. Hasil proses pengembangan RBS ini dapat berbentuk hirarki potensi sumber risiko bagi organisasi dan seringkali mempunyai tampilan seperti bagan organisasi.

Proses pengembangan RBS merupakan suatu kegiatan yang sampai berguna untuk melakukan tinjauan terhadap area-area yang menjadi perhatian dan potensi keterkaitan diantara area-area tersebut. Pelaksanaan pengembangan RBS ini dapat dilakukan dengan pendekatan top-down atau bottom-up, sama seperti pengembangan Work Breakdown Structure. Perhatikan tentang perlunya pemahaman yang cukup mengenai peringkat dari sumber-sumber risiko yang terdapat dalam organisasi.

Tahapan utama dalam menyusun RBS dengan pendekatan top-bottom adalah sebagai berikut:

  • Identifikasi kelompok-kelompok besar sumber risiko. cara termudah adalah dengan memperhatikan struktur organisasi yang ada. Secara sederhana, struktur organisasinya terdiri dari bagian manufacturing atau produksi, bagian pemasaran, bagian keuangan serta bagian SDM (Sumber Daya Manusia) dan umum. Dengan demikian, kelompok besar sumber risiko dapat diidentifikasi dengan pengelompokkan organisasi ini, yaitu risiko manufacturing, risiko pemasaran, risiko financial dan risiko organisasi atau orang.

  • Jabarkan kelompok besar sumber risiko tadi menjadi tingkatan risiko yang lebih kecil lagi, misalnya untuk risiko manufacturing dipecah lagi menjadi risiko mutu (quality risk), risiko proses produksi (production process risk), risiko kerusakan peralatan produksi (maintenance risk), risiko supply utilititas (listrik, air, angin bertekanan, oli dan sebagainya), risiko bahan baku (kelangsungan pasokan, keajegan mutu dan lain-lain), risiko bahan pendukung, risiko pencemaran lingkungan dan lain-lain.

  • Hasil penjabaran di atas masih juga harus dijabarkan lagi menjadi sub-kelompok yang lebih kecil dan dilakukan secara berulang hingga proses dekomposisi ini mencapai tahapan yang memungkinkan penanganan risiko dalam tataran yang memuaskan. Artinya dapat diketahui dengan jelas pemangku risikonya (risk owner) dan dapat dirumuskan perlakuan terhadap potensi risiko yang ada pada level yang cukup rendah.

Persyaratan dan Aplikasi

Dalam menyusun RBS diperlukan partisipasi yang cukup dari anggota organisasi terkait, terutama dari mereka yang memahami proses organisasi dan dapat membedakan dengan rinci potensi dari masing-masing risiko yang ditemukan. Selain itu ketersediaan struktur organisasi dengan kejelasan sasaran dan fungsi akan sangat membantu. Bila dipergunakan pada proyek maka ketersediaan Work Breakdown Structure proyek akan sangat membantu dalam menyusun RBS.

Penyusunan RBS pada dasarnya tidak memerlukan peralatan khusus karena lebih bersifat administratif. Yang diperlukan adalah kreativitas dan partisipasi anggota organisasi yang memahami proses organisasi dan dapat membedakan secara rinci potensi risiko yang ada. Hal ini ditunjang dengan fasilitas ruangan dan peralatan rapat yang memadai. Dengan demikian, biaya yang diperlukan adalah biaya fasilitas ruangan dan perlengkapannya serta biaya orang yang terpaksa ,menyisihkan waktunya dalam proses penyusunan RBS ini. Waktu yang diperlukan akan sebanding dengan volume potensi risiko yang ditemukan. Begitu juga dalam penerapannya kelak.

Hasil yang diharapkan melalui proses RBS adalah struktur hirarkis risiko-risiko organisasi dan informasi rinci risiko yang tercantum dalam struktur, yang diperoleh melalui analisis terhadap masing-masing risiko yang tercantum pada diagram tersebut. RBS akan sangat membantu dalam proses perencanaan manajemen risiko untuk mengindentifikasi potensi risiko telah dapat diindentifikasi. Sekaligus keterkaitannya dengan para pemangku risiko dalam organisasi. Selain itu RBS juga akan membantu pelaksanaan seleksi metode dan sumber daya untuk menangani potensi risiko yang telah terindentifikasi. Hal lain yang dapat memanfaatkan hasil RBS adalah rekayasa proses. Ini terjadi karena dengan mengetahui potensi risiko yang akan terjadi maka dapat direncanakan suatu bentuk lain yang akan mengurangi penyebab terjadinya risiko tersebut.

Hal yang kurang terlihat dalam penggunaan RBS adalah identifikasi risiko eksternal (dampak dari kondisi ekonomi, politik, sosial, hukum dan lain-lain) untuk hal ini, perlu kewaspadaan pimpinan organisasi dalam memetakan potensi risiko yang mungkin terjadi dan mengalokasikannya kepada pemangku risiko terkait secara tepat.

Referensi: