Penjadwalan proyek menyediakan rencana terperinci yang menggambarkan bagaimana dan kapan proyek akan memberikan produk, layanan, dan hasil yang ditetapkan dalam lingkup proyek dan berfungsi sebagai alat untuk komunikasi, mengelola harapan para pemangku kepentingan, dan sebagai dasar pelaporan kinerja.
Apa yang dimaksud dengan Plan Schedule Management ?
Plan Schedule Management adalah proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana jadwal proyek akan dikelola selama proyek berlangsung. Proses ini dilakukan sekali atau pada titik yang telah ditentukan dalam proyek. Masukan (input), alat dan teknik (tools and technique), serta keluaran (output) proses digambarkan dibawah ini.
Plan Schedule Management adalah proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek.
Plan Schedule Management: Inputs
Project Charter
Project Charter merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pemrakarsa atau sponsor proyek yang secara resmi memberi manajer proyek wewenang menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek. Dokumen tersebut mendokumentasikan informasi tingkat tinggi mengenai proyek pada produk atau layanan.
Project Management Plan
Project Management Plan merupakan proses pendefinisian, penyiapan, dan koordinasi semua komponen rencana dan mengkonsolidasikannya ke dalam rencana pengelolaan proyek terpadu. Manfaat utama dari proses ini adalah pembuatan dokumen komprehensif yang mendefinisikan semua dasar pekerjaan proyek dan bagaimana pekerjaan akan dilakukan.
Enterprice Environmental Factors
Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses Manajemen Jadwal Rencana meliputi: budaya dan struktur organisasi, kemampuan dan ketersediaan sumber daya dalam tim, penjadwalan perangkat lunak, pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan standar proses dan prosedur standar organisasi untuk memuaskan kebutuhan spesifik proyek, dan database komersial, seperti data perkiraan standar.
Organizational Process Assets
Aset proses organisasi (Organizational Process Assets) yang dapat mempengaruhi proses manajemen rencana penjadwalan meliputi: informasi terdahulu dan pelajaran yang didapat dari repositori; pengembangan jadwal dan jadwal formal dan informal yang ada, kebijakan dan prosedur pengelolaan dan pengendalian, pedoman, template dan formulir; dan alat pemantau dan pelaporan.
Plan Schedule Management: Tools and Technique
Expert Judgement
Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan pengetahuan khusus atau pelatihan dalam proyek serupa seperti: Jadwalkan pengembangan, manajemen dan pengendalian, Metodologi penjadwalan seperti penjadwalan perangkat lunak, dan Industri secara spesifik dimana proyek itu dikembangkan.
Data Analysis
Teknik analisis data dapat digunakan untuk proses menganalisis alternatif. Analisis alternatif dapat mencakup penentuan metodologi jadwal yang akan digunakan, atau bagaimana menggabungkan berbagai metode pada proyek, termasuk menentukan seberapa rinci jadwal yang dibutuhkan, durasi gelombang untuk perencanaan gelombang bergulir, dan seberapa sering harus ditinjau dan diperbarui.
Meetings
Tim proyek dapat mengadakan rapat perencanaan untuk menyusun rencana pengelolaan jadwal. Peserta pada pertemuan ini dapat mencakup manajer proyek, sponsor proyek, anggota tim proyek terpilih, pemangku kepentingan terpilih, siapa saja yang bertanggung jawab atas perencanaan atau pelaksanaan jadwal, dan lain-lain sesuai kebutuhan.
Plan Schedule Management: Outsputs
Project schedule model development.
Metodologi penjadwalan dan alat penjadwalan akan digunakan dalam pengembangan model jadwal proyek ditentukan.
Release and iteration length.
Jika menggunakan siklus hidup adaptif (Adaptive Life Cycle), periode waktu untuk rilis, gelombang, dan iterasi ditentukan. Time-boxed periods adalah jangka waktu dimana tim bekerja terus menuju penyelesaian suatu tujuan. Time-boxing membantu meminimalkan scope creep karena memaksa tim untuk memproses fitur penting terlebih dahulu.
Level of accuracy.
Tingkat keakuratan menentukan kisaran yang dapat diterima yang digunakan dalam menentukan perkiraan durasi aktivitas realistis dan mungkin mencakup jumlah kontinjensi.
Units of measure.
Setiap unit pengukuran (seperti jam staf, hari staf, atau minggu untuk ukuran waktu, atau meter, liter, ton, kilometer, atau meter kubik untuk ukuran kuantitas) ditentukan untuk masing-masing sumber.
Organizational procedures links.
Struktur rincian pekerjaan (Work Breakdown Structure / WBS) menyediakan kerangka kerja untuk jadwal rencana pengelolaan, memungkinkan konsistensi dengan perkiraan dan jadwal yang dihasilkan
Project schedule model maintenance.
Proses yang digunakan untuk meng-update status dan mencatat kemajuan proyek dalam model jadwal selama pelaksanaan proyek didefinisikan.
Control threshold.
Ambang batas varian (Variance Threshold) untuk kinerja jadwal pemantauan mungkin
ditentukan untuk menunjukkan jumlah variasi yang disepakati yang diizinkan sebelum beberapa tindakan perlu dilakukan. Ambang batas (Threshold) biasanya dinyatakan sebagai persentase penyimpangan dari parameter yang ditetapkan dalam rencana baseline.
Rules of performance measuremen.
Merupakan aturan pengelolaan nilai keuntungan (EVM) atau peraturan pengukuran fisik kinerja lainnya yang sudah ditetapkan.
Reporting formats.
Format dan frekuensi untuk berbagai laporan jadwal didefinisikan.
Sumber:
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge – Sixth Edition, Project Management Institute Inc., 2017, Page 179-182.
Schedule management plan adalah komponen dalam perencanaan manajemen proyek yang membuat kriteria dan aktivitas untuk mengembangkan, memantau dan mengontrol jadwal. Schedule management plan bisa dalam bentuk formal maupun informal, sangat detail ataupun sangat luas, berdasarkan kebutuhan dari proyek dan juga terdiri dari batasan kontrol yang sesuai.
Sebagai contoh, schedule management plan dapat berisi beberapa hal seperti:
Project schedule model development. Metodologi penjadwalan dan alat untuk penjadwalan yang digunakan dalam pengembangan dai model penjadwalan proyek dispesifikasikan.
Level of accuracy. Kisaran yang dapat diterima yang digunakan untuk menentukan estimasi durasi aktivitas yang realistik dispesifikasikan dan bisa memasukkan kemungkinan yang bisa terjadi.
Units of measure. Setiap unit yang digunakan dalam pengukuran didefinisikan untuk setiap sumber daya. Contohnya pengunaan minggu atau jam untuk pengukuran waktu dan penggunaan meter, liter, ton dan kilometer untuk ukuran kuantitas.
Organizational procedures links. WBS menyediakan framework untuk membuat schedule management plan, mendukung adanya konsistensi dengan estimasi dan menghasilkan jadwal.
Project schedule model maintenance. Proses yang digunakan untuk melakukan update status dan merekam progres dari proyek dalam model penjadwalan selama eksekusi proyek yang telah ditentukan.
Control thresholds. Variasi dari ambang batas untuk pemantauan kinerja penjadwalan dapat ditentukan untuk mengindikasi adanya persetujuan berapa banyak variasi yang diperbolehkan sebelum sebuah tindakan dilakukan. Batasan biasanya diwujudkan dalam bentuk persentasi deviasi dari parameter yang telah dibentuk pada perencanaan awal.
Rules of performance measurement. Aturan earned value management (EVM) atau aturan pengukuran kinerja lainnya ditentukan.
Reporting formats. Format dan frekuensi untuk pelaporan penjadwalan ditetapkan.
Process descriptions. Deskripsi dari tiap proses manajemen penjadwalan didokumentasikan.
Sumber:
Plan Schedule Management adalah proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana project schedule akan dikelola selama proyek berlangsung. Input, Tool & Techniques, Output dari proses Plan Schedule Management
Referensi :
https://www.safaribooksonline.com/library/view/a-guide-to/9781935589679/sub6.1.xhtml
