Apa yang dimaksud dengan Plan Quality Management ?

manajemen_proyek
manajemen_kualitas

(Arinda Dewi Listikowati) #1


Image source : www.quality2013.eu

Plan Quality Management umumnya dilakukan untuk mengidentifikasi kualitas persyaratan, dan standar proyek serta penyampaiannya. Plan Quality Management harus dilakukan dengan proses perencanaan lainnya misalnya, perubahan dalam deliverables yang mungkin memerlukan penyesuaian jadwal, dan biaya serta analisis risiko untuk menunjukkan bagaimana dampaknya terhadap keseluruhan rencana. Perencanaan mutu sangat penting dalam manajemen proyek dan Rencana Manajemen Mutu (Plan Quality Management ) untuk memastikan bahwa segala sesuatu ada sebelum proyek dilaksanakan.

Apa yang dimaksud dengan Plan Quality Management dan apa saja manfaatnya?


(Arinda Dewi Listikowati) #2

Manajemen kualitas proyek (Project quality management) merupakan semua proses dan aktivitas yang diperlukan untuk menentukan dan mencapai kualitas proyek. Manajemen kualitas proyek mencakup semua aktivitas fungsi manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan dan tanggung jawab, serta menerapkannya dalam sistem mutu. Manajemen kualitas proyek mencakup tiga proses, antara lain.

  1. Plan Quality Management
  2. Perform Quality Assurance
  3. Control Quality

Plan Quality Management merupakan proses manajemen proyek yang mengidentifikasi persyaratan kualitas dan standar proyek serta penyampaiannya yang kemudian mendokumentasikan hasilnya. Perencanaan mutu harus dilakukan secara paralel dengan proses perencanaan lainnya. Misalnya, diusulkan perubahan dalam penyampaian untuk memenuhi standar kualitas yang teridentifikasi, yang mungkin memerlukan penyesuaian biaya atau jadwal dan analisis risiko yang rinci. Perencanaan mutu sangat penting dalam manajemen proyek dan Plan Quality Management untuk memastikan bahwa segala sesuatu ada sebelum proyek dilaksanakan. Masukan (Inputs), alat dan teknik (tools and techniques), dan keluaran (ouputs) dari proses ini digambarkan pada gambar dibawah ini.

perencanaan manajemen kualitas

perencanaan manajemen kualitas

Manfaat dari proses ini adalah panduan dan mengarahkan bagaimana kualitas harus dikelola dan divalidasi sepanjang proyek berlangsung. Untuk membuat Plan Quality Management, masukan seperti rencana manajemen proyek (Project Management Plan), daftar pemangku kepentingan (Stakeholder Register), daftar risiko (Risk Register), dokumentasi persyaratan (Requirements Documentation), aset proses organisasi (Organizational Process Assets), dan faktor lingkungan perusahaan ( Enterprise Environmental Factors). Proses manajemen proyek ini diperlukan untuk menciptakan rencana manajemen mutu, metrik kualitas, dan daftar periksa. Hal ini juga dapat menyebabkan pembaruan dokumen proyek.

Referensi :
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOKĀ® Guide) - Fifth Edition
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOKĀ® Guide) - 2000 Edition
Managing Project Quality: Project Skills - Paul Newton
PROJECT QUALITY MANAGEMENT: Plan Quality Management
Project Management Knowledge: Plan Quality Management
Project Quality Management
Image source : Figure 8-3 & 8-4 (A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOKĀ® Guide) - Fifth Edition)


(Fachri Rizky Wibisono) #3

Tujuan utama dalam sebuah proyek akan memiliki beberapa jawaban dan semuanya benar. Jawaban itu sebenernya mengarah ke satu hal yaitu kebahagiaan klien. Dengan kata lain, semakin bahagia klien, semakin sukses proyek Anda. Tapi, bagaimana kita membuat klien senang? cara yang aman untuk kepuasan dan kebahagiaan klien adalah membangun proses yang jelas sebagai bagian dari keseluruhan Quality Management Plan.

QMP memungkinkan klien mendapatkan rasa aman dalam pemberikan hasil yang dijanjikan. Dengan kata lain itu adalah formal blueprint, di mana Anda menggambarkan dan memetakan sistem dan kegiatan yang akan dieksekusi untuk memenuhi kriteria klien. Dari sudut pandang Anda, QMP memungkinkan Anda untuk memegang kendali ketika harus mengeksekusi dan memberikan tingkat kualitas yang diinginkan.

QMP harus berisi proses dan teknik yang akan Anda gunakan untuk mengungkap persyaratan kualitas. Seringkali, persyaratan kualitas dan kriteria tidak diketahui ketika Anda membuat rencana yang sebenarnya.

QMP adalah segmen dari keseluruhan rencana proyek yang penting bagi klien dan masa depan Anda. Memang sepertinya banyak sekali pekerjaan yang harus dilakukan. Namun, manajer proyek yang cerdas akan selalu mencari alat yang dapat membantu mereka mengoptimalkan alur kerja tanpa merusak kualitas.


(Ratna Dwi Anjani) #4

Rencana manajemen kualitas merupakan proses untuk mengidentifikasi kebutuhan atau standar untuk projek dan pendukungnya, dan mendokumentasikan bagaimana projek akan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana kualitas akan dikelola dan divalidasi selama proyek berlangsung.

Inputan

  • Rencana projek manajemen
  • Stakeholder register
  • Risk register
  • Dokumentasi kebutuhan
  • Faktor lingkungan perusahaan
  • Asset proses organisasi

Tools & technique

  • Cost benefit analisis
  • Cost of quality
  • Seven basic quality tools
  • Benchmarking
  • Design of experiments
  • Statistical sampling
  • Additional quality planning tools
  • Meeting

Output

  • Quality management plan
  • Process improvement plan
  • Quality metrics
  • Quality checklist
  • Project documents updates

(Shiella Regina Febriyanisa) #5

Plan Quality Management adalah proses mengidentifikasi persyaratan kualitas dan atau standar untuk proyek dan produk, serta mendokumentasikan bagaimana proyek akan menunjukkan pemenuhan.

Terdapat input, tools dan teknik, serta output pada Plan Quality Management:

plan quality

Input:

Informasi tentang baseline kinerja dan stakeholder serta daftar resiko yang membentuk latar belakang manajemen mutu, tetapi substansi utama dari manajemen mutu berasal dari persyaratan, yang menerjemahkan harapan pelanggan ke dalam berbagai persyaratan teknis yang akan dipenuhi oleh proyek. Inputnya adalah:

  1. Project Management Plan
    Unsur-unsur dari Project Management Plan berikut ini digunakan dalam pengembangan Plan Quality Management:

    • Scope Baseline (berisi project scope, pernyataan/statement, WBS, dan kamus WBS)
    • Jadwal dari Baseline
    • Biaya awal
  2. Stakeholder Register
    Mengidentifikasi stakeholder mana yang memiliki minat, mempunyai dampak, atau kualitas. Stakeholder register adalah output dari mengidentifikasi stakeholder.

  3. Risk Register
    Berisi informasi tentang ancaman dan peluang yang dapat mempengaruhi kualitas. Risk Register adalah output dari mengidentifikasi risiko.

  4. Requirements Documentation
    Menangkap berbagai persyaratan (proyek, produk dan kualitas) yang harus dipenuhi oleh proyek sesuai dengan harapan stakeholder. Ini merupakan output dari mengumpulkan persyaratan.

  5. Enterprise Environmental Factors (EEF)
    Faktor lingkungan perusahaan yang berisi:

    • Peraturan pemerintah.
    • Aturan, standar, pedoman khusus untuk area aplikasi proyek.
    • Kondisi kerja atau kondisi operasi proyek yang dapat mempengaruhi kualitas.
    • Persepsi budaya yang dapat mempengaruhi ekspektasi kualitas.
  6. Organizational Process Assets (OPA)
    Aset proses organisasi yang berisi:

    • Kebijakan organisasi, prosedur, pedoman tantang kualitas.
    • Basisdata historis
    • Pelajaran yang dapat dipelajari

Tools & Teknik:
Untuk merancang dan menerapkan kegiatan yang berkualitas, harus memiliki alat tolak ukur. Berikut ini adalah alat dan teknik dalam Plan Quality Management:

  1. Cost-benefit analysis
    Membandingkan biaya setiap aktivitas kualitas dengan manfaat yang diharapkan.

  2. Cost of quality (COQ)
    Merupakan alat untuk membenarkan biaya kegiatan kualitas kepada manajemen dan kepada para Stakeholder yang tertarik. Membandingkan biaya keseluruhan untuk melakukan aktivitas kualitas (biaya kesesuaian) dengan manfaat yang diharapkan dalam hal pengurangan biaya ketidaksesuaian, yaitu biaya yang akan dikeluarkan jika kegiatan tersebut tidak dilaksanakan.

  3. Seven basic quality tools
    Terdapat 7 jenis alat yang digunakan untuk memecahkan masalah tentang kualitas:

    • Cause and effect diagrams (atau diagram fishbone atau Ishikawa), untuk menemukan akar penyebab masalah kualitas.
    • Flowchart, untuk menganalisis proses sebagai langkah menuju perbaikannya.
    • Checksheets, untuk mengumpulkan data tentang masalah kualitas.
    • Pareto diagrams, untuk mengidentifikasi beberapa sumber yang bertanggung jawab untuk masalah kualitas.
    • Histograms, untuk menggambarkan distribusi statistik dari data kualitas.
    • Control Charts, untuk menentukan apakah proses tersebut stabil atau dapat diprediksi.
    • Scatter diagrams, digunakan untuk menunjukkan korelasi antar variabel.
  4. Benchmarking
    Membandingkan proyek yang direncanakan dengan proyek-proyek sebanding untuk memberikan dasar dalam mengukur kinerja serta untuk mengidentifikasi praktik terbaik dan menghasilkan ide-ide untuk perbaikan.

  5. Design of experiments (DOE)
    Metode statistik untuk mengidentifikasi dan kemudian secara sistematis mengubah semua faktor penting yang mempengaruhi kualitas produk.

  6. Statistical sampling
    Memilih bagian dari populasi yang menarik untuk diperiksa.

  7. Additional quality planning tools
    Berisi:

    • Brainstorming
    • Force field analysis
    • Nominal group technique
    • Quality management and control tools
  8. Meetings
    Tim proyek dapat mengadakan pertemuan untuk mengembangkan rencana manajemen kualitas.

Output:
Hasil utama dari Plan Quality Management adalah rencana manajemen mutu yang digunakan untuk menyusun rencana Project Management Plan. Terdapat output penting lainnya dalam Plan Quality Management, yaitu:

  1. Quality management plan
    Menjelaskan bagaimana kebijakan kualitas dari organisasi akan dilaksanakan dan bagaimana tim proyek manajemen berencana untuk memenuhi persyaratan kualitas.

  2. Process improvement plan
    Berisi rincian langkah-langkah untuk menganalisis manajemen proyek dan pengembangan produk untuk mengidentifikasi aktivitas mana yang memberi nilai tambah.

  3. Quality metrics
    Menggambarkan atribut dari proyek atau produk dan bagaimana proses pengendalian kualitas akan mengukur hal tersebut. Digunakan dalam proses penjaminan mutu serta kontrol kualitas.

  4. Quality checklists
    Memverifikasi bahwa serangkaian langkah yang diperlukan telah dilakukan. Harus memasukkan kriteria yang dapat diterima termasuk dalam scope baseline.

  5. Project documents updates
    Berisi:

    • Daftar Stakeholder
    • Matrik tentang penugasan serta tanggung jawab
    • WBS dan Kamus WBS

Sumber: