Scenario Planning dapat diartikan sebagai sebuah cara yang terstruktur untuk organisasi dalam rangka memikirkan tentang masa depannya. Sekelompok eksekutif akan menetapkan skenario tentang masa depan yang mungkin saja bisa terjadi pada organisasi tersebut dan bagaimana cara untuk menyikapinya.
Dalam buku Peter Schwartz “The Art of Long View”, skenario digambarkan sebagai :
Cerita yang dapat membantu kita mengenali dan beradaptasi dengan perubahan aspek lingkungan kita sekarang. Mereka membentuk sebuah metode untuk mengartikulasikan jalur yang berbeda yang mungkin ada untuk besok, dan menemukan gerakan anda yang tepat untuk turun masing-masing path.
Dalam sebuah artikel di Harvard Business Review tahun 1985, Wack menulis:
Skenario menangani dua dunia : dunia fakta dan dunia persepsi. Mereka mengeksplorasi fakta-fakta tetapi mereka melakukan persepsi dalam pemikiran eksekutif. Tujuan mereka adalah untuk mengumpulkan dan mengubah informasi dari makna strategis menjadi persepsi segar.
Perencanaan skenario biasanya dimulai dengan diskusi panjang tentang bagaimana pergeseran besar yang terjadi di dalam masyarakat baik tentang ekonomi, politik dan teknologi dapat mempengaruhi isu tertentu. Oleh karena itu skenario perencanaan mengacu pada berbagai disiplin ilmu dan kepentingan, yang mencakup ekonomi, psikologi, politik dan demografi. Diskusi bertujuan untuk menyusun daftar prioritas, termasuk hal-hal yang akan memiliki dampak paling besar dan yang paling tidak pasti. Prioritas ini kemudian membentuk dasar untuk membuat sketsa atau gambar kasar dari masa depan. Setelah didapatkan hasil dari diskusi maka akan dibentuk suatu perencanaan skenario, yang membedakan proses perencanaan skenario dari yang lain dalam perencanaan jangka panjang. Bagian terakhir mewakili semua proses berikutnya adalah memproduksi strategi perusahaan dan rencana. Sekali lagi, persyaratan yang sedikit berbeda namun secara umum sesuai dengan semua aturan perencanaan jangka panjang.
Lindgren dan Hans (2003, ) memberi pengertian terhadap scenario planning yaitu sebagai sebuah alat perencanaan strategis yang efektif untuk perencanaan jangka menengah dan jangka panjang yang berada di bawah kondisi ketidakpastian. Scenario planning dapat mem-bantu untuk mempertajam strategi, menyusun rencana untuk sesuatu yang tidak diharapkan dan menjaga kehati-hatian pada arah yang benar dan pada permasalahan yang tepat.
Perencanaan Skenario merupakan salah satu disiplin ilmu dalam bidang studi masa depan.
Skenario digunakan untuk menganalisis dan memperkirakan kejadian atau kondisi di masa yang akan datang. Perencanaan skenario adalah salah satu alat untuk merencanaan dan menganalisis masa depan secara strategis . Menurut Jay Ogilvy dalam artikelnya yang dimuat di Forbes , Perencanaan Skenario juga digunakan untuk peramalan strategis yang biasanya digunakan perusahan- perusahaan besar untuk memenangi persaingan. Namun, Perencanaan Skenario juga dapat menjadi boomerang dan disalahgunakan untuk tujuan – tujuan tertentu. Sehingga, secara umum perencanaan skenario masa depan dibuat dalam dua kategori yakni skenario ideal dan skenario imajiner. untuk mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi sehingga organisasi atau perusahaan yang sedang membuat perencanaan skenario bisa menentukan strategi yang tepat.
Lindgren dan Hans (2003) memberi-kan langkah untuk menyusun skenario, yang terdiri dari Tracking, Analysing, Imaging, Deciding, Acting (TAIDA):
Tracking, menelusuri dan mendeskripsi-kan perubahan dan tanda-tanda dari ancaman dan keuntungan.
Analysing, menganalisis perubahan dan membuat skenario. Menganalisis konsekuensi yang dapat muncul akibat keberadaan tantangan dan peluang. Pada tahap ini pula logika skenario mulai dikembangkan.
Imaging, mengidentifikasi kemungkin-an dan membuat visi dari apa yang ingin dicapai.
Deciding, menimbang-nimbang infor-masi dan mengidentifikasi area pengembangan dan strategi untuk menemukan ancaman dan pencapaian visi serta tujuan. Tahap deciding berhubungan dengan pengambilan keputusan mengenai skenario apa yang akan disasar dan dengan strategi apa.
Acting, mengambil tindakan dan menindaklanjuti. Proses ini merupakan tahap implementasi strategi yang telah diintegrasikan skenario sekaligus tahap pembelajaran organisasi untuk terus menyesuaikan diri.
Scenario planning merupakan sebuah alat perencanaan strategis yang efektif untuk perencanaan jangka menengah dan jangka panjang yang berada di bawah kondisi ketidakpastian (Lindgren dan Hans, 2003).
Scenario planning dapat membantu untuk mempertajam strategi, menyusun rencana untuk sesuatu yang tidak diharapkan dan menjaga kehati-hatian pada arah yang benar dan pada permasalahan yang tepat. Scenario planning merupakan alat perencanaan strategi yang digunakan untuk mengembangkan berbagai gambaran tentang masa depan.
Peter Schwartz (1991) mendifinisikan scenario planning sebagai alat untuk menetapkan persepsi seseorang tentang alternative lingkungan di masa depan.
Scenario planning adalah kapabilitas organisasi untuk memahami lingkungan bisnisnya, berpikir apa yang terjadi di lingkungan, dan kemudian bertindak atas dasar pengetahuan baru tersebut. (Van der Heijden et al, 2002)
Scenario muncul sebagai respons meningkatnya kompleksitas dan ketidakpastian. Schoemaker (2002) mendifinisikan ketidakpastian sebagai ketidaktahuan sebagai faktor-faktor dan tren apa yang akan terjadi. Scenario merupakan gambaran masa depan yang dikonstruksi dengan mendasarkan pada penggerak (drivers) dan tren yang membentuk masa depan. Hal ini dikuatkan dengan pendapat John Abbot ( 2005 ) bahwa pengetahuan pada masa lampau relevan dengan pengetahuan akan masa mendatang, sebab peristiwa masa lalu berkaitan dengan masa sekarang dan masa mendatang.
Langkah-langkah untuk mengembangkan alternatif masa depan adalah sebagai berikut (Gilbert et al, 2005):
Identifikasi tren, faktor kunci, driving forces pada lingkungan saat ini, membuat daftar yang banyak
Memilih tren, factor kunci, driving forces, sesuai dengan pengaruhnya pada outcome dari persoalan keputusan, lebih sedikit daftar
Tingkat kepentingan /importace dan kemampuan meramal predictability dari faktor tersebut
Memilih struktur inti dari 4 scenario
Menciptakan scenario blueprint
Tahapan scenario planning menurut Senge antara lain :
Menetapkan tujuan dengan jelas.
Memahami faktor penggerak (driving forces) dan tren. Ada dua tipe: driving forces, yaitu: predetermined (bersifat relatif pasti dan bisa diramalkan, misalnya: umur populasi, perkembangan multietnik , karyawan yang multikultur, globalisasi, keragaman populasi) dan unpredictable (bersifat tidak mudah dilihat, misalnya: tingkat kesejahteraan ekonomi, inovasi yang berdampak pada penyakit kronis. Dua tipe driving forces tersebut merupakan dasar untuk semua scenario.
Mengembangkan scenario plots, dengan cara mengidentifikasi driving forces dan membuat scenario plot matrix
Gambar. Scenario planning outcome: A strategic process and driver of performance improvement (Thomas J, et al, 2002)
Dengan dilakukan analisis scenario planning ini tidak hanya bermanfaat untuk menetapkan strategi di masa mendatang saja akan tetapi juga dapat dipakai untuk memperbaiki kinerja baik itu berupa perubahan pola pikir, kemungkinan kemungkinan yang terjadi di masa datang, pengambilan keputusan tentang masa datang, meningkatkan pembelajaran organisasi.
