Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang ada di dalam organisasi.
Apa yang dimaksud dengan Pengorganisasian atau Organizing ?
Hasibuan (2011) dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia mengatakan bahwa organisasi merupakan suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi
dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi ialah usaha bersama yang dilakukan oleh sekelompok orang atau lebih untuk mencapai sasaran tertentu.
Salah satu unsur dalam manajemen organisasi adalah pengorganisasian (organizing). Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatankegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil.
Ciri-ciri Organisasi
Ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut:
- mempunyai tujuan dan sasaran;
- mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati;
- adanya kerjasama dari sekelompok orang; dan
- mempunyai koordinasi tugas dan wewenang.
Komponen-komponen Organisasi
Ada empat komponen dari organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees, Relationship dan Environment).
- Work (pekerjaan) adalah fungsi yang harus dilaksanakan
berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. - Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan.
- Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi. Hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya dan unit kerja lainnya dan unit kerja pegawai dengan unit kerja lainnya merupakan hal-hal yang peka.
- Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang membentuk lingkungan.
Manfaat pengorganisasian
Pengorganisasian bermanfaat sebagai berikut:
- dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota satu dengan yang lain;
- setiap anggota dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab;
- setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi;
- dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas, sehingga setiap anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang;
- akan tercipta pola hubungan yang baik antar anggota organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan mudah.
Pengorganisasian adalah pengelompokan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu rencana sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan memuaskan.
Pengorganisasian adalah kegiatan penentuan sumber daya-sumber daya
dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi,
perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang
akan dapat membawa ke arah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu, dan
pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk
melaksanakan tugasnya.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
a. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan dan konflik-konflik yang merusak.
Pengorganisasiaan adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan,penetapan departemen-departemen (subsistem) serta penentuan hubungan-hubungan.
Menurut para ahli ada beberapa pengertian pengorganisasian diantaranya:
-
Malayu S.P Hasibuan, Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang di perlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktifitas ini, meyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas- aktivitas tersebut.
-
George R. Terry Organizing is the stablishing of effective behavioral relationship among persons so that they may work together efficiently and gain personal satisfaction in dioing selected tasks under given environmental conditions for the purpose of achieving some goal or objective.
Artinya: Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakukan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
-
Koontz dan O’Donnel The organization of the manager involes the detemination and enumeration of the activites, required to achieve the objective of the enterprise,the grouping of these activities, the assignment off such group of activition to a de partment headed by a manager and the delegation of authorty carry them out.
Artinya:Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegitaan-kegitaan yang diperlukan untuk tujuan-tujuan perusahaan, pengelompokan kegiataan-kegitaan tersebut ke dalam suatu bagian yang di pimpin oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang untuk melaksanakanya.
-
M. Manullang Organisasi dalam arti dinamis (pengorganisasian) adalah suatu peroses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama secara efektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu perbuatan diferensiasi tugas-tugas.
Teori-Teori Penggorganisasian
1. Teori fusi (the fusion theory)
Teori fusi tentang organisasi menekankan adanya dan bekerjanya suatu proses fusi dalam bidang pengorganisasian.
Menurut penganut teori fungsi, sebuah organisasi berusaha untuk menggunakan individu guna melaksanakan tujuan-tujuannya dan sebaliknya, individu mengharapkan untuk mencapai tujuan-tujuannya sendiri melalui organisasi yang bersangkutan. Titik berat diletakan atas kelakuan, yang sebagian besar berhubungan dengan peran, dan bukanlah pekerjaan modifikasi.
Individu yang bersangkutan misalnya mencari harta, harmoni, kebebasan mengambil keputusan dan prestasi optimum melalui suatu proses personalisasi. Sebaliknya organisasi yang bersangkutan menimbulkan suatu proses sosialisasi yang ditunjukan oleh pemberian tugas-tugas dan praktek balas jasa dan hukuman-hukuman. Proses fusi menimbulkan fusi antara proses personalisasi dan proses sosialisasi.
2. Teori Sistem (the systems theory)
Pada teori sistem, pengorganisasian dianggap sebagai suatu sistem variabel-variabel yang saling mempengaruhi satu sama lain. Bagian-bagian pokok sistem pengorganisasian adalah :
- Individu
- Organisasi formal atau penyusunan fungsi-fungsi
- Organisasi informal
- Pola-pola kelakuan terbalik yang timbul dari syarat-syarat peranan organisasi yang bersangkutan dan persepsi peranan individu
- Lingkungan fisik dimana pekerjaan dilaksanakan
3. Teori kuantitatif (the quantitative theory)
Teori kuantitatif memberikan suasana obyektivitas kepada studi tentang pengorganisasian sekalipun ia hanya mencakup suatu bagian dari pada pertimbangan-pertimbangan yang mempengaruhi pekerjaan pengorganisasian. Misalnya kepemimpinan, lingkungan dan komunikasi ditiadakan dalam analisa yang bersangkutan.
Faktor-faktor yang dapat dihitung dipergunakan terhadap faktor- faktor seperti misalnya besarnya kesatuan organisasi, jumlah keputusan- keputusan yang dibuat oleh setiap manajer dan jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Sudah dapat dipastikan bahwa model-model matematis akan disempurnakan untuk studi pengorganisaisan.
Komponen-Komponen Pengorganisasian
Ada empat komponen-komponen nyata dari pengorganisasian dan komponen-komponen itu dapat diingat dengan perkataan “ W E R E “. Yang berarti “Work, Employes, Relationships, and Evironment“ pekerjaan, pegawai- pegawai, hubungan-hubungan dan lingkungan. Marilah kita liat tinjauan empat komponen-komponen ini lebih dekat.
- Pekerjaan
Fungsi-fungsi yang akan dijalankan berasal dari tujuan-tujuan yang dinyatakan itu. Mereka merupakan landasan bagi organisasi. Fungsi- fungsi itu dipisah-pisahkan dalam sub fungsi-sub fungsi dan seterusnya dalam sub-sub fungsi hal ini dilakukan karena :
- pembagian pekerjaan dikalangan sebuah kelompok menghendaki, bahwa pekerjaan itu harus dibagi-bagi dan
- spesialisasi pekerjaan mengharuskan satuan-satuan tugas yang kecil-kecil. Dari berbgai fungsi ini, kelompok-kelompok kegiatan kerja sekarang dibentuk atas dasar persamaan pekerjaan maupun efesiensi, yaitu fungsi-fungsi tertentu, jika ditempatkan dalam kelompok-kelompok akan terlaksanakan dengan cara yang paling baik. Kelompok-kelompok ini dinamakan dengan istilah “Organization work units”
-
Pegawai-pegawai
Kepada setiap orang ditugaskan suatu bagian khusus dari pekerjaan keseluruhannya. Lebih disukai, kalau penugasan itu akan memberikan pengakuan sepenuhnya kepada perhatian pegawai itu, perilakunya, pengalamannya dan kecakapannya. Pengakuan ini adalah alat vital dalam mengorganisir.Penugasan kepada seorang perorangan biasanya terdiri atas suatu bagian dari pekerjaan suatu unit kerja organisasi atau dalam beberapa hal, ia meliputi semua pekerjaan dari kesatuan itu. Juga, dalam kasus-kasus tertentu, pekerjaan dari beberapa satuan-satuan dimasukan kedalamnya. Dari tindakan inilah dihasilkan suatu “organization work emloyment unit” satuan tugas kerja organisasi.
-
Hubungan-hubungan
Ini merupakan kepentingan utama dalam pengorganisasian. Hubungan seorang pegawai dengan pekerjaan, interaksi seorang pegawai dengan yang lain dan dari satuan unit pekerjaan dengan unit pekerjaan lain, merupakan isu-isu yang menentukan pengorganisasian. Keselarasan dan kesatuan usaha mungkin hanya kalau hubungan-hubungan ini baik. Kebanyakan persoalan dalam pengorganisasian, sampai beberapa jauh, menyangkut kesuliatan-kesuliatan hubungan. -
Lingkungan
Komponen nyata terakhir ini dari pengorganisasian mencangkup alat-alat fisik dan iklim umum, dalam mana para pegawai akan melaksanakan pekerjaan. Lokasi, peralatan, meja-meja, formulir-formulir, penerangan semangat umum, dan sikap-sikap adalah contoh-contoh dari faktor-faktor yang membentuk lingkungan. Lingkungan mempunyai dampak yang berarti kepada hasil-hasil yang diperoleh dari pengorganisasian.
Asas-Asas Pengorganisasi
Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai dengan kebutuhan, secara selktif pengorganisasian harus didasarkan pada asas-asas/prinsip-prinsip organisasi yang dikemukakan oleh Malayu S.P Hasibuan yang dikutip oleh Badrudin sebagai berikut:
-
Principle of Organizational objective (asas tujuan organisasi)
Menurut asas ini, tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apakah bertujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi. -
Principle of Unity of Objective (asas kesatuan tujuan)
Menurut asas ini, didalam suatu organsasi (perusahaan) kesatuan ketujuan yang dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagianya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut. Organisasi akan kacau bila tidak ada kesatuan. -
Principle of Unity of Command (asas kesatuan perintah)
Menurut asas ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertangung jawabanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan. -
Principle of the span of management (asas rentang kendali)
Menurut asas ini, seorang manjer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu, misal 3 sampai 9 orang. Jumlah bawahan ini tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan. -
Principle of Delegation of Aurthority (asas pendelegasian wewenang)
Menurut asas ini, hendaknya pendelegasian wewenang dari seseorang atau kelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya. -
Principle of Parity of Authority (asas keseimbangan wewenang)
Menurut asas ini,hendaknya wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Wewenagang yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul karnanya harus sama besarnya, hendaknya wewenang yang didelegasikan tidak meminta pertanggung jawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiri arau sebaliknya. Misal, jika wewenang sebesar x, tanggung jawabnya pun harus sebesar x pula. -
Principle of Responsibility (asas tanggung jawab)
Menurut asas ini, hendaknya pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasanya harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang; seseorang hanya bertanggung jawab kepada orang yang melimpahkan wewenang tersebut. -
Principle of Departementation (principle off division of work = asas pembagian kerja)
Menurut asas ini, pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang sama kedalam satu unit kerja (departemen) hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut. -
Principle of Perspnnel Placement (asas penempatan personalia)
Menurut asas ini hendaknya penempataan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecakapan, keahlian dan keterampilanya (the right men, in the right jib); miss manjemen penempatan harus dihindarkan.Efektivitas organisasi yang optimal memerlukan menempatkan karyawan yang tepat. Untuk itu harus dilakukan seleksi yang objektif dan berpedoman atas job spesification dari jabatan yang akan diisinya.
-
Principle of Scalar Chan (asas jenjang berangkai)
Menurut asas ini, hendaknya saluran perintah/wewenang dari atas kebawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek.Sebaiknya pertanggug jawaban dari bawahan keatasan juga melalui mata rantai vertikal, jelas dan menempuh jarak terpendeknya. Hal ini penting, karena dasar organisasi yang fundamental adalah rangkaian wewenang dari atas kebawah; tindakan dumping hendaknya dihindarkan.
-
Principle of Efficiency (asas efisiensi)
Menurut asas ini, suatu organisasi dalam mencapai tujuanya harus mendapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal. -
Principle of Contunity (asas kesinambungan)
Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya. -
Principle of Coordination (asas koordinasi)
Asas ini merupakan tindak lanjut dari asas-asas organisasi lainya kordinasi dimaksud untuk mensingkronkan dan mengintergritaskan segala tindakan, supaya terarah kedapa sasaran yang ingin di capai.