Apa yang dimaksud dengan McKinsey Framework ?

Ekonomi & Bisnis Manajemen
1

McKinsey 7S Framework

McKinsey 7S Framework adalah sebuah model manajemen untuk melihat seberapa efektif organisasi dalam mencapaitujuan yang diinginkannya. Apa yang dimaksud dengan McKinsey Framework ?

2

7-S Mc Kinsey Framework merupakan sebuah framework yang dibuat oleh pegawai konsultan manajemen McKinsey and Company, yaitu Thomas J. Peters, dan Robert H.Waterman Jr. dalam bukunya yang berjudul “ In Search of Excellence “ : lesson from America’s Best-Run, New York: Harper & Row, 1982.

Thomas J. Peters, dan Robert H.Waterman Jr. melakukan desain analisis yang komplek dengan memberi penekanan bahwa setiap pendekatan yang cerdas dalam pengorganisasian harus mencakup, dan saling berhubungan dengan sedikitnya tujuh variable, yaitu strategi ( strategy ), struktur ( structure ), gaya manajemen kepemimpinan ( style ), sistem ( system ), sumber daya manusia ( staff ), ketrampilan ( skill ), nilai-nilai bersama ( share values ), formulasi analisis ini kemudian dikenal dengan 7-S Mc Kinsey Framework.

Variable-variable lunak dan keras dalam model 7-S Mc Kinsey Framework merupakan variable yang saling terkait dan bergantung satu dengan yang lain. Garis yang saling terhubung dalam model 7-S Mc Kinsey Framework menunjukkan bagaimana perubahan salah satu variable akan mempengaruhi variable yang lain.

Thomas J. Peters, dan Robert H.Waterman Jr. mengelompokkan 7 variable tersebut dalam 2 (dua) kategori, yaitu keras dan lunak, yaitu:

  • Kategori Keras : Strategi (S trategy ), Struktur (S tructure ), dan Sistem (S ystem ),

  • Kategori Lunak : Gaya Manajemen ( style ), Ketrampilan ( Skill ), SDM ( staff ), dan Nilai-nilai bersama (share values ).

Variable yang dikategorikan “keras" lebih mudah untuk menentukan atau mengidentifikasi dan manajemen dapat secara langsung mempengaruhi, yaitu strategi dan struktur organisasi yang mengambarkan garis pelaporan. Sedangkan variable yang dikategorikan “lunak", disisi lain dapat lebih sulit untuk menjelaskan, kurang nyata dan lebih banyak dipengaruhi oleh budaya. Variable lunak ini mempunyai peran yang sama pentingnya dengan variable keras, kedua jenis variable tersebut akan saling melengkapi untuk mewujudkan organisasi yang sukses dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Strategy

Glueck, W.F., & Jauch, L.R. (1984) menjelaskan bahwa perumusan strategi merupakan proses penyusunan langkah-langkah ke depan yang dimaksudkan untuk membangun visi dan misi organisasi, menetapkan tujuan strategis dan keuangan perusahaan, serta merancang strategi untuk mencapai tujuan tersebut dalam rangka menyediakan customer value terbaik. Beberapa langkah yang perlu dilakukan perusahaan dalam merumuskan strategi, yaitu:

  • Mengidentifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan dan menentukan misi perusahaan untuk mencapai visi yang dicita-citakan dalam lingkungan tersebut.

  • Melakukan analisis lingkungan internal dan eksternal untuk mengukur kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan dalam menjalankan misinya.

  • Merumuskan faktor-faktor ukuran keberhasilan ( key success factors ) dari strategi- strategi yang dirancang berdasarkan analisis sebelumnya.

  • Menentukan tujuan dan target terukur, mengevaluasi berbagai alternatif strategi dengan mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki dan kondisi eksternal yang dihadapi.

  • Memilih strategi yang paling sesuai untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang (Hariadi, 2005).

Tingkat-tingkat Strategi

Dengan merujuk pada pandangan Dan Schendel dan Charles Hofer, Higgins (1985) menjelaskan adanya empat tingkatan strategi. Keseluruhannya disebut Master Strategy, yaitu: enterprise strategy, corporate strategy, business strategy dan functional strategy . Berikut ini penjelasan atas empat tingkatan strategi dimaksud:

  • Enterprise Strategy

    Strategi ini berkaitan dengan respons masyarakat. Setiap organisasi mempunyai hubungan dengan masyarakat. Masyarakat adalah kelompok yang berada di luar organisasi yang tidak dapat dikontrol. Di dalam masyarakat yang tidak terkendali itu, ada pemerintah dan berbagai kelompok lain seperti kelompok penekan, kelompok politik dan kelompok sosial lainnya. Jadi dalam strategi enterprise terlihat relasi antara organisasi dan masyarakat luar, sejauh interaksi itu akan dilakukan sehingga dapat menguntungkan organisasi. Strategi itu juga menampakkan bahwa organisasi sungguh-sungguh bekerja dan berusaha untuk memberi pelayanan yang baik terhadap tuntutan dan kebutuhan masyarakat.

  • Corporate Strategy ,

    Strategi ini berkaitan dengan misi organisasi, sehingga sering disebut Grand Strategy yang meliputi bidang yang digeluti oleh suatu organisasi. Pertanyaan apa yang menjadi bisnis atau urusan kita dan bagaimana kita mengendalikan bisnis itu, tidak semata-mata untuk dijawab oleh organisasi bisnis, tetapi juga oleh setiap organisasi pemerintahan dan organisasi nonprofit. Apakah misi universitas yang utama? Apakah misi yayasan ini, yayasan itu, apakah misi lembaga ini, lembaga itu? Apakah misi utama direktorat jenderal ini, direktorat jenderal itu? Apakah misi badan ini, badan itu? Begitu seterusnya. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan itu sangat penting dan kalau keliru dijawab bisa fatal. Misalnya, kalau jawaban terhadap misi universitas ialah terjun kedalam dunia bisnis agar menjadi kaya maka akibatnya bisa menjadi buruk, baik terhadap anak didiknya, terhadap pemerintah, maupun terhadap bangsa dan negaranya. Bagaimana misi itu dijalankan juga penting. Ini memerlukan keputusan-keputusan stratejik dan perencanaan stratejik yang selayaknya juga disiapkan oleh setiap organisasi.

  • Business Strategy

    Strategi pada tingkat ini menjabarkan bagaimana merebut pasaran di tengah masyarakat. Bagaimana menempatkan organisasi di hati para penguasa, para pengusaha, para donor dan sebagainya. Semua itu dimaksudkan untuk dapat memperoleh keuntungan-keuntungan stratejik yang sekaligus mampu menunjang berkembangnya organisasi ke tingkat yang lebih baik.

  • Functional Strategy

    Strategi ini merupakan strategi pendukung dan untuk menunjang suksesnya strategi lain. Ada tiga jenis strategi functional yaitu:

    • Strategi functional ekonomi, yaitu mencakup fungsi-fungsi yang memungkinkan organisasi hidup sebagai satu kesatuan ekonomi yang sehat, antara lain yang berkaitan dengan keuangan, pemasaran, sumber daya, penelitian dan pengembangan.

    • Strategi functional manajemen, mencakup fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, implementating, controlling, staffing, leading, motivating, communicating, decision making, representing, dan integrating .

    • Strategi isu stratejik, fungsi utamanya ialah mengontrol lingkungan, baik situasi lingkungan yang sudah diketahui maupun situasi yang belum diketahui atau yang selalu berubah (J. Salusu, p 101, 1996).

Tingkatan strategi itu merupakan kesatuan yang bulat dan menjadi isyarat bagi setiap pengambil keputusan tertinggi bahwa mengelola organisasi tidak boleh dilihat dari sudut kerapian administratif semata, tetapi juga hendaknya memperhitungkan soal “kesehatan” organisasi dari sudut ekonomi (J. Salusu 1996).

Jenis-jenis Strategi

Banyak organisasi menjalankan dua strategi atau lebih secara bersamaan, namun strategi kombinasi dapat sangat beresiko jika dijalankan terlalu jauh. Di perusahaan yang besar dan terdiversifikasi, strategi kombinasi biasanya digunakan ketika divisi-divisi yang berlainan menjalankan strategi yang berbeda. Juga, organisasi yang berjuang untuk tetap hidup mungkin menggunakan gabungan dari sejumlah strategi defensif, seperti divestasi, likuidasi, dan rasionalisasi biaya secara bersamaan, jenis-jenis strategi adalah sebagai berikut:

  • Strategi Integrasi

    Integrasi ke depan, integrasi ke belakang, integrasi horizontal kadang semuanya disebut sebagai integrasi vertikal. Strategi integrasi vertikal memungkinkan perusahaan dapat mengendalikan para distributor, pemasok, dan / atau pesaing.

  • Strategi Intensif

    Penetrasi pasar, dan pengembangan produk kadang disebut sebagai strategi intensif. karena semuanya memerlukan usaha-usaha intensif jika posisi persaingan perusahaan dengan produk yang ada hendak ditingkatkan.

  • Strategi Diversifikasi

    Terdapat tiga jenis strategi diversifikasi, yaitu diversifikasi konsentrik, horizontal, dan konglomerat. Menambah produk atau jasa baru, namun masih terkait biasanya disebut diversifikasi konsentrik. Menambah produk atau jasa baru yang tidak terkait untuk pelanggan yang sudah ada disebut diversifikasi horizontal. Menambah produk atau jasa baru yang tidak disebut diversifikasi konglomerat.

  • Strategi Defensif

    Disamping strategi integratif, intensif, dan diversifikasi, organisasi juga dapat menjalankan strategi rasionalisasi biaya, divestasi, atau likuidasi. Rasionalisasi Biaya, terjadi ketika suatu organisasi melakukan restrukturisasi melalui penghematan biaya dan aset untuk meningkatkan kembali penjualan dan laba yang sedang menurun. Kadang disebut sebagai strategi berbalik (turnaround) atau reorganisasi, rasionalisasi biaya dirancang untuk memperkuat kompetensi pembeda dasar organisasi. Selama proses rasionalisasi biaya, perencana strategi bekerja dengan sumber daya terbatas dan menghadapi tekanan dari para pemegang saham, karyawan dan media. Divestasi adalah menjual suatu divisi atau bagian dari organisasi. Divestasi sering digunakan untuk meningkatkan modal yang selanjutnya akan digunakan untuk akusisi atau investasi strategis lebih lanjut. Divestasi dapat menjadi bagian dari strategi rasionalisasi biaya menyeluruh untuk melepaskan organisasi dari bisnis yang tidak menguntungkan, yang memerlukan modal terlalu besar, atau tidak cocok dengan aktivitas lainnya dalam perusahaan. Likuidasi adalah menjual semua aset sebuah perusahaan secara bertahap sesuai nilai nyata aset tersebut. Likuidasi merupakan pengakuan kekalahan dan akibatnya bisa merupakan strategi yang secara emosional sulit dilakukan. Namun, barangkali lebih baik berhenti beroperasi daripada terus menderita kerugian besar.

Strategi Umum Michael Porter

Menurut Porter, ada tiga landasan strategi yang dapat membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, yaitu keunggulan biaya, diferensiasi, dan fokus. Porter menamakan ketiganya strategi umum.

  • Keunggulan biaya menekankan pada pembuatan produk standar dengan biaya per unit sangat rendah untuk konsumen yang peka terhadap perubahan harga.

  • Diferensiasi adalah strategi dengan tujuan membuat produk dan menyediakan jasa yang dianggap unik di seluruh industri dan ditujukan kepada konsumen yang relatif tidak terlalu peduli terhadap perubahan harga.

  • Fokus berarti membuat produk dan menyediakan jasa yang memenuhi keperluan sejumlah kelompok kecil konsumen. (David, 2004)

Menurut Glueck dan Jauch, (1989) pengertian strategi adalah Rencana yang disatukan, luas dan berintegrasi yang menghubungkan keunggulan strategis perusahaan dengan tantangan lingkungan, yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan utama dari perusahaan dapat dicapai melalui pelaksanaan yang tepat oleh organisasi. Lebih lanjut Glueck dan Jauch memberikan pengertian strategi secara umum dan khusus sebagai berikut:

Strategi adalah proses penentuan rencana para pemimpin puncak yang berfokus pada tujuan jangka panjang organisasi, disertai penyusunan suatu cara atau upaya bagaimana agar tujuan tersebut dapat dicapai.

Pengertian khusus

Strategi merupakan tindakan yang bersifat incremental (senantiasa meningkat) dan terus-menerus, serta dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan di masa depan. Dengan demikian, strategi hampir selalu dimulai dari apa yang dapat terjadi dan bukan dimulai dari apa yang terjadi. Terjadinya kecepatan inovasi pasar yang baru dan perubahan pola konsumen memerlukan kompetensi inti (core competencies). Perusahaan perlu mencari kompetensi inti di dalam bisnis yang dilakukan.

Menurut Alfred Chandler mengatakan bahwa strategi merupakan penentuan dasar tujuan jangka panjang dan sasaran suatu perusahaan (organisasi), dan adopsi tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan tersebut. Sedangkan Gerry Johnson dan Kevan Scholes (dalam “ Exploring Corporate Strategy ”) mendefinisikan strategi sebagai arah dan cakupan jangka panjang organisasi untuk mendapatkan keunggulan melalui konfigurasi sumber daya alam dan lingkungan yang berubah untuk mencapai kebutuhan pasar dan memenuhi harapan pihak yang berkepentingan (stakeholder). Pendapat lain dikemukakan oleh Henry Mintzberg yang mendefinisikan strategi sebagai 5P, yaitu: strategi sebagai Perspectif, Posisi, Perencanaan, Pola Kegiatan, dan Penipuan yaitu muslihat rahasia.

William F. Glueck berpendapat bahwa strategi merupakan suatu persatuan bersatu yang komprehensif, dan terpadu yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan dasar dari perusahaan (organisasi) dapat dicapai. Pendapat lain dikemukakan oleh Henry Mintzberg yang mengatakan bahwa strategi adalah sebuah pola dalam arus keputusan atau tindakan.

Peta strategi yang dipilih oleh organisasi bagi pertumbuhannya di masa depan merupakan sebuah rencana yang diformulasi oleh pimpinan organisasi untuk memperoleh keunggulan kompetitif yang berkesinambungan. Strategi merupakan suatu rencana pengalokasian sumber daya yang dimiliki sepanjang waktu untuk mencapai tujuan-tujuan yang diidentifikasikan dalam menentukan arah organisasi. (" Advanced Strategic Management " / Hendrawan Supratikno, dkk.)

Aliran yang paling berpengaruh dalam proses perumusan strategi adalah yang disebut dalam literatur manajemen sebagai “ the design school ”. Aliran ini mengatakan bahwa strategi organisasi pada dasarnya adalah usaha untuk menciptakan “ fit ” atau “ match ” antara kapabilitas internal organisasi dan peluang eksternal.

Alat analisis untuk membantu menciptakan “fit and match” adalah analisis SWOT (Strenghts, Weaknessess, Opportunities, and Threats — kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman). Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang cespleng bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi. Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :

  • Strength (S) , adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.

  • Weakness (W) , adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.

  • Opportunity (O) , adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang diluar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi dimasa depan.

  • Threat (T) , adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa depan.

Sementara menurut Bowman (1990), “Esensi dari manajemen strategis terletak pada bagaimana suatu organisasi merumuskan langkah-langkah yang efisien dan efektif untuk mewujudkan cita-cita organisasi yang secara pragmatis dirumuskan dalam tujuan yang bersifat official dan operative”. Pada dasarnya strategi merupakan rumusan kebijakan program organisasi untuk mencapai sasaran secara efektif. Program organisasi dianggap strategis apabila rencana itu dapat meminimalisasi dalam pemanfaatan energi yang digunakan (seperti biaya, SDM, dan peralatan yang dibutuhkan), namun sekaligus mengoptimalkan keluaran serta lebih produktif dalam mencapai sasaran.

Mintzberg (1994) pada tulisannya yang berjudul “ The Fall and Rise of Strategic Planning ” (Jatuh Bangunnya Perencanaan Strategis) yang dimuat dalam Harvard Busnisess Review berpendapat bahwa strategi bukanlah sekedar perencanaan. Menurut Mintzberg (Usmara, 2004), perencanaan strategis ( strategic planning ) seringkali memanjakan pemikiran strategis ( strategic thinking ) dan menyebabkan para manajer bingung membedakan antara realitas visi dan manipulasi jumlah, oleh karenanya Mintzberg menilai strategi yang paling sukses adalah keberadaan visi yang tepat dan jelas, bukan perencanaan. Lebih lanjut Mintzberg berpendapat, visi sebagai fondasi utama strategi dalam organisasi, dilahirkan oleh pemikiran strategis yang mana dalam prosesnya melibatkan intuisi dan kreativitas.

Sehingga, hasil dari pemikiran strategis tersebut merupakan suatu perspektif yang terintegrasi, dan menjadi sebuah arah visi yang tidak kaku. Mintzberg (1994) juga berpendapat bahwa strategi tidak dapat dibangun dengan proses penyusunan yang terjadwal dan rapi melainkan harus secara bebas muncul di dalam organisasi, kapan pun dan di mana pun. Hal tersebut berbeda dengan perencanaan yang cenderung bersifat formal, sangat analitik, serta sudah dan akan selalu bergantung pada kondisi struktur divisional dan departementasi yang ada. Kondisi tersebut menyebabkan perencanaan menjadi kaku dan kurang fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Padahal, perubahan strategi membutuhkan bukan hanya semata-mata penyusan kembali kategori-kategori yang telah ada, melainkan juga menemukan kategori-kategori yang baru. Oleh karenaya, strategi yang baik tidak boleh dibatasi oleh sekat-sekat formalitas organisasi yang bersifat mekanis dan tidak menawarkan perkembangan sarana untuk mengolah informasi baru. Mintzberg menegaskan, “Sistem formal mampu memproses lebih banyak informasi, setidaknya informasi kasar. Tetapi, mereka tidak pernah menginteranalisasikannya, memahaminya, dan mensitesiskannya. Secara harfiah, rencana tidak bisa belajar,” (Usmara, 2004).

Structure

Sruktur organisasi merupakan wadah dimana semua kegiatan unit kerja dan para anggota organisasi dikoordinasikan dan diintergrasikan untuk mencapai tujuan. Empat bentuk struktur dasar organisasi adalah struktur fungsional, struktur divisi, struktur matriks, dan struktur jaringan. Dalam bagan struktur organisasi memberikan alur batasan secara tegas dan jelas bagi anggoata organisasi untuk menunjukkan siapa yang melaporkan kepada siapa dan bagaimana tugas-tugas dibagi dan diintegrasikan.

Bentuk struktur formal organisasi harus diarahkan sebagai struktur yang paling ideal dan terbaik untuk mendukung sepenuhnya pencapaian visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi organisasi. Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi ( organization design ). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran ( roles ), aktifitas pengolahan ( process ), dan bentuk hubungan formal ( formal relationship ) dalam suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut.

Di dalam pembentukan struktur organisasi formal, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya : memberi prioritas pada pelanggan, masyarakat, dan stakehorder; mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi; menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi; meningkatkan komunikasi internal organisasi; dan memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas. Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Faktor internal yang mempengaruhi antara lain: visi dan misi organisasi, strategi organisasi, model kepemimpinan ( leadership model ), kebijakan maupun prosedur, Budaya organisasi. Sedangkan faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain: Pelanggan, Supplier, Pemerintah, Aturan formal, hukum dan perundangan, Teknologi Manajemen, dan stakeholder (masyarakat, komunitas dll).

Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien (http://ilmusdm. Ordpress. com /2008/04/23/mendisain- struktur- organisasi-organization-design-1/)

Menurut Robbins (1994), struktur organisasi mempunyai tiga komponen yaitu:

  • Kompleksitas yaitu mempertimbangkan tingkat perbedaan yang ada dalam organisasi, termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi/pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hierarki organisasi, serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

  • Formalisasi yaitu sejauh mana sebuah organisasi menyadarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku para karyawannya.

  • Sentralisasi yaitu mempertimbangkan dimana letak pusat pengambilan keputusan. Dalam organisasi terdapat struktur yang menciptakan pembagian tugas dan jabatan, serta prosedur yang mengatur perilaku karyawan dan pengambilan keputusan.

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Empat elemen dalam struktur organisasi yaitu :

  • Adanya spesialisasi kegiatan kerja,
  • Adanya standardisasi kegiatan kerja,
  • Adanya koordinasi kegiatan kerja, dan
  • Besaran seluruh organisasi.

Struktur organisasi (formal) mempunyai 2 muka, yaitu:

  • Model struktur, dalam hal ini kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi

  • Dimensi-dimensi dasar struktur, yang akan menetukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

Tiga model struktur organisasi yang dikenal, yaitu: model tradisional, model hubungan manusiawi, model sumber daya manusia. Sedangkan asas atau prinsip organisasi, yaitu: Perumusan dan Penentuan Tujuan, Pembagian Kerja, Pendelegasian Wewenang, Koordinasi, Efisiensi Pengawasan, Pengawasan Umum.

Struktur organisasi dari segi tata hubungan, wewenang dan tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi:

  • Organisasi Garis

    Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. Kebaikan dari organisasi garis adalah :

    • Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

    • Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.

    • Proses pengambilan keputusan cepat.

    • Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas,

    • Rasa solidaritas tinggi. Kelemahannya dari organisasi garis adalah :

    • Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

    • Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

    • Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

  • Organisasi Garis dan Staf

    Organisasi Garis dan Staf dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi. Kebaikan organisasi garis dan staf adalah :

    • Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.

    • Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.

    • Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.

    • Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

    • Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.

    • Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

    • Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

    Kelemahan organisasi garis dan staf:

    • Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

    • Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.

    • Kesatuan komando berkurang.

    • Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

  • Organisasi Fungsional

    Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. Kebaikannya :

    • Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
    • Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
    • Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
    • Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

    Kelemahannya :

    • Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
    • Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
    • Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

  • Organisasi Panitia

    Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kebaikannya :

    • Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

    • Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

    • Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team. Kelemahannya :

    • Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

    • Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

    • Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

  • Lini Dan Staf

    Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf didalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Tugas yang dilakukan oleh Lini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.

    Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

    • Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja;
    • Punya sifat kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, kepandaian, dan pertimbangan yang baik;
    • Punya semangat kerja sama;
    • Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan;
    • Kesederhanaan;
    • Kemauan baik dan optimis;

    Kualifikasi utama seorang staf yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi pada organisasi. Konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi dan struktur orgasisasi menjadi komplek.

    Wewenang lini ( Lini Authority ), yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Gaya Kepemimpinan (Style Management)

Setiap pemimpin dalam memimpin bawahannya mempunyai cara atau gaya tersendiri yang bersifat khas, menurut Sugandha (1986) gaya atau cara memimpin ini disebut types of leadership (tipe kepemimpinan) atau leadership style (gaya kepemimpinan) sehingga dalam penelitian ini yang dimaksud dengan gaya kepemimpinan akan sama dengan tipe kepemimpinan. Gaya kepemimpinan merupakan norma perilaku yang digunakan oleh seseorang pada saat orang tersebut mencoba mempengaruhi perilaku orang lain seperti yang ia lihat (Thoha, 1983).

Norma perilaku yang digunakan oleh pemimpin merupakan persepsinya terhadap keadaan bawahan sehingga dalam hal ini penselarasan persepsi antara bawahan dan pimpinan adalah penting agar kepemipinan dapat berjalan dengan efektif.

Menurut Fandi Tjiptono (2003) gaya kepemimpinan adalah suatu cara yang digunakan pemimpin dalam berinteraksi dengan bawahanya. Sementara itu, pendapat lain menyebutkan bahwa gaya kepemimpinan merupakan pola perilaku seorang pemimpin yang khas pada saat mempengaruhi anak buahnya, apa yang dipilih oleh pemimpin untuk dikerjakan, cara pemimpin bertindak dalam mempengaruhi anggota kelompok membentuk gaya kepemimpinannya (Mulyasa, 2005).

Pola perilaku pemimpin terlihat pada saat mereka mulai memberikan tanggapan terhadap suatu situasi, dan pola ini akan terlihat jelas pada saat pemimpin memberikan tanggapan yang sama pada situasi yang sama. Dari pola perilaku ini akan membentuk suatu kebiasaan pemimpin yang dapat diperkirakan oleh bawahannya. Terdapat tiga jenis gaya kepemimpinan yang sering dijumpai dalam organisasi antara lain, yaitu:

  • Gaya Kepemimpinan Otoriter / Authoritarian

    Gaya Kepemimpinan Otoriter adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Segala pembagian tugas dan tanggung jawab dipegang oleh si pemimpin yang otoriter tersebut, sedangkan para bawahan hanya melaksanakan tugas yang telah diberikan.

  • Gaya Kepemimpinan Demokratis / Democratic

    Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya.

  • Gaya Kepemimpinan Bebas / Laissez Faire

    Pemimpin jenis ini hanya terlibat delam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi .

Tugas pemimpin adalah membawa pengikutnya dari tempat mereka berada sekarang ke tempat yang belum pernah mereka datangi. Masyarakat tidak sepenuhnya memahami ke mana sesungguhnya dunia akan mengarah. Pemimpin harus harus membangkitkan ikatan kimiawi dari visi yang luhur. Pemimpin yang tidak melakukannya akhirnya akan dinilai gagal, meskipun mereka mungkin popular pada suatu saat.

Mulia Nasution menyatakan yang dimaksud dengan pemimpin adalah “Pemimpin sebagai orang yang memiliki kemampuan untuk mendapatkan, menggunakan dan menggerakan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan dari perusahaan”. Sedangkan menurut Winardi yang dimaksud dengan pemimpin adalah “Pemimpin adalah seorang yang karena kecakapan-kecakapan pribadinya dengan atau tanpa pengangkatan resmi dapat mempengaruhi kelompok yang dipimpinnya untuk mengerahkan upaya bersama ke arah pencapaian sasaran- sasaran tertentu” .

Definisi kepemimpinan menurut Winardi merupakan hubungan dimana seseorang atau pemimpin mempengaruhi orang lain, serta memiliki kemampuan untuk mendayagunakan pengaruh interpersonal melalui alat-alat komunikasi dan bersedia bekerjasama berkaitan dengan tugas yang akan dicapai sesuai dengan keinginan dari pemimpin tersebut.

Setiap pemimpin pada dasarnya memiliki perilaku yang berbeda dalam memimpin para pengikutnya. Perilaku para pemimpin ini secara singkat disebut gaya kepemimpinan ( Leadership style ). Gaya kepemimpinan merupakan suatu cara pemimpin untuk mempengengaruhi bawahannya yang dinyatakan dalam bentuk pola tingkah laku atau kepribadian.

Jarome Want (2006), memberikan pendapatnya mengenai prinsip-prinsip kepemimpinan yang benar adalah sebagai berikut:

  • Pengambilan keputusan (Decision Making)

    Pengambilan keputusan harus dilakukan di tingkat yang paling efektif. Peminpin berbicara pada saat yang tepat, terinformasi kepada yang memerlukan, keputusan berbasis kriteria sejalan dengan tujuan bisinis. Keputusan pemimpin dibuat dengna komitmen pribadi, merasakan sebagai kepemilikan dan akuntabilitas.

  • Kepemimpinan (Leadership)

    Kepemimpinan bukan hanya satu orang di puncak, tetapi kepemimpinan terdapat di semua tingkat. Organisasi mengembangkan pemimpin yang menunjukkan tingkat kompetensi tinggi, membangkitkan kepercayaan dan membawa yang terbaik dalam dirinya dan sekitar mereka

  • Komunikasi (Communication)

    Komunikasi di dalam organisasi dilakukan dengan dialog terbuka. Dalam organisasi yang tumbuh subur dan sehat, segenap sumber daya manusia di dalamnya berbagi informasi, gagasan dan keberhasilan.

  • Menghargai perbedaan (Appreciating Differences)

    Pemimpinan menghargai perbedaan antara atasan dan bawahan atau diantara bawahan serta dapat menemukan peluang dalam konflik. Peluang akan datang dengan menyambut perbendaan pendapat dan gagasan dengan cara saling menghargai.

  • Keunggulan Pribadi (Personal Excellence)

    Organisasi yang kuat mengantungkan diri pada individu yang kuat dan mempunyai pribadi yang unggul pribadi unggul. Setiap orang yang bertanggung jawab secara pribadi untuk melakukan yang terbaik bagi dirinya sendiri, teman sekerja dan perusahaan. Keungulan pribadi dibangun pada tingkat keterampilan tinggi, pengetahuan dan kepedulian diri, motivasi diri dan berniat hormat kepada semua.

  • Keberhasilan bisnis (Business Success)

    Keberhasilan dalam bisnis akan memberikan kekuatan financial. Pemimpin memberikan pertumbuhan pertumbuhan yang stabil di pangsa pasar, penjualan, dan keuntungan. Kekuatan financial menguntungkan pekerja, pemegang saham, dan masyarakat.

  • Pembelajaran bekelanjutan (Continuous learning)

    Pemimpin melaksanakan pembelajaran berkelanjutan untuk sekarang dan masa yang akan datang. Kekuatan kompetitif organisasi terletak pada perbaikan terus- menerus atas apa yang dilakukan, pemimpin secara aktif mencari dan menjalankan praktik yang terbaik.

  • Tempat kerja bersemangat (Vibrant workplace)

    Merupakan tempat bekerja dimana dapat dibuat perbedaan, menciptakan dan memelihara budaya yang memperkuat Teamwork, kegembiraan, perkembangan pribadi, karier, penghargaan financial dan keseimbangan kehidupan kerja.

  • Etika (Ethics)

    Pemimpin memelihara etika dalam bisnis dengan melakukan hal yang benar, integritas menjadi dasar pemimpin dalam melakukan semua keputusan, tindakan, dan hubungan.

  • Kemitraan (Partnership)

    Kemitraan diperlukan untuk mencapai sukses bagi semua. Oragnisasi melakukan kolaborasi dengan mitra untuk memberikan manfaat bersama. Hubungan yang dilakukan berdasarkan pada penghargaan, kejujuran, keterbukaan, keandalan dan kepercayaan.

  • Keinginan besar (Passion for coffee)

    Seorang pemimpin diharapkan mau bekerja keras untuk mencapai tujuan. Pemimpin mempunyai komitmen dan memastikan bahwa setiap orang akan mempunyai pengalaman luar biasa.

  • Merencanakan dan mengukur (Planning and Measuring)

    Pemimpin merencanakan dan melakukan pengukuran untuk memahami dan memperbaiki hasil yang dicapai. Pemimpin memfokuskan pada pada perencanaan terintegrasi di seluruh organisasi sejalan dengan strategi oragnisasi. Pemimpin mempunyai pengertian mendalam dalam sukses dan tantangan dengan mengukur dan mengevaluasi hasil tindakannnya.

  • Kepemilikan bersama (Shared Ownership)

    Pemimpin merasakan kepemilikan bersama dengan berpikir dan bertindak seperti pemilik. Pemimpin memenuhi komitmen dan menghargai kontribusi masing- masing. Pemimpin adalah pengurus sumber daya kolektif dan karenanya berbagi secara adil untuk untuk mencapai sukses.

  • Keberlanjutan (Sustainability)

    Keberlanjutan merupakan jalan menuju masa depan, karenanya pemimpin menggunakan sumber daya dengan bijak dan membuat keputusan dengan perhitungan kesejahteraan dan keuangtungan

  • Manfaat bagi dunia (Word Benefit)

    Tindakan seorrang pemimpin diharapkan member manfaat kepada dunia dengan menciptakan perubahan positif. Pemimpin mendukung kekuatan bisnis dan individu yang membawa perubahan positif, local maupun global.

Chester Barnard menegaskan bahwa peran pemimpin adalah memanfaatkan kekuatan-kekuatan sosial dalam organisasi untuk membentuk dan memberikan pedoman nilai-nilai, manager yang baik adalah pembentuk nilai yang peduli terhadap kekayaan sosial informal organisasi.

Sistem

Sistem berasal dari kata Yunani yaitu “Systema” yang berarti kesatuan, yaitu suatu kesatuan atau keseluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai hubungan dan saling ketergantungan satu sama lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem dapat diperoleh dengan cara memperhatikan ciri-ciri yang ada dan intetraksi dari unsur-unsur yang saling terkait atau saling mempunyai hubungan serta keterpaduan dengan unsur-unsur lainnya yang ada dalam suatu wadah serta mempunyai suatu tujuan yang lebih ditetapkan. Beberapa pengertian sistem menurut para pakar:

  • Sistem dapat berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantung. Gordon B.Davis (1974)

  • Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem-sub sistem yang saling terjalin satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Gillisple (1971)

  • Sistem pada dasarnya adalah Sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Mulyadi (1999)

  • Sistem adalah kumpulan dari objek-objek seperti orang, sumber daya, konsep dan prosedur untuk menjalankan fungsi yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Efraim Turban dan Jay E.Aronsun (1990)

Menurut Jogiyanto H.M (1990), ada dua pendekatan yang digunakan dalam mendefenisi suatu sistem yaitu :

  • Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya.

    Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya dapat didefenisikan: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”

  • Pendekatan sistem yang menekankan pada komponennya.

    Pendekatan sistem yang menekankan pada komponenya didefenisikan bahwa: “Suatu sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Di dalam organisasi dan pengolahan informasi ada sistem yang relatif tertutup yaitu suatu sistem yang hanya mempunyai masukan dan keluaran yang telah teratur dan dirumuskan dengan baik, sedangkan sistem terbuka mengadakan pertukaran informasi, bahan atau tenaga dengan lingkungannya, suatu sistem mempunyai maksud untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Dari beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu keteraturan dari kegiatan-kegiatan yang salaing bergantung dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan utama organisasi.

Prosedur formal dan informal, meliputi sistem inovasi, sistem kompensasi, sistem informasi manajemen, dan sistem alokasi kapital, yang mengatur kegiatan setiap hari. Proses dan prosedur melalui mana hal-hal diselesaikan dari hari ke hari, sistem disebut sebagai (S) yang sangat kuat.

Gordon B. Davis mengkategorikan sistem: can be abstract or physical and abstract system is an orderly arrangement of independent ideas or constructs. For example, a system of theology is an orderly arrangement of ideas about God, man, etc. A physical system is a set of elements which operate together to accomplish an objective . Burch dan Strater menyatakan bahwa sistem adalah “ any integrated assemblage of components or sub systems designed to achieve an objective ” ( Information System; Theory and Practice )

Ciri-ciri sistem antara lain merupakan satu kesatuan yang bagian-bagiannya saling berinteraksi dan interdependensi (untuk mencapai suatu tujuan tertentu). Bagian-bagian dari sistem merupakan unsur-unsur yang terpisah atau terbagi dan berdiri sendiri tetapi “keterpisahan” itu merupakan suatu kesatuan bulat dan utuh serta sinergistik. Sistem mempunyai model pokok: input , proses, output , dan feedback .

Sistem tertutup merupakan sistem yang dapat berdiri sendiri dan serba lengkap serta tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang tidak berdiri sendiri, tetapi saling berinteraksi dengan lingkungannya dalam arti dipengaruhi dan mempengaruhi.

Staff (Sumber daya manusia)

Sumber daya manusia organisasi mengacu pada bagaimana orang dikembangkan melalui pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan (knowlege) dan keahlian ( skill ) SDM dalam bidang struktural dan fungsional. Peningkatan SDM dengan pendidikan dan pelatihan (diklat) akan meningkatkan hard skill SDM. Pada sisi lain SDM juga dituntut memiliki soft skill dengan perilaku ( attitude ) yang sesuai dengan nilai-nilai bersama yang dikembangkan sebagai budaya organisasi. Upaya pengembangan selanjutnya, setiap SDM perlu mendapat motivasi dari pimpinan ( style manajement ) untuk diintegrasikan dengan SDM lainnya dalam organisasi. Pimpinan juga harus memberikan informasi bagaimana style management terhadap pola karir, reward and punishment SDM dalam organisasi.

Proses recruitment and selection merupakan tahap yang penting dan startegis dalam rangka memeperoleh manajemen sumber daya manusia yang memiliki skil sesuai dengan kompetensi yang diperlukan organisasi. Dalam paradigma manajemen sumber daya manusia, proses recruitment and selection bukan hanya sekedar sebuah mekanisme mengisi posisi yang lowong dalam sebuah organisasi, namun lebih kepada menjaga keseimbangan dinamika kehidupan dari organisasi tersebut.

Berikut definisi oerencanaan sumber daya manusia menurut beberapa ahli :

  • Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi. Andrew E. Sikula (1981)

  • Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981)

Kenichi Ohmae mengatakan bahwa organisasi dan orang Jepang merupakan hal yang sinonim. Lanjut Ohmae, manjemen Jepang terus-menerus mengatakan kepada para pekerja bahwa mereka yang berada di lapanganlah yang paling tahu tentang bisnis, perusahaan yang baik sangat mengandalkan inisiatif individu atau kelompok dalam hal inovasi dan kretivitas. Kemampuan kreatif dan produktif pekerja secara individual dikembangkan semaksimal mungkin bagi pengembangan organisasi.

Proses recruitment and selection ini memiliki sebuah trend yang berubah dari masa ke masa. Di era 80an, individualist performer versus team player menjadi fokus utama dalam sebuah proses recruitment and selection . Hal ini berubah pada era 90an. Perusahaan lebih memperhatikan pada serentetan daftar keahlian dan kemampuan yang dimiliki kandidat untuk mendukung dirinya sebagai seorang spesialis. Di awal tahun 2000, trend kembali berubah kepada multi skill & competency base analysis . Prinsip The Right Man in The Right Place adalah prinsip yang selalu dipegang oleh para praktisi manajemen sumber daya manusia hingga saat ini. Prinsip ini seringkali salah diterjemahkan sebagai 100 % kesesuaian hard skill dan pengalaman kerja sebelumnya dengan bidang kerja yang tersedia saat ini.

Keterampilan (Skills)

Keterampilan adalah kemampuan untuk mempelajari sebelum menghasilkan sesuatu dengan pengeluaran waktu dan energi secara minimal. Keterampilan sering dapat dibagi menjadi pengertian umum dan khusus. Sebagai contoh ketrerampilan dalam hal kerja, beberapa keterampilan umum meliputi antara lain manajemen waktu , kerja tim dan kepemimpinan, motivasi diri sendiri dan orang lain. Sedangkan keterampilan khusus akan menjadi berguna untuk pekerjaan tertentu. Keterampilan khusus biasanya membutuhkan rangsangan lingkungan tertentu dan situasi untuk menilai tingkat keterampilan yang ditampilkan dan digunakan Carnevale, P. J., Putnam, L., Conlon, D. E. & O’Connor, K. M. (1991).

Orang-orang membutuhkan berbagai keterampilan agar dapat memberikan kontribusi pada organisasi dan mengambil tempat mereka dalam masyarakat teknologi abad ke dua puluh satu. Sebuah penelitian American Society for Training and Development (ASTD) menunjukkan bahwa melalui teknologi, tempat kerja berubah, dan demikian pula keterampilan yang karyawan harus harus mampu berubah dengannya. Penelitian (Carnevale, 1990) mengiidentifikasikan 20 keterampilan dasar yang dibutuhkan karyawan pada tempat kerja di masa depan, keterampilan tersebut terdiri dari :

  • Learning to learn / kemauan untuk belajar;
  • Foundation skills / keterampilan Dasar;
  • Basic skills competence / kompetensi ketrampilan dasar;
  • Reading / membaca;
  • Writing / menulis;
  • Computation / komputasi;
  • Communication skills / keterampilan berkomunikasi;
  • Oral / kemampuan lisan;
  • Listening / kemampuan mendengarkan;
  • Problem solving / memecahkan masalah;
  • Creative thinking / berpikir Kreatif;
  • Self Esteem / kebanggaan pribadi;
  • Motivation goal setting / motivasi pengaturan tujuan;
  • Career development / pengembangan karir;
  • Group effectiveness / efektivitas kelompok;
  • Interpersonal / hubungan antar pribadi;
  • Negotiation and teamwork / Negosiasi dan kerja sama tim;
  • Influence / keterampilan mempengaruhi;
  • Organizational / keterampilan mengorganisasi, dan;
  • Leadership / kepemimpinan.

Paradigma yang berkembang pada manajemen organisasi modern, baik organisasi sektor publik maupun sektor bisnis mempunyai tuntutan keahlian tertentu yang dipersyarakat pada sumber daya manusia yang dimiliki ataupun yang akan direkrut. Terhadap sumber daya manusia yang dimiliki organisasi, upaya untuk meningkatkan keahlian adalah dengan pelaksanaan assessment untuk memetakan kembali kompetensi yang dimiliki individu. Proses selanjutnya dari hasil assessment ditindaklanjuti dengan peningkatan kompetensi melalui pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan diharapkan dapat meningkatkan hard skill maupun soft skill sumber daya manusia yang dimiliki organisasi.

Penentuan kriteria SDM yang baru direkrut akan menjadi bagian penting bagi organisasi untuk memperoleh kompetensi yanga diperlukan organisasi. Kebutuhan keahlian SDM dalam organisasi sendiri juga beragam sesuai dengan tugas dan fungsi pada unit kerjanya. Terpenuhinya SDM yang memiliki ketrampilan sesuai dengan kebutuhan akan mendukung organisasi melakukan strategi yang terbaik untuk mencapai visi, misi, tujuan, sasaran, program dan kegiatan-kegiatan organisasi.

Patrick S. O’Brien dalam bukunya “ Making College Count ” menyebutkan tujuh kategori soft skill yang disebut Winning Characteristics dengan akronim COLLEGE, yaitu: Communication Skills; Organizational Skills; Leadership; Logic; Effort;GroupSkill; dan Ethics.

Nilai bersama (Shared Values)

Shared Values, awalnya disebut tujuan superordinat, merupakan konsep-konsep dan prinsip-prinsip pedoman dari organisasi. Nilai-nilai bersama muncul dalam bentuk gagasan individu-invidu yang diterima secara kolektif dan diwujudkan dalam tindakan yang tidak tertulis. Nila bersama yang sudah ada dibangun ditumbuh kembangkan dalam organisasi untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi. Organisasi yang memiliki nilai bersama menimbulkan kepercayaan dan keyakinan bersama yang sering menjadi perekat yang menyatukan organisasi.

Konsep nilai dikemukakan antara lain oleh Kluckhohn dalam Zavalloni (1975) seorang antropolog, pada tahun 1971 mendefinisikan nilai sebagai :

“… a conception explicit or implicit, distinctive of an individual or characteristic of a group, of the desirable which influence the selection from available modes, means and ends of action.”

Isu penting, menurut Zavalloni (1975), yang perlu diperhatikan dalam pemahaman tentang nilai adalah, nilai seseorang dapat sama seperti nilai semua orang lainnya, sama dengan sebagian orang, atau tidak sama dengan semua orang lain. Definisi Kluckhohn di atas menggambarkan bahwa nilai selain mewakili keunikan individu, juga dapat mewakili suatu kelompok tertentu. Hal ini mulai mengarah kepada pemahaman nilai yang universal.

Dalam perkembangannya (Rokeach, 1973) menyatakan bahwa:

“Value is an enduring belief that a specific mode of conduct or end-state of existence is personally or socially preferable to an opposite or converse mode of conduct or end- state of existence.” Rokeach dengan tegas mengatakan bahwa asumsi dasar dari konsep nilai adalah bahwa setiap orang, di mana saja, memiliki nilai-nilai yang sama dengan derajat yang berbeda, sebagai penegasan terhadap konsep universalitas nilai.

Schwartz (1994) memberikan definisi mengenai nilai, yaitu “Value as desireable transsituatioanal goal, varying in importance, that serve as guiding principles in the life of a person or other social entity.” Lebih lanjut Schwartz juga menjelaskan bahwa nilai adalah :

  1. suatu keyakinan,
  2. berkaitan dengan cara bertingkah laku atau tujuan akhir tertentu,
  3. melampaui situasi spesifik,
  4. mengarahkan seleksi atau evaluasi terhadap tingkah laku, individu, dan kejadian- kejadian, serta
  5. tersusun berdasarkan derajat kepentingannya.

Schwartz berpandangan bahwa nilai merupakan representasi kognitif dari tiga tipe persyaratan hidup manusia yang universal, yaitu :

  • kebutuhan individu sebagai organisme biologis
  • persyaratan interaksi sosial yang membutuhkan koordinasi interpersonal
  • tuntutan institusi sosial untuk mencapai kesejahteraan kelompok dan kelangsungan hidup kelompok

Nilai individu biasanya mengacu pada kelompok sosial tertentu atau disosialisasikan oleh suatu kelompok dominan yang memiliki nilai tertentu (misalnya pengasuhan orang tua, agama, kelompok tempat kerja) atau melalui pengalaman pribadi yang unik.

Nilai sebagai sesuatu yang lebih diinginkan harus dibedakan dengan yang hanya ‘diinginkan’, di mana ‘lebih diinginkan’ mempengaruhi seleksi berbagai modus tingkah laku yang mungkin dilakukan individu atau mempengaruhi pemilihan tujuan akhir tingkah laku. ‘Lebih diinginkan’ ini memiliki pengaruh lebih besar dalam mengarahkan tingkah laku, dan dengan demikian maka nilai menjadi tersusun berdasarkan derajat kepentingannya.

Sebagaimana terbentuknya, nilai juga mempunyai karakteristik tertentu untuk berubah. Karena nilai diperoleh dengan cara terpisah, yaitu dihasilkan oleh pengalaman budaya, masyarakat dan pribadi yang tertuang dalam struktur psikologis individu (Danandjaja, 1985), maka nilai menjadi tahan lama dan stabil (Rokeach, 1973). Jadi nilai memiliki kecenderungan untuk menetap, walaupun masih mungkin berubah oleh hal-hal tertentu. Salah satunya adalah bila terjadi perubahan sistem nilai budaya di mana individu tersebut menetap (Danandjaja, 1985).

3

Dalam mencari organisasi excellent, Thomas J. Peters dan Robert H. Waterman Jr. dengan menggunakan alat dasar dari konsultan manajemen McKinsey and Company yang dikembangkan dalam bukunya berjudul “In Search of Excellence” pada tahun 1982 dan dikenal dengan 7-S Mc Kinsey Framework . Peters dan Waterman melakukan desain analisis dengan memberikan penekanan bahwa setiap pendekatan yang cerdas dalam pengorganisasian harus mencakup dan saling berhubungan dengan sedikitnya tujuh variabel, yaitu strategi ( strategy ), struktur ( structure ), gaya manajemen ( style ), sistem ( system ), sumber daya manusia ( staff ), keterampilan ( skill ), dan nilai-nilai bersama ( shared values ).

Peters dan Waterman mengelompokkan ketujuh variabel yang ada menjadi variabel lunak dan keras yang saling terkait dan bergantung satu dengan yang lain dimana garis yang saling terhubung dalam model 7-S Mc Kinsey menunjukkan bagaimana perubahan satu variabel akan mempengaruhi variabel yang lainnya. Pengelompokan variabel-variabel tersebut adalah sebagai berikut:

  • Kategori Keras: Strategi ( Strategy ), Struktur ( Structure ), Sistem ( System ).

  • Kategori Lunak: Gaya manajemen ( Style ), Keterampilan ( Skill ), Sumber Daya Manusia ( Staff ), Nilai-nilai bersama ( Shared Values ).

Variabel yang dikategorikan “keras” lebih mudah untuk ditentukan atau diidentifikasi dan manajemen dapat dengan langsung mempengaruhi strategi dan struktur organisasi yang menggambarkan garis pelaporan. Sedangkan variabel yang dikatakan “lunak” lebih sulit untuk dijelaskan karena kurang nyata dan banyak dipengaruhi oleh budaya. Kedua kategori ini sama-sama memiliki peran yang penting dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Konsep 7-S McKinsey
image.png952×696 34.1 KB

Gambar Konsep 7-S McKinsey

Shared Values

Visi bersama yang melandasi berdirinya suatu organisasi. Visi ini merupakan suatu panduan bagi para anggota organisasi untuk tumbuh dan berkembang.Suatu visi yang baik adalah visi yang dapat dipahami dengan baik oleh anggotanya. Jika seorang anggota mengalami kesulitan untuk memahami visi organisasinya, maka dia akan cenderung mengambil langkah-langkah berdasarkan common sense -nya semata dan mungkin akan menjadikannya kontraproduktif terhadap kepentingan organisasi. Oleh karenanya, suatu visi yang baik, harus dipahami bersama (menjadi shared values ).

Structure

struktur organisasi ( organizational structure ) merupakan cerminan dari shared values organisasi dalam upaya pencapaian sasaran dan tujuan organisasi secara optimal. Struktur yang sanggup mencerminkan shared values dengan baik akan memberdayakan organisasi untuk mencapai sasaran dan tujuan tersebut. Oleh karena itu, struktur organisasi bisnis dan non-profit cenderung sangat berbeda.

System

Sistem yang dikembangkan organisasi juga bersumber pada shared values yang ada. Sistem ini termasuk berbagai hal yang menyangkut perencanaan, implementasi, kontrol dan evaluasi, anggaran, dan penghargaan.

Staff

Berdasarkan shared values yang ada, organisasi membentuk personil di dalam kepengurusannya. Organisasi akan menentukan prasyarat orang-orang seperti apa yang dianggap sesuai dengan keberadaan dan tujuan organisasi. Sebagaimana diketahui, jika tujuan organisasi dan tujuan individu di dalamnya tidak searah, maka akan sangat sulit bagi organisasi tersebut untuk dapat tumbuh dan berkembang dengan baik.

Skills

Ketrampilan setiap individu di dalam organisasi merupakan unsur yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi mencapai sasaran dan tujuannya dengan efektif dan efisien. Jika ketrampilan para pelaksana organisasi kurang sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut untuk mewujudkan visinya, maka organisasi tersebut akan cenderung kontraproduktif. Oleh karena itu, keterampilan merupakan cerminan dari core competence organisasi, karena strategi yang disusun juga merupakan refleksi atas keterampilan yang ada.

Style

Gaya manajemen (kepemimpinan) organisasi merupakan hasil perpaduan antara kelima elemen sebelumnya. Kelima elemen tersebut menentukan gaya kepemimpinan seperti apakah yang paling tepat agar organisasi dapat mencapai sasaran dan tujuannya secara efektif dan efisien. Gaya kepemimpinan yang kurang tepat dengan kelima elemen tersebut akan menyebabkan organisasi menjadi gagal atau bahkan menuju kehancuran.

Strategy

Tidak jauh berbeda dengan style , strategi organisasi dibangun berdasarkan shared values dan keempat elemen yang melingkarinya secara langsung. Strategi suatu organisasi dimaksudkan agar organisasi dapat memiliki arahan yang jelas dan tegas tentang cara-cara yang dipakainya untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Tanpa strategi yang jelas, setiap organisasi akan berada pada kondisi seperti kapal yang berlayar tanpa pernah tahu ke mana akan berlabuh. Dalam organisasi bisnis, strategi merefleksikan kajian yang akurat tentang lingkungan bisnis, terutama tindakan/aktivitas saat ini dan akan datang dari para pesaing.