Komunikasi publik atau yang lebih dikenal dengan public speaking merupakan ketrampilan berbicara didepan umum, bagaimana seorang pembicara menyampaikan pesan dan gagasan yang ingin diketahui oleh audience (Olii,2010).
Public speaking dianggap sebagai sarana komunikasi. Dalam sarana komunikasi atau sebuah wadah bergulirnya percakapan yang memerlukan umpan balik. Dalam dunia komunikasi terdiri dari komunikator, pesan dan komunikan. Semua ini akan berfungsi melalui channel atau saluran yang disebut media. Dalam melakukan praktek public speaking, setelah pembicara menguasai teknik-teknik pokok persiapaan dan penyampaian pembicaraan, maka sangat menguntungkan apabila seorang pembicara mengetahui kebutuhan-kebutuhan khusus utama dari jenis public speaking yang mereka jalankan.
Olii (2010) menyatakan bahwa public speaking merupakan bentuk sarana komunikasi. Dalam sarana komunikasi atau sebuah wadah bergulirnya percakapan selalu memerlukan umpan balik. Dalam dunia komunikasi publik terdiri dari komunikator, pesan dan komunikan. Semua ini akan berfungsi melalui channel atau saluran yang disebut media.
Dalam komunikasi publik, salah satu titik keberhasilannya terletak pada bagaimana komunikator dalam hal ini pembicara di dalam menyampaikan pesan agar dapat di mengerti dan di pahami dengan baik oleh komunikan, dalam hal ini audiens.
Tujuan dari public speaking ini adalah membentuk pemahaman dan mengingatkan para audiens. Di dalam public speaking ini pembicara harus merencanakan percakapan dengan hati-hati, karena berhubungan dengan membentuk pemahaman dan ingatan dari para audiens. Pembicara sebagai komunikator hendaknya lebih menekankan penjelasan yang rasional dan logis. Artinya bahwa ide, informasi yang akan disampaikan haruslah disertai dengan alasan dan penjelasan yang logis. Seorang pembicara yang memberi informasi harus berusaha mendapatkan umpan balik dan memberikan sesuatu yang dapat dipahami dengan cara menjawab pertanyaan selengkap-lengkapnya dan dengan cara yang terbuka, bahasa pembicara juga harus jelas. Penggunaan bahasa harus dipilih agar dapat memberikan posisi dan argumentasi yang terbuka (Carpio, 2005).
Kualitas Presentasi
Salah satu praktik dari komunikasi publik adalah presentasi. Presentasi harus dipandang lebih dari sekedar sarana komunikasi yang fungsional atau pengambil keputusan saja (Olii, 2010).
Walaupun presentasi sifatnya informal, namun harus tetap memperhitungkan audiens dan tujuan dari presentasi. Untuk menciptakan sebuah presentasi yang berkualitas, struktur yang baik mutlak diperlukan. Struktur yang baik akan membantu pembicara dalam menarik perhatian audiens, mempertahankan minat audiens untuk tetap mendengarkan, memudahkan audiens dalam memahami materi yang disampaikan oleh pembicara serta membantu audiens dalam mengingat hal-hal yang penting terkait dengan materi presentasi.
Pada dasarnya sebuah struktur yang baik terdiri dari tiga unsur pokok, yaitu: bagian pembukaan presentasi, bagian isi presentasi atau batang tubuh presentasi, serta bagian penutup presentasi. Dalam mempersiapkan presentasi agar berhasil dan sesuai sasaran, ada beberapa langkah yang harus dilakukan diantaranya adalah mempersiapkan dasar presentasi, menerapkan isi presentasi dan menggunakan alat bantu presentasi sebagai sarana pendukung (Harefa,1999).
1. Langkah pertama adalah mempersiapkan dasar presentasi
Didalam mempersiapkan presentasi agar berhasil adalah membuat daftar yang berisi sasaran apa yang akan dicapai. Penting bagi pembicara untuk membuat satu rencana bagaimana struktur presentasi mulai dari awal sampai akhir akan dibuat.
Perhatikan pula waktu yang tersedia dan upayakan jangan melebihi target waktu yang telah ditentukan. Sebaiknya pembicara membuat persiapan dalam kurun waktu yang kurang dari waktu yang tersedia daripada melebihi waktu yang disediakan. Jika waktu persiapan melebihi waktu yang tersedia tidak akan memungkinkan seluruh materi dapat dibahas. Pembicara perlu membuat materi presentasi secara seksama dan sedetail mungkin, namun tetap menjaga materi presentasi agar terlihat singkat sehingga seluruh materi dapat dibahas. Jika isi materi presentasi terlalu bertele-tele maka akan mengurangi minat audiens.
Untuk membantu daya ingat, pindahkan catatan-catatan tersebut ke dalam kartu dalam bentuk kata kunci dan frase-frase. Catatan ringkas yang telah dibuat akan membantu pembicara agar didalam melakukan presentasi pembaca tidak hanya membaca teks materi presentasi. Melakukan presentasi dengan membaca teks akan mengurangi kredibilitas dan profesionalitas sebagai pembicara.
Malcolm Peel dalam Olii (2010) mengatakan bahwa banyak orang yang berbicara di muka umum selalu merasa resah, karena mereka tidak melakukan perencanaan secara teratur. Keresahan dapat diatasi dengan memperbaiki kinerja sebagai pembicara, sehingga akan diperoleh presentasi yang yang memuaskan.
2. Langkah kedua adalah menetapkan isi presentasi.
Menetapkan isi presentasi yaitu dengan mengumpulkan materi, memilih materi dan membentuk struktur presentasi. Untuk memperoleh bahan-bahan materi sajian, Malcolm Peel dalam Olii (2010) menganjurkan dari berbagai sumber diantaranya: pengalaman sendiri, rekan kerja, keluarga, buku, jurnal, majalah, surat kabar, sumber data elektronik, penelitian pribadi.
Sumber materi yang jauh lebih luas dan terpercaya untuk sebuah presentasi mana pun adalah pengalaman yang kita hayati sendiri dan kepribadian diri sendiri. Audiens akan menyambut baik sumber materi dengan cara melebihi pengetahuan atau fakta berdasarkan laporan.
Di dalam menetapkan isi presentasi, membentuk struktur presentasi diperlukan karena audiens hanya memiliki satu kesempatan untuk memahami apa yang dikatakan oleh pembicara. Ada beberapa audiens yang sulit mengikuti dan memahami materi presentasi yang disampaikan oleh pembicara. Namun sebuah struktur yang baik dapat mengatasi keadaan tersebut. Dengan struktur yang baik, dapat dibuat pos pengawasan dan rambu-rambu yang akan membantu aundiens untuk mengikuti pembicaraan. Sebuah struktur yang baik adalah struktur yang menarik perhatian, mempertahankan minat, membantu pengertian dan membuat pesan lebih mudah untuk diingat audiens.
Selain membentuk struktur yang baik, penyusunan dan pemilihan materi presentasi juga mutlak diperlukan. Sulit untuk menetapkan seberapa banyak materi yang dipresentasikan. Setelah membentuk struktur presentasi, barulah dapat diketahui berapa banyak materi yang akan disampaikan. Materi dapat diklasifikasikan melalui tiga cara, antara lain:
- materi inti yang merupakan pokok persoalan presentasi,
- materi yang bisa dibagikan, yang bisa diedarkan tanpa merusak pesan jika waktu presentasi singkat, dan
- materi lengkap yang bisa digunakan jika ada waktu yang cukup panjang atau dalam menjawab pertanyaan.
Menurut Heller (2003) seorang pembicara harus menghindari kata-kata klise atau bermakna ganda ketika menyampaikan sebuah presentasi karena hal tersebut akan menyulitkan audiens didalam mencerna makna pesan dan informasi yang disampaikan. Selain itu menggunakan jargon atau singkatan yang menghibur secara tepat itu perlu. Hal ini tentunya untuk mencairkan suasana presentasi yang cenderung kaku dan monoton sehingga dengan mudah membuat audiens menjadi bosen dan tidak tertarik akan hal yang disampaikan oleh pembicara.
Menurut Bain McKay, seorang praktisi sains manajemen pengetahuan dalam Heller (2003), jargon adalah batu pijakan penting dalam manajemen pengetahuan. Jargon merupakan kunci yang menyangga pembelajaran dan penyampaian pengetahuan. Hal lain yang harus dipastikan oleh pembicara dalam menggunakan kosakata jargon bahwa pihak audiens sendiri dapat mengerti dan memahami arti dari jargon tersebut.
3. Langkah ketiga adalah dengan menggunakan alat bantu presentasi sebagai sarana pendukung.
Penyajian lisan dengan kata-kata atau kalimat lebih mengesankan kalau didukung dengan alat bantu. Apalagi pembicara mampu menyajikan alat peraga yang benar. Di dalam penyampaian materi presentasi, alat bantu mempunyai beberapa keuntungan diantaranya antara lain:
-
Alat bantu dapat menarik perhatian audiens
Suara seorang pembicara dengan cepat akan kehilangan perhatian dari para audiens jika teknik penyampaian materi dalam presentasi itu datar saja. Disini peran alat bantu sangat menolong, karena dengan adanya alat bantu akan membangkitkan minat pendengar dan memusatkan perhatian mereka.
-
Alat bantu menunjang pengertian dalam penyampaian materi
Kata-kata bukanlah alat yang paling efisien untuk menyampaikan sebuah pesan. Sifat pesan yang tidak dikenal, akan jauh lebih baik jika jika dikenalkan dengan memperlihatkan gambar. Tata letak bangunan atau keadaan suatu daerah bisa disampaikan dengan lebih baik dengan sebuah rancangan atau peta. Teori`yang rumit sering lebih mudah dipahami jika dinyatakan dengan pictogram. “Sebuah gambar sama nilainya dengan seribu kata” (Olii, 2010). Maka dari itu peran visual sangat mendukung didalam penyampaian materi presentasi.
-
Alat bantu memperkuat ingatan audiens terhadap materi yang dipresentasikan
Kebanyakan audiens mengingat hal-hal yang mereka lihat secara lebih cepat daripada sesuatu yang mereka dengar.
-
Memberi kesenangan
Hampir semua orang menyukai gambar. Alat bantu yang dirancang dan dengan baik akan memberi kesenangan terutama jika menggunakan warna yang bagus dan menarik. Hal tersebut akan meninggalkan kesan tersendiri di mata para audiens.
Selain dengan menggunakan tiga langkah di atas, seorang pembicara juga harus mempertimbangkan tampilan visual pribadi mereka ketika akan tampil di depan khalayak umum. Tidak dapat dipungkiri, bahwa tampilan fisik dari pembicara yang dapat dilihat secara nyata oleh audiens, dapat mencuri perhatian dan fokus dari audiens yang akan mendengar presentasi tersebut. Maka dari itu seorang pembicara juga harus menjaga penampilannya saat berbicara di depan umum, agar tetap mendapatkan perhatian dari audiens.
Penggunaan pesan non verbal juga penting dalam berkomunikasi khususnya dilakukan oleh pembicara saat melakukan public speaking. Dale G. Leathers dalam Rakhmat (2008:287) menyebutkan enam alasan mengapa pesan non verbal sangat penting di dalam menunjang komunikasi yang efektif, antara lain:
-
Faktor-faktor non verbal sangat menentukan makna dalam proses komunikasi;
-
Perasaan serta emosi lebih cermat disampaikan lewat pesan non verbal ketimbang pesan verbal.
-
Pesan non verbal menyampaikan makna dan maksud yang yang relatif bebas dari penipuan, distorsi, dan kerancuan.
-
Pesan non verbal mempunyai fungsi metakomunikatif (memberikan informasi tambahan yang memperjelas maksud dan makna pesan) yang sangat diperlukan untuk mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi;
-
Pesan non verbal merupakan cara komunikasi yang lebih efesien dibandingkan dengan pesan verbal,
-
Pesan non verbal merupakan sarana sugesti yang paling tepat.
Menurut Birdwishtell dalam Rakhmat (2008) mengatakan bahwa, barangkali tidak lebih dari 30% sampai 35%, makna sosial percakapan atau interaksi dilakukan dengan kata-kata. Sisanya dilakukan dengan pesan non verbal. Sedangkan Mehrabian penulis buku The Silent Message, bahkan memperkirakan 93% dampak pesan diakibatkan oleh pesan non verbal.
Penampilan visual yang ditampilkan pembicara sangat mendukung terbentuknya pesan non verbal bagi seorang pembicara saat berbicara di depan audiens. Faktor penampilan visual yang harus diperhatikan pembicara di dalam menunjang terbentuknya pesan non verbal , antara lain (Gamble, 2002):
-
Pakaian
Pemilihan pakaian merupakan salah satu bagian terpenting yang harus dilakukan seorang pembicara ketika akan tampil menyampaikan presentasi di depan umum. Sebagai seorang pembicara yang menjadi pusat perhatian utama dari para audiens, setiap atribut yang melekat di tubuh akan selalu diperhatikan oleh audiens. Untuk itu, pemilihan pakaian dan atribut seperti aksesoris harus disesuaikan dengan tema dari acara yang akan di sampaikan, jangan sampai salah kostum yang nantinya akan membuat perhatian audiens teralihkan.
-
Postur Tubuh
Cara berdiri dan bentuk postur tubuh seorang pembicara dalam menyampaikan sebuah materi presentasi dapat juga memberikan dampak secara tidak langsung oleh para audiensnya. Ketika seorang pembicara berdiri tegak dengan postur tubuh yang memperlihatkan bahwa dirinya bersemangat dan antusias dalam menyampaikan presentasi, secara tidak langsung itu juga membangun semangat bagi audiens untuk memperhatikan materi yang disampaikannya.
-
Gestur
Gestur gerakan tubuh dari pembicara seperti gerakan tangan saat menyampaikan presentasi, juga dapat mencuri perhatian dari para audiens. Gerakan tubuh tertentu secara tidak langsung dapat dijadikan isyarat atau tanda dari pembicara dalam menekankan kalimat tertentu. Tapi perlu diingat bahwa pemakaian gerakan tubuh saat presentasi tetap harus di perhatikan dan jangan sampai berlebihan dan pada akhirnya menganggu perhatian dari audiens untuk mendengarkan isi materi presentasi.
-
Ekspresi Wajah dan Perpindahan Tempat
Sebagai pusat perhatian dari para audiens, ekspresi wajah dan perpindahan tempat seorang pembicara juga dapat melengkapi presentasi menjadi lebih baik lagi. Salah satu alat terpenting yang digunakan pembicara dalam komunikasi non verbal adalah ekspresi wajah. Senyuman, ketawa, kerutan dahi, mimik yang lucu, gerakan alis yang menunjukkan keraguan, rasa kaget dan sebagainya dapat menekankan atau mengungkapkan maksud pembicara.
Untuk menjangkau seluruh audiens, seorang pembicara harus mampu berpindah tempat dari satu titik ke titik yang lain ketika menyampaikan sebuah presentasi. Jangan hanya berdiri pada satu titik saja, karena hal itu akan membuat jenuh pihak audiens. Cobalah untuk memasang muka yang bersahabat, menunjukkan antusias kepada audiens serta melakukan perpindahaan titik letak ketika menyampaikan sebuah presentasi agar perhatian audiens tetap teruju kepada pembicara.
-
Kontak Mata
Kontak mata juga merupakan salah satu bentuk komunikasi non verbal. Dengan menatap audiens secara langsung itu berarti pembicara telah berkomunikasi dengan para audiens. Melalui kontak mata seorang pembicara juga dapat melihat sendiri tanggapan, ekspresi dari audiens ketika mendengarkan presentasi yang disampaikan.
Sebuah presentasi sendiri dikatakan berkualitas apabila setelah presentasi berakhir, hasilnya dapat dievaluasi oleh audiens dengan menggunakan beberapa faktor. Faktor yang dapat menjadi acuan apakah presentasi tersebut telah berjalan efektif atau tidak, antara lain (Gamble, 2002):
-
Pengemasan (content)
Faktor pengemasan meliputi penyedian pesan atau informasi yang dibutuhkan audiens beserta kelengkapannya atau hal-hal yang dapat menunjang penyajian materi presentas, misalnya seperti penggunaan media audiovisual.
-
Pengaturan (organization)
Pengaturan merupakan pengorganisasian pesan, bagaimana cara penyampaian pesan dilakukan oleh seorang pembicara. Pengaturan pembicara dalam menyampaikan sebuah presentasi ini sangat penting untuk meningkatkan pengetahuan audiens.
-
Bahasa yang digunakan dalam penyampaian pesan (language)
Bahasa merupakan media pokok dalam proses penyampaian materi presentasi, maka dari itu penggunaan bahasa perlu diperhatikan secara khusus oleh seorang pembicara. Di dalam memperhatikan bahasa yang digunakan dalam penyampaian pesan, seorang pembicara juga harus memperhatikan penggunaan istilah, pemilihan kata agar dapat dimengerti oleh audiens.
-
Pembawaan komunikator dalam menyampaikan pesan (delivery)
Pembicara merupakan pusat perhatian didalam sebuah penyampaian presentasi. Maka dari itu seorang pembicara harus mampu menjaga sikap saat presentasi berlangsung, agar pusat perhatian audiens tetap fokus pada pembicara. Didalam pembawaan komunikator ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
-
Bahasa tubuh yang digunakan oleh pembicara.
-
Tatapan atau kontak mata pembicara saat menyampaikan presentasi kepada audiens.
-
Ekspresi yang digunakan.
-
Kepercayaan diri dari pembicara saat menyampaikan presentasi.