Dalam sebuah komunikasi, kita harus dapat menyampaikan pesan kita dengan baik dan benar seefektif mungkin. Dalam teori komunikasi, terdapat istilah ‘7C’ yang mendasari penyampaian pesan tersebut agar dapat diterima dengan tepat sasaran oleh lawan bicara kita.
Apa yang dimaskud dengan istilah ‘7C’ tersebut?
Teori ‘7C’ ini diimplementasikan agar komunikasi efektif dapat tercapai. Komunikasi yang dimaksud tidak hanya sekedar melalui komunikasi lisan saja, melainkan komunikasi melalui email, melalui presentasi, komunikasi melalui conference calls, dan komunikasi lainnya. Sesuai dengan teori 7C, komunikasi efektif harus; clear, concise, concrete, correct, coherent, complete, dan courteous. Apa saja definisi dari kriteria-kriteria tersebut?
Clear (Jelas)
Ketika kita berbicara atau sedang menyampaikan pesan dengan orang lain, pastikan kita menyampaikan pesan atau tujuan tersebut secara lengkap dan jelas. Pastikan juga seluruh objek di dalam komunikasi kita tersampaikan dengan detail. Dalam komunikasi, kurangi juga jumlah kata-kata yang memiliki berbagai macam makna ganda agar tidak membingungkan orang lain.
Concise (Ringkas)
Komunikasi harus dapat disampaikan seefisien mungkin. Termasuk dalam penggunaan kata-katanya. Kurangi menggunakan kata-kata repetitif. Ketika kita sedang berkomunikasi dengan orang lain, tetap stick dengan poin-poin yang akan kita sampaikan. Hal ini harus kita lakukan sebagai komunikator agar tidak membingungkan lawan bicara kita karena kita terlalu bertele-tele dalam berkomunikasi.
Concrete (Konkret)
Semua poin-poin dalam komunikasi yang akan kita lakukan harus benar adanya. Pesan yang disampaikan harus konkret. Sehingga lawan bicara kita memiliki gambaran detail dan jelas mengenai pesan yang telah kita sampaikan. Beberapa detail harus kita sampaikan dengan apa adanya, sesuai dengan fakta agar tidak disalahartikan oleh lawan bicara kita
Correct (Benar)
Pesan yang kita sampaikan ke lawan bicara kita harus menggunakan tata bahasa dan cara komunikasi yang benar. Jika kita berkomunikasi menggunakan bahasa asing, pastikan pesan yang kita sampaikan sudah bebas dari grammatical errors. Termasuk juga penulisan gelar, nama, dan lain sebagainya yang harus dijabarkan dengan benar sehingga komunikasi kita menjadi error-free communication.
Coherent (Masuk Akal)
Dalam komunikasi sesuai dengan poin concrete, komunikasi harus benar apa adanya. Sedangkan di poin coherent, komunikasi harus logis atau masuk akal. It has to be logical!. Semua poin dan pesan-pesannya terhubung satu sama lain dan memiliki relevansi atau hubungan dengan topik utama yang sedang kita sampaikan. Sehingga pesan yang kita sampaikan tetap konsisten, dan lawan bicara kita tidak merasa kebingungan dengan pesan yang kita berikan.
Complete (Lengkap)
Kelengkapan sebuah pesan juga menjadi salah satu keharusan dalam tata cara berkomunikasi efektif. Sehingga lawan bicara kita mendapatkan seluruh informasi dan data yang telah kita berikan sehingga respon yang nantinya akan mereka berikan akan sesuai dengan pesan kita. Segala subjek dan objek dalam pesan komunikasi kita harus tersampaikan semua. Dari nama, tempat, tanggal, semuanya harus lengkap.
Courteous (Sopan)
Nilai etika juga penting dalam sebuah komunikasi efektif. Komunikasi tersebut harus berifat terbuka, jujur, dan friendly. Nilai kesopanan ini memegang kunci penting ketika kita sedang berkomunikasi dengan pimpinan sebuah perusahaan, atau orang yang lebih tua dari pada kita. Kesopanan tersebut akan menjaga komunikasi tetap pada jalurnya. Nilai kesopanan ini juga dapat membuat kita tetap bisa memperhatikan sudut pandang dari lawan bicara kita.
Strategi menurut Jim Lukaszewski (Cutlip, 2009) merupakan tenaga penggerak bagi semua bisnis dan organisasi, tanpa terkecuali. Strategi merupakan faktor intelektual yang membantu organisasi untuk memprioritaskan apa yang mereka lakukan.
Tanpa strategi, tidak ada energi. Tanpa strategi, tidak ada arah. Tanpa strategi, tidak ada momentum. Tanpa strategi, tidak ada dampak.
Sedangkan bila dihubungkan dengan komunikasi, maka strategi komunikasi adalah
merupakan perpaduan perencanaan komunikasi (communication planning) dengan cara manajemen komunikasi (communication management) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi (Effendy, 2003).
Untuk mengembangkan suatu strategi komunikasi, maka menurut Cutlip, Center dan Broom (2009), seorang komunikator perlu strategi 7C yang merupakan konsep hubungan masyarakat, dimana konsep ini memberikan pedoman bagi pimpinan untuk strategi komunikasi yang akan dijalankan
1. Credibility (kredibilitas)
Komunikasi dimulai dengan iklim kepercayaan. Iklin ini dibangun dengan kinerja pihak lembaga, yang menrefleksikan hasrat untuk melayani stakeholder dan publik. Penerima harus memiliki kepercayaan pada pengirim dan pandangan yang tinggi terhadap kompetensi sumber subyeknya.
2. Context (konteks)
Program komunikasi harus sesuai dengan kenyataan yang ada di lingkungan. Konteks antara komunikasi dengan kenyataan harus bersifat menegaskan, bukan menyangkal pesan. Komunikasi yang efektif memerlukan lingkungan sosial yang mendukung, yang sebagian besar ditetapkan oleh media berita.
3. Content (isi)
Pesan harus memiliki makna bagi penerimanya, dan terlebih harus sesuai dengan sistem nilainya. Pesan juga harus memiliki keterkaitan dengan situasi penerima. Secara umum, orang memilih informasi informasi yang menjan jikan mereka imbalan terbesar. Konten pesan menentukan audiens.
4. Clarity (kejelasan)
Pesan haruslah disamp aikan dengan sederhana. Penerima dan pengirim harus memiliki kesamaan pemahaman akan pesan tersebut. Masalah yang rumit harus diringkas dalam bentuk tema, slogan atau stereotip yang sederhan dan jelas. Semakin jauh perjalanan yang harus ditempuh suatu pesan, maka pesan itu harus semakin sederhana
5. Continuity dan Consistency (kesinambungan dan kekonsistenan)
Komunikasi merupakan proses tanpa akhir. Komunikasi memerlukan pengulangan untuk mencapai penetrasi. Pengulangan, dengan variasi akan mengkontribusikan baik pembelajaran maupun persuasi. Kisah yang disampaikan juga harus bersifat konsisten.
6. Channels (saluran)
Saluran komunikasi yang sudah ada sebaiknya digunakan, yaitu saluran yang digunakan dan dihargai penerima. Menciptakan saluran yang baru mungkin sulit, butuh banyak waktu, dan mahal. Saluran yang berbeda-beda memiliki efek yang berbeda dan efektif di tahap proses difusi yang berbeda pula. Saluran yang efektif dibutuhkan untuk mencapai publik yang menjadi sasaran organisasi. Setiap orang menghubungkan nilai yang berbeda dengan saluran komunikasi yang berbeda beda pula.
7. Capability of the Audience (kesangupan khalayak)
Komunikasi harus memperhitungkan kemampuan khalayak dalam menangkap pesan. Komunikasi yang paling efektif adalah yang komunikasi yang hanya memerlukan paling sedikit usaha di pihak penerima. Ini melibatkan faktor ketersediaan, kebiasaan, kemampuan membaca, dan pengetahuan awal.