Kerangka Information Technologi Investment Management (ITIM) dikembangkan Government Accountability Office (GAO), lembaga independen yang mendukung Kongres Amerika Serikat dalam memenuhi tanggung jawab konstitusionalnya dengan salah satu tugasnya sebagai lembaga audit operasional untuk menentukan apakah dana federal dibelanjakan secara efisien dan efektif.
Apa yang dimaksud dengan Information Technologi Investment Management (ITIM) ?
Information Technologi Investment Management (ITIM) framework merupakan kerangka atau metodologi dalam pengelolaan investasi SI/TI untuk menilai tahapan proses investasi SI/TI secara aktual sekaligus menentukan perbaikan terhadap proses yang ada selama ini.
ITIM mengidentifikasi kunci proses investasi TI, mengukur ada atau tidak adanya proses-proses kunci tersebut, menciptakan penilaian terhadap IT manajemen investasi TI organisasi, dan penawaran rekomendasi untuk perbaikan.
Kerangka kerja ini menyediakan tiga kemampuan kunci yang berguna bagi banyak organisasi yaitu :
Sebagai alat standar untuk evaluasi internal dan eksternal dari badan proses manajemen investasi TI;
ITIM memiliki mekanisme yang komprehensif dan ketat terkait pelaporan hasil penilaian untuk organisasi,
ITIM merupakan road map yang dapat digunakan untuk memperbaiki proses manajemen investasi TI organisasi.
Dengan demikian, ITIM dapat menjadi alat yang berharga dalam mendukung penilaian diri dan perbaikan organisasi sehingga dapat menjadi standar terhadap evaluasi investasi yang handal [2].
Proses analisa investasi SI/TI berdasarkan kerangka ITIM menekankan pada 3 (tiga) proses utama yang terkait dalam
siklus hidup (life cycle) dan berkelanjutan yaitu seleksi, pengendalian dan evaluasi.
Gambar. Proses Utama dalam Kerangka ITIM
Fase pertama adalah fase seleksi untuk menentukan proyek TI terbaik dalam mendukung misi organisasi, menganalisa resiko dan manfaaat yang kiranya diberikan masing-masing proyek.
Fase kedua yaitu fase control, pada fase ini, organisasi memastikan bahwa dengan pengembangan proyek dan bertambahnya biaya investasi, apakah proyek tersebut telah memenuhi harapan dari sisi biaya dan resiko. Jika proyek tidak sesuai harapan maka langkah-langkah untuk menyelesaikannya dengan segera dilakukan.
Fase terakhir yaitu fase evaluasi, dimana pada fase ini dilakukan perbandingan antara proyek yang dilakukan dengan hasilnya. Hal ini dilakukan untuk menilai dampak proyek terhadap misi organisasi, untuk mengidentifikasi perubahan atau modifikasi proyek yang mungkin diperlukan, dan merevisi proses pengelolaan investasi berdasarkan pelajaran yang didapat untuk dijadikan evaluasi ke proyek selanjutnya.
Seperti model kematangan lain, ITIM dibagi menjadi sebuah hirarki, ditandai dengan pengelompokan manajemen investasi TI proses menjadi lima tahap kematangan investasi SI/TI. Setiap tahap kematangan terdiri dari proses kritikal, dimana masing-masing proses kritikal memiliki sejumlah praktik kunci. Lima tahap kematangan investasi SI/TI dimulai dari tahap paling bawah ke atas menyesuaikan kemampuan organisasi mengelola investasi TI-nya.
Sebagai contoh, organisasi yang masih dalam tahap ini umumnya tidak ada hubungan yang erat antara kesuksesan/kegagalan salah satu proyek dengan proyek lainnya. Jika sebuah proyek IT berhasil dan dinilai sebagai investasi yang baik, hal ini disebabkan karena langkah yang bagus dari tim di proyek tersebut, sehingga keberhasilan akan sulit untuk diulang.
Proses investasi yang penting dari proyek yang berhasil dapat diidentifikasi, tetapi hanya khusus tim di satu proyek tersebut, pengalaman proses ini tidak diketahui oleh seluruh organisasi atau dilembagakan.
Proses seleksi dasar yang dibangun di Tahap 2 meletakkan dasar kemampuan seleksi yang lebih baik di Tahap 3. Oleh karena itu, organisasi juga fokus pada pendefinisian dan pengembangan unit kerja/dewan/komite yang mengelola investasi TI, mengidentifikasi kebutuhan bisnis atau peluang yang akan diperoleh dari setiap proyek, dan menggunakan pengetahuan ini dalam seleksi atau proyek TI yang baru.
Organisasi yang telah bekerja dalam Tahap 2 harus dimulai dengan mengembangkan proses pengambilan keputusan ITIM yang memanfaatkan Enterprise Architecture (EA). Organisasi dengan arsitektur “apa adanya” dapat menyediakan informasi dasar yang diperlukan oleh pengambil keputusan, seperti misalnya sistem apa yang sekarang ada dan kemungkinan adanya tumpang tindih fungsi dengan adanya sistem baru.
Selain itu, EA berfungsi sebagai repositori untuk informasi investasi yang saat ini sering digunakan meskipun memerlukan modifikasi dalam penggunaannya. Kriteria untuk memilih investari baru dan yang berkelanjutan harus dibuat dan kebutuhan untuk menyelaraskan dengan tujuan EA dapat digunakan sebagai panduan penting dalam keputusan investasi.
Proses kritikal dalam Tahap 3 tergantung dari keberhasilan pelaksanaan Tahap 2. Untuk dapat berhasil dalam Tahap 3, organisasi harus menempatkan struktur dan pengulangan proses dari proyek yang berorientasi manajemen sebagaimana dijelaskan di atas.
Selain itu, data kinerja proyek secara spesifik yang digunakan sebagai monitoring dan pemilihan kembali pada Tahap 2 sangat penting untuk keberhasilan manajemen portofolio investasi.
Fokus dalam Tahap 3 adalah menerapkan konsistensi, perspektif yang jelas dalam portofolio investasi dan memelihara kematangan, seleksi terpadu (pemilihan kembali), pengendalian, dan proses evaluasi. Proses ini akan dievaluasi pada saat review pasca implementasi.
Organisasi yang berada dalam Tahap 4 memfokuskan pada penggunaan teknik evaluasi untuk meningkatkan porses investasi dan portofolio dengan tetap memelihara pengendalian tingkat kematangan dan proses
seleksi.
Dalam tahap ini, organisasi secara kontinyu menganalisa portofolio investasi untuk memastikan bahwa investasi tetap sejalan dengan kondisi terakhir arsitektur. Hal ini karena perubahan kecil dalam investasi baik secara terpisah atau dalam keseluruhan EA mungkin dapat terjadi tanpa disadari selama masa pengambilan keputusan pemilihan atau pemilihan kembali.
Seperti dijelaskan dalam Tahap 3, tinjauan pasca implementasi biasanya mengidentifikasi hal-hal penting dari investasi dan menentukan antisipasi manfaat dari investasi bisnis tersebut telah tercapai. Menganalisa beberapa tinjauan pasca implementasi berfungsi sebagai dasar dalam membuat rekomendasi untuk mengubah atau meningkatkan proses investasi TI.
Pada Tahap 4, organisasi memiliki kemampuan untuk melakukan kegiatan suksesi TI dan dapat merencanakan maupun melaksanakan pemilihan kembali atas nilai invetasi TI yang usang, berisiko tinggi, atau rendah.
Setelah organisasi mampu dalam melakukan proses seleksi, pengendalian, evaluasi, organisasi tersebut kemudian serta telah menemukan bentuk atas hasil strategisnya melalui :
menggunakan EA-nya sebagai kerangka acuan penting untuk memastikan keselarasan dengan target arsitekturnya,
belajar dari organisasi lain,
terus menerus meningkatkan cara menggunakan TI untuk mendukung dan meningkatkan hasil usahanya, dan
berfokus pada fleksibilitas dan menjadi organisasi dinamis yang sesuai dengan visi masa depan dan ITIM sebagai media kritikal untuk mengimplementasikannya.
Dengan demikian organisasi yang berada dalam Tahap 5, proses investasi TI-nya telah berada pada tingkatan yang terbaik dan melakukan pemantauan secara proaktif untuk melakukan terobosan dalam TI yang secara signifikan akan mengubah dan meningkatkan kinerja usahanya.
Dengan pengecualian Tahap 1, setiap tahap kematangan terdiri dari beberapa critical process, seperti proses yang digunakan untuk membuat suatu portofolio investasi TI.
Critical process biasanya diadopsi dari waktu ke waktu. Setiap critical process, berisi satu set atribut berisi elemenelemen inti, yang melalui evolusi langkah demi langkah pendahuluan, adopsi dan pengembangan, dan implementasi untuk mencapai tahap kematangan selanjutnya.
Setelah mengetahui posisi tingkat kematangan investasi SI/TI suatu perusahaan maka langkah selanjutnya adalah meningkatkan tingkat kematangan investasi SI/TI pada tingkatan yang lebih tinggi. Pada tahap terakhir ini dibutuhkan kemampuan tatakelola investasi yang baik, sehingga hasil akhir pengukuran kematangan investasi dapat memberikan usulan tatakelola investasi bagi organisasi yang diteliti.
Referensi :
Kerangka ITIM adalah model kematangan (maturity model) yang terdiri dari lima tahapan kematangan yang progresif, dimana setiap tahapan tersebut dapat dicapai oleh organisasi didalam melakukan manajemen investasi TI
Tahapan kematangan ini bersifat kumulatif; yang mana, agar dapat mencapai tingkat kematangan yang lebih tinggi, organisasasi harus melembagakan semua kebutuhan yang ada pada setiap tahapan dengan menambahkan kebutuhan-kebutuhan yang ada pada tahapan dibawahnya.
Kerangka ITIM ini dapat digunakan baik untuk menilai kematangan proses manajemen investasi Teknologi Informasi di suatu organisasi dan juga dapat digunakan sebagai alat untuk peningkatan organisasi.
Untuk setiap tahap kematangan, ITIM menggambarkan serangkaian proses kritis yang harus diperhatikan agar organisasi dapat mencapai tahapan tersebut.
Gambar di bawah ini menunjukkan lima tahapan dan mencantumkan proses kritis untuk setiap tahapan yang ada.
Tahap 1, organisasi memilih investasi Teknologi Informasi secara tidak terstruktur dan bersifat ad hoc. Akhibatnya, hasil proyek Teknologi Informasi tidak dapat diprediksi dan keberhasilan proyek tersebut tidak dapat diulang; Pada tahap ini, organisasi menciptakan kesadaran akan proses investasi
Tahap 2, proses kritis yang terjadi adalah dengan meletakkan fondasi dalam Proses investasi TI dengan cara membantu organisasi mencapai kesuksesan dalam proses investas TI, dapat diprediksi, dan proses kontrol investasi yang berulang di tingkat proyek.
Tahap 3 merupakan langkah maju yang besar dalam kematangan organisasi, dimana organisasi bergerak dari proses proyek-sentris ke pendekatan portofolio. Pada tahap ini organisasi mengevaluasi investasi TI yang potensial dengan cara memahami dengan baik bagaimana investasi TI yang dilakukan dapat mendukung misi, strategi, dan tujuan organisasi.
Pada Tahap 4, Organiasai menggunakan teknik evaluasi untuk memperbaiki proses investasi TI dan portofolio investasinya. Hal ini membuat organisasi mampu merencanakan dan menerapkan “de-selection” investasi TI yang sudah kuno, berisiko tinggi, atau bernilai rendah
Pada Tahap 5, organisasi telah mempunyai tahapan kematangan yang paling tinggi. Pada tahapan ini, organisasi sudah mampu melakukan “benchmarking” terkait dengan proses investasi Teknologi informasi yang sejajar dengan organisasi-organisasi yeng terbaik dibidangnya. Benchmark disini bertujuan untuk mencari terobosan-terobosan baru pada bidang Teknologi Informasi sehingga akan dapat merubah dan meningkatkan kinerja proses bisnis organisasi.
Dalam ITIM, setiap tahapan kematangan yang lebih rendah merupakan pondasi untuk tahapan kematangan yang lebih tinggi.
Dengan demikian, sebuah organisasi dapat meningkatkan kematangan investasi Tknologi Informasi-nya
dan memperbaiki kemampuan manajemen seiring dengan berjalannya tahapan-tahapan yang dicapai, sesuai dengan tahapan yang ada pada ITIM.
Gambar berikut menjelaskan langkah-langkah kritis untuk tahapan pematangan, dimana langkah kiritis tersebut terjadi disaat sebuah organisasi bergerak dari satu tahap ke tahap berikutny.
Proses pengendalian investasi Teknologi Informasi adalah keahlian yang penting dan mendasar yang harus dimiliki oleh sebuah Organisasi untuk dapat bergerak dari ITIM Tahap 1 menuju keTahap 2.
Ketika Proses pengendalian investasi menjadi lebih baik, maka:
Hal kritis dalam mematangkan proses pengendalian investasi TI tingkat proyek adalah kemampuan untuk mengenali kebutuhan dan melakukan tindakan korektif secara cepat saat proyek TI tersebut mengalami kesulitan untuk memenuhi waktu yang dibutuhkan dan perkiraan biaya
Saat bergerak menuju Tahap 2, sebuah organisasi mengembangkan metode yang kuat untuk mengumpulkan data dari proses-proses yang adapa pada manajemen proyek dan melakukan agregasi secara tepat untuk memberikan informasi yang dibutuhkan kepada eksekutif dalam rangka melaksanakan tanggungjawab pengawasannya.
Ketika Organisasi telah matang, organisasi juga belajar dari keputusan masa lalu dan mengelola dengan lebih baik terkait dengan faktor-faktor penyebab masalah di masa lalu, sehingga organisasi dapat memperbaiki hasil kinerja proyek yang sedang berjalan.
Di luar proses pengendalian investasi, organisasi juga mulai menerapkan proses seleksi dasar. Dimana Organisasi, mengidentifikasikan setiap proyek TI yang ada dalam organisasi dan membuat pengembangan portofolio TI yang akan digunakan untuk memilih proposal proyek TI yang baru.
Pembuatan Proses TI yang matang dalam memilih investasi TI adalah capaian yang utama yang ditunjukkan oleh sebuah organisasi saat ia berpindah dari Tahap 2 menuju ke Tahap 3.
Selain itu, proses pengendalian investasi yang berkembang dengan baik akan menghasilkan kepastian yang lebih besar mengenai hasil investasi TI di masa depan dan meningkatkan kepercayaan yang lebih besar terhadap investasi TI yang dilakukan, misalnya, hal-hal terkait dengan ;
Jadi, ketika proses pengendalian investasi telah dibentuk, sebuah organisasi dapat membangun proses fundamental dalam investasi TI untuk menciptakan proses seleksi portofolio yang matang.
Proses seleksi yang matang meliputi :
Di luar penciptaan proses seleksi yang matang, saat ini organisasi telah memurnikan unsur-unsur manfaat dan manajemen risiko dalam proses kontrol investasinya, karena organisasi telah menggunakan alat pendukung untuk melakukan proses kontrol investasi tersebut sebagai proses seleksi investasi yang matang.
Investasi perorangan ditelaah dan dievaluasi mengikuti pelaksanaannya dan dinilai berdasarkan bagaimana
Investasi tersebut akan memenuhi harapan kinerja organisasi.
Sebagai organisasi yang telah mencapai tahap 4, organisasi telah menciptakan proses evaluasi investasi TI
dan telah membuat proses manajemen investasi TI yang lengkap
Di lingkungan yang telah stabil ini, organisasi dapat mengambil pelajaran yang telah dipelajari dari mengevaluasi proses investasi-investasi TI sebelumnya (yaitu, Berdasarkan tinjauan pasca-implementasi di Tahap 3) dan merubah proses yang ada dengan hasil-hasil yang dapat diprediksi.
Dengan melakukan hal tersebut, hal itu juga akan menciptakan lingkungan dan mekanisme yang baik didalam organisasi untuk melakukan perbaikan secara terus menerus didalam Tahap 5.
Selain memperbaiki proses investasinya, sebuah organisasi yang berada pada Tahap 4 dapat mengelola suksesi sumber daya - yaitu, dengan melakukan “de-selecting” Investasi TI yang ada saat ini- dengan melakukan migrasi ke investasi pengganti yang lebih baru atau menghentikan investasi TI yang ketinggalan jaman dan berkinerja rendah.
Proses tersebut dilakukan dengan mengacu pada keputusan-keputusan yang berdasarkan pada konteks portofolio TI yang telah dibuat pada Tahap 3. Hal ini juga dapat memberikan pemahaman terkait dengan urutan-urutan perencanaan EA dan arsitektur “to be”.
Portofolio TI, rencana sekuensing, dan arsitektur “to-be”, secara bersama-sama, akan memberikan gambaran yang lengkap mulai dari kondisi atau keadaan saat ini tentang investasi TI pada organisasi, visinya tentang masa depan, dan rencana organisasi untuk sampai kesana.
Dalam konteks ini, keusangan sistem atau sistem yang ketinggalan jaman dapat diantisipasi, dan menurunnya kemanfaatan sistem tertentu dapat dilihat dari sisi investasi alternatif.
Sebuah organisasi yang bergerak dari Tahap 4 sampai Tahap 5 telah mempunyai proses yang matang terkait dengan proses seleksi, proses kontrol, dan proses evaluasi. Pada tahap ini, organisasi mencari cara untuk melakukan :
Proses pencapaian tujuan tersebut dilakukan dengan cara belajar dari organisasi lain melalui benchmarking terhadap organisasi tersebut.
Benchmarking dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses-proses spesifik yang lebih inovatif atau lebih
efisien yang telah dilakukan organisasi tersebut dibandingkan dengan organisasi sendiri.
Didalam tahap ini, organisasi telah memanfaatkan TI secara signifikan untuk merubah dan memperbaiki kinerja bisnisnya dengan tujuan mendapatkan capaian organisasi yang lebih baik.
Referensi :
Information Technology Investment Management (ITIM) mengidentifikasi proses-proses kritis investasi TI didalam sebuah organisasi, memperlihatkan ada atau tidak adanya proses kritis didalam sebuah organisasi, menilai kemampuan manajemen investasi dan kematangan organisasi, dan menawarkan rekomendasi untuk perbaikan.
Dengan menggunakan cara tersebut, ITIM dapat menjadi alat yang berharga bagi sebuah organisasi untuk :
Prinsip-prinsip berikut harus digunakan sebagai panduan dalam setiap interpretasi yang ada ketika menggunakan ITIM framework. Pronsip-prinsip tersebut antara lain :
ITIM adalah kerangka generik yang ditujukan untuk penggunaan yang luas. Cara sebuah organisasi dalam meng-implementasi-kan framework ITIM juga bervariasi untuk setiap organisasi, tergantung pada kebutuhan organisasi dalam memperbaiki proses investasi TI-nya dan manajerial yang ada didalam organisasi serta penilaian profesional.
ITIM adalah sebuah peta jalan (road map) yang digunakan untuk melakukan perbaikan serta menggambarkan karakteristik proses manajemen investasi TI yang ada pada organisasi, beradasarkan tahapan-tahapan kematangan yang ada pada ITIM framework.
Tahapan kematangan akan menunjukkan bagian mana dari proses invetasi TI didalam organisasi yang harus diperbaiki. Pada ITIM framework tidak menunjukkan tentang bagaimana sebuah organisasi memperbaiki proses yang ada.
ITIM mungkin tidak secara mendalam menggambarkan kondisi yang seharusnya ada terkait dengan manajemen investasi TI yang baik untuk semua organisasi. Mungkin terdapat komponen-komponen lain dari proses manajemen investasi yang perlu mendapatkan perhatian dari organisasi.
Komponen-komponen tersebut dapat dianggap sebagai tambahan untuk framework ITIM, mengingat terdapat konteks yang sangat luas terkait dengan isu-isu seputar pengembangan proses manajemen Investasi TI.
Setiap proses kritis ITIM yang ada pada organisasi seharusnya ber-evolusi secara bertahap, langkah demi langkah, terdiri dari pengenalan, adopsi, pengembangan, dan akhirnya di-implementasi-kan secara penuh.
Hal ini terjadi karena organisasi akan ber-evolusi seiirng dengan waktu, memodifikasi fungsi dan operasi yang diperlukan, dan mencapai tahap kematangan tertentu. Tetapi, ITIM tidak membahas semua faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan investasi TI di organisasi.
Misalnya, proses-proses organisasi dan faktor-faktor lainnya - seperti perencanaan strategis, ketersediaan pendanaan, penilaian risiko, dan implementasi teknologi yang spesifik- yang sangat mempengaruhi keberhasilan sebuah investasi Ti didalam sebuah organisasi.
Tidak ada cara yang tepat didalam meng-implementasi-kan ITIM framework, karena ITIM framework hanya menggambarkan kematangan karakteristik dan kesuksesam proses manajemen investasi TI, bukan menggambarkan bagaimana teknik implementasi secara spesifik.
Oleh karena itu, framework adalah sebuah teknologi yang independent. Misalnya, tidak ada alat, metode, atau teknologi khusus yang diberi mandat dalam penggunaannya. Alat, metode, dan teknologi yang tepat harus dibuat untuk mendukung proses yang dikembangkan oleh sebuah organisasi ketika menggunakan ITIM framework ini.
ITIM menawarkan peta jalan bagi organisasi untuk meningkatkan proses manajemen investasi TI mereka secara sistematis dan terorganisir.
Proses perbaikan ini dimaksudkan untuk :
Meningkatkan kemungkinan investasi akan selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan fungsi yang diharapkan,
Memberikan pemahaman resiko dan manajemen resiko dengan lebih baik,
Memastikan bahwa investasi TI dipilih berdasarkan manfaatnya, dengan cara membuat keputusan berdasarkan informasi yang baik,
Menerapkan gagasan-gagasan dan inovasi yang ada untuk memperbaiki proses manajemen, dan
Meningkatkan nilai bisnis dan misi organisasi ketika melakukan investasi TI.
ITIM dapat diimplementasikan sebagai alat untuk peningkatan organisasi dengan berbagai cara. Misalnya, organisasi bisa membuat program perbaikan yang terpisah, menggunakan bantuan dan dukungan dari luar, atau menggunakan framework ini sebagai alat pendukung manajerial.
Terlepas dari teknik peng-implementasi-annya, faktor-faktor penting berikut ini harus dipertimbangkan ketika menggunakan ITIM sebagai alat peningkatan organisasi, antara lain :
Banyak organisasi memiliki bermacam-macam pilihan, kontrol, dan proses evaluasi yang tersedia. ITIM dapat membantu organisasi untuk memahami hubungan antara proses-proses tersebut dan menentukan peluang-peluang yang ada untuk proses perbaikan.
ITIM framework menggunakan pendekatan terstruktur yang mengidentifikasi praktik-praktik utama untuk menciptakan dan mempertahankan proses manajemen investasi yang berhasil.
Namun, ITIM frameworks hanya menggambarkan apa yang harus dilakukan, bukan bagaimana melakukan proses manajemen investasi TI.
Dengan demikian, metode implementasi yang spesifik dapat dilakukan dan setiap organisasi dapat meng-implementasi-kan metode yang berbeda-beda, berdasarkan atribut-atribut organisasi, seperti ukuran organisasi, kompleksitas organisasi, dan budaya organisasi.
Sifat perkembangan model kematangan ini mempunyai arti bahwa proses pematangan didalam sebuah organisasi bersifat kumulatif. Proses tahapan dibawah akan memberikan pondasi untuk proses tahapan diatasnya. Apabila sebuah organisasi akan menuju pada tahapan diatasnya, maka proses-proses kritis yang ada pada tahapan sebelumnya harus sudah diimplementasikan terlebih dahulu dan juga meng-implementasi-kan proses-proses kritis di tahapan yang saat ini berada. Oleh karena itu, semakin tinggi tahapan yang dicapai oleh sebuah organisasi, maka semakin tinggi juga tingkat kematangan organisasi tersebut.
ITIM framawerok ini bergantung pada manajemen proyek yang baik untuk membentuk dasar pengukuran kinerja yang baik dan proses kontrol proyek yang mendasari proses pengendalian investasi yang matang.
Jika ada, penggunaan Enterprise Architecture (EA) merupakan suatu referensi acuan yang sangat penting dalam membuat keputusan investasi, dan hanya investasi yang dapat membuat organisasi mencapai visi dan misinya - seperti yang didefinisikan oleh rencana sekuensing – yang harus disetujui. Hal ini dapat dikecualikan apabila sebuah organisasi dapat memodifikasi EA-nya.
Proses kritis pada awalnya dapat diimplementasikan dan dipraktikkan didalam masing-masing biro atau divisi sebelum diimplementasikan di seluruh organisasi
Inisiasi perbaikan proses bisnis biasanya tidak dianggap sebagai investasi TI; mereka dianggap sebagai usaha paralel, yang mungkin atau mungkin tidak , terkait dengan investasi.
Sehingga, penilaian ITIM tidak mengevaluasi inisiatif individu. Namun, jika inisiatif tersebut termasuk investasi TI, maka investasi tersebut seharusnya tunduk pada proses manajemen investasi organisasi.
ITIM selain dapat digunakan sebagai alat untuk peningkatan organisasi, juga bisa digunakan sebagai standar untuk menilai kematangan proses manajemen investasi TI didalam organisasi. Misalnya, ITIM bisa digunakan untuk mendukung proses penilaian untuk membantu :
Terlepas dari penggunaannya yang spesifik, bagaimanapun, faktor-faktor penting berikut ini harus dipertimbangkan saat menggunakan ITIM sebagai alat penilaian organisasi :
Penilaian menggunakan ITIM framework dapat dilakukan untuk organisasi secara keseluruhan atau salah satu divisi dibawahnya (mis., cabang, biro, atau unit). Namun, ruang lingkup analisis (mis., cabang, biro, divisi, atau departemen) harus ditentukan sebelum penilaian ITIM dilakukan.
Selain itu, Tahap kematangan yang dinilai untuk divisi tingkat rendah belum tentu menunjukkan tingkat kematangan dari divisi dengan tingkatan yang lebih tinggi atau Organisasi secara keseluruhan
Penggunaan dan interpretasi ITIM oleh organisasi mungkin bervariasi berdasarkan ukuran, budaya, dan struktur organisasi serta faktor-faktor lainnya. Tujuan utama ITIM framewok adalah agar seorang manajer dapat memaksimalkan manfaat manajemen investasi TI secara sistemik melalui penggunaan proses investasi yang terstruktur. Dalam mencapai tujuan tersebut, setiap organisasi dapat memilih metode implementasi ITIM yang berbeda, yang mungkin dipengaruhi oleh faktor-faktor yang disebutkan di atas.
Misalnya, meskipun ITIM menyediakan kebutuhan organisasi untuk menyelaraskan dan mengkoordinasikan beberapa divisi yang menangani investasi didalam organisasi, sebuah organisasi dengan hanya satu divisi yang menangani TI tidak perlu melakukan praktik-praktik utama terkait dengan penyelarasan antar divisi tersebut.
Selain itu, organisasi yang berskala kecil - atau mereka yang memiliki manajemen TI terpusat - mungkin tidak memerlukan panduan tertulis seperti yang ada pada organisasi besar, karena proses manajemen investasinya
dijalankan oleh manajer yang kecil dan kohesif, atau bahkan cukup hanya dengan satu manajer saja.
Pada akhirnya, setiap organisasi harus menggunakan penilaian terbaiknya untuk menentukan bagaimana menerapkan ITIM dalam konteksnya sendiri.
Suatu organisasi dapat secara bersamaan menerapkan praktik-praktik utama yang ada pada beberapa tahap kematangan. Biasanya, praktik kunci terkait dengan proses kritis tahap yang lebih tinggi sering sudah dilakukan,
Sedangkan, secara keseluruhan, organisasi masih berada pada tingkat kematangan yang lebih rendah.
Bagaimanapun, kematangan organisasi ditentukan dengan menilai pada apakah tingkat kematangan organisasi telah mengimplementasikan seluruh proses kritis yang diasosiasikan dengan tingkat kematangan yang ada ? Sebagai contoh, ketika organisasi telah melakukan sebagian proses kritis yang ada pada tahap 3 tidak berarti bahwa organisasi tersebut telah mencapai tingkat kematangan di tahap 3.
Tujuan utama ITIM frameworks adalah untuk mendeskripsikan dan memperbaiki proses manajemen investasi TI didalam sebuah organisasi sehingga rencana strategis dan keputusan-keputusan yang diambil oleh pihak manajemen didukung oleh investasi yang sangat efektif.
Bagaimanapun, seperti alat penilaian lainnya, ITIM framework ini memiliki keterbatasan dan batasan-batasan. Misalnya,
Ketika perencanaan strategis dan pengambilan keputusan oleh eksekutif sangat mempengaruhi kinerja suatu organisasi, framework ini tidak mengevaluasi hal tersebut.
Jika rencana bisnis dan rencana pengembangan TI saling berkaitan, kemungkinan besar keputusan investasi akan selaras dengan rencana bisnis.
Begitu pula dengan pengukuranan kinerja yang dibuat dan digunakan sebagai panduan organisasi dan aktivitas-aktivitas tersebut merupakan bagian integral dari pengendalian pengeluaran investasi TI dan secara paralel, dipandang sebagai kematangan proses manajemen investasi TI. Tetapi, ITIM framework ini tidak memberikan gambaran secara rinci dan detail tentang pengembangan atau implementasi pengukuruan kinerja organisasi.
ITIM frameworks tidak menangani proses akuisisi TI (misalnya, jenisnya kontrak yang digunakan atau bagaiamana cara terbaik untuk melakukan negosiasi harga, dll).
Sebagai alternatif, mengingat pentingnya proses akuisisi TI, maka manajemen dapat menggunakan pendekatan lainnya dalam melakukan proses akuisisi TI, misalnya dengan menggunakan pendekatan project’s risk assessment.
Akhirnya, organisasi yang memilih ITIM sebagai alat penilaian proses manajemen investasi TI seharusnya memiliki persyaratan sebagai berikut :
Referensi :
