Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.
Apa yang dimaksud dengan dana kas kecil (Petty Cash)?
Kas kecil atau petty cash adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran -pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana kas kecil biasanya akan disimpan dalam peti kas (Cash Box).
Pemegang dana kas kecil disebut dengan kasir. Kasir akan bertanggung jawab atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan.
Fungsi utama kas kecil adalah menunjang efektivitas aktivitas operasi perusahaan, karena tidak efektif apabila pengeluaran kecil dari perusahaan menggunakan cek.
Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
-
Pembentukan dana kas kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah- Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu.
- Memberikan estimasi kepada Bendahara, kemudian bendahara menarik cek dan memberikannya kepada pemegang kas kecil.
- Pemegang kas kecil mencairkan / meng-uangkan cek.
Dokumen yang tersedia untuk pembentukan dana kas kecil
- Surat keputusan dari pejabat yang berwenang.
- Bukti kas keluar
- Cek
-
Pembayaran melalui dana kas kecil
Pemegang kas kecil (kasir) mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan.Dokemen yang tersedia untuk pengeluaran kas kecil:
- Permintaan pemakaian kas kecil
- Bukti pengeluaran kas kecil
- Dokumen pendukung (nota / Kwitansi)
-
Pengisian kembali dana kas kecil
Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil.Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.
Kas perusahaan meliputi kas atau uang tunai yang ada di perusahaan dan uang yang disimpan di bank. Sebagai salah satu bentuk pengamanan dari pencurian dan penyelewengan, kas pada umumnya disimpan di bank. Guna mencegah perusahaan untuk mengeluarkan cek atau untuk membayar pengeluaran kecil mereka, dibentuk suatu dana kas khusus, yang disebut dana kas kecil (petty cash fund).
Dana kas kecil dibentuk dengan lebih dulu memperkirakan jumlah kas yang diperlukan perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecilnya selama periode tertentu, seperti satu minggu atau satu bulan. Setelah mendapatkan persetujuan, cek disiapkan dan diuangkan sebesar jumlah yang diperlukan. Uang yang diperoleh kemudian diserahkan ke petugas kas kecil yang berwenang untuk mengeluarkan uang dari dana kas kecil.
Setiap kali melakukan pembayaran dari dana kas kecil, petugas bersangkutan mencatat rician pembayaran pada formulir tanda terima (bon) kas kecil.
Dana kas kecil biasanya diisi kembali dalam jangka waktu tertentu atau bila dana tersebut telah habis atau mencapai jumlah minimum. Apabila dana kas kecil diganti, maka akun yang didebit ditentukan dengan mengikhtisarkan tanda terima (bon) kas kecil. Selanjutnya disiapkan suatu cek atas jumlah pengeluaran dari kas yang akan dibayarkan kepada petugas kas kecil.
Untuk mengilustrasikan ayat jurnal yang lazim dibuat sehubungan dengan dana kas kecil, kita ambil contoh, PT Amin membuat dana kas kecil sebesar Rp1.000.000,00 yang akan dijurnal sebagai berikut.
Pada akhir Agustus ditemukan bon yang menunjukkan pengeluaran untuk hal-hal berikut: perlengkapan kantor, Rp320.000,00; perlengkapan toko, Rp200.000,00; dan tagihan listrik dan air Rp130.000,00. Ayat jurnal yang terjadi adalah sebagai berikut.
Pengisian kembali kas kecil
Pengisian kembali kas kecil mengembalikan jumlah dana yang tersedia kembali seperti semula (1.000.000 – 650.000 + 650.000). perlu diperhatikan bahwa pada saat pengisian kembali akun kas kecil tidak dijurnal. Kas kecil didebit hanya saat pertama dibuat, dan dikredit bila jumlah dana yang ditetapkan perusahaan diturunkan.